Traitement automatique des documents | L'IA en entreprise #6

Le traitement automatique des documents est possible en combinant deux technologies puissantes : le NLP (Natural Language Processing) et l'IA (intelligence artificielle). Ce qui en ressort couvre bien plus que la simple génération de factures avec la date et les numéros séquentiels corrects, c'est pourquoi certains l'appellent également le traitement intelligent des documents (IDP).

Traitement automatique des documents – table des matières :

1. Introduction
2. Quels documents pouvez-vous gérer automatiquement ?
3. Que peut faire l'IA avec les documents de l'entreprise ?
4. Traitement automatique des documents – résumé

Introduction

Le traitement automatique des documents, c'est avant tout un gain de temps et une décharge des collaborateurs des tâches fastidieuses et répétitives nécessitant une grande précision. Commençons par simplement transcrire les données des documents papier dans les programmes de service client. Il faut des heures pour déplacer vos yeux d'une table en noir et blanc sur un écran de moniteur ou mettre des contrats papier dans un scanner et éventuellement gérer les ambiguïtés et les exceptions.

Cependant, il existe de nombreuses autres solutions combinant l'intelligence artificielle (IA) , le traitement du langage naturel (TAL) et le traitement intelligent des documents (IDP) ou l'automatisation cognitive (CA) . Et leur combinaison fonctionnelle est rendue possible par l'automatisation robotisée des processus (RPA), qui est un logiciel dédié capable d'automatiser le passage des documents manipulés à travers plusieurs programmes. C'est pour l'immense variété et la gamme croissante d'applications que l'automatisation de la gestion des documents est devenue si populaire.

Quels documents pouvez-vous gérer automatiquement ?

Cette question concerne la détermination des types de documents à traiter avec les systèmes automatisés. Ceux-ci inclus:

• documents internes
• documents sortants
• documents entrants

Les documents internes sont souvent une partie sous-estimée ou même inaperçue du travail d'une entreprise. Cependant, vous pouvez rendre le fonctionnement au sein d'une organisation plus efficace et transparent en appliquant la création automatisée de documents et la gestion des workflows de documents internes. Par exemple, avec la synthèse vocale, les systèmes de reconnaissance vocale (STT) AI peuvent générer des résumés et des notes écrits, puis les distribuer aux participants à la réunion sous une forme personnalisée.

Vous pouvez aujourd'hui confier une part tout aussi importante des tâches à l'IA à savoir la gestion des documents délivrés par l'entreprise. Cette option convient particulièrement bien au commerce électronique . Avec des bases de données, des modèles de documents prêts à l'emploi, des procédures de sécurité et la personnalisation marketing du contact client, les solutions basées sur l'IA peuvent améliorer considérablement les performances d'une entreprise en ligne.

Cependant, l'IA peut également prendre en charge la lecture et le traitement des documents entrants. Cela peut sembler une tâche très difficile à automatiser en raison de la variété de documents que vous devez intégrer dans le flux de travail d'une entreprise. Des factures, documents d'assurance et contrats aux demandes de prêt. Chacun de ces documents a un formulaire complètement différent, et en plus de cela peut ne pas être entièrement rempli ou partiellement illisible.

Les systèmes automatisés maîtrisent parfaitement ces problématiques donnant lieu aujourd'hui au développement de méthodes de traitement d'images (vision par ordinateur) qui se combinent avec l'automatisation cognitive. Avec cette combinaison, l'automatisation est possible même avec des données incertaines ou non structurées. Il s'agit toutefois d'enseigner au modèle les bonnes manières d'y répondre, c'est-à-dire d'engager un spécialiste pour adapter l'intelligence artificielle aux besoins de l'entreprise.

Que peut faire l'IA avec les documents de l'entreprise ?

L'IA peut gérer les documents dans une entreprise grâce à :

• lire et traiter des documents
• créer et soutenir la création de documents
• gestion de documents

Ci-dessous, nous nous concentrerons sur la lecture, le traitement et la création de documents. En revanche, on abordera la gestion des documents lorsque l'on parlera de BPM ou de Business Process Management.

Le plus souvent, le point de départ pour automatiser le traitement et la circulation des documents dans une entreprise est l' OCR (Optical Character Recognition), qui est une solution ancienne et éprouvée de numérisation et de reconnaissance du texte contenu dans les documents papier. Avec la numérisation croissante, de plus en plus d'entreprises souhaitent opter pour des documents électroniques. Cependant, dans de nombreux cas, les exigences légales rendent nécessaire la maintenance et le traitement de bases de données papier. Ainsi, l'OCR est toujours un outil largement utilisé.

L'étape suivante du traitement automatique des documents est l' identification des données numérisées. Une partie importante de la compréhension par la machine de ce qui a été scanné consiste à distinguer les données pertinentes des données non pertinentes. C'est-à-dire reconnaître des informations importantes, par exemple, l'image de marque de l'entreprise qui a envoyé le document, ou des distorsions accidentelles ou de la saleté.

Les documents reconnus ou les informations qui en sont tirées sont ensuite envoyés vers une base de données numérique, où ils peuvent alimenter des actions ultérieures. Il peut s'agir, par exemple, d'entrer la date d'une réunion dans les calendriers numériques des personnes invitées à un concert caritatif ou d'envoyer un e-mail personnalisé à un client encourageant les commentaires après un processus de plainte terminé.

Vous pouvez également créer instantanément des documents d'entreprise en fonction de modèles et de données mis dans la base de données. Une autre approche intelligente consiste à prendre en charge la création de documents par un logiciel doté d'une intelligence artificielle. L'un des outils les plus simples mais les plus utiles dans le domaine de l'automatisation des documents est un correcteur automatique (correcteur orthographique automatique). Il peut non seulement corriger l'orthographe et la grammaire, mais aussi donner des conseils sur la lisibilité du texte en comptant les mots et les phrases.

Traitement automatique des documents – résumé

Le traitement automatique des documents combine des solutions d'intelligence artificielle, de traitement du langage naturel et d'optimisation des processus métier. Le logiciel exécute déjà une pléthore de tâches fastidieuses rapidement et avec précision. Cependant, cela nécessite une compréhension de la nature des problèmes à résoudre, ainsi qu'une bonne définition des dépendances et des conditions de création, de circulation et d'accès aux documents de l'entreprise.

Si vous aimez notre contenu, rejoignez notre communauté d'abeilles occupées sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Auteur : Robert Whitney

Expert JavaScript et instructeur qui coache les départements informatiques. Son objectif principal est d'augmenter la productivité de l'équipe en enseignant aux autres comment coopérer efficacement lors du codage.

Afficher tous les articles

L'IA en entreprise :

1. L'intelligence artificielle en entreprise - Introduction
2. Menaces et opportunités de l'IA en entreprise (partie 1)
3. Menaces et opportunités de l'IA en entreprise (partie 2)
4. Applications d'IA en entreprise - aperçu
5. Qu'est-ce que le NLP ou le traitement automatique du langage naturel en entreprise
6. Traitement automatique des documents
7. IA et réseaux sociaux – que disent-ils de nous ?
8. Traducteur automatique. Localisation intelligente des produits numériques
9. Chatbots textuels assistés par IA
10. Le fonctionnement et les applications métiers des voicebots
11. La technologie des assistants virtuels, ou comment parler à l'IA ?
12. La PNL d'entreprise aujourd'hui et demain
13. Comment l'intelligence artificielle peut-elle aider avec le BPM ?
14. L'intelligence artificielle va-t-elle remplacer les analystes métier ?
15. Le rôle de l'IA dans la prise de décision en entreprise
16. Qu'est-ce que l'Intelligence d'Affaires ?
17. Planification des publications sur les réseaux sociaux. Comment l'IA peut-elle aider ?
18. Publications automatisées sur les réseaux sociaux
19. L'intelligence artificielle dans la gestion de contenu
20. L'IA créative d'aujourd'hui et de demain
21. L'IA multimodale et ses applications en entreprise
22. Nouvelles interactions. Comment l'IA change-t-elle la façon dont nous utilisons les appareils ?
23. RPA et API dans une entreprise numérique
24. Nouveaux services et produits fonctionnant avec l'IA
25. Le futur marché du travail et les métiers à venir
26. IA verte et IA pour la Terre
27. EdTech. L'intelligence artificielle dans l'éducation