6 bonnes méthodes pour gérer les factures perdues, incorrectes ou incomplètes

Les factures perdues, incorrectes et incomplètes sont le fléau de chaque comptable et propriétaire d'entreprise. Vous pouvez vendre les meilleurs produits ou fournir d'excellents services, mais si vos factures comportent des erreurs, vous risquez de ne pas recevoir votre argent à temps. L'émission de factures erronées rend le processus de paiement plus long et plus compliqué. Vous ne recevrez aucun paiement si votre facture est perdue. Comment éviter de tels problèmes ? Comment gérer les factures perdues, incorrectes ou incomplètes. Lisez l'article pour en savoir plus.

Factures perdues, incorrectes, incomplètes – table des matières :

1. Facture perdue – conséquences
2. Comment éviter de perdre des factures
3. Que se passe-t-il lorsque votre client reçoit une facture incorrecte ?
4. Comment éviter d'émettre des factures erronées ?
5. Facture incomplète – à quel genre de problèmes s'attendre ?
6. Comment éviter d'émettre des factures incomplètes ?

Facture perdue – conséquences

Qu'est-ce qu'une facture perdue ? C'est un document qui n'est jamais parvenu au client. Il peut y avoir de nombreuses raisons différentes à une telle situation. Les raisons les plus fréquentes sont :

• Données d'adresse incorrectes
• Envoyer une facture au mauvais client
• La facture n'a pas été émise
• La lettre a été perdue par la société de messagerie

La conséquence de la perte de la facture est un défaut de paiement de la part du client. Le client, qui n'a pas reçu de documents de votre part, ne paiera pas. Il n'est pas facile de découvrir que votre facture n'a pas encore été payée - le seul moyen est de collecter les confirmations de vos clients de manière continue, sinon le seul signe d'une facture impayée est le défaut de paiement sur votre compte. Dans une telle situation, vous serez obligé de renvoyer le document perdu avec le nouveau délai de paiement. Cela signifie que vous devrez attendre longtemps pour votre argent.

Comment éviter de perdre des factures

Si vous utilisez un envoi traditionnel, essayez de choisir le courrier recommandé ou le courrier avec accusé de réception. Cela vous assurera que vos documents ont atteint leur destination. Vérifiez bien l'adresse de votre client avant d'envoyer votre courrier pour être sûr que la facture lui sera remise. Les factures électroniques sont une meilleure option, vous pouvez les envoyer par e-mail et la solution est beaucoup plus rapide que le courrier traditionnel. Il existe une option de réception dans le système de messagerie qui vous permet de recevoir une confirmation de votre envoi. Avec de telles options, vous saurez rapidement que votre facture est parvenue à la bonne personne.

Comment éviter de faire des erreurs dans l'adresse email ? Un logiciel de facturation est très utile dans de telles situations. Vous devez entrer les données correctes du client une seule fois pour être sûr que l'adresse est toujours aussi correcte. Un logiciel de facturation vous aidera à émettre des factures répétitives et vous aidera généralement à mieux organiser vos documents.

Que se passe-t-il lorsque votre client reçoit une facture incorrecte ?

Chaque facture doit indiquer clairement quel est l'objet principal de la transaction. L'acheteur ne doit pas avoir de doutes sur la raison d'être de la facture. Une détermination imprécise de l'objet de la transaction peut allonger le processus de paiement. Vous pouvez comprendre tous les termes et expressions utilisés dans votre document, mais vos clients peuvent ne pas les comprendre, surtout si vous avez tendance à utiliser du jargon ou des formulations imprécises.

L'expression « service n° 5 » n'est compréhensible que pour vous, mais l'entreprise qui commande des dizaines ou des centaines de produits aura un énorme problème avec l'identification du produit ou du service à partir de la facture. Une telle formulation peut susciter de nombreux doutes - ici, il n'est même pas clair si le chiffre 5 décrit le vendeur ou l'acheteur. Il n'y a pas non plus d'informations sur l'objet du service.

De même, l'expression « marchandises conformes à la commande n° 5 » n'est pas claire. Nous ne savons pas grand-chose sur les marchandises, leur nombre, leur type, leur expédition ou leur prix. Cette facture circulera dans tous les services de l'entreprise de l'acheteur et vous ne serez pas payé tant que tous les problèmes ne seront pas résolus.

Certaines erreurs peuvent se produire concernant le libellé utilisé en relation avec la section de paiement. N'utilisez pas les phrases : après avoir reçu, à la fin du mois, le dernier jour ouvrable – cela peut conduire à des erreurs. Votre client peut comprendre ces expressions à sa manière. Des informations imprécises sur le délai de paiement peuvent entraîner un retard de paiement – ​​vous ne recevrez pas votre argent au moment prévu.

Comment éviter d'émettre des factures erronées ?

La seule solution est la formulation précise et correcte. Des factures faciles à comprendre accélèrent les processus de paiement. Sur votre facture, utilisez le même libellé que sur les commandes du client. De même, si vous avez l'accord avec votre client, utilisez le libellé de l'accord. Grâce à cela, votre client n'aura pas à réfléchir à deux fois aux éléments de la facture.

Que faire si vous n'avez ni la commande ni l'accord? Essayez d'utiliser le numéro EAN (European Article Number) ou le numéro GTIN (Global Trade Item Number) - ces numéros identifient les articles vendus sans équivoque. Qu'en est-il des services - décrivez-les précisément, donnez la date de prestation.

Si vous émettez des factures partielles, incluez des informations supplémentaires. Cela aidera votre client à vérifier l'exactitude de la facture. Il peut s'agir d'une liste détaillée présentant l'étendue des tâches effectuées. Une bonne pratique consiste à inclure certaines des dispositions du contrat. Plus le document est transparent et compréhensible, plus il parvient rapidement au service des paiements.

Le réglage de la date de paiement donne le jour exact où votre facture sera due. Informez-vous des rabais pour les paiements antérieurs, si vous les utilisez. Informez-vous des frais de retard de paiement. Vos clients doivent savoir à l'avance à quoi s'attendre – cela les aide à gérer leur calendrier de paiement. Une telle gestion minutieuse des factures apportera de nombreux avantages à vos clients et à vous aussi - le rapprochement des factures sera certainement beaucoup plus facile.

Facture incomplète – à quel genre de problèmes s'attendre ?

Une facture incomplète ralentit le processus de facturation car compléter les données demande du temps. Les factures incomplètes sont généralement déplacées à la fin de la file d'attente de paiement. Il est très peu probable qu'une facture incomplète soit payée par le client. Les informations manquantes doivent être trouvées et expliquées. Quelqu'un doit s'occuper de ce problème. Les clients n'aiment pas perdre leur temps précieux à traiter de tels problèmes. Généralement, si votre facture est incomplète une fois ce n'est pas un problème, mais des erreurs fréquentes peuvent inciter votre client à cesser de coopérer avec vous. Des factures incomplètes parlent mal de l'état de votre gestion. Des erreurs dans des documents d'une valeur et d'une importance telles que les factures suscitent des doutes chez les clients et des questions. Vous ne pouvez pas conserver l'ordre dans les factures, il n'y a donc pas de commande ailleurs dans votre entreprise.

Comment éviter d'émettre des factures incomplètes ?

Avant d'envoyer votre facture, vérifiez à nouveau toutes les données importantes. Portez une attention particulière à la date et au mode de paiement. Des données incomplètes entraîneront un défaut de paiement à la date fixée. Il vaut mieux éviter ces événements désagréables. Utilisez des modèles prêts à l'emploi pour émettre vos factures. Un modèle de bonne valeur devrait avoir tous les éléments nécessaires requis par la loi. Il est avantageux d'utiliser un logiciel de facturation avec des modèles réalisés professionnellement par le spécialiste. Avec de tels modèles, vos factures doivent être soignées, ordonnées et complètes. Le processus de facturation doit être bien organisé et vos factures doivent être impeccables et sans erreur.

Si vous aimez notre contenu, rejoignez notre communauté d'abeilles occupées sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

Afficher tous les articles