11 meilleurs logiciels de système de suivi des fichiers pour les entreprises en 2023

Résumé : Les utilisateurs peuvent suivre et maintenir une archive de fichiers numériques accessible aux utilisateurs autorisés via un logiciel de suivi des fichiers. Quel est le meilleur logiciel pour suivre et gérer vos fichiers numériques ? Trouvez ci-dessous!

Maintenir un référentiel physique de tous les fichiers et documents est difficile car ils peuvent être facilement perdus ou des données peuvent être volées. De plus, de nombreux ensembles de données doivent être capturés et stockés régulièrement. Ainsi, la saisie manuelle de ces ensembles de données peut être accablante et prendre du temps.

Cependant, avec le logiciel de suivi des fichiers, tous ces problèmes peuvent être résolus. Il simplifie le processus de partage et de suivi des fichiers, de capture de données et de numérisation des fichiers papier.

En plus de cela, il est livré avec divers protocoles de sécurité comme la protection par mot de passe pour garder les fichiers en sécurité et empêcher tout accès non autorisé. Par conséquent, investir dans un logiciel de suivi des fichiers est un investissement rentable.

Qu'obtiendrez-vous d'autre avec une solution de suivi des fichiers et quels sont les meilleurs choix ? En savoir plus sur le logiciel de suivi des fichiers ci-dessous.

Qu'est-ce qu'un système de suivi des fichiers ?

Un système de suivi des fichiers aide les utilisateurs à suivre, maintenir et stocker les fichiers de données importants. Ce logiciel simplifie la tâche de suivre qui a accédé aux fichiers, modifié ou supprimé quoi que ce soit. Le système permet également aux utilisateurs de gérer des fichiers individuels et professionnels comprenant des données, des documents, des enregistrements, etc. Grâce à lui, les utilisateurs peuvent travailler sur plusieurs fichiers avec différents utilisateurs en temps réel.

11 logiciels de système de suivi de fichiers gratuits pour les petites entreprises

• Docsend
• Traqueur CMW
• Docuware
• ProofHub
• Google Drive
• En plein air
• M-Files
• Documents ONLYOFFICE
• LogicalDoc
• Dokmee
• Hightail

Voici la liste de certains des logiciels de système de suivi de fichiers gratuits les plus populaires que vous pouvez envisager pour stocker et suivre vos fichiers numériques.

• DocEnvoyer

DocSend est un logiciel de suivi de fichiers qui aide à partager et à suivre les documents partagés via des liens. Grâce à ces liens, les utilisateurs peuvent suivre les activités des fichiers en temps réel, générer et partager des fichiers signables, créer des salles de données pour partager des fichiers, etc.

Caractéristiques générales de DocSend

• Collaboration de fichiers en temps réel
• Définir des autorisations granulaires pour les fichiers
• Prise en charge du partage de fichiers zip et audio
• Restreindre l'accès des utilisateurs aux fichiers

Avantages et inconvénients de DocSend

Tarification : le forfait gratuit n'est pas disponible | Le forfait payant commence à partir de 819,54 INR/utilisateur/mois

• Traqueur CMW

CMW Tracker permet aux utilisateurs de partager, de maintenir et de stocker en toute sécurité tous les documents numériques. Du contrôle des documents à la gestion des dossiers juridiques et à la vérification des dossiers, ce logiciel aide les entreprises dans la gestion globale des documents.

Caractéristiques générales de CMW Tracker

• Modifications en temps réel des processus et des documents
• Suivi avancé du flux de travail
• Appariement et vérification de documents
• Traitement automatisé des documents

Avantages et inconvénients de CMW Tracker

Tarification : Plans tarifaires personnalisés en fonction du nombre de licences utilisateur

• Docuware

DocuWare est un logiciel de gestion de documents conçu pour gérer et partager des documents. Il capture et traite les données et permet aux utilisateurs de les partager via un fichier sécurisé.

Caractéristiques générales de DocuWare

• Cryptage et séparation des documents
• Indexation intelligente basée sur l'IA
• Gestion des versions de documents
• Automatisation du flux de travail
• Numérisation de documents

Avantages et inconvénients de DocuWare

Prix ​​: Le prix est disponible sur demande sur le site Web de DocuWare

• ProofHub

ProofHub , un logiciel de gestion de projet permet aux utilisateurs d'envoyer, de partager ou de collaborer sur des fichiers en temps réel. Il a facilité la collaboration des entreprises sur des projets grâce à son option de partage de fichiers en temps réel. De plus, vous pouvez également annoter leurs fichiers simultanément avec les membres de l'équipe via ProofHub.

Caractéristiques générales de ProofHub

• Gestion de l'historique des tâches
• Rapports de projets
• Marque blanche
• Création de signets pour localiser des fichiers et des documents
• Exporter des projets
• Contrôle de version de fichier

Avantages et inconvénients de ProofHub

Prix ​​: Pas de plan gratuit disponible | Le plan payant commence à partir de 3 708,07 INR par mois.

• Google Drive

Google Drive permet aux utilisateurs de stocker, de partager et de collaborer sur des fichiers de données. Il aide à sécuriser tous les fichiers stockés en offrant une protection contre les attaques de logiciels malveillants. Grâce aux fonctionnalités de collaboration en temps réel, les utilisateurs peuvent facilement travailler simultanément sur des fichiers et des documents.

Fonctionnalités générales de Google Drive

• Prise en charge de la gestion des versions de l'historique
• Stockez et modifiez plus de 100 documents supplémentaires
• Prend en charge plusieurs formats de fichiers
• Enregistrez facilement les pièces jointes volumineuses sur Gmail

Avantages et inconvénients de Google Drive

Tarification : Forfait gratuit disponible | Le plan payant commence à partir de 130 INR par mois

• En plein air

Le logiciel de gestion de documents d'Alfresco aide les entreprises à gérer et à partager du contenu et des fichiers. Grâce à lui, les utilisateurs peuvent automatiquement conserver tous les enregistrements de documents, gérer le contenu sur toutes les plateformes, regrouper des fichiers, numériser et capturer des documents et rechercher du contenu à l'aide de filtres pertinents.

Caractéristiques générales d'Alfresco

• Filtrage des fichiers
• Gestion des dossiers de fichiers
• Examen et approbation des documents
• Workflow automatisé pour les tâches répétitives
• Sécurité de niveau entreprise pour la protection des données

Avantages et inconvénients d'Alfresco

Tarification : Plan communautaire gratuit disponible | Prix ​​sur demande pour les forfaits payants

• M-Files

M-Files est une suite complète avec de nombreuses fonctionnalités avancées pour la gestion des documents et le suivi des fichiers en ligne. Il s'agit d'un logiciel basé sur l'IA pour classer, stocker et rechercher des documents et des fichiers. Avec lui, les utilisateurs peuvent partager des fichiers via des pièces jointes ou des URL, obtenir un aperçu des fichiers, gérer les versions des fichiers, gérer les autorisations pour chaque fichier, détecter les fichiers en double, etc.

Caractéristiques générales de M-Files

• Suggestions de métadonnées basées sur l'IA
• Conversion de fichiers dans plusieurs formats
• Co-création de fichiers
• Rendu avancé des documents

Avantages et inconvénients de M-Files

Prix ​​: Le prix est disponible sur demande

• Documents ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Docs, est un éditeur en ligne pour éditer des documents texte, des présentations, des formulaires, etc. Il est également livré avec des fonctionnalités de suivi de fichiers ainsi que la collaboration de fichiers, la co-édition, le suivi des modifications, l'historique des versions de fichiers, la comparaison de documents, et bien plus encore. De plus, il est livré avec un lecteur et un convertisseur PDF pour convertir les PDF en différents formats.

Caractéristiques générales de ONLYOFFICE Docs

• Chat intégré pour les commentaires en temps réel
• Partage de documents publics
• Gestion des autorisations de fichiers
• Prise en charge de la publication de contenu WordPress

Avantages et inconvénients de ONLYOFFICE Docs

Prix ​​: Pas de plan gratuit disponible | Le forfait payant commence à partir de 659,68 INR/utilisateur/mois

• LogicalDoc

LogicalDoc est un logiciel de gestion de documents pour gérer, partager, collaborer et exporter des fichiers ou des documents. Vous pouvez envoyer des fichiers par e-mail, exporter des documents au format CSV, gérer le contrôle des versions de documents, générer des balises méta spécifiques pour le contenu, etc. Il propose également diverses intégrations pour partager de manière transparente des fichiers avec d'autres utilisateurs.

Fonctionnalités générales de LogicalDoc

• Mise en signet de documents
• Conversion de fichiers dans différents formats
• Prise en charge des signatures numériques
• Importation de fichiers à partir d'archives ZIP
• Annotations de documents en temps réel

Avantages et inconvénients de LogicalDoc

Prix ​​: Le plan communautaire est gratuit | Prix ​​sur demande sur le site officiel de LogicalDoc pour les autres plans

• Dokmee

Le logiciel ECM de Dokmee est conçu à des fins diverses, notamment le partage de fichiers, la capture et le stockage de documents, la récupération de fichiers, etc. C'est un excellent logiciel de gestion de contenu et de suivi de fichiers pour partager des fichiers à l'échelle mondiale, créer des flux de travail personnalisés, gérer les autorisations de fichiers et chiffrer ces des dossiers.

Caractéristiques générales du logiciel ECM de Dokmee

• Tamponnage automatique des documents
• Suivi de l'historique des fichiers
• Prend en charge plusieurs formats de fichiers
• création de signature électronique
• Récupération de fichiers par mots-clés

Avantages et inconvénients du logiciel ECM de Dokmee

Prix ​​: Le prix de l'ECM de Dokmee est disponible sur demande

• Hightail

Hightail est un système de suivi de fichiers en ligne permettant de partager facilement des fichiers de données volumineuses et de vérifier l'accessibilité du contenu via la livraison de fichiers et le suivi des envois. Parallèlement à cela, il peut être utilisé pour prévisualiser des fichiers, synchroniser des documents avec des plates-formes cloud, partager des fichiers via un lien, protéger des fichiers via des mots de passe, etc.

Caractéristiques générales de Hightail

• Contrôle de version des fichiers
• Gestion avancée des tâches
• Collaboration de documents en temps réel
• Personnalisation des notifications par e-mail

Avantages et inconvénients du hightail

Tarification : Forfait gratuit disponible | Le plan payant commence à partir de 991,01 INR par mois

Avantages des systèmes de suivi des fichiers

L'utilisation de systèmes de suivi des fichiers peut être avantageuse de plusieurs manières, telles que -

• Améliore la procédure de stockage et de récupération des fichiers
• Aide à empêcher l'utilisation de fichiers non autorisés grâce à des autorisations contrôlées.
• Élimine le risque de perte d'informations en conservant la trace de chaque fichier.
• Aide à gérer l'historique des versions de chaque fichier.
• Aide à améliorer la sécurité des fichiers grâce à la protection par mot de passe.
• Définissez facilement des dates d'expiration pour les liens de fichiers partagés.

Principales caractéristiques des systèmes de suivi des fichiers

Une solution de suivi de fichiers est dotée de plusieurs fonctionnalités pour stocker, partager ou suivre des fichiers en toute sécurité. Certaines fonctionnalités communes incluent le partage et la gestion des versions de fichiers, la définition de la date d'expiration du lien, la protection des fichiers, etc. Les autres fonctionnalités principales du logiciel de suivi des fichiers sont :

• Gestion des versions des fichiers : la plupart des systèmes de suivi des fichiers sont dotés d'une fonctionnalité de gestion des versions des fichiers qui enregistre toutes les versions modifiées des fichiers. Ainsi, il est plus facile de suivre les changements.
• Partage de fichiers : le logiciel permet aux utilisateurs de partager un ou plusieurs fichiers à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation via un lien. Ce lien peut également être utilisé pour restreindre l'accès aux fichiers.
• Suivi des fichiers en temps réel : le système de suivi des fichiers permet aux utilisateurs de suivre un fichier en temps réel pour les personnes qui y travaillent et les modifications apportées.
• Création de salles de données : avec ce logiciel, les entreprises peuvent créer plusieurs salles de données pour partager et collaborer sur différents fichiers.
• Gestion des dossiers de fichiers : vous pouvez créer des dossiers de fichiers pour classer, trier ou gérer les fichiers.
• Gestion des autorisations de fichiers : attribuez facilement des rôles et des autorisations aux utilisateurs pour accéder aux fichiers et aux documents.
• Sécurité des données : avec ce logiciel, les utilisateurs peuvent utiliser plusieurs méthodes de sécurité pour conserver toutes les données présentes dans les fichiers en toute sécurité.

Catégories associées: Logiciel de transfert de fichiers à grande vitesse | Outils ETL | Logiciel de chiffrement | Saisie électronique des données (EDC) | Logiciel de gestion de données | Plateformes de science des données | Services de sécurité infonuagique

FAQ