Décodage des facteurs critiques pour le succès des services partagés
Publié: 2020-04-12Les transactions de masse dans le domaine de la finance, de la comptabilité et de l'informatique étaient auparavant un facteur difficile
SSC présente diverses opportunités pour maximiser les opérations de vente, les opérations de la chaîne d'approvisionnement, etc.
Les plateformes du nouvel âge ont la cerise sur le gâteau des technologies de pointe qui permettent aux organisations d'acquérir un avantage concurrentiel
Les années 1980 ont vu l'émergence du concept de centres de services partagés (CSP). Le concept a mûri au fil des années. Une variété de facteurs, locaux et mondiaux, ont convergé pour lui donner un élan rapide. Initialement, les transactions de masse de la finance et de la comptabilité et de l'informatique étaient les fonctions les plus prioritaires pour la mise en œuvre de SSC.
Cependant, avec l'évolution des temps, divers autres départements - les opérations de vente, les opérations de la chaîne d'approvisionnement et les départements marketing ont sécurisé un espace sûr pour rester sain et viable dans l'écosystème des services partagés.
Les chefs d'entreprise mettent tout en œuvre pour transformer leurs SSC en centres de création de valeur. Et, c'est compréhensible. Après tout, SSC présente des opportunités de maximiser l'efficacité opérationnelle, d'augmenter la productivité de la main-d'œuvre, d'éliminer les redondances - et de faire tout cela tout en minimisant considérablement les coûts. Cela dit, divers facteurs peuvent influer sur le taux de réussite des initiatives de CSS. Voici quelques facteurs critiques qui doivent être pris en compte pour transformer les SSC :
Pensez global dès le début
Les chefs d'entreprise se lancent souvent dans leur parcours SSC en établissant un centre dans leur région natale. Ils adoptent une approche itérative consistant à commencer petit et à construire « au fur et à mesure ».
L'objectif principal de ce centre est de minimiser les coûts et de stimuler la productivité de la main-d'œuvre. Après la mise en œuvre du SSC natif, une fois que les décideurs commencent à constater les avantages commerciaux attendus, cette idéation adopte une vision globale. Les dirigeants établissent ensuite des politiques ainsi que des structures organisationnelles, qui visent à transformer le modèle mondial.
Le décompte des implantations physiques est dûment rationalisé, aboutissant à la mise en place d'un pôle unique, avec quelques pôles régionaux. Ainsi, il est important d'avoir des raisons concrètes pour consolider les opérations commerciales qui sont utilisées par plusieurs départements d'une même organisation et d'établir un modèle global de prestation de services et d'identifier les objectifs spécifiques ainsi que les critères de réussite.
Identification des bons processus
Oui, c'est l'un des facteurs les plus critiques. À première vue, les activités importantes, autonomes et à forte intensité de transactions qui sont communes à l'ensemble de l'organisation sont les services les mieux adaptés. Cependant, ne perdez pas de vue les détails. Le terme «services partagés» est extrêmement élastique et est souvent utilisé de manière inappropriée. Les fonctions commencent à s'appeler une organisation de services partagés (SSO) lorsqu'elles ne font que centraliser leur fonction comptable.
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Dans de telles circonstances, le terme SSO ne reflète pas grand-chose en dehors de leur volonté de rejoindre la ligue d'une organisation de services partagés mature. Ainsi, identifiez les bons processus et placez un SSC au bon endroit.
Automatisation des services partagés (le bon type est important)
Afin de répondre aux besoins dynamiques des différents départements fonctionnels et unités d'affaires régionales, les entreprises intelligentes ont commencé à exploiter le potentiel de la technologie. Les leaders mondiaux de l'espace SSC automatisent leur écosystème de processus et exploitent une plate-forme d'automatisation numérique à faible code, optimisée par la gestion des processus métier, la gestion du contenu d'entreprise et les capacités de gestion de la communication client.
En plus des capacités, ces plates-formes de la nouvelle ère ont la cerise sur le gâteau de technologies de pointe qui permettent aux organisations d'acquérir un avantage concurrentiel sur leurs concurrents. À l'aide de ces plates-formes, les utilisateurs peuvent effectuer une multitude d'activités telles que la centralisation des transactions réparties sur des opérations distribuées, l'acheminement automatique des transactions vers le bon utilisateur pour approbation, la gestion efficace des exceptions, l'escalade automatique des transactions inactives, la mesure des KPI commerciaux en temps réel et la la liste continue.
Visibilité pour faciliter l'administration du processus
La gestion de quelques transactions est facile sans mécanismes de surveillance élaborés. Mais, lorsque l'échelle augmente (où les avantages réels s'accumulent), une surveillance robuste et évolutive devient indispensable. Les utilisateurs doivent être en mesure de surveiller au niveau du processus pour suivre ce qui se passe dans le système.
Cette surveillance doit inclure les activités humaines, les exceptions, la surveillance de la file d'attente, les alertes au niveau du processus et de la file d'attente et les statistiques globales du processus.
Mesure et simulation
La capacité à mesurer les paramètres clés du processus est essentielle. Il doit être possible de mesurer les délais d'exécution globaux, le débit et les attributs au niveau des tâches et leur impact sur les performances de l'entreprise. Simultanément, il doit être possible de simuler le processus avec toutes sortes de scénarios de simulation. Et, évaluez si les améliorations proposées par SPC auraient un impact sur la performance de l'entreprise aux niveaux prévus.
Investissement dans la formation du personnel
Alors que les professionnels des services partagés cherchent à fournir les avantages commerciaux escomptés, les organisations les plus avancées reconnaissent que la formation des employés n'est pas un coût discrétionnaire, qui peut être compromis de quelque manière que ce soit. Ils voient plutôt la formation et le développement comme un investissement.
Par exemple : la formation en technologie est une considération importante. Le passage à un modèle SSC nécessite souvent une transformation technologique, donnant aux chefs d'entreprise une raison impérieuse de former adéquatement leurs utilisateurs.
L'essentiel est que ces facteurs ne peuvent être ignorés si vous cherchez à favoriser l'excellence des processus dans votre SSC .