Meilleures pratiques : donner la priorité à l'expérience du candidat

Une série mensuelle pour vous aider à développer votre expertise, à utiliser la plateforme à son plein potentiel et, finalement, à améliorer vos programmes.

Cet article a été initialement publié en mai 2024

Ce mois-ci, nous parlons des expériences des candidats . Nous savons que l'établissement et le maintien de relations solides avec les candidats sont une priorité absolue pour la plupart des clients Submittable, et nous nous engageons à vous fournir les outils nécessaires pour rendre l'expérience des candidats de mieux en mieux.

Ce mois-ci, nous souhaitons donc souligner certaines fonctionnalités clés que nous avons récemment introduites dans plusieurs de nos outils les plus appréciés et spécialement conçus pour les candidats – avec quelques rappels clés en cours de route sur les actions que vous devez entreprendre pour qu'ils peut être facilement disponible pour vos candidats. Attachez votre ceinture… c'est un gros problème !

Prêt à voir les expériences exceptionnelles des candidats en action ? Descendez au bas de cet e-mail pour découvrir comment Capital Impact Partners utilise Submittable pour créer des expériences d'application équitables et accessibles.

Donnez la priorité à vos candidats avec Submittable

Consultez ces mises à jour récemment publiées sur les fonctionnalités clés des candidats et voyez comment vous pouvez les mettre en œuvre dès aujourd'hui dans vos propres programmes.

Enregistrement automatique et brouillons de soumissions

• Ce que c'est pour les candidats : la fonctionnalité de sauvegarde automatique de Submittable permet à vos candidats de compléter facilement leur candidature initiale à leur propre rythme, sans risquer de perdre du travail en cours de route. Les brouillons permettent également aux candidats de recevoir des messages de votre part contenant des rappels ou des conseils.
• Quoi de neuf pour les candidats : les candidats conservent désormais l'accès à leurs brouillons même après l'expiration du projet, afin de ne jamais perdre leur travail. Ils bénéficieront également d’une sensibilisation ciblée et de modèles personnalisés de votre part pour les aider à compléter leur candidature.
• Rendre-le disponible : dans la navigation supérieure de Submittable, sélectionnez Plus > Projets de soumissions pour examiner les brouillons et/ou interagir avec vos candidats potentiels. Apprenez-en davantage sur la sauvegarde automatique et les brouillons de soumissions ici.

Profils d'organisation + recherche

• Qu'est-ce que c'est pour les candidats : les candidats postulant au nom d'une organisation peuvent rechercher leur organisation en utilisant l'ID d'entité unique correspondant pour gagner du temps et minimiser les erreurs de saisie de données. Leur candidature sera ensuite liée à un profil d'organisation, capturant la relation historique de l'entité avec le concédant et les données provenant de notre intégration directe avec Candid et SAM.gov.
• Quoi de neuf pour les candidats : au cours de la dernière année, nous avons ajouté l'UEI comme identifiant unique et une indication visuelle de l'organisation pour laquelle une candidature a été soumise (qui peut ensuite être vue tout au long de l'expérience de candidature et depuis le portail des candidats dans À soumettre).
• Rendre disponible : les administrateurs peuvent activer cette fonctionnalité "Recherche d'organisation" en accédant aux paramètres au niveau du projet de leur programme. En sélectionnant « Autoriser la recherche d'organisation », les administrateurs peuvent choisir la source de données qu'ils souhaitent demander à leurs candidats de soumettre au nom de celle-ci, ou la rendre facultative. Une fois que le projet a collecté les candidatures, les administrateurs pourront afficher le profil de l'organisation associé en consultant le tableau de bord de type CRM lié à partir de la vue Liste des soumissions ou Détails de la soumission. Apprenez-en davantage sur les profils d’organisation et les workflows de recherche ici.

Suivi des fonds

• Qu'est-ce que c'est pour les candidats : les candidats peuvent consulter et suivre leurs récompenses et leurs paiements et recevoir des communications à leur sujet de votre part via Submittable.
• Quoi de neuf pour les candidats : L'onglet Récompenses et paiements est nouveau, tout comme la possibilité d'inclure un mémo pour chaque transaction dédiée à vos candidats.
• Rendre disponible : à partir des paramètres au niveau de votre projet, les administrateurs devront activer le paramètre Visibilité des récompenses et des paiements afin que les candidats puissent avoir accès à l'onglet Récompenses et paiements dans le portail des candidats dans Soumis. Apprenez-en davantage sur l’utilisation du suivi des fonds ici.

Formulaires de demande et collaboration

• Ce que c'est pour les candidats : les formulaires de demande permettent aux candidats et aux boursiers d'envoyer rapidement des demandes aux administrateurs du programme depuis Submittable pour tous leurs besoins d'approbation (des rapports d'avancement aux délais de prolongation) en fonction de leurs besoins et de leur calendrier. La collaboration, quant à elle, permet aux candidats de travailler avec des collègues et d'autres personnes en temps réel sur un formulaire qu'ils remplissent.
• Quoi de neuf pour les candidats : depuis la première publication des formulaires de demande, nous avons ajouté la collaboration afin que les candidats puissent travailler avec d'autres sur leurs demandes. De plus, lorsqu'ils collaborent, les candidats peuvent envoyer un e-mail à leurs collaborateurs invités depuis Submittable pour fournir un contexte et indiquer les parties du formulaire qu'ils souhaitent que le collaborateur possède.
• Rendre disponible : pour commencer, les administrateurs peuvent choisir d'activer la collaboration en accédant aux paramètres généraux d'un projet > Activer la collaboration. Celui-ci peut ensuite être désactivé, puis réactivé, à tout moment. Les administrateurs peuvent ensuite créer des formulaires de demande spécifiques au programme ou à l'étape via l'onglet Formulaires de la plate-forme à l'aide du générateur de formulaires glisser-déposer de signature. Une fois ajoutés à un projet, les administrateurs peuvent sélectionner les critères de disponibilité (basés sur une chronologie, basés sur le statut de soumission ou basés sur une étiquette) qui se déclencheront lorsque les formulaires seront disponibles pour les candidats. Consultez ce blog pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, ou découvrez comment l'implémenter dans votre programme ici.

Bonus : restez à l'écoute pour recevoir une invitation à rejoindre l'équipe marketing des produits Submittable ce trimestre pour une formation approfondie sur tout ce qui concerne le profil d'organisation et la recherche !

Les nouveaux outils d'IA de Submittable

Nous avons travaillé dur sur nos premières fonctionnalités basées sur l'IA, développées dans le cadre de notre partenariat stratégique avec Microsoft. Découvrez ces fonctionnalités récemment publiées centrées sur les candidats, apprenez-en plus sur l'IA sur Submittable sur notre site Web ou rejoignez la conversation lors de notre prochain webinaire.

Importation intelligente

• Ce que c'est pour les candidats : le champ du formulaire Smart Import offre à vos candidats un moyen simple de remplir automatiquement les champs du formulaire demandant des informations W-2 ou 1099-NEC (et d'autres seront bientôt disponibles !). Le champ du formulaire invitera le demandeur à télécharger son document et extraira automatiquement les informations dans les champs du formulaire. Cette fonctionnalité élimine non seulement le fardeau des candidats, mais aide également les administrateurs avec des données efficaces pour la vérification, les examens et les rapports.
• Rendre-le disponible : lors de la création d'un formulaire initial, supplémentaire ou de demande, faites glisser et déposez le champ du formulaire Smart Import sur votre formulaire. Une fois en ligne, les candidats seront invités à télécharger la documentation demandée, suivis de la possibilité de consulter les informations analysées avant de les soumettre. Vous aurez la possibilité d'examiner les documents et informations soumis via les outils de détails de soumission et de rapport. Apprenez-en davantage sur cette fonctionnalité passionnante ici.

Remplissage automatique du formulaire

• À quoi s'adresse-t-il pour les candidats : conçu spécifiquement pour les candidats qui remplissent fréquemment des formulaires, l'outil de remplissage automatique des formulaires est une extension du navigateur Chrome qui enregistre les réponses d'un utilisateur aux invites courantes de demande de subvention. Les réponses enregistrées peuvent ensuite être utilisées pour remplir automatiquement les champs du formulaire, éliminant ainsi le besoin de retaper les réponses à plusieurs reprises. Mieux encore, les réponses enregistrées de cette extension Chrome peuvent ensuite être utilisées sur N'IMPORTE QUELLE application, même en dehors de votre propre programme.
• Rendre la ressource disponible : si vous le souhaitez, vous pouvez informer vos candidats que cette ressource est à leur disposition. Ils devront télécharger l'extension depuis le Chrome Store. Pensez à lier cette ressource dans les directives de votre programme.

Assistance technique aux candidats rapide et conviviale

Nous sommes également toujours là pour soutenir vos candidats ! Qu'il s'agisse de questions telles que « Comment puis-je demander une modification d'une soumission » ou « J'ai oublié mon mot de passe », notre incroyable équipe d'assistance est là pour vous aider. N'oubliez pas que ces ressources peuvent toujours être liées dans les directives de votre programme pour un accès facile !

• Submittable propose un hub dédié rempli d'articles d'aide spécialement conçus pour vos candidats. Ceci est accessible 24h/24 et 7j/7. Vérifiez-le
• Les candidats peuvent choisir de soumettre une question à notre équipe d'assistance technique et ils recevront une réponse dans les 24 heures ouvrables. Vérifiez-le.

Des expériences de candidature marquantes en action

Abordant toujours leurs programmes dans une optique équitable, Capital Impact Partners a choisi d'utiliser Submittable afin de pouvoir gagner du temps, garantir l'accessibilité et, à terme, augmenter leur impact. En choisissant de mettre en œuvre un processus de candidature et d'examen uniforme pour ses subventions et ses programmes éducatifs, Capital Impact a constaté qu'il faisait gagner à chaque candidat plus de 30 minutes tout au long du processus de candidature.
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​Lisez l'histoire pour découvrir comment ils ont tracé une voie efficace vers la justice sociale et comment Submittable leur a fourni la technologie nécessaire pour gérer leur programme exactement comme ils l'envisageaient.