Recouvrement des factures impayées en 5 étapes faciles

Lorsque vous dirigez votre propre entreprise, tôt ou tard, vous rencontrerez une situation où votre client ne vous paiera pas à temps. Ensuite, de nombreuses questions pourraient tourbillonner dans votre tête. Quelles démarches devez-vous effectuer pour être payé ? L'aide de l'avocat sera-t-elle nécessaire ? Ou, y a-t-il quelque chose que vous pouvez faire vous-même ? Pas de soucis. Dans l'article suivant, nous répondons à ces questions. En savoir plus sur le recouvrement des factures impayées en 5 étapes faciles.

Recouvrement des factures impayées – table des matières :

1. Vérifiez les détails sur votre facture
2. Envoyer un rappel amical
3. Envoyer une demande de paiement
4. Envoyer une dernière demande de paiement
5. S'adresser légalement

Vérifiez les détails sur votre facture

Avant de prendre des mesures pour recouvrer des factures impayées, assurez-vous de n'avoir commis aucune erreur. Nous ne sommes qu'humains et tout le monde fait des erreurs. Par conséquent, vérifiez si vous avez correctement émis une facture. Une faute de frappe dans le numéro de compte bancaire pourrait décourager votre client, malgré ses intentions sincères, de payer une facture.

Ce n'est pas la seule chose que vous devez vérifier. Il est important de vérifier si une facture a été émise conformément à la commande. Si le montant de la facture est supérieur à celui du contrat, il n'est pas étonnant que votre client ne soit pas disposé à payer pour cela. Dans ce cas, vous devrez émettre une note de crédit.

Une situation similaire se produit lorsque votre client n'accepte pas le travail effectué. Dans ce cas, vous devrez apporter des corrections. Vérifiez également si vous mettez les bonnes coordonnées du client sur une facture et si elle a été envoyée à la bonne adresse. Faites attention à la date de facturation et au mode de paiement. Si vous êtes sûr que les informations fournies dans cette facture sont complètes et correctes, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Envoyer un rappel amical

Un défaut de paiement pourrait n'être qu'un oubli malheureux et un simple malentendu. Cela peut arriver à tout le monde. Par conséquent, le premier rappel de paiement doit être amical. Vous ne devriez pas appeler les gros canons tout de suite. Veillez à entretenir de bonnes relations avec votre entrepreneur.

Que devez-vous inclure dans un tel rappel ? Fournissez-y des informations claires et factuelles. Présentez les faits de manière polie, mais ferme. Écrivez quel travail a été effectué ou quels biens vous avez vendus à votre client. Vous pouvez également joindre une copie d'une facture à votre rappel car votre client l'a peut-être perdue. Indiquez quand le délai de paiement a expiré, mais ne définissez pas encore de nouveau délai. De plus, vous pouvez inclure le montant total à payer. Attendez la réaction de votre client pendant quelques jours, puis envoyez le prochain rappel.

Comment envoyer de telles informations ? Il est préférable de l'envoyer par e-mail car c'est le moyen le plus rapide et le plus efficace de contacter vos clients. Demandez à votre client de bien vouloir accuser réception de votre email. Cela pourrait être utile plus tard. Que faire si votre client ne confirme pas la réception de votre message ? Vous pouvez les appeler et leur demander directement. Si cela ne fonctionne pas, passez à l'étape suivante.

Envoyer une demande de paiement

Une demande de paiement doit inclure des faits car cela pourrait devenir une preuve devant le tribunal plus tard. Pour cette raison, même des inexactitudes mineures peuvent jouer contre vous. Assurez-vous de le préparer avec précision. Un tel document doit être rédigé sur un ton calme, surtout lorsque votre client n'a pas payé une facture pour la toute première fois. Soyez poli et direct, mais ne réagissez pas de manière excessive pour ne pas perdre votre client.

Comme il s'agit d'un document officiel, vous devez envoyer une demande de paiement par courrier recommandé. Vous pouvez également utiliser un accusé de réception. Vous n'avez pas besoin de recourir à des services juridiques à ce stade. Bien qu'une lettre d'un cabinet d'avocats puisse avoir plus d'impact sur votre client, les services juridiques sont assez coûteux. Par conséquent, vous devriez d'abord essayer de rédiger vous-même une demande de paiement.

Envoyer une dernière demande de paiement

C'est la dernière étape avant de forcer le problème. Votre demande finale définira rapidement et communiquera vos attentes. Bien qu'il n'y ait pas de modèle de lettre disponible, une demande finale de paiement doit présenter tous les faits et données concernant la facture impayée.

N'oubliez pas d'inclure tous les détails nécessaires tels que le numéro de facture, le montant dû et la date d'échéance. Une lettre de demande de paiement bien rédigée montrera à votre client que vous êtes assez sérieux au sujet du problème, et ce sera un signal clair pour lui que vous pourriez bientôt engager une action en justice.

Il faut admettre que les affaires juridiques peuvent être coûteuses et chronophages. Par conséquent, un document que vous êtes sur le point d'envoyer est la dernière méthode extrajudiciaire de résolution de l'affaire. Indiquez une date raisonnable pour le paiement. En règle générale, le délai de paiement standard est de 14 jours.

Vous pouvez également joindre des documents confirmant la dette du client. Il peut s'agir, par exemple, d'une entrée de marchandises ou d'un contrat que vous avez signé avec votre client. N'oubliez pas qu'un contrat envoyé par e-mail est tout aussi contraignant que sa version papier.

Eventuellement, vous pouvez ajouter une note indiquant que si le paiement n'est pas effectué dans le délai mentionné ci-dessus, vous porterez l'affaire devant les tribunaux, ce qui entraînera des frais supplémentaires pour votre client.

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S'adresser légalement

Si votre client échappe toujours au paiement, votre seule option est d'intenter une action en justice. À ce stade, il est préférable d'utiliser l'aide de l'avocat, surtout si le montant dû est une grosse somme d'argent. Même des erreurs mineures dans la lettre procédurale pourraient amener le tribunal à abandonner cette poursuite.

Cependant, que se passe-t-il si le montant de la facture est faible ? Le coût associé à l'embauche d'un avocat pourrait être disproportionné par rapport à la dette. Dans un tel cas, vous pouvez recourir à une procédure simplifiée, moins coûteuse et ne nécessitant pas l'intervention de l'avocat.

Vous venez de lire sur le recouvrement des factures impayées . Consultez nos autres articles : 5 erreurs courantes de facturation

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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