Rester informé : automatisez les alertes de l'équipe de vente avec des webhooks

Publié: 2021-03-10

Lorsque vous avez tant d'onglets ouverts et que les fans dans votre cerveau commencent à bourdonner. Vous restez au-dessus d'une chose avant de passer sous la suivante. Votre téléphone sonne ; votre boîte de réception envoie un ping. Gary, le stagiaire, a besoin d'aide pour sa feuille de calcul, et Linda, la comptable, pose des questions sur les déclarations de revenus. Le pire, c'est que vous travaillez à distance, assis en sous-vêtements avec un œil sur le réfrigérateur.

Fusion imminente. Fermer. Redémarrez.

Il semble que le prix du succès soit l'agitation. Travailler dans les ventes, les conséquences d'être enterré sous tout cela sont encore plus importantes. Manquer une piste, c'est de l'argent manqué, une mauvaise réputation et du temps perdu. Pour continuer, le spectacle d'horreur de 2020 s'est produit et a changé notre façon de travailler. Avec une équipe à gérer, potentiellement éparpillée partout, nous devons trouver de nouvelles façons de rester organisés.

À défaut de pouvoir frapper à la porte de quelqu'un ou de discuter tranquillement à la fontaine à eau, nous devons maintenir un flux constant d'informations. Plus précisément, nous devons créer une boucle et nous assurer que nous-mêmes, nos collègues et nos employés y participons.

Accrochez-vous à vos chapeaux, je peux sentir un autre petit guide savoureux de NetHunt arriver...

Nous allons créer nos boucles d'affaires avec quelque chose appelé webhooks. Ces belles petites bizarreries d'Internet sont un moyen pour différentes applications de se parler automatiquement. Cela signifie que vous pouvez conserver tous vos différents éléments commerciaux au même endroit. Vous pouvez recevoir des notifications et des alertes chaque fois que quelque chose de notable se produit dans votre entreprise, sans avoir à creuser.

Un webhook, parfois appelé rappel Web ou interface de programmation d'application (API) push HTTP, est une méthode permettant à une application de fournir à d'autres applications des informations pertinentes en temps réel. Contrairement aux autres API, les webhooks sont super efficaces. Ils évitent d'avoir à interroger fréquemment les données pour les découvrir en temps réel. Les webhooks sont cool.

Cet article explique comment utiliser les webhooks dans NetHunt CRM pour automatiser votre entreprise et rester informé. Nous avons trois plates-formes de communication et nous avons imaginé trois déclencheurs différents pour ces plates-formes. La vérité est que vous pouvez les mélanger et les assortir en fonction de l'endroit où votre entreprise communique entre elles, et il existe un tas de déclencheurs différents parmi lesquels choisir.

Oh, qu'est-ce que c'est ? Je crois entendre le Use-Case Klaxon !

Cas d'utilisation №1 : Recevez des alertes dans Slack lorsqu'un nouveau prospect apparaît dans votre CRM

Slack est un outil de communication d'entreprise. Si vous ne le saviez pas déjà, c'est cool. Il offre de nombreuses fonctionnalités de style IRC telles que des salles de discussion organisées par sujet, des groupes privés et la messagerie directe. Les flux de travail de NetHunt CRM peuvent communiquer directement avec Slack via des crochets Web, vous alertant soit via un canal privé, soit dans un canal de groupe.

Parce que les pistes passent parfois à travers les fissures. Cela ne devrait pas arriver, étant la tenue d'affaires professionnelle que vous êtes. Mais c'est le cas. L'automatisation du flux de travail garantit qu'aucune piste ne passe jamais à travers l'espace. Qu'il s'agisse d'un formulaire Web sur votre site Web ou qu'il ait été extrait de LinkedIn, vous pouvez configurer NetHunt pour envoyer une notification par ping à votre canal Slack, Google Chat ou à votre adresse e-mail.

flèche gauche Si vous n'avez pas configuré de formulaire Web, découvrez comment le faire.

  1. Accédez à votre tableau de bord Slack Workspace et recherchez la page Paramètres . À partir de là, vous devez créer une nouvelle application Slack.
  2. Nommez votre application et sélectionnez l'espace de travail dans lequel vous souhaitez qu'elle soit active.
  3. Dans la page qui s'affiche, sélectionnez Webhooks entrants . Ici, vous devez basculer le commutateur sur "On" . Les pages doivent s'étendre, révélant les URL Webhook pour votre espace de travail.
  4. Ensuite, vous devez choisir le canal vers lequel vos notifications seront envoyées. Pour faciliter l'explication, nous choisirons général. Cliquez ensuite sur Autoriser .
  5. Votre URL Webhook est prête à être copiée. Vous pouvez le trouver dans le tableau au-dessus du bouton Ajouter un nouveau Webhook à l'espace de travail , avec un bouton Copier pratique qui demande simplement à être touché. Frappe le.
  6. Il est temps de quitter Slack et d'ouvrir votre tableau de bord NetHunt. Ah, la douceur du foyer.
  7. Dirigeons-nous vers la barre latérale de gauche et ouvrons l'onglet Workflows. Créez un déclencheur en choisissant "lorsqu'un nouvel enregistrement est ajouté" , puis le dossier "Contacts" . Cela créera une alerte chaque fois qu'une nouvelle entrée est ajoutée à votre base de données NetHunt CRM.
  8. Créez une nouvelle action. Dans notre cas, il s'agit de Send a Slack Message .
  9. Collez le webhook que nous avons copié depuis Slack il y a quatre étapes dans la première section. Ensuite, composez votre message. Vous pouvez même utiliser des macros, qu'en pensez-vous ?
  10. Ensuite, activez votre Workflow et testez. Modifiez le record d'un accord de test en gagné et dirigez-vous vers Slack pour voir la magie opérer. Houzah !

Cas d'utilisation №2 : Recevez des alertes dans Google Chat lorsqu'une valeur de champ change avec une offre

Alternativement, votre entreprise peut ne pas communiquer via Slack, mais via Google Chat à la place. Google Chat fait partie de Google Workspace remanié et est même accessible via l'application Gmail sur votre téléphone. Comme petit conseil d'initié, nous utilisons Google Chat pour la communication entre l'équipe NetHunt. C'est un outil de chat professionnel assez simple et dynamique à utiliser… mais c'est juste notre préférence.

flèche gauche En savoir plus sur Google Workspace

Quoi qu'il en soit, une fois que nous aurons une offre particulière dans notre pipeline que nous souhaitons surveiller de près, nous activerons les alertes afin que rien ne glisse sous le tapis. Pour ce faire, nous devons créer un tout nouveau dossier pour cette offre afin de pouvoir le choisir une fois dans le concepteur de workflow. Ensuite, il suffit de quelques étapes simples pour capturer tout changement qui se produit avec cette offre.

  1. Créez un nouveau groupe ou choisissez-en un existant. Donnez-lui un nom et choisissez qui vous souhaitez rejoindre et qui pourra le rejoindre.
  2. Cliquez dans le groupe et cliquez sur le titre. Dans le menu déroulant, choisissez Gérer les Webhooks .
  3. Définissez le webhook entrant dans Google Chat, fournissez un nom et éventuellement un avatar pour le bot.
  4. Copiez l'URL et enregistrez-la. NetHunt enverra des messages à cette URL.
  5. Il est temps de quitter Google Chat et d'ouvrir votre tableau de bord NetHunt.
  6. Dirigez-vous vers l'onglet Workflows et démarrez une nouvelle automatisation.
  7. Créez un déclencheur de démarrage. Dans ce cas, nous voulons une notification lorsque la valeur de n'importe quel champ change dans un dossier de notre choix. Nous avons fait un dossier et y avons mis une affaire particulièrement importante que nous voulons garder à l'œil.
  8. Créez une nouvelle action : Envoyer un message Google Chat .
  9. Collez le webhook que nous avons copié depuis Google Chat.
  10. Ensuite, activez le Workflow et testez-le. Modifiez n'importe quelle valeur de l'accord que vous avez choisi et vous devriez recevoir une notification dans Google Chat. Houzah !

Cas d'utilisation №3 : Recevez des alertes par e-mail lorsqu'une transaction est conclue

Vous pensiez que c'était simple, les notifications par e-mail sont encore plus simples. En fait, ils ne nécessitent même aucun webhook. Vous voyez, NetHunt CRM est confortablement installé dans votre boîte de réception Gmail. Il s'agit simplement d'un événement notable qui se produit avec un prospect, une transaction ou un client, et notre système vous envoie un e-mail. Quelque chose d' extrêmement remarquable peut-être, comme lorsqu'un accord est remporté.

flèche gauche Absolument tout ce que vous devez savoir sur Gmail CRM

Si nous sommes vraiment intelligents, nous pouvons utiliser notre boîte de réception comme archive des affaires gagnées. Une fois qu'un accord est conclu et que cet e-mail magique arrive dans votre boîte de réception, nous pouvons demander à Gmail de trier automatiquement ces e-mails dans un dossier. Dans ce dossier, vous pouvez voir l'heure et la date exactes auxquelles un accord a été conclu dans le passé, si jamais vous avez besoin d'un accès rapide et facile à ces informations. Voici comment procéder.

  1. Ouvrez le créateur de workflow en cliquant sur l'icône dans la barre latérale gauche de votre tableau de bord NetHunt.
  2. Notre déclencheur de départ est When a field changes stage , puis nous choisissons le dossier, Deals.
  3. Nous devons spécifier le changement que nous voulons voir, sinon vous recevrez un e-mail chaque fois qu'une transaction modifie une étape de votre pipeline.
  4. Nous spécifions le changement d'une valeur spécifique, Any à Won . Peu importe si nous ne l'exécutons qu'une seule fois par enregistrement ou non, car un détail ne devrait être déplacé vers Won qu'une seule fois.
  5. Sauvegarde le.
  6. Ensuite, nous devons simplement composer notre e-mail. Pour votre action, vous devez choisir 'Envoyer un e-mail' . Ici, nous pouvons choisir à qui nous allons envoyer notre e-mail, et bien sûr à qui nous voulons l'envoyer. Dans notre cas, nous allons choisir différentes personnes dans notre équipe, simplement parce que nous l'utilisons comme système de notification. Nous choisissons tout le monde dans notre équipe de vente.
  7. La ligne d'objet doit être quelque chose de simple, mais clairement défini. Le corps de notre e-mail doit être tout aussi simple. Si nous le voulons, nous pouvons ajouter des macros, mais il ne s'agit que d'un e-mail inter-équipes, il n'y a donc pas grand intérêt.
  8. Enfin, terminez notre Workflow et activez-le.
  9. Nous devons le tester. Nous retournons à notre tableau de bord NetHunt. Définissez une offre de test aléatoire sur Gagné et vérifiez l'ancienne boîte de réception. Vous devriez avoir un e-mail vous indiquant que c'est fait.
  10. Rendez-vous sur cet article de blog et découvrez comment étiqueter automatiquement les e-mails entrants.

Même lorsque vous n'êtes pas ensemble, NetHunt vous rassemble. Nous sommes fiers de donner un coup de main à nos collègues entreprises alors que nous entrons dans la nouvelle normalité. Les flux de travail de NetHunt CRM sont polyvalents et flexibles, ce qui signifie que vous n'êtes pas limité par les exemples très simples que nous venons de parcourir.

Soyez alerté lorsqu'un nouveau a apparaît dans votre CRM, recevez des notifications d'état pour les comptes importants, informez votre équipe lorsque l'affaire est gagnée ou perdue, ou recevez un ping lorsqu'un prospect répond à votre campagne de goutte à goutte. De même, découvrez quand les modifications sont apportées à vos comptes par quelqu'un d'autre, quand un prospect vous est attribué ou quand le prospect passe à l'étape suivante.

Quoi que vous souhaitiez être notifié, soyez notifié avec Workflows par NetHunt CRM.