Sources et domaines de changement dans le projet | #47 Se lancer dans la gestion de projet

L'index des termes à la fin du livre PMBOK contient jusqu'à 22 entrées pour le changement de projet. Celles-ci vont du coût et de la culture du changement dans les organisations aux demandes de changement. Qu'est-ce qui rend alors le changement si essentiel dans les projets et comment y faire face ? Qu'est-ce que la gestion du changement ?

Comment créer un registre des risques projet ? - table des matières:

1. Introduction
2. Que sont le changement et la gestion du changement ?
3. Domaines de changement dans le projet
4. Modifications lors de la planification du projet
5. Changements pendant la mise en œuvre du projet
6. Sources de changements dans le projet
7. Externe
8. Interne
9. Résumé

Introduction

Le changement au cours d'un projet est presque inévitable, mais de nombreuses organisations semblent encore ignorer cette évidence. Malgré sa durée de vie, qu'elle soit de trois mois, d'un an ou de trois, chaque projet comporte des facteurs de risques qui peuvent amener le Chef de Projet à renégocier son exécution exécutée avec les parties prenantes. Si, d'autre part, l'équipe de projet tire des leçons de manière continue des tâches à accomplir, des améliorations et des changements dans l'organisation du travail résultant d'une meilleure compréhension des exigences des parties prenantes peuvent également se produire.

Que sont le changement et la gestion du changement ?

PMBOK définit le changement comme :

"Une modification de tout livrable officiellement contrôlé, composant du plan de gestion de projet, document de projet."

Cela peut inclure des modifications concernant :

• Objectif du projet,
• priorités,
• calendrier,
• jalons du projet, ou
• répartition des tâches au sein de l'équipe projet.

La gestion du changement, quant à elle, se définit comme :

"Une approche complète, cyclique et structurée pour faire passer les individus, les groupes et les organisations d'un état actuel à un état futur avec les avantages commerciaux escomptés."

Mais à quels domaines du projet un chef de projet doit-il accorder le plus d'attention pour se préparer à la gestion du changement ?

Domaines de changement dans le projet

Les modifications apportées à un projet peuvent survenir à n'importe quelle étape de son cycle de vie, mais vous devez prêter une attention particulière à celles qui se produisent pendant la phase de planification et la mise en œuvre du projet.

Modifications lors de la planification du projet

Selon le PMBOK, au stade de la planification, l'équipe du projet, en collaboration avec le chef de projet, doit préparer un aperçu du processus d'adaptation des activités actuelles aux changements et développements émergents. En d'autres termes, ils doivent concevoir comment le mettre en œuvre. Cela peut inclure :

• modifications du flux de travail,
• remodeler les priorités des tâches incluses dans le backlog, et même une projection pour des résolutions aussi radicales que
• remodeler l'objectif principal du projet

Changements pendant la mise en œuvre du projet

Les changements survenant au cours de la phase de mise en œuvre du projet doivent suivre la méthodologie adoptée, respectivement :

• Chute d'eau - les ajustements nécessitent un processus d'approbation formel et des modifications à la documentation du projet,
• Agile - ils font naturellement partie du processus et sont introduits de manière continue en mettant à jour le backlog et en ajustant les activités de l'équipe,
• Scrum - en tant que l'une des méthodologies Agiles, Scrum suppose également que les transformations sont inévitables. Mais avant de prendre des mesures, l'équipe doit atteindre les objectifs du Sprint qu'elle a commencé,
• Prince2 – ici, le plan de projet doit être soigneusement défini dès le départ et les changements minimisés par la conception. Cependant, si vous devez effectuer des transitions, assurez-vous de bien documenter et de consulter les parties prenantes.

Le chef de projet doit reconnaître que tous les ajustements affecteront d'autres éléments du projet, parfois de manière imprévisible. Par exemple, l'introduction d'une solution technique qui facilite une tâche peut considérablement compliquer l'exécution d'une autre, augmentant ainsi les coûts, modifiant la portée du travail et affectant finalement la qualité de l'exécution.

Sources de changements dans le projet

Lorsque la dynamique de l'environnement des affaires et le caractère innovant de l'augmentation prévue, les modifications peuvent modifier presque toutes les sphères d'exécution des tâches. Leurs sources se répartissent en deux grandes catégories :

• Externe - venant de l'extérieur de l'équipe de projet, et
• Interne - résultant des processus qui se déroulent lors de la mise en œuvre de tâches spécifiques.

Externe

Les sources externes les plus courantes de modifications de conception sont :

1. Modifications des exigences des clients. Les exigences des clients sont un élément clé de tout projet. Ils peuvent évoluer en raison de l'évolution de l'environnement des affaires, de l'émergence de nouveaux besoins ou de la concurrence. Lorsque les exigences du client changent, le chef de projet doit soigneusement analyser comment cela peut influencer le projet et s'il est possible de faire des ajustements sans compromettre la qualité, le temps ou le coût. Par exemple, si le client décide de remodeler les exigences de l'interface utilisateur, il peut remodeler la structure du code, ce qui pourrait à son tour réorganiser le calendrier et augmenter les coûts.
2. Compressions budgétaires. Les réductions budgétaires peuvent résulter de la situation financière difficile de l'organisation, d'un changement de priorités ou de l'émergence de nouveaux projets. Dans le cas de coupes budgétaires, le chef de projet doit essayer d'atteindre les objectifs à moindre coût. Cela peut signifier :
• réduction de l'étendue des travaux,
• raccourcir le calendrier,
• réduction des effectifs,
• recours à l'externalisation, ou
• d'autres utilisations des ressources existantes de l'organisation.
3. Changements dans l'environnement des affaires. Les modifications introduites dans la législation, l'émergence de nouvelles tendances ou la conversion de concurrents peuvent affecter l'objectif du projet ou les exigences du client. Dans le cas de tels changements difficiles à prévoir, le chef de projet doit établir des contre-mesures pour minimiser l'impact du changement sur le projet et améliorer la réalisation des objectifs.

Interne

Les changements internes sont dus à des facteurs liés aux tâches. Les plus significatifs incluent :

1. Apprentissage des membres de l'équipe. Les changements internes dans un projet peuvent provenir du processus d'acquisition de nouvelles connaissances par les membres de l'équipe. Plus l'équipe est expérimentée, plus elle est susceptible de développer des compétences qui lui permettront d'être plus performante.

Un exemple est lorsqu'un programmeur remarque que son code n'est pas très lisible et décide d'explorer l'écriture d'un code propre. Éventuellement, il peut proposer des modifications qui affecteront positivement la qualité du projet.


2. Une meilleure compréhension des exigences des clients et des spécificités des produits. Au cours du projet, la compréhension par l'équipe des attentes des utilisateurs peut s'élargir. Cela peut entraîner un désir de modifier la portée des travaux ou d'adapter la technologie pour répondre aux besoins identifiés du client. Par exemple, après avoir mené des enquêtes auprès des utilisateurs, l'équipe du projet peut décider d'introduire de nouvelles fonctionnalités qui ont été demandées par les personnes interrogées.
3. Modifiez l'organisation du travail après avoir appris du flux de travail actuel. À la suite de l'acquisition de nouvelles connaissances, des idées peuvent émerger pour améliorer les processus, introduire des solutions innovantes ou modifier le calendrier. En analysant le flux de travail en cours, l'équipe de projet peut identifier les erreurs ainsi que les améliorations possibles, puis apporter des modifications en conséquence pour accélérer le travail. Par exemple, ils peuvent trouver différents outils de gestion de projet plus adaptés pour rationaliser les processus et augmenter la productivité.

Résumé

La gestion du changement est essentielle à la réussite du projet. Les modifications du projet sont inévitables et proviennent de sources externes et internes. En fonction de l'étape du cycle de vie du projet, vous devez concevoir un plan approprié pour adapter les activités en cours aux changements émergents. La gestion du changement nécessite un processus efficace de communication et de coordination au sein de l'équipe de projet et avec les parties prenantes. Par conséquent, le chef de projet a un défi à relever : rester flexible et ouvert au changement, tout en gardant le contrôle pour éviter les effets négatifs sur le projet.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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Initiation à la gestion de projet :

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2. Qu'est-ce que la gestion de projet ?
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