Comment utiliser le cycle PDCA pour accélérer les sessions de résolution de problèmes en équipe

Le cycle PDCA est un excellent outil pour aider à garder votre équipe en ligne; aider à organiser leurs pensées et leurs actions. Trop souvent, de nombreuses équipes ont tendance à dévier de leur trajectoire lorsqu'elles en sont aux premiers stades du travail d'équipe et ne connaissent que peu ou rien de l'amélioration de la qualité. C'est là que le cycle PDCA peut vous aider.

Le cycle PDCA semble assez facile à comprendre, mais il comporte de nombreuses couches. Dans cet article, nous couvrirons chaque étape du cycle plan do check act et vous fournirons des outils que vous pouvez utiliser pour accélérer le cycle.

Découvrons comment vous pouvez utiliser cette technique puissante pour améliorer vos sessions de résolution de problèmes en équipe.

Qu'est-ce que le PDCA ?

La meilleure façon de décrire le cycle est à travers un graphique. Le cycle s'écoule dans le sens des aiguilles d'une montre en quatre étapes; Planifier, faire, vérifier et agir. Et il décrit le processus qu'une équipe suivrait pour étudier un processus et concevoir un plan, exécuter un test, vérifier le résultat et le mettre en œuvre à grande échelle.

Le cycle Plan-Do-Check-Act est une méthode de gestion itérative en quatre étapes. Il peut être utilisé par les équipes pour résoudre les problèmes et leur trouver des solutions, ainsi que pour améliorer les processus métier. De nombreuses organisations utilisent le modèle PDCA pour organiser leurs efforts d'amélioration de la qualité.

Une chose dont vous devez vous souvenir lorsque vous utilisez le cycle PDCA est qu'il s'agit d'un processus continu par opposition à un processus de bout en bout, donc il ne se termine jamais ; les étapes doivent être répétées encore et encore pour une amélioration continue.

Une fois que vous êtes arrivé à la dernière étape d'Act, vous devez revenir au début et tout recommencer. Rechercher constamment les problèmes, améliorer le système de production et de service, ainsi que la qualité et la productivité afin de réduire continuellement les coûts.

Élément essentiel de la philosophie de la fabrication au plus juste, il est couramment utilisé comme cadre d'amélioration continue de la gestion et de la fabrication.

Le cycle PDCA a été développé à l'origine en 1930 par l'expert en qualité Walter Shewart - également connu sous le nom de cycle Shewart. Il a ensuite été appliqué à la gestion par le Dr W. Edwards Deming et est devenu connu sous le nom de cycle de Deming.

Avantages de l'utilisation du cycle PDCA

• Une méthode de résolution de problèmes qui fournit un moyen rapide de trouver une solution efficace
• Assurer une amélioration continue constante
• Peut être mis en œuvre dans des entreprises de toutes tailles et est facile à adapter et à mettre en œuvre
• Créer une opportunité de surveiller en permanence l'efficacité d'un projet mis en œuvre
• Détecter les risques ou problèmes à temps avant qu'ils n'entraînent des pertes financières
• Sensibiliser les employés au processus et au rôle qu'ils y jouent.

Cependant, cela implique également certains inconvénients. Le processus PDCA nécessite l'implication de tous les responsables individuels, ce qui s'avérerait assez difficile s'ils étaient également impliqués dans d'autres projets. De plus, cela implique plusieurs étapes allant de l'analyse aux tests, ce n'est donc pas un excellent outil pour résoudre des problèmes urgents.

Quand utiliser le modèle Plan Do Check Act

• Pour réaliser un nouveau projet d'amélioration ou de changement
• Lors de la conception d'un nouveau produit, service ou processus
• Lors de la planification, de la mise en œuvre et du contrôle de la conformité
• Pour suivre et résoudre les problèmes
• Pour mettre en œuvre l'amélioration continue
• Évaluer un processus métier lié à un problème spécifique en cours de résolution

Dans la plupart des organisations, le modèle est couramment utilisé pour mettre en œuvre des changements et améliorer les processus.

Comment utiliser le cycle PDCA

Le cycle PDCA comporte quatre étapes. Nous les avons listés ci-dessous avec les étapes impliquées.

Planifier – Identifier et analyser le problème

Cette étape se termine par un plan d'action qui peut être testé. Pour ce faire, vous devez d'abord identifier le problème ainsi que le processus qui doit être amélioré.

1. Sélectionner, définir et décrire le processus ; début, fin, la séquence d'étapes intermédiaires, ce qu'il fait, les personnes impliquées, le matériel et les ressources d'équipement qui sont utilisés, et les conditions environnementales.
2. Identifier les acteurs clés ; clients, fournisseurs, propriétaires de processus et opérateurs internes et externes
3. Comprendre les attentes des clients; identifier les besoins spécifiques des clients externes et internes. Que veulent-ils, quand, où, en quelles quantités, etc.
4. Rechercher; examinez les données historiques disponibles sur le processus pour comprendre ses performances et identifiez les données supplémentaires dont vous aurez besoin pour comprendre correctement le processus
5. Spécifiez le problème associé au processus ; par exemple, cela peut être dû à une non-réponse aux attentes des clients, à un temps de cycle plus long, à un manque de ressources, etc.
6. Identifier la cause racine ; remue-méninges autour du problème pour trouver ses causes principales
7. Trouver une solution : Développer des solutions qui peuvent être appliquées pour améliorer le processus. Prioriser les solutions en fonction de leur efficacité.
8. Élaborer le plan d'action : Identifiez les étapes à suivre pour mettre en œuvre le plan, les ressources dont vous avez besoin, les personnes responsables ainsi qu'un échéancier

Voici quelques outils que vous pouvez utiliser dans cette étape,

• Organigramme/cartes de processus ; Les organigrammes peuvent être utilisés pour visualiser le processus et fournir un aperçu rapide du flux des étapes du début à la fin. Ajoutez des couloirs et vous pouvez également mettre en évidence différents départements ou propriétaires impliqués.

• Diagramme d'affinité; cet outil permet de catégoriser toutes les données que vous recueillez à partir de recherches, d'enquêtes, de commentaires, de conversations, etc. Ce faisant, vous serez en mesure de comprendre tous les thèmes des données qui pourraient être utiles pour trouver une solution.

• diagramme de cause à effet ; cet outil est pratique lorsque vous et votre équipe devez réfléchir autour du problème pour identifier ses causes principales.

• Matrice d'effort d'impact ; lors de la hiérarchisation des solutions, vous pouvez utiliser la matrice d'effort d'impact pour hiérarchiser les solutions en fonction de l'effet qu'elles ont et de l'effort que cela nécessiterait.

• Plan d'action : utilisez-le pour identifier et communiquer rapidement les tâches clés, le personnel nécessaire, les ressources et le calendrier du plan au reste de l'équipe

Faire - Développer des solutions et mettre en œuvre un plan

Le plan élaboré à la première étape est mis à l'épreuve à cette étape.

L'essai doit être réalisé à petite échelle avec les clients, en laboratoire ou en production. La mise en œuvre d'un petit projet pilote pour observer les résultats permet d'abord d'identifier les erreurs sans avoir à supporter le coût énorme d'un projet entièrement raté.

Il est tout aussi important d'avoir des mesures précises que vous pouvez utiliser pour comprendre l'efficacité de la solution que vous avez choisie pour éliminer le problème identifié.

Vérifier – Évaluer les résultats

L'équipe vérifie les résultats du plan de test en mouvement. La performance du processus s'est-elle améliorée ? Le groupe de clients a-t-il remarqué le changement ?

Au fur et à mesure que vous collectez des données à partir du plan de test, identifiez ce qui a fonctionné et ce qui ne s'est pas déroulé comme prévu.

Analysez les données et mesurez les résultats pour déterminer si la solution choisie peut être mise en œuvre à grande échelle. Si la solution n'a pas été aussi efficace que vous le pensiez, vous devrez concevoir un plan pour une autre solution et répéter à nouveau les étapes Do et Check.

Agir – Utiliser les commentaires pour améliorer et replanifier

Dans cette étape, la mise en œuvre complète du plan est accomplie. Appliquez les améliorations que vous avez découvertes lors du test au plan avant de le mettre en œuvre.

• Sensibiliser le reste de l'organisation au plan amélioré et à son importance
• Offrir la formation nécessaire aux employés afin de les aider à modifier leurs rôles professionnels
• Standardiser les procédures pour s'assurer que tout le monde utilise le même format lors de la conduite d'une procédure
• Mettre en place un processus pour surveiller et contrôler la mise en œuvre du processus modifié

Ici, vous pouvez refaire votre organigramme de l'état actuel à partir de la première étape pour montrer le nouveau processus amélioré.

Prêt à planifier, faire, vérifier, agir ?

Le cycle de Deming ou le cycle PDCA est un excellent outil pour guider les activités d'amélioration d'une organisation. Les étapes illustrées ci-dessus sont assez faciles à suivre et vous obtiendrez des résultats efficaces si vous vous y tenez.

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