L'automatisation des rapports a aidé cette agence à passer de 25 à plus de 500 comptes en quelques années seulement

Lorsque votre portefeuille de clients est petit, l'utilisation de Google Drive (Docs, Sheets et Slides) ou d'Excel pour créer manuellement des rapports marketing est une pratique courante. Ces outils gratuits réduisent les coûts et fonctionnent bien pour faire le travail jusqu'à un certain point. Mais au fur et à mesure que vous commencez à grandir et à attirer plus de clients, ce processus peut rapidement devenir ingérable, vous obligeant à passer des heures à faire des rapports seul.

Les agences qui ne résolvent pas ce problème finissent par avoir moins de temps à consacrer aux actions qui produisent réellement de la valeur pour leurs clients et leur propre entreprise. Par exemple:

• Travailler sur la planification stratégique et les optimisations techniques des campagnes pour leurs clients
• Faire leur propre marketing pour attirer de nouveaux prospects pour leur agence
• Avoir des appels commerciaux avec des prospects et améliorer leur processus de vente

Dans un environnement concurrentiel, la capacité d'une agence à se concentrer sur les éléments qui génèrent le meilleur retour sur investissement pour elle et ses clients est ce qui la maintient en activité. C'est pourquoi nous avons conçu ReportGarden pour fournir un moyen simple de créer et d'automatiser des rapports.

Dans cet article, nous reviendrons sur une histoire sur à quel point les rapports d'un manuel d'exercices peuvent être épuisants, puis décrirons comment une agence est passée de 25 à plus de 500 comptes en seulement 4 ans tout en utilisant notre produit pour l'automatisation des rapports.

Vous souhaitez consulter notre tableau de bord et notre outil de reporting ? Essayez notre essai gratuit de 7 jours .

La réalité des rapports manuels à mesure que vous grandissez

Les rapports hebdomadaires, bihebdomadaires et mensuels pour la plupart des agences impliquent de passer des heures à exécuter manuellement des rapports en interne. Lorsque nous avons parlé à Sven de Koia, il nous a confié qu'il consacrait au moins trois heures à la génération de rapports chaque semaine . C'est trois heures où il ne se concentre pas sur la stratégie marketing ou la croissance, il se contente d'obtenir des chiffres de chaque source de données et de les saisir dans une feuille de calcul.

Lorsque vous tenez compte du temps cumulé consacré à la compilation d'un seul rapport par vos gestionnaires de compte, il est troublant de considérer le temps consacré à un travail qui génère vraiment de la valeur.

Cela se joue de différentes manières pour différentes agences :

• Pour les agences PPC : vos spécialistes PPC collectent des données pour les rapports alors qu'ils pourraient surveiller et optimiser les campagnes PPC, effectuer des analyses de données, configurer des audiences de remarketing ou optimiser les entonnoirs de conversion des pages de destination.
• Pour les agences de référencement : vos spécialistes de l'optimisation des moteurs de recherche extraient manuellement des chiffres de Google Analytics et de la console de recherche Google lorsqu'ils pourraient effectuer des recherches de mots clés, surveiller la dégradation du contenu, réoptimiser le contenu plus ancien ou effectuer des campagnes de backlink.
• Pour les agences de médias sociaux : votre équipe sociale insère de nouvelles données dans des feuilles de calcul alors qu'elle pourrait écrire de nouveaux contenus, élaborer des stratégies pour ses campagnes à l'aide d'informations sur les données et dialoguer directement avec les audiences des clients.

Et si l'une de ces personnes responsables du reporting de son équipe commettait une erreur lors de la saisie de ses données ? Une simple erreur humaine peut entraîner des heures de travail supplémentaires pour créer un nouveau rapport, y compris la recherche et la résolution du problème. Ou pire, entraîner des dépenses excessives ou des chiffres erronés à vos clients.

Plutôt que de laisser les rapports mettre un frein à votre capacité à évoluer, les rapports automatisés vous permettent de libérer du temps de votre équipe pour des tâches qui créent de la valeur et surpassent la concurrence.

Comment ReportGarden a aidé ce client à passer de 25 à plus de 500 comptes sans compromettre les rapports ou la satisfaction client

Nous avons parlé à Sam, notre chef d'équipe pour la réussite des clients, d'une agence qui est venue chez ReportGarden il y a quelques années, à peu près au même moment où il a commencé avec nous. C'était une petite agence de seulement 5 personnes qui aidaient leurs clients avec Google Adwords et le référencement. À l'époque, nous les avons mis en place avec une adhésion qui couvrait les tableaux de bord et les rapports pour 25 comptes.

Notre équipe de réussite client a travaillé avec eux pour mettre en place et créer des tableaux de bord client pour les cas d'utilisation courants de leur agence. Cela comprenait la connexion de leurs sources de données et la fourniture à leurs clients d'un accès à chacun de leurs tableaux de bord.

Pour créer leurs premiers rapports, ils ont utilisé l'un de nos modèles de rapport conçus par des professionnels comme base. À partir de là, les données de leurs tableaux de bord ont été automatiquement renseignées dans chaque rapport client, et ils pouvaient affiner et personnaliser selon les besoins en fonction des besoins individuels des clients et des KPI. Ils ont également profité du planificateur convivial de ReportGarden pour automatiser l'envoi de rapports commerciaux hebdomadaires et mensuels, ce qui a permis à leur équipe d'économiser d'innombrables heures d'extraction et d'envoi de rapports chaque semaine.

Une croissance fulgurante en seulement 4 ans

Au cours de leurs 4 années avec ReportGarden, cette agence s'est mise à niveau 9 fois pour s'adapter à sa croissance. En libérant leur temps pour des tâches plus ciblées et génératrices de revenus, ils ont pu ajouter une poignée de nouveaux services. En plus de leurs premières offres d'Adwords et de référencement, ils proposent désormais de vastes services de marketing numérique, notamment le marketing des moteurs de recherche, la rédaction, la conception de sites Web, le reciblage, le suivi des appels et les médias sociaux.

Alors que leur effectif total est passé à 15-20 personnes depuis qu'ils nous ont rejoints, il ne faut toujours que 3 personnes pour gérer le reporting pour leur clientèle en constante augmentation. Aujourd'hui, ils effectuent des rapports pour plus de 500 comptes à l'aide de ReportGarden, dont une grande partie a été entièrement automatisée.

Au fur et à mesure que l'agence grandit, les demandes de fonctionnalités ont aidé ReportGarden à continuer de répondre à ses besoins

Au fur et à mesure que leur équipe a appris à nous connaître, ils ont également fait des demandes et offert des commentaires qui nous ont amenés à apporter certaines améliorations. Par exemple, ils ont exprimé leur besoin d'une intégration Wildjar, et nous avons finalement pu la fournir.

Bien que nous évaluions soigneusement chaque demande de fonctionnalité et que nous ne puissions pas toujours y répondre, nous nous efforçons toujours de répondre au mieux aux besoins de nos utilisateurs.

L'utilisation d'outils de création de rapports automatisés est un moyen rentable de faire évoluer votre agence

Comme nous l'avons vu dans l'exemple ci-dessus, l'automatisation des rapports rend la mise à l'échelle de votre agence marketing beaucoup plus efficace. Cette simple modification de votre processus de reporting peut créer des avantages en cascade pour votre agence et ses résultats.

Pour récapituler les avantages de la réussite de notre client :

• Évoluez sans avoir à augmenter les effectifs.
• Évitez les erreurs humaines qui peuvent entraîner des dépenses excessives et une perte de temps à retravailler les rapports.
• Connectez-vous à un seul endroit, une seule fois. Plus besoin de se connecter à plusieurs sources de données pour extraire des données pertinentes de plusieurs plates-formes.
• Planifiez des rapports chaque semaine pour : exécuter des rapports personnalisés, envoyer des mises à jour PDF hebdomadaires à vos clients et configurer vos modèles/horaires dans ReportGarden.
• Intégrez facilement des sources marketing externes à l'aide d'une intégration Google Sheets.
• Assistance 24h/24 et 7j/7, si les choses ne vont pas bien, quelqu'un peut vous aider dans les 15 minutes.

Si vous êtes prêt à simplifier les rapports, à optimiser votre automatisation marketing et à éliminer les tracas des rapports manuels, vous pouvez essayer ReportGarden gratuitement avec notre essai gratuit de 7 jours .