Les 10 meilleures applications pour améliorer la productivité des équipes (et pourquoi elles fonctionnent)

À son niveau le plus fondamental, vous pouvez déterminer la productivité d'une équipe par le nombre de tâches ou de projets assignés qu'une équipe peut réaliser au cours d'une période spécifique sans sacrifier la qualité.

Dans certains services, comme le support client ou les ventes, la productivité de l'équipe est basée sur le nombre de conversations, de tickets et d'appels traités avec succès dans un délai donné.

Raccourcis :

• Pourquoi la productivité de l’équipe est-elle si importante ?
• Qu'est-ce qui ralentit la productivité des équipes ?
• Technologie utile : 10 applications qui améliorent la productivité des équipes
• Conseils gratuits sur la productivité des équipes

Si les services d’une entreprise sont productifs, la petite entreprise atteindra ses objectifs en très peu de temps, contrairement à une entreprise dont les équipes sont improductives.

Cependant, la productivité d’une équipe dépend de nombreux facteurs, notamment la culture d’entreprise, la communication et la collaboration, qui font défaut dans certaines entreprises.

Heureusement, il existe des outils technologiques qui aident à créer l’environnement et la culture nécessaires pour améliorer la productivité des équipes.

Dans cet article, vous découvrirez ce qui ralentit la productivité de l'équipe, les outils que vous pouvez utiliser pour augmenter la productivité sur le lieu de travail et certaines mesures que vous pouvez prendre pour garantir que la productivité de votre entreprise est optimale.

Pourquoi la productivité de l’équipe est-elle si importante ?

Une productivité optimale des équipes est ce qui maintient une entreprise à flot.

Lorsque les équipes respectent systématiquement les délais et fournissent d'excellents résultats à leurs clients, l'entreprise bénéficiera très probablement d'une aubaine, à la fois en termes de nombre de clients et de revenus mensuels (ou annuels).

Ce niveau de productivité aide une entreprise à se bâtir une excellente réputation et un excellent moral, de sorte qu'elle n'a pas à faire grand-chose pour convaincre les gens d'acheter ses produits ou de faire appel à ses services.

De manière optimale, la productivité de l’équipe augmente la satisfaction au travail en permettant aux employés de maximiser leur potentiel dans un environnement de travail propice et favorable.

Non seulement cela réduit le taux de désabonnement des employés et des clients et permet à l'entreprise d'économiser de l'argent, mais cela encourage également les demandeurs d'emploi de haute qualité à postuler à des postes au sein de l'entreprise.

Qu'est-ce qui ralentit la productivité des équipes ?

En tant que propriétaire d'entreprise, vous souhaitez naturellement créer un environnement de travail qui favorise une productivité optimale de l'équipe. Cependant, certains facteurs ralentissent votre équipe et diminuent la productivité à grande échelle. Voici cinq d'entre eux:

• Mauvaise communication : lorsque les employés ne communiquent pas ouvertement avec leurs collègues, ils auront du mal à comprendre leurs rôles, leurs responsabilités et leurs objectifs.
  
  Il en va de même lorsque le responsable ou le chef d'équipe doit fournir des commentaires complets aux membres de l'équipe sur un projet.
  
  Une mauvaise communication peut entraîner des conflits, des malentendus, des retards et des erreurs qui affectent négativement la productivité de l'équipe.

• Silos : des silos se forment lorsque les différentes équipes d'une organisation ne communiquent pas, ne collaborent pas et ne partagent pas efficacement les données.
  
  Travailler en silos signifie que les employés ou des départements entiers sont entièrement isolés du reste de l'entreprise.
  
  Cela nuit à la productivité de l'équipe, car le travail d'un département influence souvent le travail d'un autre département.
  
  Par exemple, l'équipe marketing doit travailler avec les équipes produit et service client pour créer des actifs marketing qui mettent en valeur les fonctionnalités phares du produit et attirent des prospects de haute qualité.
  
  Lorsqu'il existe un silo, ces équipes ne sont pas en mesure de s'influencer mutuellement, ce qui peut conduire à la création et à l'exécution d'une campagne mal placée qui coûtera de l'argent à l'entreprise et donnera de maigres résultats.

• Réunions inutiles : Si les réunions permettent aux membres de l’équipe de se retrouver et de discuter de l’avancement des projets, trop de réunions peuvent s’avérer contre-productives.
  
  71 % des cadres supérieurs estiment que les réunions pourraient être plus productives. Et pour cause aussi.
  
  Les réunions peuvent prendre beaucoup de temps et, à chaque heure qui passe, l’attention et l’intérêt des participants diminuent.
  
  Après une réunion de 3 heures, il faut du travail pour que les collaborateurs soient aussi dévoués à leurs tâches et produisent des résultats.
  
  Cette réduction de productivité devient très visible lorsque les employés participent à plusieurs réunions par jour (ou semaine).

• Mauvaise gestion : dans les organisations où les managers et les chefs d'équipe ont une attitude nonchalante ou font de la microgestion de leurs employés, la productivité de l'équipe est souvent faible.
  
  Une mauvaise gestion frustre les employés et les décourage de se consacrer pleinement à leur travail.

• Multitâche fréquent : bien que travailler sur plusieurs tâches à la fois soit un bon moyen d’accomplir les choses plus rapidement, cela peut réduire la productivité sur le lieu de travail.
  
  Faire trop de choses simultanément amène les employés à diviser leur attention et leur concentration, de sorte qu'ils ne peuvent pas accomplir les tâches au mieux de leurs capacités.

• Stress et épuisement professionnel : les organisations, en particulier celles à croissance rapide, ont souvent besoin de plus de travail et de temps pour accomplir leurs tâches.
  
  Cela crée un environnement de travail stressant, car les employés doivent consacrer plus de temps et de ressources à l'accomplissement de leur travail tout en négligeant leurs préoccupations personnelles, éducatives et familiales.
  
  Lorsque les choses arrivent à un point critique, les employés souffrent d'épuisement professionnel, ce qui réduit la concentration, l'efficacité, la concentration et la productivité de l'équipe.

• Mauvaise gestion du temps : Dans une organisation en croissance rapide, les employés doivent bien gérer leur temps pour maintenir leur productivité.
  
  Malheureusement, de nombreux employés ont du mal à bien gérer leur temps, à prioriser leurs tâches et à équilibrer leur travail et leur vie personnelle.
  
  Cela peut entraîner des délais non respectés, une augmentation du stress et une diminution de la productivité.

Technologie utile : 10 applications qui stimulent la productivité des équipes (et ce qu'elles font)

1. Sunsama
2. Mou
3. Asanas
4. Cliquez vers le haut
5. Evernote
6. Notion
7. Zapier
8. Grammaire
9. Calendement
10. HubSpot

Les outils de productivité sont un excellent moyen d'aider les équipes commerciales à gérer les projets plus efficacement, à rationaliser leurs flux de travail et à accomplir plus de travail en moins de temps.

Ces outils peuvent aider les équipes de différentes manières : depuis la prise de notes et l'organisation d'une liste de tâches quotidiennes jusqu'à l'automatisation des tâches répétitives et l'optimisation de la gestion du temps.

Vous trouverez ci-dessous 10 des meilleures applications de productivité que les équipes peuvent utiliser pour rendre leurs processus plus efficaces et productifs.

1. Sunsama

Sunsama est un planificateur quotidien numérique qui vous aide à gérer votre temps et à atteindre un équilibre travail-vie personnelle en planifiant votre journée avec une routine étape par étape.

Dans l'interface utilisateur intuitive de Sunsama, vous pouvez créer une vue quotidienne unifiée en extrayant des tâches à partir d'outils de gestion de projet comme Asana et Trello.

Vous pouvez également collecter des e-mails depuis Gmail et Outlook et organiser des réunions depuis votre calendrier. Vous pouvez décider combien de temps vous souhaitez travailler sur chaque tâche et planifier les tâches futures sur votre calendrier.

Tarifs : essai gratuit de 14 jours. Les forfaits payants commencent à 16 $/mois, facturés annuellement.

2. Mou

Slack est un outil de communication et de collaboration qui permet aux membres de l'équipe de se connecter facilement et de travailler efficacement.

L'application dispose d'un système centralisé qui permet la messagerie instantanée, le partage de fichiers, les appels vocaux et vidéo et l'intégration avec plusieurs outils tiers.

Slack a une structure basée sur les canaux qui vous permet de classer la communication de votre équipe ou des projets/sujets spécifiques dans différents canaux.

De cette façon, les utilisateurs peuvent facilement trouver sur quoi ils travaillent et à quelles interactions ils participent.

Les employés pourront également voir sur quoi travaille chaque équipe sans avoir à franchir des obstacles ni à lire d'innombrables e-mails.

Du côté de l'intégration, Slack s'intègre de manière transparente à d'innombrables outils que les entreprises utilisent dans leurs processus, notamment Google Workspace, Zoom, Zapier, Salesforce et même Twitter.

Il permet aux équipes de créer des flux de travail personnalisés, d'automatiser leurs processus et de centraliser les fichiers, les données et les notifications provenant d'autres outils dans leur pile technologique.

Tarification : Forfait gratuit disponible. Les forfaits payants commencent à 7,25 $/mois. Il existe le plan Enterprise Grid personnalisé pour les entreprises qui ont besoin de fonctionnalités plus puissantes que celles proposées par les plans classiques.

3. Asanas

Asana est un outil de gestion de projet qui aide les équipes de toutes tailles à organiser leur travail, à se concentrer sur leurs objectifs et à respecter leurs délais sans compromettre la qualité.

Avec Asana, vous pouvez créer des tâches, les attribuer au bon membre de l'équipe, définir des dates d'échéance et stipuler les étapes à suivre pour exécuter chaque tâche.

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes, des descriptions et des sous-tâches pour fournir un contexte à chaque tâche.

En tant qu'administrateur, Asana vous enverra des notifications de tous les commentaires, mises à jour de tâches et modifications apportées par les membres de l'équipe, ce qui garantit que vous êtes toujours au courant de l'avancement d'un projet.

Pour rationaliser les flux de travail, Asana s'intègre à des outils tels que Google Drive, Canva, Dropbox et Slack.

Tarifs : essai gratuit de 30 jours. Les forfaits payants commencent à 10,99 $ par utilisateur/mois, facturés annuellement.

4. Cliquez sur

ClickUp est un puissant outil de gestion de tâches doté d'une interface utilisateur intuitive et de fonctionnalités facilement navigables.

Cet outil permet aux équipes de créer un canevas visuel qui affiche tous les aspects d'un projet en un seul endroit ; cela les aide à rester concentrés sur leurs objectifs.

Si vous travaillez sur plusieurs projets, ClickUp vous permet de personnaliser les vues des tâches et les dépendances pour organiser et prioriser votre travail.

Cette plate-forme prend en charge les méthodologies Agile, notamment Kanban et Scrum, et possède des fonctionnalités telles que des tableaux de bord Agile, des Burndown Charts et des Sprint Boards.

Il s'intègre également à des outils MarTech tiers tels que Slack, Figma, HubSpot et Loom.

Tarification : Forfait gratuit disponible. Les forfaits payants commencent à 7 $ par membre/mois. Un forfait Entreprise est disponible pour les entreprises qui ont besoin d'un forfait personnalisé.

5. Evernote

L’époque où il fallait coller des Post-it sur un miroir ou un écran d’ordinateur est révolue. Désormais, les équipes peuvent prendre et organiser des notes numériquement et les synchroniser sur tous les appareils via Evernote .

Cet outil permet aux membres de l'équipe d'accéder, de modifier, de télécharger et de partager des notes et des fichiers depuis n'importe quel appareil.

Ils peuvent également créer des listes de tâches, numériser des documents, ajouter des images, découper des pages Web et des articles, synchroniser leurs calendriers et enregistrer des messages vocaux lorsqu'ils ont une bonne idée.

Le tableau d'affichage visuel d'Evernote vous permet de filtrer les informations inutiles pour vous concentrer sur les tâches essentielles.

Tarification : Forfait gratuit disponible. Les forfaits payants commencent à 10,83 $/mois, facturés annuellement.

6. Notion

Notion est un outil de productivité tout-en-un complet qui vous permet de prendre des notes, d'organiser le travail, de collaborer avec des équipes et de gérer des projets.

Il s'adresse aux individus et aux équipes de toutes tailles dans divers secteurs, notamment la création de contenu, le marketing et le développement de logiciels.

Notion dispose d'un espace de travail flexible et personnalisable dans lequel vous pouvez créer des pages, des tableaux et des bases de données pour organiser les informations adaptées à vos processus et flux de travail.

Vous pouvez créer des listes de tâches, des calendriers, des tâches et des notes et les partager avec d'autres membres de l'équipe.

Vous pouvez également travailler simultanément sur des documents et des projets avec les membres de votre équipe, facilitant ainsi une collaboration transparente et améliorant la productivité.

Notion s'intègre à d'autres outils commerciaux, notamment Asana, Canva, ClickUp, Figma et GitHub.

Tarification : Forfait gratuit disponible. Les forfaits payants commencent à 8 $ par utilisateur/mois, facturés annuellement.

7. Zapier  

Zapier est un outil d'automatisation basé sur le Web qui aide les professionnels à automatiser les tâches répétitives et sert de pont entre les applications.

Cet outil s'intègre à des milliers d'applications, notamment Airtable, Calendly, Gmail, Mailchimp , HubSpot et Notion, et peut être utilisé par les spécialistes du marketing, les chefs de projet, les vendeurs, les développeurs, etc.

Zapier permet aux utilisateurs de créer des « zaps » – des actions automatisées déclenchées par des événements spécifiques – sans avoir besoin d'une expérience préalable en codage.

Par exemple, vous pouvez configurer un zap qui envoie un tweet chaque fois que vous publiez un nouvel article de blog sur votre site Web.

Vous pouvez également ajouter automatiquement à votre liste de diffusion les nouveaux prospects que vous collectez via les pages de destination et les plateformes de réseaux sociaux. Cela libère du temps et vous permet de vous concentrer sur des projets plus critiques.

Zapier permet également aux développeurs de créer des applications personnalisées en fonction des besoins d'un utilisateur et de les connecter à vos autres logiciels.

Tarification : Forfait gratuit disponible. Les forfaits payants commencent à 19,99 $/mois, facturés annuellement. Il existe un plan d'entreprise pour les organisations qui souhaitent une automatisation dotée de fonctionnalités de sécurité et de capacités de surveillance robustes.

8. Grammaire

Grammarly est un assistant d'écriture basé sur l'IA qui aide les gens à améliorer leur orthographe, leur grammaire et leur style d'écriture.

Cet outil utilise des algorithmes complexes pour analyser le contenu écrit et fournir des commentaires en temps réel, notamment en signalant les erreurs d'orthographe et de grammaire et en suggérant une meilleure structure de phrase.

Dans son forfait premium, Grammarly fournit des commentaires sur la clarté de l'écriture, le ton de la voix et l'engagement, qui sont utiles aux utilisateurs dont l'anglais n'est pas la langue maternelle.

Cet outil s'intègre à Google Docs, Gmail et Slack, entre autres outils, et à diverses plates-formes, notamment les navigateurs Web, les applications de bureau et les appareils mobiles.

Tarification : Forfait gratuit disponible pour les particuliers. Essai gratuit de 7 jours pour Grammarly Business. Les forfaits payants commencent à 15 $ par utilisateur/mois, facturés annuellement.

9. Calendement

Calendly est un outil de planification que les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser pour automatiser la planification de réunions avec les clients et les membres de l'équipe.

Cet outil se synchronise avec votre calendrier et vous permet de configurer des événements et de bloquer les heures où vous êtes occupé.

Lorsque quelqu'un souhaite prendre rendez-vous ou vous rencontrer, il peut choisir une heure disponible dans Calendly sans avoir à faire des allers-retours avec vous ou à soumettre une demande de calendrier par e-mail. Cela vous libère du temps pour vous concentrer sur d’autres tâches.

Une fonctionnalité intéressante de Calendly est la fonctionnalité de mise en mémoire tampon.

Il permet de mettre en place des temps tampons entre les réunions, comme une pause de 15 minutes pour se regrouper ou s'étirer ou une barrière pour les réunions de dernière minute.

Cela empêche les gens d'ajouter trop de rendez-vous à votre emploi du temps dans un court délai.

Calendly s'intègre à plusieurs outils de productivité tiers de cette liste, notamment ClickUp, HubSpot, Notion et Slack.

Tarification : Forfait gratuit disponible. Les forfaits payants commencent à 8 $ par siège/mois.

10. HubSpot

HubSpot est une plateforme tout-en-un de marketing de la relation client (CRM) qui comprend des outils d'inbound marketing, de service client , de vente, de CMS , d'opérations et de commerce qui aident les entreprises à attirer, engager et satisfaire les clients.

Tous ces outils au sein d'une seule plateforme aident les entreprises à rationaliser leurs processus, flux de travail, campagnes et communication.

HubSpot CRM organise les profils et les interactions client/client dans un seul référentiel où tous les membres de l'équipe peuvent voir ce qui se passe.

Il donne également un aperçu détaillé des activités opérationnelles d'une entreprise grâce à des tableaux de bord et des mesures personnalisés, ce qui facilite la synchronisation des différentes équipes et évite la formation de silos de données.

Tarification : la tarification de HubSpot dépend du ou des outils que vous souhaitez utiliser. Chaque outil, ou « Hub », propose un plan de base gratuit. Les forfaits payants sont les suivants (facturés annuellement) :

Centre de marketing

• Le plan de démarrage commence à 18 $/mois
• Le forfait professionnel commence à 800 $/mois
• Le forfait Entreprise commence à 3 600 $/mois

Centre de ventes

• Le plan de démarrage commence à 18 $/mois
• Le forfait professionnel commence à 450 $/mois
• Le forfait Entreprise commence à 1 500 $/mois

Centre de service client

• Le plan de démarrage commence à 18 $/mois
• Le forfait professionnel commence à 450 $/mois
• Le forfait Entreprise commence à 1 200 $/mois

Centre CMS

• Le plan de démarrage commence à 23 $/mois
• Le forfait professionnel commence à 360 $/mois
• Le forfait Entreprise commence à 1 200 $/mois

Centre des opérations

• Le plan de démarrage commence à 18 $/mois
• Le forfait professionnel commence à 720 $/mois
• Le forfait Entreprise commence à 2 000 $/mois

Conseils gratuits sur la productivité des équipes

1. Organisez des réunions debout
2. Récompensez vos employés
3. Encourager une bonne communication
4. Prioriser le bien-être des collaborateurs

Outre l'utilisation d'outils de productivité, vous pouvez prendre d'autres mesures pour augmenter la productivité de votre équipe. En voici quatre :

1. Organisez des réunions debout

Tenir plusieurs réunions chaque semaine prend tout le temps de vos collaborateurs et n'est pas propice à la productivité des équipes.

Heureusement, des outils de communication comme Loom et Slack ont ​​permis aux équipes, notamment celles distantes, de communiquer de manière asynchrone.

Bien que ces outils éliminent les réunions inutiles, les membres de l'équipe doivent se réunir au moins une fois par mois pour communiquer les uns avec les autres et discuter de ce sur quoi ils travaillent. C’est là qu’interviennent les réunions debout ou debout.

Lors de ces courtes réunions, différents membres de l'équipe font le point sur le travail qu'ils ont accompli, celui qu'ils font encore et celui qu'ils n'ont pas encore commencé.

Ces réunions permettent aux gens d'obtenir différents points de vue, opinions et commentaires sur leur travail.

Voici quelques conseils pour bien tenir des réunions permanentes :

• Gardez la réunion courte. 15 à 20 minutes suffisent pour une réunion debout.
• Créez un ordre du jour et envoyez des points de discussion aux participants à l'avance afin qu'ils puissent venir préparés et prêts à s'engager.
• Tenez la réunion à la même heure le jour où vous l’avez. Si vous avez besoin d’aide pour respecter l’horaire, informez-en les gens à l’avance.
• Si votre équipe est distante, utilisez des outils de visioconférence tels que Google Meet et Zoom pour organiser la réunion.

2. Récompensez vos employés

Il n'y a pas de meilleur sentiment que la reconnaissance après avoir tout investi dans une tâche ou un projet. Un bon chef d’équipe ou manager doit prendre le temps de reconnaître et de récompenser les efforts et le travail acharné des membres de son équipe.

Cette reconnaissance peut avoir lieu lors de réunions permanentes ou d'événements annuels au sein de l'entreprise.

Une chose à retenir est que vous devez d’abord récompenser la qualité et non la quantité.

Par exemple, disons que le représentant client A répond à 100 tickets en un mois mais a un score de satisfaction client (CSAT) de 62 %, et que le représentant client B répond à 45 tickets en un mois avec un score CSAT de 96 %.

Dans ce scénario, vous devez féliciter/récompenser le représentant client B pour son travail de meilleure qualité.

Non seulement cela souligne l’importance de la qualité, mais cela incite également vos autres employés à effectuer des tâches en gardant à l’esprit la satisfaction du client.

3. Encouragez une bonne communication

Pour créer un environnement de travail propice, encouragez vos employés à parler entre eux de leur travail .

De cette façon, ils peuvent obtenir les diverses opinions, commentaires et soutien dont ils ont besoin pour créer et exécuter des campagnes et des projets de haute qualité.

Cela dit, la communication ne doit pas se faire uniquement entre les membres de l’équipe, mais également entre les départements.

Les membres des équipes interfonctionnelles, comme les équipes de marketing, de produits, de ventes et de réussite client, doivent être capables de communiquer entre eux et de savoir à tout moment ce qui se passe dans les autres départements.

Non seulement cela réduit les risques de formation de silos, mais cela améliore également la productivité de l’équipe.

4. Prioriser le bien-être des employés

Les employés ne vivent pas seulement pour enrichir les résultats de votre entreprise. En dehors du bureau, ce sont des personnes avec de vraies vies et responsabilités, et vous devez créer un environnement de travail qui donne la priorité à leur bien-être.

Pour savoir quelle approche adopter, parlez à vos employés et demandez-leur de partager leurs objectifs personnels en matière de bien-être.

Ces objectifs vous aideront à déterminer s'ils préfèrent moins de réunions, des pauses déjeuner plus longues, des séances de méditation/yoga, des congés payés ou autre chose.

Lorsque vos employés partagent les meilleures façons de maintenir leur bien-être, essayez de procéder à des enregistrements réguliers pour les aider à prioriser ces objectifs et à les maintenir sur la bonne voie.

Il renforce la responsabilité et le soutien de l'équipe et encourage la formation d'habitudes saines, qui contribuent toutes à la productivité de l'équipe.

Conclusion : Augmentez la productivité de l'équipe, un facteur à la fois

Lorsque vous essayez d’augmenter la productivité de votre équipe, allez-y lentement. Tout d’abord, identifiez les facteurs négatifs qui nuisent à la productivité et réfléchissez aux moyens d’y remédier.

Faites attention à ne pas exécuter toutes vos idées simultanément, sinon vous risqueriez de dérouter et d'épuiser vos employés. Au lieu de cela, exécutez les idées individuellement et impliquez tous vos employés dans le processus.

Avec le temps, vous serez en mesure de créer un environnement de travail dans lequel les employés communiquent entre eux, priorisent les tâches essentielles, gèrent efficacement leur temps et exécutent les projets à temps sans compromettre la qualité.

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