Définition du succès en gestion de projet | #9 Se lancer dans la gestion de projet

Qu'est-ce que cela signifie qu'un projet est réussi? Son seul critère est-il la livraison des résultats dans les délais impartis et la clôture des dépenses dans le budget prévu ? Mais que se passe-t-il si l'objectif réalisé du projet ne répond pas aux attentes du client ? Ou sinon, passe à côté des critères jugés importants par les parties prenantes ? Dans l'article d'aujourd'hui, nous discutons de la définition du succès dans la gestion de projet.

Définition du succès en gestion de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Définition de la réussite du projet
3. Définition des critères d'achèvement par rapport aux critères d'acceptation
4. KPI. Indicateurs retardés
5. Sommaire

Introduction

Chaque projet est régi par ses lois. Par conséquent, en plus de la méthode de mise en œuvre du projet, nous devons sélectionner et ajuster les critères de réussite, chaque fois aux spécificités d'un projet particulier. D'une part, il peut être crucial de créer une définition technique de l'achèvement, d'autre part des critères d'acceptation formulés du point de vue du destinataire des résultats du projet. Pour de nombreux projets, en revanche, il est tout aussi important de créer des KPI appropriés, c'est-à-dire des indicateurs de performance clés, qui permettent une évaluation multidimensionnelle de la mise en œuvre du projet.

Définition de la réussite du projet

Déjà en travaillant sur la vision du projet, les parties prenantes se demandent quelle sera la définition du succès. Pour de nombreux projets, le timing sera déterminant – après tout, à quoi sert d'organiser une somptueuse fête de Noël pour les investisseurs si elle a lieu en janvier ? Peut-être qu'un dépassement de budget sera moins important dans ce cas que même un décalage d'un jour.

Dans le cas de la mise en place d'un bal caritatif, cela peut s'avérer tout le contraire : on peut reporter la date de l'événement pour réduire le coût de location de la salle. Si, encore une fois, nous organisons une fête visant à déguster des produits locaux, tant le temps que le coût de la mise en œuvre cèdent le pas à la priorité à la qualité. Nous devons équilibrer l'organisation avec la disponibilité des meilleurs aliments de saison.

Après tout, selon PMBOK, le déterminant le plus important du succès d'un projet est son résultat du point de vue du client ou, dans le cas de projets internes, du point de vue de l'utilisateur final. Mais comment créer une définition du succès en gestion de projet pour qu'elle puisse accompagner l'équipe projet dans son travail sur des tâches détaillées, et en même temps être claire pour les parties prenantes ?

Définition des critères d'achèvement par rapport aux critères d'acceptation

La définition du succès dans la gestion de projet est généralement créée par le chef de projet en coopération avec les parties prenantes. Ce sont eux qui doivent accepter de fixer les critères auxquels le résultat final doit répondre pour être considéré comme un succès. Leur opinion est également cruciale lors de l'évaluation du résultat.

Il est donc important qu'au démarrage d'un projet, il soit aussi clair que possible non seulement quel devrait être le résultat, mais aussi comment il sera vérifié pour voir s'il répond aux critères de réussite. Pour clarifier ce point, nous utiliserons la terminologie utilisée dans les projets Scrum. Il s'agit de la « définition de l'achèvement » et des « critères d'acceptation ». La différence entre les deux se voit parfaitement lorsque l'on considère l'exemple d'un projet visant à créer le site web d'une entreprise.

La définition de complétion fournira une description technique du site : il sera correctement sécurisé, il sera composé d'une page d'accueil et de quatre sous-pages, et il y aura un panneau de connexion pour les clients dans l'en-tête. En d'autres termes, avec la définition de l'achèvement, l'équipe de projet sait ce qu'elle va mettre en œuvre.

D'autre part, en définissant clairement les critères d'acceptation, l'équipe de projet sait pourquoi elle fera toutes ces activités et comment le travail effectué se traduira en valeur commerciale. Des critères d'acceptation seront ainsi utilisés pour vérifier si le résultat du projet est satisfaisant du point de vue de l'utilisateur. En utilisant l'exemple ci-dessus, le site Web s'affichera facilement sur divers appareils et permettra à l'utilisateur d'accéder au panneau client après avoir entré un nom d'utilisateur et un mot de passe.

Revenant un instant à l'exemple de l'organisation d'événements, la définition de l'achèvement du projet pourrait inclure, par exemple :

• date et lieu de l'événement,
• le nombre d'invités pour lesquels des places ont été préparées,
• menu,
• accompagnement musical assuré.

Les critères d'acceptation, en revanche, peuvent être liés à l' expérience attendue des participants à la fête , par exemple :

• la grandeur des lieux,
• la qualité des boissons servies,
• service simultané de nourriture à tous les invités assis à une table.

KPI. Indicateurs retardés

Les indicateurs de performance clés (KPI) sont des déterminants clés du succès de la gestion de projet pour évaluer si ses objectifs de base sont atteints. Les indicateurs retardés peuvent être utilisés pour évaluer le succès de la mise en œuvre du projet. Prédire la valeur finale des KPI permet de définir les critères minimaux à respecter pour parler de réussite du projet. Cependant, ils ne conviennent que pour évaluer des résultats mesurables tels que :

• coût de la mise en œuvre des tâches
• délais d'exécution
• le nombre d'heures de travail ou d'autres ressources utilisées pour mettre en œuvre le projet
• charge environnementale
• traduction de la main-d'œuvre en profit pour l'organisation.

Il existe des centaines d'indicateurs utilisés dans les pratiques de gestion à cet effet, leur sélection au début du projet est donc l'une des tâches importantes du chef de projet. Après tout, il ne s'agit pas de tout mesurer, mais seulement ce qui fournit des informations vraiment pertinentes sur l'état d'avancement du projet et le succès de la gestion de projet. Il ne devrait pas y en avoir plus de 20, tandis que dans le cas de projets plus petits, leur nombre ne devrait pas dépasser 5.

Sommaire

Le succès de la gestion de projet ne dépend pas seulement des efforts déployés, de la situation du marché et d'un leadership efficace. Il est également crucial de définir avec précision ce que nous considérons comme un succès. Et même des facteurs supplémentaires qui ne peuvent pas être prédits. Après tout, du point de vue du client, une solution improvisée de dernière minute peut être très satisfaisante. Cependant, mieux vaut laisser l'improvisation parmi les stratégies de bravade consistant à sauver à la dernière minute les projets qui risquent d'échouer, plutôt que d'appliquer quotidiennement des définitions réfléchies du succès et de l'achèvement du projet, et des critères d'acceptation bien formulés.

Si vous aimez notre contenu, rejoignez notre communauté d'abeilles occupées sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

Afficher tous les messages

Initiation à la gestion de projet :

1. Qu'est-ce qu'un projet ?
2. Qu'est-ce que la gestion de projet ?
3. Comment gérer des projets ?
4. Méthodes de gestion de projet
5. Types de projets
6. 4 exemples de projets
7. Priorisation des projets
8. Domaines d'activité du projet
9. Définition du succès en gestion de projet