Le guide essentiel sur la façon de faire un remue-méninges en ligne

Avec plus d'équipes devant travailler à domicile cette année, il est important d'identifier comment rationaliser les processus de travail maintenant plus que jamais.

Surtout un processus comme le brainstorming, une activité organisée, détaillée et parfois même laborieuse. Même réalisé sur place, le brainstorming nécessite l'engagement et l'attention des participants.

Et lorsque tout le monde travaille à domicile, cela présente plus d'obstacles à surmonter.

Avez-vous déjà lu notre guide ultime du travail à domicile ?

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment organiser efficacement un brainstorming en ligne avec votre équipe de travail à distance en 6 étapes.

Étape 1 : Identifiez les participants

Bien qu'il soit généralement efficace de maintenir le nombre de participants entre 8 et 10 lors d'un brainstorming en ligne, il est essentiel d'avoir une équipe diversifiée pour une session de brainstorming réussie.

Selon le but de la réunion, les participants peuvent varier. Assurez-vous que l'équipe que vous choisissez comprend des personnes ayant différentes compétences et expertises pertinentes pour le sujet discuté.

Rendez les choses plus efficaces en incluant un mélange d'introvertis et d'extravertis, et de participants créatifs et non créatifs. Cela donnera des réponses plus diversifiées.

Sur place, tout ce que vous avez à faire pour vérifier leur disponibilité est de vous retourner et de demander. Mais lorsque tout le monde travaille dans différentes parties du continent/monde, il est important que vous fassiez un effort supplémentaire pour vérifier avec eux avant de décider d'une heure pour la session.

Étape 2 : Envoyer un e-mail d'introduction à la réunion

Le but de cet e-mail d'introduction est d'informer votre équipe à quoi s'attendre et de lui permettre de se préparer à l'avance pour la session.

L'e-mail doit inclure des détails expliquant l'objectif de la session (c'est-à-dire le problème et la solution que vous recherchez), tout matériel de support, l'ordre du jour, des liens vers des outils ou des ressources pertinents, l'événement du calendrier et l'e-mail d'invitation à la réunion.

Une fois l'e-mail envoyé, faites un suivi avec eux (soit avec un autre e-mail, soit via votre plateforme de chat) et vérifiez qu'ils ont bien reçu l'invitation. Vous pouvez également en faire l'occasion de leur rappeler de faire des recherches sur le sujet pour recueillir des idées à l'avance, ce qui permettra de gagner du temps pendant la session.

Étape 3 : Choisissez un outil efficace pour réfléchir en ligne

Que votre outil de prédilection soit une plateforme de messagerie, une visioconférence ou un tableau blanc en ligne, assurez-vous qu'il est suffisamment puissant pour répondre aux besoins de votre équipe de télétravail.

Mou:

Slack n'est pas seulement une plateforme de chat, mais il peut également servir de tableau de bord pour le brainstorming. Sélectionnez un canal spécifique (ou créez-en un nouveau) pour la session et informez tout le monde de l'heure et de l'objectif, soit via une invitation par e-mail, soit sur le canal lui-même. Au cours de la session, chacun peut apporter ses idées sous forme de nouveaux messages. À la fin de la session, vous aurez une liste complète d'idées que vous pourrez ensuite analyser et hiérarchiser.

Google Hangout Meet :

C'est un excellent outil pour la visioconférence, en particulier avec un grand groupe de personnes. Tout comme lors d'une session de brainstorming en personne, vous pouvez discuter de sujets lors d'un appel vidéo, vous pouvez également utiliser l'option de chat pour saisir un message texte. Cependant, pour garder les choses plus efficaces, il est préférable d'assigner un facilitateur qui devrait prendre la responsabilité d'écrire les idées des autres.

Créativement :

Creately est un tableau blanc en ligne où les équipes peuvent collaborer en temps réel sur des idées à l'aide de visuels ou de diagrammes comme des cartes mentales. Avant la réunion, créez et nommez un document et partagez-en l'accès en ajoutant leurs adresses e-mail ou en partageant simplement le lien du document dans votre canal Slack pour donner un accès instantané à votre équipe. Vous pouvez également utiliser le plugin Creately pour Google Drive pour créer et gérer vos fichiers directement depuis Google Drive. Une fois la session lancée, tout le monde peut partager ses idées sur le canevas (les modifications seront également reflétées dans l'aperçu du lien que vous avez partagé sur votre chaîne Slack).

Étape 4 : Définissez une limite de temps et respectez-la

Une chose qui est négligée lors d'une session de brainstorming à distance est le temps. Cependant, il est important de respecter l'horaire du participant car tout temps supplémentaire consacré à la réunion réduira son temps personnel.

Parfois, les équipes distribuées ne sont pas toujours dans le même fuseau horaire. Bien que cela puisse être juste après le petit-déjeuner pour vous, prendre une demi-heure supplémentaire pour conclure la réunion peut interrompre leur heure de déjeuner.

Étape 5 : S'appuyer sur des méthodes de brainstorming adaptées

Bien qu'il existe de nombreuses techniques de brainstorming, elles ne peuvent pas toutes fonctionner lors d'une session de brainstorming en ligne. Par exemple, une technique comme le role storming peut mieux convenir si tout le monde est dans la même pièce.

Et toutes les techniques ne peuvent pas non plus aider avec le sujet sur lequel vous réfléchissez. Par exemple, les cartes mentales fonctionnent mieux pour la génération d'idées, tandis qu'une technique comme les 5 pourquoi ou l'analyse des causes et des effets peut mieux aider à résoudre un problème ou à trouver la cause première d'un problème.

Il est important de mentionner la méthode qui sera utilisée au début de la session et de clarifier également les règles ou directives associées à la technique.

Voici une liste d'outils utiles pour la génération d'idées. Ils sont liés à des ressources expliquant comment les utiliser.

• analyse des 5 pourquoi
• Analyse de cause à effet
• Diagramme de Lotus
• Six chapeaux de réflexion
• Planches d'ambiance
• SCAMPER
• SIPOC
• Tableaux d'idées

Étape 6 : Conclure la réunion

Une fois que vous avez rassemblé autant d'informations que vous le souhaitez, prenez le temps (devrait également être inclus dans l'ordre du jour) pour les trier et les résumer.

Un diagramme d'affinité peut vous aider à catégoriser les données, à les hiérarchiser et à présenter les résultats à l'équipe ainsi qu'aux parties prenantes.

La création d'un plan d'action vient ensuite, ce qui en soi nécessiterait une autre réunion. Ou si vous avez également prévu cela dans l'ordre du jour, vous pouvez utiliser un modèle de plan d'action pour comprendre rapidement les éléments.

Prêt pour votre prochaine réunion de brainstorming en ligne ?

Le brainstorming en ligne est plus efficace que le brainstorming en personne pour plusieurs bonnes raisons. Cela réduit les moments où les participants dominants prennent le relais, éclipsant leurs pairs plus introvertis. En renforçant le sentiment d'anonymat, le brainstorming virtuel encourage ces participants introvertis à partager leurs idées créatives avec plus d'empressement.

De plus, comme tout le monde n'est pas dans la même pièce, lorsque vous faites du brainstorming en ligne, cela augmente la diversité des idées ; comme la chance d'être influencé par les idées des autres est minime, cela fera ressortir plusieurs idées différentes des participants.

Vous avez des conseils pour réussir votre brainstorming en ligne à partager avec nous ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.