Termes et conditions : scénarios essentiels que vous n'auriez peut-être pas envisagés

Publié: 2018-08-11

Vous avez ce sentiment de naufrage dans votre intestin.

Ce projet ne va pas bien.

Votre client ne cesse de changer d'avis et vous passez beaucoup plus de temps que prévu.

Ils ne peuvent pas s'attendre à ce que vous fassiez tout ce travail supplémentaire sans frais, n'est-ce pas ?

Eh bien, à moins que vous n'ayez dit à votre client que cette situation n'était pas couverte par votre devis, oui, il le peut.

Saisissez : vos conditions générales (parfois appelées conditions d'utilisation) .

Les termes et conditions ressemblent beaucoup aux règles d'un jeu. Ils permettent à chacun de connaître les paramètres de base dans lesquels ils doivent fonctionner et comment tous les acteurs interagissent.

Quand j'ai commencé Copywrite Matters, j'avais environ cinq termes et conditions extraits, je veux dire "inspirés par", des exemples que j'ai trouvés en ligne. Au fur et à mesure que je travaillais avec de plus en plus de clients, j'ai rencontré des scénarios spécifiques qui ont poussé les relations dans des eaux troubles.

J'ai soif de clarté. Des attentes claires rendent la vie tellement plus facile. Chaque situation trouble que j'ai rencontrée a entraîné un nouvel ajout à mes conditions.

Avantages des termes et conditions

Si vous vous êtes déjà demandé si vous aviez vraiment besoin de termes et conditions, voici trois grandes raisons pour lesquelles ils sont indispensables.

Ils clarifient vos inclusions et exclusions de services afin que vous n'ayez jamais à expliquer pourquoi vous êtes d'accord avec des révisions sans fin.
Ils clarifient ce qui se passe dans des scénarios difficiles (comme trop de révisions) aidant à régler les différends plus rapidement et plus amicalement.
Ils renforcent votre image professionnelle grâce à moins de projets qui finissent en litige.

Voici quelques conseils pour créer vos propres conditions générales (ou conditions d'utilisation) et certains scénarios que vous n'auriez peut-être pas envisagés.

Conseils pour créer vos CGU

Assurez-vous qu'ils sont clairs. Ce n'est pas le moment d'être intello avec votre langage et de prétendre que vous êtes un aigle légal. Si vous avez la possibilité de demander à un représentant légal de les examiner, faites-le, mais en fin de compte, vous avez simplement besoin que votre client comprenne ses responsabilités. Et le vôtre.

Assurez-vous qu'ils sont complets. Vous n'avez pas besoin de couvrir tous les scénarios possibles, mais vous devez couvrir les domaines de changement ou de défi les plus courants.

Inclure quelques définitions.

Le Client désigne la personne ou l'entreprise qui a formellement conclu le contrat. (C'est toi)

Copywrite Matters fait référence à l'entité commerciale qui se négocie sous le nom de Copywrite Matters, ABN xx xxx xxxxx. (C'est moi)

Un devis désigne un document de proposition formel ou des estimations de prix fournies par téléphone ou par e-mail.

Le dossier de rédaction approuvé désigne les matériaux à partir desquels le travail doit être basé, sous réserve de l'approbation du Client.

Un travail urgent signifie un travail de rédaction nécessaire (finalisé) dans les 7 jours.

Les grands projets signifient des projets nécessitant plus de 25 heures de travail.

Voici quelques scénarios auxquels vous n'auriez peut-être pas pensé.

#1 Y a-t-il une limite au devis que vous avez fourni ?

Votre document de proposition est souvent la première fois que votre client potentiel lit vos conditions de service. Cela en fait un bon endroit pour définir les limites de votre devis. Je précise que mon devis sera confirmé après approbation du brief rédactionnel (car c'est là que je sais tout sur le projet) et les devis précédents ne sont plus valables. Je précise également la durée de validité du devis (30 jours).

Exemples:

Les devis sont valables 30 jours à compter de la date de soumission.
L'investissement en rédaction sera confirmé à la réception du dossier de rédaction approuvé par « le client » lorsque la plupart des complexités du projet seront connues. Si 'le Client' choisit de ne pas procéder, le temps passé sur le brief rédactionnel sera facturé (uniquement).
Toute estimation de projet fournie avant que « le client » n'approuve le dossier de rédaction ne constitue une garantie de livraison et ne doit pas être considérée comme telle.
Cette proposition comprend 2 séries de révisions. Les révisions supplémentaires sont facturées au temps et aux matériaux @ nnn $ + TPS par heure.

#2 Votre client doit-il vous envoyer quelque chose avant que le travail puisse commencer ?

Quelques exemples sont l'approbation écrite de votre devis, un acompte ou un autre paiement avant de commencer le travail, un résumé de projet révisé ou approuvé, des informations spécifiques sur l'entreprise ou une personne de contact désignée.

Exemple:

L'approbation du brief de rédaction doit se faire par e-mail ou sera présumée lorsque « le client » envoie un brief de rédaction modifié à Copywrite Matters. L'approbation de la rédaction elle-même se fait via un formulaire d'approbation en ligne. Si ce formulaire ne peut être rempli, l'approbation doit être fournie par écrit par « le client ».

J'inclus également une déclaration selon laquelle "Tous les documents fournis par 'le client' sont supposés légaux et exacts."

#3 Que se passe-t-il si la portée du projet change ?

Au fur et à mesure que vous et votre client commencez à creuser dans le brief et que des idées commencent à faire surface, des modifications de la portée du projet peuvent entrer en scène. Je demande le droit d'établir un nouveau devis en fonction des nouvelles exigences du projet. La clé est de faire savoir à vos clients que leurs nouvelles idées passionnantes ne se font pas gratuitement !

Exemple

Un temps de révision défini est inclus dans chaque devis. Si les objectifs et les exigences du projet changent et nécessitent une modification significative du travail fourni, Copywrite Matters se réserve le droit de facturer des travaux supplémentaires en fonction du temps et du matériel.

#4 Que se passe-t-il si le projet est annulé après le début des travaux ?

Il y a toutes sortes de raisons pour lesquelles un projet peut être annulé. Vous pouvez facturer à votre client le montant total ou au prorata du travail déjà effectué. Je recommande la deuxième option car vous pouvez vous séparer en bons termes sans perdre d'argent pour le travail que vous avez effectué.

Exemple:

'Le Client' peut résilier le travail à tout moment. Dans ce cas, Copywrite Matters facturera le temps passé et le travail effectué à ce jour.

#5 Quelles sont vos conditions de paiement ?

Vos conditions générales sont un excellent endroit pour décrire vos conditions de paiement, en particulier ce qui se passe si le client ne paie pas dans le délai spécifié et ce qui se passe si vous contractez une dette dans le cadre de votre travail de recouvrement de créances.

Exemples:

Des frais de démarrage non remboursables de 50 % du montant total du devis sont requis lors de l'acceptation du devis par « le client ».
L'acompte initial versé sera déduit du solde (50 %) dû 14 jours après la livraison de la première ébauche. Toutes les révisions seront finalisées selon notre accord.
Le paiement peut être effectué par dépôt direct ou PayPal. Le « client » est tenu de payer les frais PayPal et les transactions PayPal sont donc soumises à un supplément de 3,4 % pour les frais.
À moins que des dispositions préalables ne soient prises, les paiements non reçus dans les délais de paiement spécifiés entraîneront des frais de retard de 25 $.
En cas de défaut de paiement, Copywrite Matters peut répertorier « le client » auprès des agences de recouvrement de créances et d'évaluation du crédit appropriées.

#6 Existe-t-il des circonstances ou des frais spécifiques pour les demandes de travail « urgentes » ?

Il est assez courant de facturer un supplément pour des travaux « urgents », vous offrant deux avantages. Premièrement, le client peut simplement repenser à quel point le travail est « urgent », ce qui vous soulage de la pression et, deuxièmement, vous êtes indemnisé pour tout travail que vous avez dû remettre à plus tard.

Exemple:

Les travaux urgents entraîneront un supplément de 25 %. Pourquoi? En raison des autres projets déplacés pour s'adapter.

#7 Y a-t-il des exclusions que votre client devrait connaître ?

Les devis de Copywrite Matters n'incluent pas la liaison avec d'autres agents tels que les graphistes, les développeurs Web, etc., ni les réunions en dehors du brief initial. Ceux-ci peuvent sembler être de petites choses, mais ils peuvent vraiment vous faire perdre du temps s'ils explosent.

Exemple:

Cette proposition n'inclut pas la liaison avec d'autres agents tels que des graphistes ou des développeurs Web, sauf indication contraire, ni des réunions en dehors du brief créatif initial. Le temps de déplacement sera détaillé sur les factures pour les réunions supplémentaires sur place.
Tous les frais qui s'ajoutent aux services commandés (y compris les frais de messagerie, d'autres médias et de déplacement) s'ajoutent au montant indiqué et seront facturés au « client » selon les besoins. Ces frais seront détaillés séparément sur la facture.

#8 Avez-vous des limites de temps, comme le temps que les clients peuvent prendre pour répondre avec approbation ou révisions ?

Copywrite Matters a un plafond de 14 jours sur les révisions pour s'assurer que chaque projet est terminé en temps opportun. Cette limite de temps aide toutes les personnes impliquées, les rédacteurs et les clients, à rester suffisamment concentrés pour garantir que le résultat final est stupéfiant.

Exemples:

La relecture sera terminée une fois que l'approbation de la rédaction aura été soumise ou sur la troisième version de la rédaction.
Les révisions doivent être soumises dans les 14 jours suivant la livraison du premier projet. Si les révisions ne sont pas reçues, l'approbation de la rédaction sera supposée et le projet finalisé.

#9 Que se passe-t-il si vous ne pouvez pas respecter le délai convenu (quelle qu'en soit la raison) ?

Une réponse courante à celle-ci est d'informer le client par écrit dès que la situation est connue, avec des dates de livraison révisées. Votre client voudra peut-être être récompensé pour une livraison tardive, alors soyez prêt à gérer cela.

#10 Êtes-vous heureux de travailler avec des équipes ou préférez-vous un seul interlocuteur ?

Je demande qu'une personne de contact soit désignée pour centraliser les contacts et les révisions du projet. Celui-ci est survenu après avoir reçu des appels téléphoniques et des demandes constantes de mises à jour de cinq personnes différentes. Les révisions par un comité sont les pires !

Exemple:

« Le client » est invité à désigner un contact principal pour centraliser toutes les révisions et tous les contacts tout au long du projet.

#11 Offrez-vous des garanties de résultats ? Si ce n'est pas le cas, précisez-le.

Je n'offre aucune garantie sur la conversion ou le trafic, etc. C'est parce qu'il y a tellement de facteurs qui contribuent au succès du marketing - de la conception graphique et de la distribution aux autres activités de marketing et à la gentillesse de la réceptionniste lorsque les gens appellent.

Exemples:

Avec autant de facteurs contribuant au succès d'une rédaction, Copywrite Matters ne peut donner aucune garantie quant à la performance de la copie créée pour 'le Client'.
En raison de la nature complexe du classement des moteurs de recherche, Copywrite Matters ne peut garantir aucun classement spécifique à la suite de la publication d'un copywriting optimisé.
Copywrite Matters décline toute responsabilité pour toute action entreprise par « le client » qui entraîne la pénalisation ou l'interdiction du site Web du « client » de tout moteur de recherche.

#12 Travaillez-vous avec des sous-traitants ?

Si vous le faites, il est bon d'en informer votre client dans vos CGV et de lui donner l'assurance de votre contrôle qualité. Vous voudrez peut-être expliquer si votre client peut ou non contacter des sous-traitants.

Exemple

Copywrite Matters se réserve le droit d'attribuer des travaux à des sous-traitants pour s'assurer que les livrables du projet sont respectés. Tous les sous-traitants adhèrent à la norme et au style de rédaction de Copywrite Matters. "Le Client" ne doit pas avoir de contact direct avec le sous-traitant sans l'autorisation de Copywrite Matters.

#13 Cédez-vous ou conservez-vous les droits d'auteur du travail entrepris ? Si vous le remettez, à quel moment ?

Copywrite Matters conserve les droits d'auteur de tous les travaux produits jusqu'au paiement de la facture finale. Jusque-là, la copie ne peut pas être utilisée.

Exemple:

Il est convenu que le droit d'auteur de tout travail livré au «client» reste la propriété intellectuelle de Copywrite Matters jusqu'à ce que toutes les sommes dues aient été payées.

#14 Êtes-vous responsable de la manière dont votre travail est utilisé ?

Il est important d'avoir un relevé vous indemnisant des réclamations, frais et dépenses encourus à la suite des travaux que nous entreprenons à la demande d'un client. Je ne sais pas comment cela résisterait devant un tribunal, mais je sais que les compagnies d'assurance indemnisation l'aiment !

Exemples:

Copywrite Matters ne peut être tenu responsable de la manière dont le matériel produit est utilisé une fois que « le client » a approuvé le projet final.
« Le client » s'engage à indemniser et à dégager Copywrite Matters de toute responsabilité contre toutes les réclamations, coûts et dépenses, y compris les honoraires d'avocat, dus aux matériaux inclus dans tout travail entrepris à la demande du « client ».

Alors voilà – 14 scénarios qui pourraient vous aider à étoffer vos conditions d'utilisation et des exemples tirés de mes propres conditions générales. J'aimerais savoir si vous couvrez différents scénarios dans vos conditions générales.

Bélinda