3 outils de traitement automatisé des documents dans votre entreprise pour améliorer votre workflow | L'IA en entreprise #6

Les entreprises d’aujourd’hui traitent d’énormes volumes de documents, il vaut donc la peine d’envisager également de l’automatiser. Le traitement automatisé des documents, ou Intelligent Document Processing (IDP), est la réponse à ces besoins. Avec IDP, nous pouvons numériser, reconnaître du texte, classer et rechercher des informations dans des documents. Mais quels outils choisir pour rendre le processus aussi efficace que possible ? Continuez à lire pour le découvrir!

Qu'est-ce que le traitement automatisé de documents (IDP) ?

Le traitement automatisé des documents ne se limite pas à la numérisation ou à l'OCR. C'est tout un ensemble de techniques qui vous permettent de gérer efficacement les documents dans votre entreprise. Voici les principaux avantages de l’utilisation des outils IDP :

• Gain de temps : l'automatisation des tâches répétitives, comme l'extraction de données à partir de documents, permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
• Améliorer la précision : les outils IDP contribuent à réduire les erreurs de traitement des documents, ce qui se traduit par des économies et évite les problèmes de conformité.
• Renforcement de la conformité : les outils IDP peuvent être programmés pour se conformer à des règles et réglementations spécifiques afin d'aider les organisations à rester en conformité.
• Efficacité accrue : les outils IDP peuvent aider à rationaliser le traitement des documents, conduisant à un travail plus efficace.
• Améliorer le service client : un traitement plus rapide des documents se traduit par un meilleur service client.

Quels documents peuvent être traités ?

Non seulement les factures ou les contrats peuvent être traités automatiquement. IDP peut gérer de nombreux types de documents. Parmi eux figurent :

• Contrats – par exemple, contrats de travail ou contrats avec des clients.
• Factures – factures entrantes et sortantes.
• Rapports – tels que les rapports de ventes ou les rapports financiers.
• Correspondance – lettres, courriels et autres formes de communication écrite.
• Formulaires – enquêtes, candidatures, soumissions.
• Documents médicaux – dossiers des patients, résultats des tests.
• Documents financiers – relevés bancaires, bilans.
• Documents juridiques – actes juridiques, décisions administratives.

4 techniques de traitement automatisé de documents

Le traitement intelligent des documents (IDP) n'est pas seulement un scanner permettant de transférer des documents papier vers un ordinateur. Ce sont plusieurs techniques qui nous permettent de traiter efficacement les documents. Parmi eux, il convient de citer :

1. OCR, Optical Character Recognition – une technique de base pour lire du texte à partir de documents papier. C’est le plus souvent le point de départ d’une automatisation du traitement et de la circulation des documents dans une entreprise. Il s'agit d'une solution ancienne et éprouvée pour numériser et reconnaître le texte contenu dans des documents papier. Avec la numérisation croissante, de plus en plus d’entreprises utilisent des documents électroniques. Cependant, dans de nombreux cas, les exigences légales rendent nécessaire la maintenance et le traitement de bases de données papier. Ainsi, l’OCR reste un outil largement utilisé.
2. Reconnaissance de texte – analyse de la structure du texte dans les documents. La prochaine étape du traitement automatique des documents consiste à identifier les données numérisées. Un élément essentiel de la compréhension automatique de ce qui a été numérisé consiste à distinguer les données pertinentes des données non pertinentes. C'est-à-dire reconnaître les informations clés provenant, par exemple, de la marque de l'entreprise qui a envoyé le document, ou de distorsions ou de saletés accidentelles.
3. Classification des documents – affectation automatique des documents aux catégories. Les documents reconnus, ou les informations qui en découlent, sont ensuite envoyés vers une base de données numérique. Ils sont classés selon le type de document ou l'action à entreprendre en fonction de ceux-ci. Il peut s'agir, par exemple, d'inscrire la date d'un rendez-vous sur les calendriers numériques des personnes invitées à un concert caritatif, ou d'envoyer un e-mail personnalisé à un client l'incitant à donner son avis après une procédure de réclamation.
4. Recherche de documents – trouvez rapidement des informations dans la base de données de documents. Grâce à IDP, trouver une facture d'un entrepreneur spécifique ou un billet acheté pour un montant spécifique est aussi simple que de taper un mot dans la fenêtre de recherche.

Comment fonctionne un logiciel de traitement automatique de documents ?

Un logiciel de traitement de documents est un outil qui utilise les techniques IDP pour automatiser les processus de l'entreprise. Il fonctionne aussi bien sur ordinateur que dans le cloud et peut s'intégrer à d'autres systèmes, tels que l'ERP (Enterprise Resource Planning) ou le CRM (Customer Relationship Manager).

Documenter l'IA de Google

Document AI est un service cloud de Google qui propose un traitement automatique des documents. Il exploite l'apprentissage automatique pour extraire des données structurées à partir de documents non structurés.

Document AI offre de nombreuses fonctionnalités qui en font un outil puissant pour le traitement des documents, telles qu'une grande précision, évolutivité, flexibilité et sécurité. Grâce à la technologie Google Cloud AI et à un ensemble de modèles pré-entraînés ou de modèles personnalisés dans Workbench, Document AI peut traiter une variété de types de documents avec une précision et une rapidité élevées. Ses avantages incontestables sont :

• Une plate-forme unique pour le traitement des documents : l'utilisation d'une plate-forme unique permet un accès rapide à tous les modèles et outils, y compris des modèles pré-entraînés pour le traitement des documents tels que l'OCR et Form Parser, ainsi que des modèles spécialisés pour des secteurs spécifiques.
• Technologie IA de Google – Document AI utilise la technologie de reconnaissance d'image (y compris OCR) et de traitement du langage naturel (NLP) de Google pour créer des modèles pré-entraînés pour des documents volumineux et de grande valeur.
• Enrichissement des données – la possibilité de vérifier et d'enrichir les informations traitées à l'aide de la technologie de graphe de connaissances de Google, qui vous permet de vérifier les noms, adresses et autres données d'entreprises sur la base des informations disponibles sur Internet.
• Ajout de la vérification humaine au processus – Une nouvelle fonctionnalité d'IA Human-in-the-Loop permet d'obtenir une plus grande précision dans le traitement des documents en ajoutant le moment de l'acceptation humaine aux processus sélectionnés.

La force de Document AI de Google réside dans son intégration avec d'autres services Google Cloud, qui vous aide à créer des flux de travail avancés. Essayez-le en ligne à cette adresse.

Rossum

Alors que Document AI de Google convient le mieux aux entreprises qui souhaitent tirer parti des technologies cloud avancées et intégrer le traitement des documents à d'autres services cloud, Rossum est un excellent choix pour les entreprises qui ont besoin d'une solution flexible et évolutive pouvant être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de leur entreprise. .

Source : Rossum.ai

En d’autres termes, Rossum est un outil légèrement moins sophistiqué mais plus simple à utiliser qui utilise l’intelligence artificielle pour extraire des données de documents. Il peut éliminer les processus de saisie manuelle des documents et améliorer l’exactitude des données. Grâce au cloud, Rossum est rapide, précis et facile à utiliser. Il fonctionne bien pour traiter différents types de documents, tels que les factures, les contrats et les formulaires.

• Capture automatique des données : L'outil classe automatiquement les documents, éliminant ainsi les erreurs de saisie de données pouvant entraîner des frais et des pénalités. Il peut traiter les données des documents dans tous les formats et canaux, automatiser les communications pour éliminer le suivi manuel, filtrer le spam et les documents en double, et acheminer et traiter les documents avec un système de file d'attente flexible.
• Fonctionnalités avancées : Rossum propose des fonctionnalités telles que le pré-traitement, la validation, le post-traitement et le reporting. Cela rend l’outil polyvalent et adaptable à une variété de besoins commerciaux.
• Solutions personnalisées : Rossum propose des solutions personnalisées pour divers secteurs et besoins, tels que la comptabilité, l'intégration, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion des commandes et l'assurance qualité.

Docsumo

Docsumo convient parfaitement aux entreprises qui souhaitent traiter des documents rapidement et efficacement sans avoir à s'engager dans des processus complexes de formation de modèles. Il s'agit d'une plate-forme permettant de traiter facilement les données d'énormes volumes de documents non structurés avec une précision de plus de 99 %. Il offre de nombreuses fonctionnalités telles que la classification automatique des documents, la catégorisation des données, l'OCR intelligente, la validation des données en temps réel et bien plus encore.

Source : Docsumo.com

Docsumo est idéal pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent rationaliser le traitement de leurs documents.

• Polyvalence – Docsumo peut traiter une variété de formats de documents, tels que les factures, les relevés bancaires, les contrats, les connaissements, les factures d'énergie et bien plus encore.
• Extraction intelligente – Grâce à la technologie avancée d’IA, Docsumo peut extraire et examiner avec précision uniquement les champs dont vous avez besoin à partir de documents aussi complexes.
• Validation des données – Créez des règles et des formules de type Excel pour valider les données extraites dans un document, entre des documents ou par rapport à une base de données.
• Classification automatique – Docsumo peut automatiquement distinguer les différents documents avant de les traiter, permettant ainsi de transférer les données vers la base de données appropriée.
• Intégration avec les systèmes – Quel que soit le secteur – assurance, finance, logistique – Docsumo propose une API prête à l'emploi qui peut être facilement intégrée aux systèmes existants.
• Sécurité – La plateforme est conforme au RGPD, certifiée SOC2 et conforme à la HIPAA, garantissant que les données de l'entreprise sont sécurisées et sous votre contrôle.

Docsumo a reçu les éloges de nombreuses entreprises à travers le monde, notamment Arbour Realty Trust et National Debt Relief, qui offrent un taux de traitement sans contact de 95 % et une précision de 99 % grâce à son automatisation complète.

Résumé

Le traitement automatisé des documents est la clé de la rationalisation du travail dans de nombreuses entreprises. Grâce à des outils tels que Document AI de Google, Rossum et Docsumo, les entreprises peuvent accélérer les processus commerciaux, accroître la précision des données et améliorer le service client. Le choix du bon outil dépend des besoins spécifiques d'une entreprise, mais toutes ces solutions offrent des fonctionnalités avancées qui aident les entreprises à réussir dans le monde numérique d'aujourd'hui.

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Auteur : Robert Whitney

Expert JavaScript et instructeur qui coache les départements informatiques. Son objectif principal est d'améliorer la productivité de l'équipe en apprenant aux autres comment coopérer efficacement lors du codage.

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