Comment maîtriser l'art de la planification d'entreprise et de la budgétisation

Démarrer une entreprise est une chose difficile : vous devez travailler dur et faire de votre mieux pour assurer son succès. Cependant, le travail ne s'arrête pas même lorsque votre entreprise devient opérationnelle. Vous avez encore beaucoup à faire pour vous assurer qu'il restera sur la bonne voie.

Bien sûr, cela pourrait être difficile, surtout pour les débutants. Il semble que vous deviez garder un œil sur tant de choses et vous concentrer sur tant de tâches urgentes chaque jour qu'il ne reste plus de temps pour la planification des activités et la budgétisation. Cependant, il est très important de trouver ce temps, car la planification et la budgétisation des activités sont en fait l'une des choses les plus importantes pour le succès d'une entreprise.

Pourquoi donc? Parce qu'un plan vous permet de mieux comprendre comment vous voyez votre entreprise, comment vous souhaitez la développer, etc. Lorsque vous créez un plan, vous fixez des objectifs que vous souhaitez atteindre et définissez les moyens d'évaluer le succès de votre entreprise.

Fondamentalement, la planification vous donne tous les outils nécessaires que vous pouvez utiliser pour améliorer votre entreprise dans un avenir proche. Cependant, cela ne se produit que lorsque la planification est effectuée correctement.

Que faut-il inclure dans votre forfait annuel ?

Si vous voulez créer un plan d'affaires parfait, vous devez savoir ce qui doit y être inclus et quelle sera sa taille. Bien sûr, il n'y a pas de limites strictes à la taille d'un plan d'affaires, car chaque entreprise est différente. Cependant, si vous le faites pour la première fois, je vous recommande de commencer par un plan annuel : il n'est ni trop gros ni trop court.

Un bon plan annuel doit inclure les éléments suivants :

• un résumé exécutif
• une liste des produits et services que vous offrez (ou envisagez d'offrir cette année)
• une description détaillée de votre marché cible
• un plan financier
• un plan marketing ainsi qu'un plan de vente
• jalons et métriques
• une description de votre équipe de direction

Afin de l'écrire de la meilleure façon possible, vous devez passer un peu de temps à réfléchir à l'état actuel de votre entreprise ainsi qu'à quoi elle devrait ressembler d'ici la fin de l'année. Décrivez votre marché cible, réfléchissez aux objectifs à atteindre cette année, aux produits et services à lancer.

Visualisez les informations pour vous permettre d'avoir plus facilement une vue d'ensemble (ceci est particulièrement important pour ceux qui n'ont pas beaucoup d'expérience en matière de planification). Vous pouvez utiliser des graphiques et différents types de diagrammes tels que des cartes mentales pour visualiser et organiser vos idées et vos plans.

Essayez de choisir quelques objectifs principaux pour votre entreprise et ajoutez-les au plan annuel en étant le plus précis possible : par exemple, si vous souhaitez augmenter vos revenus, vous devez préciser de combien (10 %, 15 %, etc.). Il est également bon de réfléchir aux obstacles auxquels vous pourriez être confronté et de trouver des moyens de minimiser les risques potentiels qui pourraient survenir.

N'oubliez pas que même si un plan d'affaires doit être précis et détaillé au moment de sa rédaction, il ne doit pas rester statique à la fin de l'année. Aucune entreprise n'est suffisamment prévisible pour que cela se produise : vous devez le comprendre et vous préparer à agir rapidement, en ajoutant des modifications à un plan d'affaires si quelque chose d'inattendu se produit.

Cycle de planification des activités

Comme je l'ai dit, la planification d'entreprise typique n'est pas une chose statique - en fait, c'est un cycle qui ressemble généralement à ceci :

• Vous prenez le temps d'évaluer l'efficacité de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez comparer ses performances actuelles avec celles de l'année dernière - ou avec les objectifs fixés plus tôt cette année.
• Ensuite, vous devez réfléchir aux opportunités qui pourraient apparaître ainsi qu'aux menaces auxquelles vous pourriez être confronté.
• Souvenez-vous des succès et des échecs que votre entreprise a connus au cours de l'année dernière. Analysez-les et réfléchissez à ce qui peut être fait pour les répéter/les éviter.
• Pensez aux principaux objectifs commerciaux que vous souhaitez atteindre et assurez-vous de les ajouter au nouveau plan annuel (ou modifiez l'ancien en fonction de ceux-ci).
• Créez un budget.
• Fixez-vous des objectifs budgétaires.
• Complétez le planning.
• Assurez-vous de le revoir régulièrement (tous les mois, tous les trois mois, etc.) en y apportant des modifications si nécessaire.

Répétez tout le cycle.

Planification d'entreprise et budgétisation

Lorsqu'une entreprise est encore petite et en croissance, il peut sembler inutile de planifier son budget. Cependant, c'est crucial si vous voulez éviter les risques financiers et être en mesure d'investir dans les opportunités lorsqu'elles se présentent.

De plus, avec la croissance rapide de votre entreprise, vous pourriez vous retrouver dans une situation où vous n'êtes plus en mesure de contrôler tout l'argent. L'expansion de l'entreprise comprend généralement la création de différents départements responsables de différentes choses - et chacun de ces départements doit avoir son propre budget.

Comme vous le voyez, plus votre entreprise grandit, plus elle se complique. Bien qu'il soit acceptable de ne pas contrôler chaque centime par vous-même, c'est toujours à vous de vous assurer que votre entreprise continue de croître au lieu de devenir non rentable. C'est pourquoi il est si important de créer un plan budgétaire qui vous permette de comprendre le revenu exact que votre entreprise rapporte à la fin du mois et le montant que vous pouvez économiser ou dépenser pour différentes choses.

Il est important de se rappeler qu'un plan d'affaires n'est en aucun cas une prévision. Il ne prédit pas combien d'argent vous gagnerez d'ici la fin de l'année. Au lieu de cela, c'est un outil pour s'assurer que votre entreprise restera rentable même après avoir couvert toutes les dépenses nécessaires.

De plus, un plan d'affaires garantit également que vous aurez la possibilité d'investir de l'argent dans de futurs projets, de financer tout ce qui doit être financé cette année et d'atteindre tous les objectifs commerciaux.

Avantages d'un budget d'entreprise

L'ensemble de la planification budgétaire présente de nombreux avantages :

Il vous permet d'évaluer le succès de votre entreprise : lorsque vous savez exactement quel bénéfice votre entreprise vous a rapporté au début de l'année, vous pouvez le comparer avec le bénéfice à la fin de l'année, en comprenant si vos objectifs financiers ont été rencontrés ou non.

Cela permet de gérer efficacement l'argent : par exemple, si vous économisez de l'argent pour des dépenses ponctuelles prévues, vous ne serez pas surpris par celles-ci.

Cela aide à identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent : par exemple, si vous évaluez votre budget et constatez que le revenu restant après avoir couvert toutes les dépenses est assez faible, vous comprendrez que vous devez faire plus de profit cette année.

Cela aide à prendre des décisions plus judicieuses, en n'investissant que l'argent que vous pouvez vous permettre d'investir.

Il vous permet de gérer votre entreprise plus efficacement, en allouant plus de ressources aux projets qui en ont le plus besoin.

Cela contribue à augmenter la motivation du personnel.

Fondamentalement, lorsque vous avez un plan budgétaire prêt, vous avez le dos couvert.

Comment créer un budget ?

Il y a tellement d'articles écrits sur la façon de créer un budget d'entreprise parfait, mais la plupart d'entre eux se résument à ces 5 choses simples :

• Évaluez vos sources de revenus. Vous devez savoir combien d'argent votre entreprise rapporte quotidiennement afin de comprendre combien d'argent vous pouvez vous permettre d'investir et de dépenser.

• Faites une liste de vos dépenses fixes. Celles-ci se répètent tous les mois et leur montant ne change pas. Certaines personnes oublient d'exclure la somme nécessaire pour couvrir ces dépenses du revenu mensuel, mais il est important de le faire afin de bien comprendre votre budget.

• N'oubliez pas les dépenses variables. Ceux-ci n'ont pas de prix fixe mais doivent tout de même être payés tous les mois. Établissez une somme approximative que vous devrez payer et incluez-la dans votre budget.

• Prévoyez vos dépenses ponctuelles. Chaque entreprise en a besoin de temps en temps, mais si vous planifiez votre budget en oubliant ces dépenses, y consacrer de l'argent pourrait l'affecter considérablement et non de manière positive.

• Lorsque vous énumérez toutes les sources de revenus et de dépenses, il est temps de les rassembler. Évaluez combien d'argent vous aurez chaque mois après avoir couvert toutes ces dépenses. Pensez ensuite à quelle partie de cette somme vous pourriez vous permettre d'investir dans quelque chose.

Bien que tout un processus de création de budget puisse sembler trop compliqué, vous devez quand même trouver le temps de le faire. Cela en vaut vraiment la peine – de plus, un tel plan pourrait vous aider non seulement tout au long du mois prochain, mais également tout au long de l'année prochaine (si vos dépenses et vos sources de revenus ne changent pas beaucoup).

Bien sûr, il est toujours important de le revoir de temps en temps, en y apportant des modifications si nécessaire. Cependant, le processus d'examen ne sera pas aussi compliqué que la création d'un plan budgétaire à partir de zéro.

Étapes clés de l'établissement d'un budget

Si vous n'avez jamais créé de plan budgétaire auparavant, vous pourriez faire des erreurs de budgétisation. Cependant, en matière de planification financière, la moindre erreur peut avoir un impact négatif. Les conseils suivants peuvent vous aider à éviter facilement la plupart des erreurs, rendant votre plan budgétaire plus réaliste.

• Essayez d'y aller doucement

Plus vous consacrez de temps à la budgétisation, mieux c'est pour vous. Il est difficile de créer rapidement un plan budgétaire sans faille : il y a de fortes chances que vous manquiez quelque chose. C'est pourquoi il est essentiel de vous assurer que vous avez répertorié toutes les sources de vos revenus et dépenses et que vous êtes bien préparé.

• Vous pouvez utiliser les données de l'année dernière

Les données de l'année dernière pourraient vous aider à mieux voir la situation dans son ensemble : vous pouvez les comparer avec les données de cette année, en découvrant si vos revenus ont augmenté ou diminué. Cependant, vous ne devez l'utiliser que pour comparer et comme guide. Vous avez de nouveaux objectifs et de nouvelles ressources cette année, et l'environnement dans lequel vous travaillez a également changé, donc votre planification et vos stratégies actuelles devraient différer de celles que vous avez utilisées l'année dernière.

• Assurez-vous qu'un budget est réaliste

La chose la plus importante à propos d'un plan budgétaire est qu'il doit couvrir non seulement les dépenses prévisibles, mais aussi les moins prévisibles. Bien sûr, il est difficile de faire des prédictions, mais l'utilisation de données antérieures avec d'autres plans d'affaires à titre d'exemples pourrait faciliter l'ensemble du processus.

Un budget doit aussi être détaillé : les informations qu'il contient doivent vous permettre de suivre tous les détails clés de votre entreprise, qu'il s'agisse des ventes, des coûts, etc. Vous pouvez également utiliser certains logiciels de comptabilité pour une gestion plus efficace.

• C'est bien d'impliquer les gens

Si votre entreprise est assez grande, vous avez probablement des employés responsables d'une partie des opérations financières. Il est bon de les impliquer également dans un processus de création de budget, en utilisant leurs connaissances et leur expérience pour prévoir certaines dépenses, par exemple. Si les personnes que vous impliquez sont suffisamment expérimentées, la combinaison de leur professionnalisme et de vos connaissances rendra un budget plus réaliste et plus efficace.

• La visualisation aide

Divers tableaux et diagrammes sont si populaires dans les affaires pour une raison : ils permettent de suivre facilement vos revenus et vos dépenses. Par exemple, vous pouvez créer un graphique basé sur votre plan et un autre graphique basé sur un budget réel et les comparer lors des révisions planifiées pour voir si votre plan budgétaire fonctionne comme prévu ou non.

Comme je l'ai mentionné ci-dessus, il est plus facile de contrôler les finances lorsque vous dirigez une petite entreprise. Une telle entreprise n'a besoin que d'un budget créé pour une certaine période - dans la plupart des cas, pour un an. Les grandes entreprises, cependant, ont besoin d'autre chose. Ils ont plusieurs départements, il est donc préférable de créer plusieurs budgets à la fois, en adaptant chacun d'eux aux besoins d'un certain département.

N'oubliez pas de réviser !

J'ai déjà mentionné qu'un examen est un processus important de toute planification et budgétisation d'entreprise. Quelle que soit la qualité de votre plan, il est impossible de tout prédire avec une précision de 100 %. Votre entreprise grandira et l'environnement qui l'entoure changera, donc plus vite vous réagirez à de tels changements, mieux ce sera pour vous.

C'est pourquoi vous devriez programmer des révisions budgétaires de temps à autre. Je recommande de commencer par le revoir tous les mois, puis de passer à un horaire plus confortable. Un examen mensuel peut vous aider à remarquer les défauts de votre plan (ce qui est particulièrement important si vous n'avez pas beaucoup d'expérience dans ce genre de choses) ainsi qu'à comprendre la stabilité de votre entreprise.

Si vous voyez que vous n'avez pas à faire des changements souvent, vous pouvez commencer à revoir votre plan tous les trois ou six mois (cependant, je recommande de le faire plus souvent).

Vous pouvez utiliser divers schémas courants pour vous aider. La meilleure chose à propos des diagrammes est qu'ils aident à bien visualiser les données, ce qui est très important lorsque vous avez besoin d'avoir une vue d'ensemble plus claire - et cela se produit souvent lors de la planification budgétaire. Par exemple, un diagramme ou un graphique des revenus de votre entreprise peut vous montrer à quel point vos finances ont augmenté au cours d'une certaine période. De plus, si vous remarquez certaines chutes dans un graphique (qui ne sont pas prévues), vous serez en mesure d'y réagir rapidement, en corrigeant les choses qui ont mal tourné.

Que devez-vous prendre en compte pendant tout le processus d'examen ? Tout d'abord, votre revenu réel. Ce sera probablement différent chaque mois : chaque entreprise a ses propres périodes de pointe et de baisse des ventes, et vous devez les trouver et vous en souvenir pour une planification plus efficace l'année prochaine. Il est important de vérifier si le revenu correspond à celui que vous avez prévu ou non : sinon, vous devez savoir pourquoi cela s'est produit.

Deuxièmement, vous devez évaluer vos dépenses réelles. Voyez s'ils diffèrent de votre budget, dans quelle mesure ils l'affectent, pourquoi ils dépassent vos attentes (le cas échéant), etc.

La meilleure chose à propos de l'examen est probablement qu'il vous permet de réagir rapidement à toutes les situations inattendues, épargnant ainsi à votre entreprise les problèmes et les chutes potentiels. Assurez-vous donc de ne pas le sauter.

Conclusion

Comme vous le voyez, la rédaction d'un plan d'affaires est un processus complexe. Vous devez être très attentif, tout planifier, en commençant par vos objectifs et en terminant par vos dépenses, considérer tant de choses et impliquer d'autres personnes dans la planification si possible. De plus, il faut aussi apprendre tout le temps, revoir ses plans, faire des changements, trouver les moyens de réagir aux situations inattendues.

Mais même si cela peut sembler une chose difficile à faire, c'est très pratique pour tous ceux qui veulent gérer leur entreprise avec succès. La planification enlève beaucoup de vos épaules et facilite l'ensemble du processus de gestion de l'entreprise. Vous êtes en mesure d'évaluer l'efficacité de votre entreprise en examinant l'augmentation mensuelle des revenus, les objectifs que vous vouliez atteindre, etc. Vous êtes également en mesure de prévoir les chutes potentielles de votre entreprise et d'utiliser les outils dont vous disposez pour minimiser tous les risques.

Vous êtes en mesure d'évaluer l'efficacité de votre entreprise en examinant l'augmentation mensuelle des revenus, les objectifs que vous vouliez atteindre, etc. Vous êtes également en mesure de prévoir les chutes potentielles de votre entreprise et d'utiliser les outils dont vous disposez pour minimiser tous les risques.

J'espère que ce guide vous aidera à créer un budget et des plans d'affaires solides et réalistes, et à les mettre en œuvre avec succès dans la gestion de votre entreprise. Si vous avez des conseils sur la planification commerciale et budgétaire que vous souhaitez partager, veuillez le faire dans la section des commentaires ci-dessous !

Biographie de l'auteur :

Kevin Nelson a commencé sa carrière en tant qu'analyste de recherche et a changé son domaine d'activité vers les services d'écriture et le marketing de contenu. Outre l'écriture, il passe beaucoup de temps à lire la littérature sur la psychologie et la gestion à la recherche des clés de voûte des idées de motivation. N'hésitez pas à vous connecter avec lui sur Facebook, Twitter, Google+, Linkedin.