Comment collaborer avec les clients tout en travaillant à distance ?

La pandémie de COVID-19 a changé le mode de fonctionnement de nombreuses entreprises et organisations, principalement en raison du « forçage » d'exercer leurs fonctions depuis l'extérieur du bureau. Cependant, il a été rapidement reconnu que le travail à distance présente plusieurs avantages, offrant aux employés une plus grande flexibilité, un gain de temps et des frais de déplacement réduits en premier lieu, et les employeurs la possibilité de rechercher des talents dans une zone plus large, entre autres avantages.

Cependant, ce type de changement ne s'est pas fait sans difficultés, notamment en raison du manque de contact direct avec les partenaires commerciaux. Ci-dessous, nous expliquons comment travailler avec les clients à une époque de travail à distance généralisé pour vous assurer d'obtenir les mêmes résultats qu'auparavant.

Contact permanent - la base d'une collaboration réussie avec les clients

L'un des aspects les plus importants lorsque vous travaillez avec des clients est de rester en contact avec eux à tout moment afin qu'ils sachent à tout moment à quel stade en est le travail, reçoivent immédiatement des réponses aux questions ou n'aient aucune inquiétude quant au résultat final. Dans le cas du travail à distance, le contact direct peut facilement être remplacé par des réunions régulières en ligne (sur la messagerie instantanée choisie), l'échange d'e-mails ou d'appels téléphoniques.

Pour les deux parties, ce type d'opportunité est une commodité considérable, car elle permet d'économiser du temps et des ressources financières (par exemple, les frais de déplacement vers les locaux du partenaire) - tout en obtenant le même résultat. À cet égard, il peut être particulièrement utile de fixer une date fixe pour les réunions (par exemple, hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuelles) en fonction des besoins et de la forme de collaboration avec le client. De cette façon, le contrôle des activités est assuré ainsi qu'un retour d'information constant.

Fixer des objectifs communs - prendre soin des deux côtés en collaborant avec les clients

Pour le travail sur site et à distance, il est important de définir clairement les objectifs et les attentes des deux parties. Par conséquent, avant de travailler avec un client (et de commencer à mettre en œuvre des activités), il est nécessaire de discuter en profondeur des exigences, de la portée des travaux et des résultats attendus - et surtout, des dates d'achèvement et des jalons. Cela évitera les malentendus inutiles, vous permettra de suivre les progrès et de vous assurer que le produit final est livré comme prévu.

Pour cela, il est intéressant, dans un premier temps, de partager régulièrement divers types de documents, prototypes ou maquettes, afin que l'un puisse suivre l'avancement des travaux, et que l'autre puisse recevoir des retours constants (suggestions de modifications, approbation de la direction du développement, etc.) qui permettront d'améliorer la mise en œuvre des activités.

Outils en ligne – pour accélérer les processus mis en œuvre

Pour faciliter la collaboration avec le client tout en travaillant à distance, il convient également d'utiliser des outils de gestion de projet spéciaux (tels que Firmbee). De telles solutions permettent à toutes les personnes autorisées de suivre l'avancement des travaux, d'échanger des informations, de communiquer, de partager des fichiers, de planifier des réunions et d'effectuer plusieurs autres processus pour rationaliser les contacts quotidiens.

De cette manière, vous pouvez facilement gérer le calendrier du projet, attribuer des tâches, surveiller leur mise en œuvre et maintenir une communication continue. Tout cela devient une grande commodité pour toutes les personnes impliquées dans le sujet et minimisera le nombre de questions et de doutes qui surgissent.

Temps de réponse rapide – pour inspirer confiance

Voulant assurer une collaboration efficace avec les clients à distance, vous devez également vous rappeler d'essayer d'être disponible pour vos partenaires et de ne pas tarder à répondre à leurs messages (avec un équilibre travail-vie personnelle, bien sûr). Si vous n'êtes pas en mesure de donner une réponse complète immédiatement, faites-le savoir, en vous assurant que vous avez reçu le message et que vous reviendrez avec des commentaires dès que possible. Cela renforcera la confiance de votre partenaire en vous et en votre équipe et minimisera également les éventuelles inquiétudes concernant les activités en cours.

De plus, faire preuve d'intérêt et d'empathie envers les besoins indiqués, écouter et comprendre les différents points de vue et répondre aux attentes (notamment en matière de corrections ou d'orientations pour un développement ultérieur) permet de construire des relations durables. Compte tenu de la nature de l'environnement éloigné, il convient d'aborder ces aspects avec une attention et des soins appropriés.

Collaborer avec les clients – résumé

Collaborer avec des clients tout en travaillant à distance peut être tout aussi fructueux qu'un travail sur site qui implique un contact en face à face - tant que vous vous assurez que votre partenaire est aussi bien pris en charge qu'avant (quoique sous une forme différente). Vous serez sans doute aidé par différents types de messageries instantanées et d'outils qui ont été développés pour de telles situations (facilitant notamment la mise en relation à distance).

Néanmoins, rappelez-vous que l'essentiel est de rester flexible face aux besoins signalés et prêt à s'adapter aux situations changeantes. Chercher constamment à améliorer vos processus pour assurer un service de qualité – quels que soient le lieu, les formes de contact et la façon dont vous exercez vos fonctions – est la clé d'une collaboration efficace avec les clients.

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Auteur : Nicole Mankin

Gestionnaire des ressources humaines avec une excellente capacité à créer une atmosphère positive et à créer un environnement précieux pour les employés. Elle aime voir le potentiel des personnes talentueuses et les mobiliser pour se développer.

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