Comment les bailleurs de fonds gouvernementaux créent une expérience citoyenne positive

Comme toute relation, l'expérience d'un citoyen avec les programmes gouvernementaux est constituée d'une série de petits détails qui renforcent ou érodent la confiance. Les enjeux sont importants : chaque interaction avec un programme de subventions gouvernementales constitue pour les personnes une donnée qui façonne plus généralement leur relation avec les institutions publiques.

Les bailleurs de fonds gouvernementaux sont parfaitement conscients de leur rôle dans cette relation. C'est pourquoi tant de personnes adoptent la transformation numérique. Ils souhaitent aller à la rencontre des citoyens là où ils se trouvent afin de créer des programmes qui ont un réel impact.

Au cours de cette transition, les bailleurs de fonds gouvernementaux doivent être intentionnels quant aux détails qui façonnent l’expérience des citoyens, et être conscients de la manière dont ces détails s’intègrent dans des objectifs culturels et opérationnels plus larges.

Laissez-vous guider par vos électeurs

Ce sont les citoyens eux-mêmes qui savent le mieux ce dont ils ont besoin. Sollicitez l’avis des membres de la communauté et suivez l’intégration de leurs commentaires dans votre programme.

Cela peut vous aider à adopter une approche collaborative de la gouvernance, ce qui à son tour vous aidera à créer des programmes de subventions plus accessibles auxquels les citoyens auront confiance. De plus, cela crée une dynamique positive dans laquelle les citoyens se sentent inspirés à rester engagés civiquement.

N'attendez pas pour commencer la sensibilisation. Intégrez dès maintenant l’engagement communautaire dans les programmes de subventions afin que vous puissiez entendre ce que les gens veulent et ce dont ils ont besoin avant que leurs besoins ne deviennent urgents. À New York, le conseil municipal a introduit le budget participatif, qui permet aux membres de la communauté d'influencer directement la manière dont le budget public est alloué. Ce type de boucle de rétroaction garantit que la contribution du public est systématiquement intégrée au processus de prise de décision et ne constitue pas une action ponctuelle.

Lorsque vous découvrez ce dont les communautés ont réellement besoin, vous pouvez créer des programmes de subventions qui fonctionnent dès le départ. Sans leurs conseils, vous courez le risque de vous engager sur la mauvaise voie et de vous préparer à une correction de cap plus tard.

Le programme fédéral visant à sauver les hôpitaux ruraux en est un excellent exemple. Bien que l’intention générale corresponde aux besoins des communautés, les détails ne le sont pas. Peu d’hôpitaux ont opté pour le programme parce qu’il obligeait les communautés à renoncer à certaines choses dont elles avaient réellement besoin, comme les services aux patients hospitalisés.

Désormais, les administrateurs du programme tentent de modifier les exigences pour attirer davantage de candidats. Mais une fois que vous avez un lancement raté comme celui-ci, il peut être difficile de s’en remettre. L'opinion publique est aigrie et les membres de la communauté ne sont pas enclins à collaborer lorsqu'ils ont l'impression que les administrateurs de programmes ne sont pas en phase avec leurs réalités quotidiennes.

La recherche précoce des commentaires de la communauté place votre équipe sur la bonne voie. Et garantit que vous serez prêt à faire face à des augmentations soudaines des besoins en cas de crise.

Arrête d'essayer de faire cavalier seul

Les citoyens ne connaissent pas souvent les détails de la répartition des agences et des départements. Beaucoup considèrent leurs interactions avec des programmes gouvernementaux spécifiques comme faisant partie d’une relation unique. Si les ministères et les programmes ne sont pas connectés, l'expérience des citoyens peut devenir décousue et frustrante. Les membres de la communauté qui interagissent avec plusieurs agences peuvent commencer à avoir l'impression qu'une main ne sait pas ce que fait l'autre.

Cherchez à briser les cloisonnements entre les programmes et à aligner vos efforts sur ceux d’autres institutions publiques. À Houston, les autorités ont formé une coalition entre des agences publiques et des organisations à but non lucratif locales et régionales dans le but de mettre fin au sans-abrisme dans la ville. Cela signifiait qu’au lieu que chaque organisation tente de résoudre seule cet énorme problème, elle pouvait collaborer et partager des ressources.

La coalition a travaillé ensemble pour faciliter l’accès aux services pour les citoyens sans abri. Ces citoyens n'ont pas eu à faire face à des politiques et des processus contradictoires entre les agences ni à surmonter les lacunes qui se créent inévitablement lorsque les programmes ne sont pas coordonnés. Cette approche a eu un impact considérable, contribuant à réduire de près des deux tiers le sans-abrisme dans la ville.

Offrir aux citoyens une expérience cohérente dans tous les programmes les aide à comprendre à quoi s'attendre lorsqu'ils s'engagent auprès des agences gouvernementales. Au fil du temps, ils développeront une compétence sur le fonctionnement des programmes publics dans leur région, ce qui leur permettra de s'engager et de rester plus facilement.

Alors que vous envisagez d'adopter un logiciel de gestion des subventions gouvernementales, déterminez si une solution peut servir plusieurs ministères et agences. Cela offre aux citoyens une expérience cohérente et vous permet de partager des connaissances et des découvertes entre les équipes. Pour faciliter la transition, envisagez d’utiliser un programme comme terrain d’essai, puis de faire évoluer la solution plus largement.

Choisissez les bons détails back-end

À l’heure actuelle, la plupart des agences gouvernementales comprennent la nécessité de la transformation numérique. Mais pour bien faire les choses, votre système de gestion des subventions doit inclure la bonne technologie back-end afin de créer une expérience front-end exceptionnelle pour les citoyens.

Objectif n°1 : Fournir de la clarté

Lorsque les processus de demande de subvention sont confus et compliqués, les gens ne prennent pas la peine de postuler ou n'obtiennent pas ce dont ils ont besoin.

Rien n’illustre mieux les enjeux élevés que les Américains qui luttent pour obtenir une aide fédérale en cas de catastrophe. Beaucoup d’entre eux ont du mal à s’y retrouver dans les exigences de ces programmes, ce qui signifie qu’à une époque où ils en ont incroyablement besoin, ils ne reçoivent pas d’aide. En conséquence, beaucoup se retrouvent sans abri.

Des processus compliqués peuvent également perpétuer les inégalités. C’est en partie la raison pour laquelle les programmes fédéraux de relance favorisent les riches propriétaires blancs.

Lorsque vous adoptez un nouveau logiciel, essayez de simplifier les candidatures et de donner aux citoyens des informations claires sur ce qu'ils doivent faire exactement à chaque étape pour pouvoir prétendre à un financement.

Fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion des subventions

• Plateforme facile à naviguer avec des instructions claires dès le départ
• Possibilité de télécharger l'intégralité du formulaire
• Quiz d'éligibilité pour empêcher les candidats inéligibles de passer du temps sur la candidature
• Communication dans l'application

Objectif n°2 : Donner la priorité à l'accessibilité

L’accessibilité garantit que tous ceux qui devraient pouvoir accéder à des subventions puissent effectivement le faire. À la base, l’accessibilité au sein d’un système de gestion des subventions consiste à cocher des cases qui garantissent que les personnes de toutes capacités ont l’accès dont elles ont besoin. Ce qui est bien, c'est que lorsque vous améliorez l'accessibilité pour certains, vous améliorez la convivialité pour tout le monde.

Mais la véritable accessibilité va au-delà d’une approche consistant à cocher une case pour rencontrer les gens là où ils se trouvent. Cela nécessite que vous compreniez comment les situations uniques des gens façonnent leur expérience de votre programme. Par exemple, la capacité d'une personne à accéder à votre programme pourrait être affectée par l'insécurité du logement, une catastrophe naturelle récente, une maladie, une blessure ou tout autre facteur. Lorsque vous êtes conscient de ces circonstances, vous pouvez faire votre part pour créer les rampes d'accès dont les citoyens ont besoin.

Fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion des subventions

• Application adaptée aux mobiles
• Localisation pour des communautés spécifiques
• Collaboration en temps réel
• Assistance technique en direct pour les candidats

Objectif n°3 : Réduire la taxe temps

La « taxe temps » est le temps qu’il faut aux citoyens pour s’engager dans un programme gouvernemental. Cela comprend tout le temps consacré à la recherche d’opportunités de financement, au remplissage des demandes et à l’attente du paiement.

La réduction de la taxe temporelle allège le fardeau des personnes et des organisations qui tentent d'obtenir un financement et améliore l'expérience de chacun.

Le programme des travailleurs de première ligne du Minnesota est un exemple de la façon dont la technologie peut aider à réduire le temps d'imposition associé à un programme. Le ministère du Travail et de l'Industrie, le ministère de l'Emploi et du Développement économique et le ministère du Revenu se sont tous associés pour fournir plus de 500 millions de dollars aux travailleurs de première ligne.

Avec le bon partenaire logiciel, ils ont pu lancer leur programme, examiner plus de 1,2 million de candidatures et distribuer des fonds en moins de six mois. Le portail des candidats était facile d’accès et simplifiait la soumission. En raison de l'expérience citoyenne positive, le programme a remporté des prix et a été célébré comme une réussite bipartite.

Fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion des subventions

• Authentification unique pour les candidats
• Remplissage automatique de formulaire intelligent
• Brouillons enregistrés
• Distribution des fonds ACH

Objectif n°4 Libérez votre équipe pour aller plus loin

S'il est important que la partie de votre demande de subvention destinée au public soit simple et facile à utiliser, l'expérience citoyenne dépend également de la facilité de gestion de votre équipe. Si votre équipe passe la majeure partie de son temps coincée dans des tâches administratives, elle n’aura pas la bande passante nécessaire pour faire grand-chose d’autre.

Le temps que vous économisez sur les tâches administratives vous libère pour effectuer des tâches telles que la sensibilisation communautaire, l'élaboration de programmes et la planification stratégique, toutes essentielles à la création d'une expérience citoyenne positive.

Fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion des subventions

• Des formulaires faciles à créer et à ajuster
• Automatisations du flux de travail
• Possibilité d'ajuster les formulaires de manière autonome après la mise en ligne d'un programme
• Rapports et conformité complets
• Un expert en mise en œuvre pour vous guider

Joindre les points

La transformation numérique ne consiste pas adopter un nouveau logiciel pour obtenir une longue liste de nouvelles fonctionnalités. Il s'agit de relier les points pour comprendre comment chaque nouvelle fonctionnalité améliore l'expérience des citoyens. Adopter une approche plus holistique vous aidera à instaurer la confiance et à encourager un engagement plus fort de la part des membres de la communauté.

En tant que logiciel de gestion des subventions le plus fiable pour les gouvernements, Submittable a été conçu pour vous aider à offrir une expérience citoyenne exceptionnelle pour chaque programme que vous exécutez.