Créer des communications inclusives et accessibles

L'information est partout. Pour beaucoup d’entre nous, la surcharge de contenu est une réalité quotidienne car nous recevons un flux constant de messages provenant de nos flux de médias sociaux et de nos fils de discussion texte. Pour ceux d’entre nous qui travaillent sur le lieu de travail, la gestion des e-mails constitue également un défi permanent. Une étude a révélé que les employés reçoivent en moyenne 350 e-mails par semaine – des e-mails qui interrompent souvent notre capacité à nous concentrer et à respecter les délais. En même temps, nous avons la chance de vivre dans un pays où l'accès aux informations gouvernementales qui nous permettent de prendre des décisions éclairées concernant nos vies est un droit protégé.

Mais que se passe-t-il une fois que vous avez accès à l’information ? Est-ce facile à comprendre pour vous ? Cela vous aide-t-il à prendre des décisions concernant votre vie et votre travail ? La langue est-elle inclusive, culturellement sûre et respectueuse ? Est-il livré dans plusieurs formats accessibles ?

Communications pour le bien – Apostrophe

Dans mon cabinet de communication, Apostrophe , nous réfléchissons beaucoup à ces questions. Alors que de plus en plus d'entreprises cherchent à faire progresser la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI), nous aidons nos clients à créer des pratiques de communication sûres et inclusives qui améliorent les relations avec leurs employés, leurs clients et leurs communautés.

Au fil des années, j'ai aidé de nombreuses organisations à réévaluer l'accessibilité et l'inclusion de leurs communications. Actuellement, nous soutenons un projet provincial dans le but de mobiliser les voix et les perspectives historiquement exclues. En partenariat avec notre client, nous pensons sécurité et inclusion à chaque étape en :

• Tenir des séances de mobilisation dans des endroits accessibles et culturellement sécuritaires pour les participants (cela signifie établir des partenariats avec la communauté locale et les organisations autochtones qui peuvent fournir ces espaces),
• Rédiger des versions en langage simple de tous les rapports de recherche,
• Offrir des services de garde d'enfants et de transport aux familles assistant à des engagements,
• Fournir plusieurs options de commentaires, notamment en personne, via Zoom, par courrier électronique, par appel téléphonique et via un sondage en ligne (pour ceux qui se sentent plus en sécurité en exprimant leurs besoins de manière anonyme par écrit), et
• Nous demander si nous sommes les facilitateurs les plus sûrs pour mener une conversation et, lorsque la réponse est non, nous associer à un facilitateur qui se sent en sécurité pour les participants.

Comment les petites entreprises peuvent améliorer leurs communications

Le Global Diversity, Equity & Inclusion Benchmarks (GDEIB) est une ressource gratuite qui aide les organisations à favoriser et à mesurer leurs politiques et pratiques en matière de diversité et d’inclusion. La ressource examine de nombreux aspects des efforts DEI d'une organisation, y compris les communications. Il appelle spécifiquement les organisations à « rendre la communication claire, simple à comprendre… » et entièrement accessible dans de multiples formats.

Astuce : Vous pouvez en savoir plus sur les communications et l'EDI dans le GDEIB , édition 2021, p. 46 – 47.

En lien avec le GDEIB, je suis toujours à la recherche de moyens permettant aux entreprises d'améliorer leur communication. Vous trouverez ci-dessous une liste de quelques-uns des conseils que nous partageons avec nos clients :

Commencez par la découverte

Analysez votre site Web, vos réseaux sociaux, vos supports marketing, vos newsletters internes, vos plans stratégiques et vos rapports pour révéler les faux pas dans le choix des mots et le format. Pensez toujours aux besoins et aux désirs de votre public. Demandez-vous si vos communications sont exemptes de jargon, accessibles à une variété d'expériences vécues (pensez aux nouveaux arrivants au Canada, à une personne ayant une neurodiversité et/ou des différences d'audition ou de vision) ? Vérifiez si vous utilisez des mots obsolètes ou nuisibles et utilisez toujours la langue première des gens. Le langage d'abord des personnes se concentre sur «… le langage individuel, axé sur la personne, souligne le fait qu'un diagnostic n'est qu'une composante de l'être global d'une personne.»

Rien sur nous sans nous

Les communications ne doivent jamais être développées sans la participation pleine et directe des membres du ou des groupes concernés. Sollicitez l’avis d’une diversité de personnes et demandez :

• Quel est le format le plus accessible dans lequel nous pouvons partager des informations avec vous ?
• Nos paroles vous font-elles vous sentir en sécurité et respecté ?
• Ces informations vous permettent-elles de prendre des décisions significatives concernant votre vie ?

Posez les questions, écoutez attentivement, puis apportez les changements . Dans le cadre d'un récent projet de formation client, nous avons interrogé des personnes ayant une expérience vécue pour connaître leurs préférences en matière de communication. Une personne nous a dit : « Je n’ai peut-être pas toutes les solutions, mais je connais les obstacles, car je les vis quotidiennement et je serais heureuse d’avoir une conversation si j’avais l’impression que quelqu’un m’écoutait vraiment. »

Soyez socialement responsable

Les réseaux sociaux sont souvent le premier endroit où les gens interagissent avec votre entreprise. Vous pouvez créer des espaces en ligne plus inclusifs en :

• Utiliser des sous-titres sur toutes les vidéos
• Fournir des descriptions d'images en texte alternatif sous les images afin que les personnes utilisant des lecteurs d'écran puissent en faire l'expérience
• Mettre les lettres en majuscules dans les hashtags afin que les lecteurs d'écran partagent le hashtag tel qu'écrit plutôt que comme un mot long et confus qui n'a aucun sens. Par exemple : #AccessibilityMatters
• Assurer une représentation diversifiée dans vos images (sur les réseaux sociaux et dans vos présentations, brochures, rapports, newsletters des employés, etc.)

Utilisez un langage simple

Pour améliorer l’accessibilité, écrivez dans un langage simple. Utilisez des phrases plus courtes (15 à 20 mots maximum), un format comportant beaucoup d'espaces blancs et de puces, évitez le jargon et utilisez des mots courants et un langage inclusif. Pour en savoir plus sur le langage simple, consultez la liste de contrôle sur le langage clair du gouvernement de la Colombie-Britannique.

Les mots ont du pouvoir

Ce que dit une entreprise et la façon dont elle choisit de le dire a un impact sur la capacité de ses employés, de ses clients et de ses communautés à lui faire confiance. Au fur et à mesure que vous élaborez vos communications, pensez au lecteur et à l'impact de ses expériences vécues sur la façon dont il accède et reçoit vos communications. Le changement commence par de petits pas, et dans le cas de communications inclusives et accessibles, de petits pas peuvent faire toute la différence.

Small Business BC est là pour vous aider

SBBC est un centre de ressources à but non lucratif pour les petites entreprises de la Colombie-Britannique. Quelle que soit votre idée du succès, nous sommes là pour vous fournir un soutien et des ressources holistiques à chaque étape du voyage. Consultez notre gamme de webinaires commerciaux , nos formations en ligne à la demande, nos conseils Parler à un expert ou parcourez nos articles commerciaux .