Un guide complet pour choisir le bon logiciel de gestion de projet

En tant que gestionnaire, vous devez utiliser Microsoft Excel pour gérer vos projets, mais le problème avec Excel est qu'il manque d'automatisation et de personnalisation et ne prend pas en charge le travail d'équipe collaboratif. Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à rationaliser différentes fonctions pour planifier des projets, allouer des ressources et gérer le temps.

Vous pouvez l'utiliser pour la cartographie du projet, la planification, l'allocation des ressources et la gestion de la qualité. Découvrons ce que tous les logiciels peuvent faire pour les chefs de projet travaillant sur différents types de processus métier.

Présentation du logiciel de gestion de projet

Le logiciel de gestion de projet est utilisé par les managers et les équipes pour planifier, suivre, coordonner et atteindre les objectifs de leur projet. Ce logiciel est également utilisé pour la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes. Il aide les managers et les maîtres d'œuvre à respecter leurs délais et à maîtriser les coûts. De plus, cela aide à suivre le flux de travail de l'équipe et en utilisant ces informations, vous pouvez apporter les modifications appropriées ou offrir des contributions utiles à votre équipe.

Quelles fonctions pouvez-vous effectuer avec un logiciel de gestion de projet ?

Afin de gérer avec succès un projet, vous devez gérer toutes les informations sur les différentes activités de support. Vous devez rassembler, assimiler et interpréter les informations pour les parties prenantes du projet en temps réel. Lorsque les parties prenantes et les équipes de projet se situent dans des zones différentes, cela devient plus difficile.

Par conséquent, un outil de gestion de projet est devenu un aspect essentiel de toute entreprise qui permet aux équipes de gérer tous les processus de la phase initiale à la phase de clôture. Examinons quelques fonctionnalités critiques de l'outil de gestion de projet.

• Collaboration entre les membres de l'équipe

Le logiciel permet la collaboration entre différentes équipes et départements. Ils peuvent facilement mettre à jour et partager des informations entre eux. De plus, la fonctionnalité de partage d'accès permet à toutes les parties prenantes d'avoir une vue unifiée du projet.

• Planification du projet

La planification des tâches pour différentes personnes est l'un des aspects les plus cruciaux d'un projet. L'outil de gestion de projet est livré avec des fonctionnalités de planification qui permettent au responsable d'ajouter un flux à toutes les tâches, de les affecter à des personnes spécifiques, de donner des dates de début et de fin à un projet et de créer un calendrier de projet détaillé.

• Gestion des documents liés au projet

Tout en travaillant sur un projet, votre équipe crée un large éventail de documents de projet tels que des documents de portée, des documents d'exigences, des documents de risque, des documents d'estimation, etc. La solution de gestion de projet vous permet de gérer tous ces documents à la perfection et de les modifier selon les besoins.

• Gestion des ressources

La prochaine fonction cruciale du logiciel de gestion de projet est la gestion des ressources disponibles. Cela aide à affecter les ressources, à les suivre et à les utiliser au niveau optimal. De plus, le logiciel maintient également un rapport détaillé de chaque actif.

• La gestion des coûts

Il vous permet d'attribuer des éléments de coût au niveau de la tâche. Vous pouvez également effectuer une analyse des coûts ainsi qu'une analyse de la valeur acquise dans la plupart des systèmes logiciels.

• Planification de projet

La principale raison d'utiliser un logiciel PMS est de déterminer ce qui doit être fait. Il est souvent décidé sous la forme d'un calendrier ou d'un diagramme de Gantt, cette fonctionnalité vous permet de joindre les morceaux de votre projet et de garder le travail sur la bonne voie. L'outil vous permet d'attribuer des tâches à des individus, de définir des buts, des objectifs et des dates d'échéance pour différents projets.

• Gestion des tâches

Fini le temps où vous aviez l'habitude de garder un bloc-notes manuel à portée de main pour noter qui est responsable de quoi. Le logiciel vous permet de suivre les progrès de votre équipe et de fournir des informations supplémentaires pour une réussite. Il favorise également la coordination d'équipe et une transparence accrue entre les membres de l'équipe.

• Suivi du temps

Comme la planification de projet et la gestion des tâches, la fonction de suivi du temps est également essentielle pour une gestion de projet hautement efficace. Surtout lorsque votre équipe travaille avec un budget serré. La fonction de suivi du temps vous permet de planifier soigneusement vos tâches, en vous assurant de fournir un travail de premier ordre avec un minimum d'effort et dans un court laps de temps.

• Communication et coopération

C'est une fonctionnalité essentielle pour faciliter une communication transparente entre les équipes et les autres départements. Cela les aide à discuter des points critiques d'un projet et à obtenir de l'aide ou des suggestions de collègues en cas de besoin. Cette fonctionnalité leur permet de clarifier la situation de leur projet dans le scénario actuel et d'ajuster les délais en fonction des besoins.

Cas d'utilisation d'un logiciel de gestion de projet

Gérer plusieurs projets et tâches n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Il faut beaucoup de planification, de travail acharné et de dévouement pour gérer tous les aspects de l'entreprise. Mais les managers intelligents n'ont besoin que du bon outil de gestion de projet pour gérer leurs projets avec aplomb.

À l'aide d'un logiciel complet, vous pouvez facilement trouver et résoudre les problèmes critiques et hiérarchiser les tâches importantes. Il vous permet d'obtenir des mises à jour en temps réel sur les projets en cours et de partager des mises à jour importantes avec l'équipe. De plus, les résumés de projet détaillés vous aident à analyser vos progrès et à apporter des modifications en fonction des besoins.

• Importance du PMS pour les petites entreprises avec des exemples

La gestion de projet est une expression effrayante lorsque vous dirigez une petite entreprise. Vous devez jongler avec plusieurs projets, personnes et tâches. Cependant, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à tout planifier à l'avance et à exécuter chaque projet de manière rentable. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et vous assurera de terminer vos projets dans un court laps de temps sans stress excessif.

Dans les prochains paragraphes, nous énumérerons cinq façons critiques avec des exemples de la façon dont un logiciel de gestion de projet peut vous faciliter la vie et faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

1. Respectez le calendrier et le budget

Vous savez que dans une petite entreprise, il n'y a pas de place à l'erreur, il est donc important d'atteindre vos objectifs et de respecter le budget prévu. En utilisant des outils de gestion de projet, vous pouvez créer une feuille de route et la gérer à la perfection jusqu'à son achèvement.

Exemple : Au cours de la phase de planification du projet, Rahul s'est rendu compte que le coût de la location d'équipement allait bientôt augmenter de 30 % dans les mois à venir. Il est au milieu d'un nouveau projet et les prévisions lui ont permis d'économiser de l'argent dans d'autres domaines. De plus, il a également évité une augmentation inattendue du budget.

2. Contrôle total sur vos projets

Les projets qui tournent mal peuvent avoir un impact négatif sur la structure de votre organisation et peuvent également avoir des répercussions sur d'autres tâches critiques. Si vous avez une main-d'œuvre minimale, vous pouvez leur demander de se disperser pour résoudre les problèmes. Cependant, cela serait difficile lors d'interruptions constantes. Par conséquent, pour résoudre des problèmes continus, vous devez implémenter un logiciel de gestion de projet dans votre entreprise.

Exemple : Jacob gérait plusieurs projets et travaillait dur pour respecter les délais. Malgré tous ses efforts, il a appris que son équipe avait dépassé le budget du projet en cours. Pour ajouter à ses malheurs, il n'avait même pas de plan B pour résoudre le problème. Cependant, il a réussi à gérer la situation d'une manière ou d'une autre mais a été réprimandé par la haute direction.

Pour éviter de tels problèmes à l'avenir, il a décidé d'utiliser un logiciel de gestion de projet qui lui a donné des indications claires sur tout problème à venir, de créer un plan pour chaque projet et de créer une feuille de route méticuleuse. Au cours des mois suivants, il a constaté une amélioration inspirante de l'efficacité, des résultats finaux, des coûts et du processus global.

3. Augmentez vos chances de réussite

La principale différence entre le succès et l'échec d'un projet réside dans le processus de gestion d'un chef de projet. S'ils ne passent pas de temps à rédiger un calendrier de projet détaillé et s'ils ne suivent pas de près l'étape d'exécution pour s'assurer que toutes les cibles sont atteintes à temps, il y a de fortes chances qu'ils n'atteignent pas les objectifs souhaités.

Exemple : C'était le 18e jour d'Esha en tant que directrice des ventes dans le nouveau bureau, elle a donc décidé de faire une analyse des performances de son équipe. Elle a découvert que son équipe de vente n'avait pas réalisé autant de ventes qu'elle était censée le faire en une semaine.

Après une analyse minutieuse de chaque aspect, elle s'est rendu compte que son équipe n'avait pas de feuille de route claire et d'objectifs prédéfinis en main. Elle a ensuite utilisé l'outil PMS pour rationaliser le travail, définir leurs objectifs et améliorer la productivité et la qualité globale de leur travail. Après quelques semaines, elle a remarqué une amélioration drastique des chiffres de vente et des performances de son équipe.

4. Définir des rôles clairs

Même lorsque vous dirigez une petite entreprise et si les rôles ne sont pas clairement définis, vous serez souvent confronté à des problèmes de responsabilité. Cela retardera vos projets et vous ne pourrez pas terminer les tâches importantes à temps. Mais lorsque vous utilisez un outil de gestion de projet, vous serez en mesure d'assigner vos tâches aux bonnes personnes et vous pourrez les tenir responsables de l'achèvement du travail dans un délai spécifié.

Exemple : À l'aide d'un outil de gestion de projet, David a attribué plusieurs tâches à différentes personnes et a clairement défini ce qu'il attendait d'eux en termes d'objectifs finaux. Tout le monde était au courant du travail à accomplir et tout le travail a été achevé dans les délais impartis.

5. Obtenez des informations exploitables

Une bonne gestion de projet comprend une planification de projet efficace, l'allocation des ressources, l'accumulation de données et la communication. Une fois que vous avez terminé le projet, vous pouvez revenir sur votre projet, évaluer les performances et essayer de déterminer ce qui a le mieux fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Si vous ne disposez pas d'une telle installation, vous risquez de répéter les mêmes erreurs et de ne pas donner le meilleur de vous-même lors du prochain projet.

Exemple : Sanchit a utilisé un logiciel de gestion de projet pour examiner le rapport d'état de ses projets. Il a remarqué que quatre tâches sont en attente et que l'équipe a également dépensé plus que le budget alloué.

Avec quatre projets à venir et quatre tâches en attente, il a demandé à tous les membres de son équipe de remonter leurs chaussettes et de faire de leur mieux pour terminer le travail à temps. Le logiciel de gestion de projet lui a permis d'allouer plus de ressources pour les travaux en attente et de les préparer pour les nouveaux projets.

• Importance du PMS pour les grandes entreprises avec des exemples

Quelle que soit la taille d'une organisation, la gestion d'un projet est toujours une tâche délicate pour tout le monde. Grâce à l'outil de gestion de projet, vous pouvez réduire la pression de la gestion des projets du début à la fin et garder le contrôle de vos objectifs commerciaux. Dans les prochaines lignes, vous découvrirez les trois principales raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d'un logiciel de gestion de projet.

1. Les grandes entreprises ont divers départements et bureaux à travers le monde. Avec l'aide d'un outil de gestion de projet, vous pouvez assurer un flux d'informations cohérent entre toutes les équipes et éviter de manquer une échéance.

Exemple : Rakshay est chef de projet dans une multinationale, il a immédiatement voulu partager des informations vitales sur un projet avec son équipe onshore et offshore. Il n'était pas sûr que chaque membre du personnel vérifiera sa boîte de réception, il a donc partagé l'information via un logiciel de gestion de projet. En quelques secondes, tout le monde a reçu une notification contextuelle sur le tableau de bord de son logiciel, et tous ont prêté la plus grande attention aux informations partagées.

2. Lorsqu'il y a un retard dans le projet, les grandes organisations dépensent souvent plus d'argent que prévu. Cela a des répercussions sur d'autres projets et leurs fonds peuvent s'épuiser. Les grandes entreprises peuvent utiliser un logiciel de gestion de projet pour planifier les coûts et contrôler leur budget.

Exemple : Rohan a décidé d'utiliser une solution de gestion de projet pour découvrir la santé financière du projet en cours. Il était heureux de savoir que la fonction de planification financière du logiciel a aidé son équipe à éviter les dépassements de budget. De plus, il a pu fixer un objectif financier pour le prochain projet.

3. Améliore la responsabilité de votre équipe pour une tâche particulière et favorise également la collaboration d'équipe. Le flux de travail unanime de votre équipe garantit l'achèvement des projets dans les délais et réduit les risques de pertes.

Exemple : Daniel utilisait Microsoft Excel et des méthodes manuelles pour assigner le travail aux membres de son équipe, mais ils manquaient régulièrement les délais. Après une certaine période, il a décidé d'essayer une solution de gestion de projet pendant un certain temps. À sa grande surprise, l'outil s'est avéré très bénéfique pour son équipe, car il pouvait fixer les délais du projet, suivre l'avancement et envoyer des notifications lorsque la tâche était en retard.

Cela a aidé à inculquer un sens de responsabilité à son équipe et à les rendre plus productifs. De plus, il a pu tout documenter et le partager avec tout le monde, afin qu'ils sachent où ils en sont maintenant et ce qu'on attend d'eux.

Types de logiciels de gestion de projet

Il existe trois types de logiciels de gestion de projet :

• Logiciel individuel : Ce logiciel convient parfaitement à une personne qui a besoin d'une application simple et légère pour gérer des projets. Il est livré avec moins de fonctionnalités et ne fournit que des fonctionnalités de base à son utilisateur.
• Logiciel intégré : Le logiciel intégré est principalement utilisé par les entreprises qui travaillent sur plusieurs projets simultanément. Ce PMS dispose d'une base de données centralisée d'informations facilement accessible à tous les membres de l'équipe.
• Logiciel collaboratif : Le logiciel collaboratif est une option idéale pour les grandes équipes car il permet à tous les membres de l'équipe de visualiser, d'accéder et de collaborer sur un projet et de résoudre un problème métier spécifique.

Exemples d'outils de projet open source gratuits

Voici la liste des cinq meilleures solutions logicielles open source pour gérer votre entreprise.

1. RationnelPlan

RatioPlan est une puissante solution de gestion de projet conçue pour aider les chefs de projet à organiser les tâches, allouer les ressources, suivre les progrès et gérer la charge de travail selon les besoins.

2. Orange Scrum

OrangeScrum est une plate-forme basée sur le cloud qui utilise un tableau Scrum et un flux de travail Kanban pour une exécution efficace des tâches, une collaboration d'équipe et la génération de rapports.

3. Projet ouvert

Il s'agit d'une solution de gestion de projet open source qui comprend des fonctionnalités personnalisées pour la planification de projet, le suivi des problèmes, les rapports sur les coûts et la gestion du temps. Il est livré avec des plates-formes de gestion Agile et Scrum pour assurer un flux de travail transparent.

4. Taïga

Taiga est une planification de projet open source et gratuite qui fournit des plateformes de gestion Scrum et Agile à ses clients. Il fournit 300 Mo de stockage et jusqu'à 3 utilisateurs peuvent travailler sur un projet privé.

5. Odoo

Le logiciel Odoo est connu pour son interface conviviale et certaines fonctionnalités de gestion utiles telles que les tableaux croisés dynamiques, les tableaux Kanban, la gestion de fichiers, etc. De plus, il fournit également une large gamme d'outils pour la gestion des stocks, les RH, la comptabilité, les ventes et la fabrication.

Industries utilisant un logiciel de gestion de projet / Qui peut utiliser les outils de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet se compose de diverses caractéristiques et fonctionnalités qui peuvent aider toutes les industries. Cela aide leurs dirigeants à diriger facilement les projets et permet à l'équipe de faire face à des projets difficiles et à des délais serrés. Vous trouverez ci-dessous une liste des industries qui utilisent le logiciel PM à leur avantage.

• Logiciel de gestion de projet de développement logiciel

Le système de gestion de projet est utilisé dans le développement de logiciels pour promouvoir une compréhension claire des objectifs et des exigences. Cela permet aux équipes de rester sur la même longueur d'onde et organisées.

• Logiciel de gestion de projet de construction

Dans l'industrie de la construction, ce logiciel fournit toutes les fonctionnalités qui rendent le processus plus rapide, facile à gérer, transparent et plus efficace. Par conséquent, conduisant à plus de rentabilité et moins de temps.

• Logiciel de gestion de projet de fabrication

L'industrie manufacturière doit faire face à plusieurs défis liés au coût, à la matière première et à la qualité des produits. Un logiciel de gestion de projet aide à minimiser certains de ces défis et permet aux fabricants de produire des produits de la meilleure qualité à un coût minimal.

• Logiciel de gestion de projet informatique

Dans le secteur informatique, l'objectif est d'augmenter l'efficacité en gardant tout le monde dans l'équipe sur la même longueur d'onde. Les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt et les rapports détaillés fournissent les fonctionnalités essentielles nécessaires à la réussite des projets informatiques.

• Logiciel de gestion de projet d'éducation

Il est utilisé par les universités, les instituts, les collèges et les universités pour gérer les activités quotidiennes et organiser chaque processus. De plus, il est utilisé aussi bien par les étudiants que par les enseignants pour augmenter leur productivité.

• Logiciel de gestion de projet pharmaceutique

Les industries pharmaceutiques ont une part équitable de responsabilités envers leurs consommateurs, et elles doivent gérer la demande de médicaments et maintenir l'ensemble de l'opération organisée. Le logiciel de gestion de projet pour les produits pharmaceutiques est conçu pour gérer efficacement les projets, suivre les ressources, fournir des rapports précis, gérer la facturation et accélérer l'ensemble du processus.

• Logiciel de gestion de projets immobiliers

Dans le secteur immobilier, aide à automatiser les tâches banales, à suivre les listes et les clients potentiels et à analyser les performances dans différentes régions et propriétés.

• Logiciel de gestion de projet d'agence créative

Maintient le flux de travail opérationnel tout en suivant les performances de l'équipe. Il encourage la collaboration entre les membres de l'équipe et la fonction de création de rapports aide à identifier les obstacles.

• Logiciel de gestion de projets gouvernementaux

Soutient les organismes gouvernementaux dans toutes les phases du projet, de l'initialisation à la planification et à la mise en œuvre. Les diagrammes de Gantt dans la gestion de projet fournissent des rapports détaillés sur le flux de travail et l'argent dépensé pour un projet particulier.

Quels sont les quelques critères de sélection d'un logiciel de gestion de projet ?

L'outil de gestion de projet est devenu essentiel pour toutes les entreprises. Le logiciel est spécialement conçu pour rendre la gestion de l'équipe et l'exécution des tâches plus simples et plus efficaces. Il s'est avéré être une aubaine pour les chefs de projet et automatise les opérations de base telles que la planification de projet, l'allocation des ressources, la planification, etc. L'interface conviviale améliore la collaboration entre les équipes et garde un œil sur le flux de travail en temps réel.

Maintenant, avant de vous concentrer sur un logiciel de gestion de projet, vous devez analyser quelques points de repère. Voici les six critères importants à garder à l'esprit lors du processus de sélection.

• Il doit être convivial : le logiciel doit être facilement utilisé par tout le monde, et il doit être simple à comprendre afin que votre équipe ne perde pas de temps à comprendre ses caractéristiques et fonctionnalités.
• Fonction de partage de fichiers : le logiciel de gestion de projet doit disposer d'un large éventail d'options pour partager des fichiers, y compris le stockage en nuage, le disque dur partagé, les sites Web de point de partage et les périphériques de stockage multimédia.
• Doit être personnalisable : pour garantir que le logiciel fonctionne exactement de la même manière que vous le souhaitez, le logiciel doit permettre une fonction de personnalisation et un flux de travail personnalisable.
• Intégration transparente : votre outil de gestion de projet doit prendre en charge les solutions logicielles actuelles et diverses autres plates-formes pour une accessibilité accrue.
• Surveillance et rapports : le logiciel doit vous fournir la possibilité de surveiller les mises à jour en temps réel, et vous devez être en mesure de partager les informations avec des utilisateurs et des parties prenantes externes.
• Sécurité des données stockées : Dernier point mais non le moindre, le système logiciel doit offrir de nombreuses mesures de cryptage et d'authentification pour assurer la plus grande sécurité des données.

Conclusion

Un logiciel de gestion de projet n'est pas une option mais un outil nécessaire à avoir pour votre entreprise. Cela aide à augmenter l'efficacité de vos opérations en cours et à minimiser et atténuer les risques encourus. Les entreprises qui n'implémentent pas cet outil dans leur processus métier auront toujours du mal à gérer leur travail, leur budget, leur main-d'œuvre et la qualité de leurs produits.

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