Élaboration d'une politique de travail à distance pour le nouveau bureau virtuel
Publié: 2020-09-26Covid-19 a plongé la plupart des entreprises à travers le monde dans une ère de travail à distance
Le travail à distance n'est plus un avantage ou un avantage supplémentaire, mais une attente
La surcommunication est la clé d'un travail à distance réussi
Covid-19 a plongé la plupart des entreprises à travers le monde dans une ère de travail à distance. Alors que certaines entreprises comme les startups à distance et les géants de la technologie expérimentent le travail à distance depuis un certain temps, d'autres ont été complètement prises par surprise.
Notre entreprise a été conçue et construite comme une entreprise à distance. Avec une équipe de plus de 50 000 ingénieurs logiciels à distance, nous devions trouver un moyen de rendre le travail à distance efficace - il y a bien longtemps lorsque nous avons commencé en 2017.
Chaque entreprise a besoin d'une politique de travail à distance
Le bureau n'est plus ce qu'il était. Le plus grand obstacle au travail à distance n'était pas sa mise en œuvre ou son exécution, mais l'inertie du travail à distance. La pandémie a indéniablement changé nos points de vue et nos flux de travail, et maintenant, il est probable qu'elle le reste.
La télécommande est devenue notre nouvelle norme. Entre l'augmentation de la productivité des employés et la diminution des coûts commerciaux, de nombreuses entreprises cherchent à devenir totalement distantes, même après la crise. La main-d'œuvre dans le monde a appris à concilier travail et vie.
Dans ce contexte, le travail à distance n'est plus un avantage ou un avantage supplémentaire, mais une attente.
Que devrait couvrir votre politique de travail à distance
- Objectif de la politique
- Définir le travail à distance
- Définition de l'employé
- Nature du télétravail (télétravail complet/partiel/ponctuel)
- Soutien/avantages (le cas échéant)
- Conditions de présence/record
- Protocoles de communication
- Politiques matérielles et logicielles
- Politiques connexes telles que les congés, etc.
Comment construire la politique
- Définir les attentes
- Considérations et décisions
- Avantages/droits légaux
- Politique dynamique
Considérations politiques
Au cours des trois dernières années, voici quelques-uns de nos plus grands apprentissages en matière de rédaction de notre politique de travail à distance :
Qui travaille à domicile et à quelle fréquence
Certains postes sont beaucoup plus propices au travail à distance que d'autres. Cela dit, étant donné que nous sommes au milieu d'une pandémie mondiale, l'objectif est de faire en sorte que les gens puissent travailler à distance dans la mesure du possible.
Une bonne politique de travail à distance devra intégrer des directives claires sur la fréquence à laquelle l'employé peut travailler à domicile - en fonction du rôle et du poste. Il est important que ces lignes directrices soient définies très clairement afin qu'il n'y ait aucune possibilité de réaction ultérieure. Si vous pouvez concevoir ces lignes directrices après un processus de consultation avec les différentes équipes et employés, ce sera beaucoup plus efficace.
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Disponibilité des employés
C'est l'un des aspects les plus délicats de l'établissement d'une politique de travail à distance. Alors que la plupart des entreprises sont obligées de travailler à distance en raison de la pandémie, le travail à distance présente certains avantages intrinsèques. C'est l'ère du travailleur du savoir - et pour de nombreuses entreprises, la productivité de leurs employés est la seule différence entre le succès et l'échec.
Dans de telles circonstances, le travail à distance peut donner aux employés la flexibilité dont ils ont besoin pour travailler à leur meilleur. Bien qu'il puisse sembler tentant de simplement définir une politique d'horloge d'arrivée de 9h à 18h, ce n'est peut-être pas la marche à suivre optimale. Sans oublier qu'il est conseillé d'avoir des heures de travail qui se chevauchent sur différents fuseaux horaires.
Décomposez les exigences de disponibilité en équipe. Déterminez les moments clés où les membres de l'équipe doivent être disponibles pour travailler sur des tâches collaboratives et appliquez la disponibilité uniquement pour ces heures. Gardez une certaine flexibilité lorsque les employés souhaitent travailler sur leurs tâches individuelles, que ce soit à 5 h ou à 23 h.
Communication
La surcommunication est la clé d'un travail à distance réussi. Il n'y a plus de place pour les discussions décontractées, les pauses chai ou l'interprétation du langage corporel. Ce qui signifie que tout ce qui doit arriver doit être communiqué.
Intégrez chaque aspect de la communication dans votre politique de travail à distance, qu'il s'agisse d'une réunion Scrum quotidienne, de sessions de brainstorming informelles ou d'examens individuels.
En ce qui concerne la communication textuelle, rendez les directives aussi précises que possible. Définissez le canal de communication (Slack, Email, Trello, etc.), la disponibilité attendue sur le canal et le temps de réponse attendu. La mise en place de certains canaux de communication asynchrones est également conseillée.
Identifier les bons indicateurs
Avec plus de flexibilité vient plus de responsabilités. Étant donné que les gestionnaires ne pourront plus microgérer leurs employés, il est important de les aligner sur les objectifs de l'entreprise. Pour que les métriques soient efficaces, il faut prendre en compte deux types de métriques : basées sur les résultats (ou métriques de sortie) et basées sur les processus (ou métriques d'entrée).
Prenons l'exemple d'un commercial B2B. Les mesures de sortie pour cet employé seraient probablement des choses comme le chiffre d'affaires, le nombre de clients acquis, etc. Cependant, avoir uniquement des métriques de sortie ne suffit pas. Il est également important de créer un ensemble de mesures d'entrée - quelque chose qui est plus directement contrôlable par l'employé - et de les rendre également responsables de celles-ci. Dans cet exemple, les métriques d'entrée incluraient des éléments tels que les e-mails envoyés aux prospects, les suivis effectués, les réunions planifiées, les réunions organisées, etc.
Sécurité et confidentialité
La sécurité est une préoccupation importante avec le travail à distance. Lorsque vous travaillez depuis un bureau, un réseau sécurisé est garanti, mais cela sort de la fenêtre avec le travail à distance. Assurez-vous que vous avez mis en place des politiques pour vous assurer que les informations restent sécurisées. Par exemple, s'il existe une directive contre l'utilisation du Wi-Fi public, cela doit être mentionné dans la politique.
Une bonne politique de travail à distance doit également veiller à la confidentialité des clients. Il est important de mentionner les choses qui pourraient potentiellement compromettre la confidentialité du client. Par exemple, prendre un appel client sensible dans un café pourrait être un grand non-non pour votre organisation. Quels que soient les éléments non négociables, assurez-vous qu'ils sont énoncés dans la politique et communiqués clairement.
Conclusion
Covid-19 a peut-être forcé le monde à travailler à distance, mais cela pourrait être une opportunité incroyable de travailler vers un paradigme de travail plus productif. Lorsque vous rédigez des politiques pour le travail à distance, il peut être judicieux de vous concentrer sur la construction d'un avenir plus flexible et productif plutôt que de faire de votre mieux pour maintenir le statu quo pré-Covid.