Liste de contrôle pour une mise en œuvre réussie et sécurisée de l'ERP : défis et meilleures pratiques

Une implémentation ERP sera rarement parfaite, mais avec une planification et une compréhension minutieuses, vous pouvez vous assurer qu'elle correspond à votre calendrier et à votre budget. Cela peut sembler intimidant, mais l'utilisation de la liste de contrôle ci-dessous facilitera le déroulement du processus.

Principales attentes ERP de toute entreprise

Aujourd'hui, la solution logicielle ERP est disponible pour presque tous les types d'entreprises. De manière générale, chaque entreprise a ses attentes particulières vis-à-vis d'un logiciel ERP.

• Processus commerciaux rationalisés : En automatisant et en intégrant vos processus commerciaux, le système ERP augmente la productivité et réduit les coûts de main-d'œuvre et le temps. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, il devient nécessaire de mettre à niveau le système de l'entreprise afin qu'il nécessite moins de travail manuel. Cela donnera aux membres de l'équipe plus de temps pour traiter les plaintes complexes plutôt que de répondre à des requêtes simples une par une.

• Meilleure analyse des données : l' ERP devrait transformer la manière dont une entreprise collecte et analyse ses données. Cela aiderait la direction et les dirigeants à identifier rapidement et avec précision les informations sur l'ensemble de leurs opérations commerciales.

• Opérations commerciales plus efficaces : le système ERP moderne favorise l'efficacité commerciale en rendant la collaboration plus rapide et plus facile. Vous pouvez répondre aux besoins de vos partenaires et parties prenantes avec un système ERP, et il peut améliorer la productivité et le moral des employés en automatisant les tâches répétitives.

Principaux défis de mise en œuvre de l'ERP rencontrés par la direction

Défis de mise en œuvre de l'ERP qui peuvent donner du fil à retordre à la direction et aux utilisateurs finaux, s'ils sont laissés sans surveillance.

• Approbation de la haute direction

  La mise en œuvre de l'ERP prend souvent plus de temps que prévu en raison d'une réponse lente des autorités supérieures. Le top management doit être complètement impliqué dans le processus de mise en place de l'ERP sécurisé.

• Processus d'intégration

  Lors de la mise en œuvre d'applications ERP, l'un des principaux défis consiste à déterminer les processus à intégrer. Il est courant que les entreprises ayant plusieurs divisions soient confrontées à ce type de défi.

• Formation adéquate

  La formation du personnel au nouveau système ERP est essentielle avant et après sa mise en œuvre. Au début, les employés pourraient être mécontents d'adopter le nouveau logiciel ERP. Cependant, une formation et une motivation adéquates peuvent résoudre le problème.

• Défis liés à la migration des données

  Étant donné que le système ERP remplace les systèmes hérités, cela pose des problèmes de migration des données. Il peut y avoir des incompatibilités entre les données des systèmes hérités et les systèmes ERP.

  Un bon plan de mise en œuvre peut résoudre ce problème. Ce faisant, vous pouvez mieux comprendre les diverses modifications qui pourraient être nécessaires pour un nouveau système.

• Problème de flexibilité

  Les systèmes ERP ne sont parfois pas assez flexibles. Cela signifie qu'il ne peut pas être configuré selon le processus métier actuel. À l'heure actuelle, une entreprise doit prendre du recul et s'adapter aux exigences du système ERP. Vous pouvez éliminer ces problèmes en sélectionnant le logiciel ERP approprié pour votre entreprise.

• Coûts de mise en œuvre et de mises à niveau de l'ERP

  Des mises à niveau du système ERP sont fréquemment nécessaires pour suivre l'évolution des besoins de l'entreprise. C'est là que les vendeurs jouent un rôle important. Recherchez un fournisseur qui propose des mises à jour gratuites sans impliquer de frais cachés au moment de l'achat.

• Acceptation différée de l'utilisateur

  Malgré la formation appropriée, certains employés peuvent encore avoir du mal à s'adapter au nouveau logiciel ERP. Par conséquent, le processus de mise en œuvre pourrait être planifié de manière personnalisée.

• Exigences matérielles

  Pour fonctionner efficacement, les systèmes ERP peuvent avoir besoin de matériel avancé. Par conséquent, il est recommandé d'investir dans du matériel approprié pour le système ERP qu'un utilisateur a l'intention de mettre en œuvre.

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Considérations d'achat pour un logiciel ERP

Êtes-vous prêt à investir dans un bon logiciel ERP ? Attendez, assurez-vous de tenir compte de ces facteurs pour une mise en œuvre en douceur.

Délai

• Quel est le calendrier prévu pour une mise en œuvre réussie et sécurisée de l'ERP ?
• À quoi ressemblerait un calendrier détaillé ?
• Quelles ressources doivent être fournies et quand ?
• Où les perturbations opérationnelles pourraient-elles se produire et quand ?

Personnalisation

• Quel degré de personnalisation peut-on attendre du système ?
• Le fournisseur comprend-il vraiment vos besoins et processus commerciaux uniques ?

Gestion de projet

• Comment votre projet sera-t-il géré par le prestataire ?
• Bénéficierez-vous d'un interlocuteur unique expérimenté et réactif ?
• Quels membres de votre équipe devront être impliqués dans le processus de mise en œuvre ?

Convivialité

• Une implémentation ERP réussie et sécurisée dépend fortement de l'adoption par les utilisateurs.
• Évaluez l'intuitivité et la facilité d'utilisation de l'application dans divers rôles.

Frais d'abonnement

• Quelle est la structure des coûts d'un abonnement ?
• Quel est le montant des coûts initiaux
• Quels sont les coûts mensuels et sont-ils flexibles ?

Coûts du projet

• Y a-t-il des frais supplémentaires impliqués?
• Y a-t-il quelque chose auquel vous devriez être particulièrement attentif pour comprendre votre périmètre ERP ?

Migration de données

• Quelles sont les choses que vous devez savoir sur la migration de vos données existantes ?
• Êtes-vous aligné avec votre fournisseur ERP pour évaluer les défis liés à la migration des systèmes hérités, à la suppression des données obsolètes ou redondantes, au nettoyage des données, etc. ?

Entretien et mises à jour

• Comment pouvez-vous apporter des modifications au système ERP une fois qu'il a été mis en place ?
• Quelles activités nécessiteront l'assistance du prestataire de services ou du programmeur ou d'un consultant spécialisé ?

Formation

• Des ressources de démonstration ou de formation sont-elles proposées ?
• Est-ce que cela coûte quelque chose ou sont-ils offerts gratuitement?

Cycle de vie ou phases de mise en œuvre de l'ERP

Une bonne compréhension de ces phases de mise en œuvre ERP aidera à une meilleure planification et exécution.

• Étape 1 : sélection du forfait

  Avant tout, vous devez choisir un logiciel ERP adapté à votre entreprise avec tous les modules essentiels. Il existe une grande variété d'options disponibles sur le marché, et choisir celle qui convient à votre entreprise peut être un défi. Cette étape élimine tous les modules ERP qui n'ont aucun rapport avec votre entreprise.

• Étape 2 : Planification du projet

  Un projet doit être planifié correctement avant son lancement pour éviter toute surprise dans le processus de mise en œuvre. De la sélection des bonnes ressources à l'attribution des tâches, la planification est essentielle à la réussite de la mise en œuvre de l'ERP.

• Étape 3 : Analyse des lacunes

  Autre phase importante du cycle de vie de la mise en œuvre d'un ERP, l'analyse GAP est effectuée pour analyser le système actuel d'une organisation. Ce faisant, vous pouvez facilement identifier les processus de votre ERP qui nécessitent le plus d'attention.

• Étape 4 : Réingénierie

  Pour améliorer l'efficience et l'efficacité d'un processus, la réingénierie est utilisée. Cela implique diverses alternances et changements basés sur la planification du projet et l'analyse des écarts.

• Étape 5 : Formation

  En raison de la mise en œuvre d'un nouveau système, les employés devront suivre une formation appropriée avant de pouvoir commencer à l'utiliser de manière transparente.

• Étape 6 : test

  Il s'agit d'une autre étape essentielle dans le cycle de vie de la mise en œuvre d'un ERP. Fondamentalement, des tests sont effectués pour déterminer les erreurs afin qu'elles puissent être résolues avant de mettre en œuvre le processus de candidature réel.

• Étape 7 : Candidature

  C'est au cours de cette phase que le système ERP est réellement mis en œuvre. Après avoir collecté, analysé et converti toutes les données pour les alimenter dans le nouveau système, l'ancien système est jeté et remplacé par le nouveau.

• Étape 8 : Entretien

  Dans le cadre du cycle de vie de l'ERP, la maintenance est la dernière étape. Une fois le nouveau système mis en place, les employés qui y travaillent doivent se tenir au courant des dernières avancées technologiques. De plus, les employés doivent se familiariser avec les étapes nécessaires pour mettre à niveau le système et le maintenir en fonctionnement.

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Liste de contrôle d'une implémentation ERP réussie et sécurisée

Respectez ces listes de contrôle de mise en œuvre ERP pour vous assurer que rien ne se passe mal à chaque étape.

Plan

• Publier l'achat, développer une équipe projet pour la mise en place de l'ERP.
• Identifiez les problèmes courants et les étapes inutiles des processus métier en documentant et en évaluant leur état actuel.
• Organisez des réunions récurrentes et des appels de lancement.
• Identifiez la portée et les objectifs de votre projet de mise en œuvre d'ERP sécurisé avant de commencer à élaborer votre plan de projet.

Préparer

• L'équipe de projet ERP doit finaliser le plan de projet.
• Vérifier l'état de préparation du plan de projet pour la mise en œuvre en obtenant l'approbation du comité de pilotage et de l'équipe de projet.
• Assurez-vous que les données sont propres et compatibles avec le nouveau système ERP en développant une stratégie de migration des données.
• Préparez une stratégie de sauvegarde et un plan de continuité des activités pour les données.
• Établir des stratégies d'activation des utilisateurs pour former tous les utilisateurs et groupes d'utilisateurs.

Train

• Organiser la formation des utilisateurs finaux conformément aux plans de formation spécifiés dans le plan de gestion du changement.
• Une réunion de transition client doit être organisée avec le fournisseur après la formation pour aider le client à adopter et à posséder le nouveau système.

Installer

• Installer un logiciel ERP pertinent pour les nouveaux processus d'affaires développés à la suite du processus de planification.
• Démarrez la migration des données statiques initiales.
• Si nécessaire, préparez l'infrastructure d'hébergement et de matériel et créez des plans de partage de données entre les départements.
• Terminez l'installation du logiciel et la personnalisation du système.

Assurer le flux de données

• Validez l'exactitude des données migrées et assurez-vous qu'elles sont propres et exactes, sans données en double ou incorrectes.
• Établissez un processus de cartographie des données pour assurer un flux de données fluide entre les secteurs d'activité et les départements dans le cadre du processus de test et de mise en service.

Évaluer

• Testez toutes les entrées et sorties relatives aux données utilisateur afin que les processus puissent être clairement compris.
• Assurez-vous que tous les groupes d'utilisateurs et toutes les fonctions fonctionnent conformément au plan en confirmant la validité des processus métier.
• Identifiez et corrigez les erreurs inconnues pouvant survenir lors du test de votre infrastructure ou de votre solution.

Obtenir de l'aide

• Clôture du projet avec les équipes de support et transition vers le support post-implémentation.
• Continuer à maintenir et à soutenir le logiciel grâce à la formation des utilisateurs.

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Comment le logiciel DataNote garantit-il la sécurité ERP ?

La solution logicielle d'entreprise DataNote est un système ERP basé sur le cloud qui permet aux entreprises de gérer leurs données sans compromettre la sécurité des données. Son cadre propriétaire OpenLogic est ce qui le distingue de la mise en œuvre ERP traditionnelle. Ses utilisateurs n'ont pas à partager de données commerciales, de secrets commerciaux ou de logique commerciale tout en rationalisant différents processus.

DataNote ERP rationalise les processus entre les départements et centralise les informations pour la sécurité. Il maintient les exigences de sécurité standard et fournit un accès restreint pour gérer, modifier et co-créer.

Conclusion

Les systèmes ERP ont acquis une reconnaissance mondiale pour leur capacité à fournir des avantages concurrentiels avec une augmentation sans précédent des fusions ainsi qu'une emprise sur les concurrents. Un système ERP planifié et géré avec succès peut améliorer la productivité des employés et la satisfaction des clients. Ainsi, il peut effectivement augmenter les profits tout en utilisant peu de ressources.