Comment concevoir un bureau où les gens veulent travailler
Publié: 2017-10-21Chaque entreprise a des raisons de réévaluer l'aménagement de ses bureaux de temps en temps.
Chaque entreprise a des raisons de réévaluer l'aménagement de ses bureaux de temps en temps.
Qu'il s'agisse d'adapter la croissance à l'agrandissement des bureaux ou de réaménager votre espace dans le but d'augmenter la productivité, vous détenez le pouvoir de transformer votre environnement de travail en un lieu qui inspire et équipe votre équipe pour qu'elle soit la meilleure possible.
Comment y arrivez-vous?
Commencez par une philosophie de conception
En tant que leader dont la créativité coule dans vos veines, vous avez peut-être déjà une vision de l'organisation d'un bureau. Pour d'autres, l'aide d'une entreprise de design d'intérieur en vaut la peine. Une entreprise avec laquelle nous avons travaillé nous a présenté le concept de «bureau vivant» du pionnier du meuble Herman Miller.
Le Living Office commence par l'élément humain . Miller a identifié six besoins fondamentaux que tout le monde partage : la sécurité, l'autonomie, l'appartenance, la réussite, le statut et le but. Living Office est conçu pour répondre à ces besoins.
Ensuite, lors de la création d'espaces, Living Office offre des considérations pour l'aménagement de l'environnement et du mobilier afin d'offrir une expérience de travail élevée. C'est ce qu'on appelle le "placemaking".
Enfin, ce sont les outils. Les meubles et les outils peuvent aider ou entraver votre succès . Vous souhaitez doter votre entreprise de la technologie et des outils dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs.
De mener des recherches
Au nom de l'inclusivité, commencez par une enquête à l'échelle du bureau. L'enquête n'a pas besoin d'être longue et compliquée. Au contraire, plus c'est court, mieux c'est. J'ai découvert que vous pouvez glaner les résultats importants avec une enquête à deux questions :
Commencez par demander : « Quelle est la chose que vous aimez dans le bureau ? Cela pourrait être l'emplacement, la disposition ou même l'éclairage. Tout va!"
Ensuite, vous aurez envie de découvrir ce que les gens changeraient. Découvrez-le en demandant : « Quelle est la chose que vous changeriez dans notre bureau ? » En limitant les réponses à un élément positif et à un élément négatif, vous aurez une liste concentrée de problèmes que vous devez conserver pour maintenir un sentiment de stabilité et ce qui doit être résolu pour avoir un impact positif.
Animer des ateliers
Lors de la conception de notre propre bureau, nous avons également organisé un certain nombre d'ateliers. La première identifiait simplement toutes les façons dont nous travaillons, communiquons et collaborons entre nous et avec nos clients. Ceux-ci sont appelés « modes de travail ». Par exemple, nous avons découvert que certaines activités telles que les discussions informelles et les sessions de co-création plus structurées étaient importantes , mais pas prises en charge par notre espace actuel. Nous avons également pu identifier quelque chose que nous faisions bien. Ce quelque chose serait notre réunion de groupe quotidienne, ainsi qu'une période d'échauffement avant la réunion et une phase de récupération après. Tous jugés importants et bien soutenus.
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Un autre atelier s'est concentré sur le placement des départements, et plus précisément sur les départements qui devraient être côte à côte. Leur organisation était particulièrement révélatrice. Pour la plupart, nous avons bien compris cela dans notre mise en page actuelle, et vous en avez probablement aussi. Soyez averti, cependant, il y a une tendance des groupes qui travaillent actuellement les uns à côté des autres à vouloir continuer à travailler les uns à côté des autres parce que c'est familier. La réalité est qu'ils ne collaborent peut-être pas réellement sur de nombreux projets. Qu'une réduction importante des effectifs ou une expansion agressive se profile à l'horizon, tenez compte de ces plans dans vos adjacences et l'utilisation de l'espace au sol dès maintenant.
Développer plusieurs plans
Ensuite, le travail amusant commence par l'application de toutes ces recherches dans un premier projet de plan d'étage. L'aménagement de l'espace devrait se mettre en place assez naturellement car les priorités sont fixées. Il existe probablement également des contraintes naturelles, telles que la superficie disponible avec laquelle travailler.
Vous ou votre designer devriez proposer au moins deux plans : le plan A et le plan B. Plus ils sont spectaculaires et différents, mieux c'est, car vous voudrez pouvoir montrer les extrêmes et les possibilités.
En fin de compte, vous vous retrouverez probablement avec un troisième plan finalisé qui combine les meilleurs éléments des plans originaux.
Présentation des plans
Une fois que vous avez défini un plan finalisé, il est temps de partager la vision de votre nouveau bureau. Par respect, je recommande de partager d'abord les plans avec d'autres membres de votre équipe de direction. Ensuite, présentez-le au reste de l'équipe de direction et aux autres personnes qui ont fait partie du processus jusqu'à cette étape. Enfin, organisez un déjeuner-conférence ou une autre réunion facultative pour les membres de l'entreprise qui souhaitent en savoir plus sur votre espace réinventé.
Bien que la participation aux présentations soit forte, ne vous inquiétez pas si tout le monde n'est pas intéressé. Beaucoup de gens veulent simplement savoir qu'ils ont un bureau, une chaise, un ordinateur et un endroit pour accrocher leur manteau et déjeuner. Étant donné la variété de personnalités dans chaque bureau, vos grands projets peuvent être reçus avec tout, de la résistance aux applaudissements et aux acclamations.
Définir une chronologie
Une question inévitable lors des présentations concernera la chronologie. Quand commençons-nous ? Combien de temps cela prendra-t-il? Quand cela sera-t-il fait ? Il est important de définir des attentes concernant le calendrier et la gestion du changement. Un cadre utile que nous avons utilisé, et que vous et votre équipe pouvez également répartir le travail à effectuer dans les prochains 0-30 jours, 30-90, 90-180 ou 180-365.
Pour les petites rénovations de bureaux, les travaux peuvent probablement être achevés en l'espace d'un trimestre fiscal. Pour les rénovations plus importantes, attendez-vous à ce que le projet prenne beaucoup plus de temps. L'intention devrait être que tous les travaux soient achevés dans un délai d'un an.
Travailler le plan
Votre philosophie de conception vous guidera. Le temps pris pour recueillir de manière réfléchie les commentaires de votre équipe vous fera gagner sa patience. La présentation et l'ouverture à partager votre vision donneront à votre équipe confiance dans le plan et vous permettront d'aller de l'avant avec leur soutien et leur enthousiasme.
A propos de l'auteur
David Ciccarelli est co-fondateur et PDG de Voices.com, le marché en ligne qui met en relation des hommes d'affaires avec des voix off professionnelles. Le mélange unique de son expérience en ingénierie audio avec le sens des affaires et le développement de produits a donné à David la liberté créative de poursuivre sa passion pour l'innovation.
Le Young Entrepreneur Council (YEC) est une organisation sur invitation uniquement composée des jeunes entrepreneurs les plus prometteurs au monde. En partenariat avec Citi, YEC a récemment lancé BusinessCollective, un programme de mentorat virtuel gratuit qui aide des millions d'entrepreneurs à démarrer et à développer des entreprises.