Conseils et exemples de factures commerciales pour les entreprises de commerce électronique

Si vous avez une entreprise de commerce électronique, vous avez probablement entendu parler des factures commerciales. Mais si vous n'avez expédié que des produits nationaux jusqu'à présent, vous n'avez peut-être pas encore eu à en utiliser un. Cependant, si vous envisagez d'étendre votre entreprise à l'international, vous devrez apprendre à les connaître le plus tôt possible.

Alors, jetons un coup d'œil aux factures commerciales - ce qu'elles sont, quand vous devez les utiliser et tout ce que vous devez surveiller.

Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

Une facture commerciale est un document douanier. Il est nécessaire lors de l'expédition de marchandises à l'étranger et sert de déclaration en douane pour les exportations. Il fait passer votre colis par les douanes et aide les autorités à décider si des taxes et des droits d'importation sont applicables.

A quoi servent les factures commerciales ?

Les factures commerciales ne sont pas seulement importantes pour faire passer votre commande à la douane. Ils sont également utiles pour plusieurs autres raisons, notamment :

• Fournir à votre client tous les détails de sa commande
• Vous aider à comprendre vos ventes annuelles et à calculer les rapports annuels
• Aider votre entreprise à déterminer vos produits les plus vendus
• Vous donner une meilleure compréhension des produits les plus populaires sur des marchés particuliers

Autres documents d'exportation courants

Lorsque vous expédiez à l'international en tant que marchand de commerce électronique, les factures commerciales ne sont pas le seul document d'exportation auquel vous devez penser. Selon le pays dans lequel vous êtes basé et l'endroit où vous expédiez, vous devrez inclure d'autres documents douaniers.

Si vous êtes au Royaume-Uni et que vous envoyez des marchandises à l'étranger (sauf si vous envoyez des articles d'Irlande du Nord vers l'UE), vous devez inclure un formulaire douanier.

• Certificat d'origine : Il confirme la provenance des marchandises exportées et est délivré pour les marchandises vendues à l'étranger en tant qu'exportation permanente. Il peut être demandé à la douane.
• Certificat de circulation EUR1 : Il est utilisé pour justifier les demandes de taux de droits préférentiels dans le pays d'importation. Les marchandises doivent provenir du Royaume-Uni et être accompagnées d'un EUR1 correctement rempli et endossé.

Si vous envoyez des marchandises depuis les États-Unis, vous avez besoin d'un ensemble de documents différent à côté de la facture commerciale. Ceux-ci sont:

• Facture pro forma : Elle est utilisée comme outil de négociation entre l'acheteur et le vendeur avant l'envoi des marchandises. Le vendeur doit utiliser ce document pour indiquer le prix au début d'une transaction d'exportation. Il doit contenir une description des marchandises vendues et est utilisé comme confirmation que le vendeur fournira les produits comme indiqué.
• Liste de colisage : Ce document répertorie le vendeur, l'acheteur, le transporteur, le numéro de facture, la date d'expédition et le mode de transport. Il répertorie également le type de colis (par exemple, boîte, caisse, fût), la quantité d'articles, la description, le nombre de colis, le poids du colis et ses dimensions. Il peut être utilisé par les douaniers américains et étrangers pour vérifier le colis avant qu'il ne quitte les États-Unis ou à son arrivée dans le pays de destination.
• Dépôt électronique d'informations sur l'exportation (EEI) : Vos données d'exportation électroniques doivent être déposées via le système automatisé d'exportation (AES) en ligne. Ceci est nécessaire pour tout envoi d'une valeur supérieure à 2 500 $.
• Lettre de transport aérien : Toutes les expéditions de fret aérien en provenance des États-Unis doivent être accompagnées d'une lettre de transport aérien. Cela fournit des informations sur le colis, permettant de le suivre.
• Connaissement : Contrat entre le propriétaire de la marchandise et le transporteur, il accuse réception de la marchandise.

Comment créer une facture commerciale

Il existe un format standard qui doit être suivi pour les factures commerciales, et elles suivent un format assez standard afin que vous puissiez créer un modèle à utiliser chaque fois que vous devez envoyer une commande à l'étranger.

Ce qu'il faut inclure dans la facture

Il y a une liste de choses importantes à inclure dans chaque facture commerciale. Ceci comprend:

• Le nom, l'adresse et les coordonnées de l'expéditeur
• Nom et adresse du destinataire
• Date d'expédition
• Description complète de chaque article
  • S'il y a plusieurs articles, ceux-ci doivent être répertoriés sur une feuille séparée et joints à la facture
• numéro de TVA
• Quantité de chaque article
• Devise utilisée
• La valeur totale de tous les biens
• Code SH
• Pays d'origine
• Poids brut (y compris l'emballage)
• Poids net (hors emballage)
• La déclaration suivante : « Je déclare que toutes les informations sont véridiques au meilleur de ma connaissance »
• Date et signature

Exemples de factures commerciales

Vous ne savez pas comment présenter tout cela dans un document ? Voici quelques exemples de factures commerciales dont vous pouvez vous inspirer :

Où joindre la facture pour le dédouanement

Une fois que vous avez rempli tous les détails pertinents sur votre facture douanière, il suffit de la joindre à l'extérieur de votre colis. Certains transporteurs vous permettent également d'envoyer une facture électronique.

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