Modélisation des processus métier : définition, avantages et techniques

Avec de nombreuses définitions et de multiples façons de s'y prendre, la modélisation des processus métier (BPM) peut être un peu déroutante, surtout pour un débutant. Mais quand vous allez plus loin, vous vous rendrez compte qu'il n'y a pas beaucoup de différence dans la plupart des approches. Ce didacticiel sur la modélisation des processus métier vous aidera à en savoir plus sur les différentes définitions, fonctionnalités et historiques du BPM. Et nous aborderons également brièvement les différentes techniques de modélisation des processus métier.

Définition de la modélisation des processus métier

Parmi les nombreuses définitions disponibles en ligne pour la modélisation des processus métier, voici quelques-unes qui ont retenu notre attention ;

• Le BPM est un mécanisme permettant de décrire et de communiquer l'état actuel ou prévu d'un processus métier.
• Le BPM est un moyen de représenter les étapes, les participants et la logique de décision dans les processus métier.
• Le BPM est une méthode d'amélioration de l'efficacité et de la qualité de l'organisation. Ses débuts étaient dans une entreprise axée sur le capital/le profit, mais la méthodologie est applicable à toute activité organisée.
• Le BPM vise à améliorer les performances de l'entreprise en optimisant l'efficacité des activités de connexion dans la fourniture d'un produit ou d'un service.
• Le BPM est un ensemble d'activités de représentation des processus métier de manière formelle permettant l'analyse et l'amélioration de ces processus.
• La modélisation des processus métier est une combinaison de diverses étapes liées aux processus telles que la cartographie des processus, la découverte des processus, la simulation des processus, l'analyse des processus et l'amélioration des processus.

Tout ce qui précède étant vrai, cela peut être résumé comme la façon dont le travail est effectué dans une entreprise ou une organisation .

Comment le BPM a évolué

Le BPM a émergé rapidement au cours des deux à trois dernières décennies et a remplacé les pratiques d'efficacité organisationnelle antérieures telles que l'étude du temps et du mouvement (TMS) ou la gestion de la qualité totale (TQM). Une telle demande de BPM est le résultat de,

• Accroître la transparence et la responsabilité de toutes les organisations, y compris les services publics et le gouvernement
• Augmentation de l'utilisation des systèmes d'information et de communication
• Complexité moderne des affaires

Le BPM peut être considéré comme un outil de gestion de la qualité en raison de sa nature I) technique, 2) l'accent mis sur le processus et 3) les approches analytiques et les responsabilités découlant de l'amélioration de la qualité, sur le marché. La modélisation des processus métier est très utile dans la gestion du changement des organisations.

Fonctionnalités notables de modélisation des processus métier

Une liste résumée des fonctionnalités BPM est la suivante ;

• Le BPM est généralement un diagramme représentant une séquence d'activités. Il affiche généralement des événements, des actions et des liens ou des points de connexion, dans l'ordre de bout en bout.
• Il se concentre principalement sur les processus, les actions et les activités, etc.
• Un modèle de processus métier comprend à la fois des processus informatiques et des processus humains.
• La modélisation des processus métier est interfonctionnelle, combinant généralement le travail et la documentation de plusieurs départements de l'organisation.
• Les ressources figurent dans le BPM en termes de traitement.
• Les personnes (équipes, départements, etc.) figurent dans le BPM en termes de ce qu'elles font, à quoi, et généralement quand et pour quelles raisons, en particulier lorsque différentes possibilités ou options existent, comme dans un diagramme de flux.
• La modélisation des processus métier peut également inclure des activités de processus et de systèmes d'organisations externes qui alimentent le processus principal.
• Dans les opérations des grandes organisations, les modèles de processus métier ont tendance à être analysés et représentés plus en détail que dans les petites organisations, en raison de leur échelle et de leur complexité.
• La modélisation des processus métier est également définie dans une certaine mesure par les divers outils ou logiciels informatisés utilisés pour appliquer ses méthodes. Ces outils évoluent avec le temps et il est donc conseillé de garder un esprit ouvert sur la manière dont le BPM peut être utilisé.

Hiérarchie du modèle de processus métier

La hiérarchie suivante est principalement utilisée dans la modélisation de processus pour les grandes entreprises. Il classe tous les processus d'une organisation en cinq niveaux afin qu'il soit plus facile de rationaliser le résultat.

Histoire de la modélisation des processus métier

Les origines du BPM remontent à des siècles. Alors, jetons un coup d'œil rapide à travers un résumé de l'histoire de celui-ci.

Dans les temps anciens, la production artisanale se faisait par une seule personne fabriquant un article du début à la fin. Lorsque les usines sont devenues la norme, de nombreux employés fabriquant un article à la fois se sont avérés chronophages et inefficaces.

En 1776, "Division du travail" - Adam Smith a soutenu que la rupture du processus de production et la création de tâches particulières accéléreraient simplement et le processus. Il a montré que si les différentes étapes de la fabrication étaient réalisées par des personnes différentes dans une chaîne d'activités, le résultat serait beaucoup plus efficace. C'est ainsi qu'est né le processus métier.

Début des années 1900 "Time and Motion" - Pensant vers l'avenir, Frederik Winslow Taylor a fusionné son "étude du temps" avec "l'étude du mouvement" de Frank & L. Gilbreth, ce qui a abouti à de nouvelles méthodes de gestion scientifique (1911) et au tristement célèbre "temps et mouvement". études. Ces études ont documenté et analysé les processus de travail dans le but de réduire le temps passé et le nombre d'actions impliquées dans chaque processus, améliorant à la fois la productivité et l'efficacité des travailleurs. Cela a été accueilli avec enthousiasme par les employeurs et considéré avec cynisme et animosité par les travailleurs.

Du début au milieu des années 1900, "la meilleure façon" - Frank Gilbreth a développé la première méthode pour documenter le flux de processus. Il a présenté son article `` Diagrammes de processus - Premiers pas pour trouver le meilleur moyen '' à l' American Society for Mechanical Engineers (ASME) en 1921. En 1947, la norme ASME pour les diagrammes de processus a été universellement adoptée, en utilisant la notation originale de Gilbreth.

Dans les années 1930, le désenchantement face à la chaîne de montage – Dans la première décennie du 20 ^e siècle, « le temps et le mouvement » étaient un concept familier, en phase avec l'ère « scientifique » moderne. Cependant, en 1936, le désenchantement s'était installé, reflété dans le film Modern Times de Charlie Chaplin. Le film faisait la satire de la production de masse et de la chaîne de montage, faisant écho à la désillusion culturelle face au morne tapis roulant de l'industrie pendant la grande dépression. Ce n'est peut-être pas un hasard si les théories d'optimisation de la productivité, et ceux qui en profitent le plus, sont plus fortement remises en question ou critiquées lorsque le cycle économique entre en récession.

Flux de travail du milieu des années 1970 - La recherche et le développement de la bureautique ont prospéré entre 1975 et 1985. Des technologies de flux de travail spécialisées et le terme «flux de travail» ont été établis. Bien que le BPM ait ses origines historiques dans le workflow, il existe deux différences essentielles :

• Les processus basés sur des documents exécutés par des personnes sont au centre des systèmes de flux de travail, tandis que le BPM se concentre à la fois sur les personnes et les processus système.
• Le flux de travail concerne les processus au sein d'un département, tandis que le BPM concerne les processus couvrant l'ensemble de l'organisation.

Dans les années 1980, l'ère de la qualité - la gestion de la qualité ou de la qualité totale (TQM) était la théorie à la mode de la gestion et des processus commerciaux, défendue par Deming et Juran. Utilisé initialement dans l'ingénierie et la fabrication, il est basé sur la philosophie japonaise du Kaizen ou de l'amélioration continue. L'objectif était d'améliorer progressivement les processus de coût, de qualité, de service et de rapidité.

Les aspects clés de la gestion de la qualité totale sont désormais devenus courants et adaptés avec succès aux entreprises des années 2000. Six Sigma et Lean manufacturing sont les plus connues de ces méthodologies.

Dans les années 1990, Business Process Re-engineering (BPR)

Au début des années 1990, la réingénierie des processus d'affaires a fait son apparition et a commencé à prendre de l'ampleur dans le milieu des affaires. Alors que TQM (à ce stade confronté à une baisse de popularité) visait à améliorer progressivement les processus métier, BPR exigeait un changement radical des processus métier et des performances.

En 1993, Michael Hammer et James Champy ont développé le concept dans leur livre "Re-engineering the Corporation : A Manifesto for Business Revolution". Ils ont déclaré que le processus était révolutionnaire, accéléré et drastique plutôt qu'évolutif et progressif. Ce fut un énorme succès et les organisations et les consultants l'ont adopté avec ferveur. L'industrie de la réingénierie a grandi et triomphé avant de commencer à décliner.

À la fin des années 1990, la BPR en tant qu'approche globale de l'organisation était tombée en disgrâce. Elle s'est avérée trop longue pour la plupart des organisations, a donc été mal exécutée et a par conséquent été mise de côté en tant qu'approche globale de l'organisation.

Les détracteurs de cette méthodologie complètement « nouvelle balai » diraient qu'il est impossible de repartir de zéro dans une organisation déjà établie. D'autres critiques étaient qu'il était déshumanisant et mécaniste, se concentrant sur les actions plutôt que sur les personnes ( taylorisme ).

Fondamentalement, il est associé aux termes « déstratification », « restructuration » et « réduction des effectifs » des organisations, tous regroupés comme des euphémismes pour les licenciements. Pas ce que Hammer et Champy avaient envisagé.

Dans les années 2000, la modélisation des processus métier (BPM)

Les meilleurs principes de Business Process Re-engineering survivent encore dans le BPM, à une échelle moins drastique, moins brutale et plus gérable. Avec les leçons apprises, la modélisation des processus métier peut fonctionner et fonctionne, mais elle doit être traitée avec prudence. La clé est dans la mise en œuvre. Lorsqu'elle est menée et mise en œuvre de manière sensible et inclusive, elle peut être bénéfique tant pour l'entreprise que pour son personnel.

Pour une main-d'œuvre noyée dans l'administration, dont une grande partie est répétée ou réintroduite dans plusieurs bases de données, le BPM peut être une excellente chose. Cela peut libérer du temps pour se concentrer sur les tâches à « valeur ajoutée » qui sont stimulantes et gratifiantes : parler et écouter les clients, prendre des décisions ou faire ce pour quoi ils sont bons plutôt que de s'occuper de tâches ennuyeuses et dénuées de sens.

Le BPM est efficace comme toute autre méthodologie peut l'être. Entre de mauvaises mains, il peut étouffer et entraver une organisation et son personnel. L'outil ne produit pas les résultats - ce qui compte, c'est la façon dont vous l'utilisez.

Diverses techniques de modélisation des processus métier

Dans la mise en œuvre de la modélisation des processus métier, de nombreuses techniques ont été essayées et testées au fil des ans. Certains peuvent avoir quelques inconvénients et certains ont fait leurs preuves.

1. Technique de l'organigramme
2. Diagrammes de flux de données - technique de Yourdon
3. Diagrammes Rôle-Activité (RAD)
4. Diagrammes d'interaction de rôle (RID)
5. Diagramme de Gantt
6. Définition intégrée pour la modélisation de fonctions (IDEF)
7. Filets de Petri colorés (CPN)
8. Méthodes orientées objet (OO)
9. Technique de flux de travail
10. Simulation
11. Notation de modélisation des processus métier (BPMN)
12. Diagramme d'activité UML

Une vue détaillée des techniques BPM ci-dessus sera abordée dans notre prochain article. Creately prend en charge la plupart des techniques mentionnées dans la liste ci-dessus.

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Et restez à l'écoute pour notre prochain article où nous couvrirons en détail diverses techniques de BPM.

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