Connaître la différence : bon de commande (PO), bon de livraison et facture

Pour les détaillants et les vendeurs de commerce électronique, connaître la différence entre un bon de commande, un bon de livraison et une facture est essentiel pour des opérations efficaces.

Cela commence par le processus d'achat. Après tout, vous ne pouvez pas vendre ce que vous n'avez pas !

Entre la commande, l'expédition et la réception, il y a une courbe d'apprentissage que les vendeurs doivent surmonter pour réussir. Divulgation complète : c'est plus facile à dire qu'à faire.

Cependant, en effectuant des recherches et de bons essais et erreurs à l'ancienne, vous pouvez devenir un pro en un rien de temps.

Les vendeurs doivent apprendre à acheter efficacement et à déterminer ce qui fonctionne pour leur entreprise. Cet article devrait vous aider à apaiser toute appréhension que vous pourriez avoir au sujet du processus d'achat en passant en revue les bases des bons de commande, des factures et des bordereaux d'expédition.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande (PO) est la demande de commande envoyée par un acheteur à un vendeur. Ce document contient des détails sur le type et la quantité d'articles commandés.

Il décrira également les prix d'achat qui ont été convenus et les conditions de paiement.

Les acheteurs utilisent des bons de commande pour s'assurer que les produits qui arrivent sont bien les produits qu'ils ont commandés.

Depuis l'introduction des bons de commande dans les industries de la vente au détail, le processus d'achat est devenu plus efficace et permet un meilleur suivi des stocks et des paiements.

Pour soumettre un bon de commande, l'acheteur utilise généralement un système logiciel électronique qui permet un meilleur suivi et une soumission électronique aux fournisseurs.

Les bons de commande fournissent les détails nécessaires que les vendeurs et les acheteurs utilisent pour conserver des données précises sur les ventes ou les achats passés.

Le bon de commande comprend :

• Un numéro de bon de commande
• Une date d'expédition
• Adresse de facturation
• Adresse de livraison
• Les articles demandés, les quantités et le prix
• Conditions

Exemple de bon de commande :

Si vous avez besoin de modèles de bons de commande, voici quelques endroits où vous pouvez trouver des modèles gratuits de bons de commande :

• Laboratoire de modèles
• Feuille intelligente
• Modèles juridiques

Notre logiciel de gestion des stocks, SkuVault , peut générer automatiquement des bons de commande en fonction de niveaux de réapprovisionnement prédéfinis et extraire les coordonnées des fournisseurs directement dans les modèles de bons de commande. Cela peut faire gagner un temps considérable.

Pourquoi un bon de commande est-il important ?

Une fois que les acheteurs émettent un bon de commande et qu'il est accepté par le vendeur, il devient le document régissant la vente.

Le bon de commande constitue une promesse de paiement, basée sur les termes de l'accord de l'acheteur. Cela donne aux vendeurs la confiance nécessaire pour fournir les marchandises.

Dans le cadre d'un accord de vente global, il peut s'agir d'un contrat contraignant entre les parties atténuant le risque du vendeur et offrant certaines protections juridiques en cas de défaillance de l'acheteur.

Le numéro de bon de commande est particulièrement utile pour le suivi. Les vendeurs peuvent utiliser les bons de commande pour faire correspondre les expéditions aux achats à l'aide des numéros de bons de commande. Les bons de commande incluent également les informations de l'acheteur et du vendeur pour faciliter le rapprochement pour toutes les parties.

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Qu'est-ce qu'une facture ?

Un vendeur prépare la facture pour l'acheteur après que l'acheteur a soumis un bon de commande.

Une facture est un document non négociable . Cela signifie que le vendeur accepte les conditions et s'engage à fournir les biens ou services commandés mais n'est pas disposé à apporter des modifications ou à négocier les conditions.

Besoin de commencer par le début ? Consultez notre guide sur la création d'une facture .

Alors que le bon de commande est émis par l'acheteur, la facture émane du vendeur. Il identifie à la fois les acheteurs et les vendeurs et doit faire référence au bon de commande.

Il décrit - et quantifie - les articles vendus, indique la date d'expédition, les coûts unitaires et les éventuelles remises appliquées, les délais de livraison et les conditions de paiement. Il peut également inclure des informations sur l'expédition et le mode de transport.

Exemple de facture :

Si vous avez besoin de modèles de factures, voici quelques endroits où vous pouvez trouver des modèles de factures gratuits :

• Facture Accueil
• Facture simple
• Générateur de facture

Un modèle de facture gratuit peut fonctionner pour de très petites opérations qui ne doivent créer des factures qu'occasionnellement.

Si vous voulez quelque chose de plus simple, vous pouvez générer automatiquement des factures à partir de SkuVault qui peuvent faire partie du suivi des stocks tout au long du processus de prélèvement, d'emballage et d'expédition .

Les factures et les bons de commande fournissent bon nombre des mêmes détails. Cela a du sens car la facture fait office de facture pour la commande à demander de paiement.

En tant que tel, il est très important que les deux documents contiennent les mêmes informations afin que chaque partie puisse faire correspondre les bons de commande et les factures pour plus de précision.

Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture ?

La principale différence entre le bon de commande et la facture est le but des documents et des détails techniques qui se trouvent sur le bon de commande et qui ne sont pas inclus sur une facture.

Pour les vendeurs, une facture est un moyen poli de demander aux acheteurs l'argent qu'ils doivent pour les produits qu'ils ont livrés. Les factures sont un rappel amical que les marchandises livrées n'ont toujours pas été payées. Comme d'autres méthodes de facturation, les factures permettent parfois des prolongations de paiement.

Les entreprises n'utilisent généralement que des factures dans les transactions B2B. La transaction de biens entre entreprises est plus crédible que les ventes B2C, de sorte que les vendeurs sont convaincus qu'ils recevront des paiements lorsque les acheteurs pourront les effectuer.

En tant que fournisseur de détaillants ou d'entreprises de commerce électronique, les marchandises sont généralement vendues à une majoration par l'acheteur. Cela crée des flux de trésorerie qui donnent aux vendeurs initiaux plus de confiance dans le fait qu'ils seront payés.

Pourquoi une facture est-elle importante ?

Les factures sont importantes pour les vendeurs car elles leur permettent d'être payés à temps.

En faisant correspondre les factures avec les bons de commande, cela permet une transaction plus transparente. En substance, il ferme la boucle entre la commande et la demande de paiement.

Les factures fournissent également la preuve que les produits ou services ont été livrés. Cela montre que le vendeur a respecté les termes de l'accord et établit le droit du vendeur au paiement . Si l'acheteur ne paie pas, il fournit une preuve supplémentaire que le vendeur a exécuté la commande.

D'un point de vue comptable, une facture enregistre la transaction en tant que comptes débiteurs jusqu'à ce que toutes les dettes aient été payées.

Qu'est-ce qu'un bon de livraison ?

Un bordereau d'expédition est un document d'expédition qui accompagne une commande à l'intérieur du colis d'expédition ou à l'intérieur d'une pochette d'expédition attachée au colis.

Parfois appelé bordereau d'expédition, liste de colisage ou liste d'expédition, un bordereau d'expédition détaille les détails du produit afin que le destinataire puisse s'assurer que les articles de l'envoi correspondent à ce qu'il a commandé.

Quelle est la différence entre un bon de livraison et une facture ?

Les factures et les bordereaux d'expédition sont envoyés aux acheteurs par les vendeurs, mais ils ont des objectifs complètement différents. Toutes les entreprises utilisent des factures, mais toutes les entreprises n'utilisent pas de bordereaux de marchandises.

Par exemple, les entreprises de services n'utilisent pas de bordereaux d'expédition pour une raison très évidente : elles ne vendent pas de produits. Au lieu de cela, ils émettent simplement des factures.

Les bordereaux d'expédition ne sont requis que si des produits sont expédiés et reçus pour la vente.

Une autre différence entre une facture et un bon de livraison est de savoir qui reçoit les documents.

Si vous êtes celui qui envoie ces documents, il est important de garder à l'esprit qui doit les recevoir. La facture doit être envoyée à la personne responsable du paiement.Il peut s'agir du service comptable, par exemple.

Le bordereau d'expédition serait envoyé au service qui reçoit les articles afin qu'il puisse enregistrer les marchandises entrantes.Dans certains cas, il peut s'agir de la même personne, mais il s'agit plus probablement de différents domaines de l'entreprise, en particulier dans un entrepôt ou une opération à grande échelle.

Dans le monde réel, il y a eu beaucoup de problèmes avec les entreprises en démarrage ou dans les nouvelles relations lorsque les bons de livraison et les factures ont été envoyés à la mauvaise personne.

Chaque expédition doit inclure un bon de livraison. Les détails sur les bordereaux d'expédition seront personnalisés en fonction de l'entreprise et des marchandises vendues.

Le document doit indiquer la date de la commande, les produits inclus dans la commande et la quantité de chaque produit. Selon l'entreprise, le poids du produit peut également être inclus. De tels détails sont importants pour de nombreux acheteurs qui utilisent le bon de livraison comme guide lors du déballage de leur commande.

Exemple de bon de livraison

Voici un exemple de ce à quoi ressemblerait un bon de livraison typique et les détails qu'il contient :

Si vous avez besoin de modèles de bordereaux d'expédition, voici quelques endroits où vous pouvez trouver des modèles gratuits pour les bordereaux d'emballage :

• Archives de modèles
• Microsoft Office
• Facture Berry

Si vous exploitez une entreprise à faible volume, ces modèles gratuits peuvent vous convenir.

Pour les entreprises ou les opérations d'entrepôt plus robustes, vous souhaiterez générer des bordereaux d'emballage à l'aide d'un système de gestion des stocks , tel que SkuVault , afin d'automatiser les listes de prélèvement qui peuvent également servir de bordereaux d'emballage ou utiliser les bordereaux d'emballage générés par votre logiciel d'expédition.

SkuVault s'intègre à toutes les solutions d'expédition populaires , notamment ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks et Temando.

Pourquoi un bon de livraison est-il important ?

Les bordereaux d'expédition sont importants pour diverses raisons.

Pour les vendeurs, les bordereaux d'expédition fournissent un décompte précis des articles expédiés. Ils peuvent servir de vérification pendant la phase de contrôle de la qualité de l'exécution des commandes pour s'assurer que les bons articles et les bonnes quantités sortent.

Pour les acheteurs, les bordereaux d'expédition fonctionnent de la même manière pour s'assurer que les marchandises reçues correspondent à ce que disent les bordereaux d'expédition.

Il est important de détecter toute anomalie avant qu'elle ne quitte l'établissement du vendeur.

En identifiant clairement le contenu du colis, la personne qui le reçoit peut cocher les articles par rapport à la liste. Le meilleur moment pour les acheteurs pour détecter tout problème avec les commandes entrantes est lorsqu'ils arrivent pour la première fois.

Alors que les factures doivent être conservées par les acheteurs et les vendeurs pour enregistrement, une fois les marchandises reçues et vérifiées, les bordereaux d'emballage ne sont plus nécessaires.

Bons de commande vs bon de livraison vs facture – Comment ça marche

Les bons de commande, les factures et les bons de livraison ont tous des objectifs différents, mais ils fonctionnent ensemble. Les acheteurs et les vendeurs sont gagnants lorsqu'ils exécutent correctement ces transactions.

Le vendeur réalise un bénéfice sur l'acheteur et, à son tour, l'acheteur réalise un bénéfice sur ses clients, qui achètent finalement le produit. Grâce aux bons de commande, aux factures et aux bons de livraison, ce processus se déroule de manière fluide et efficace.

Un exemple concret

Examinons un exemple concret du fonctionnement de l'ensemble du processus d'achat du début à la fin et de la manière dont ces documents fonctionnent ensemble :

1. Création d'un bon de commande : l'entreprise A est à court de stock pour l'un de ses produits les plus vendus.Ils doivent passer de nouvelles commandes pour maintenir les ventes. La société A crée un bon de commande avec la quantité et les exigences spécifiques pour le produit. Ce bon de commande est remis au fournisseur, la société B.
2. Commande d'achat reçue : la société B reçoit la commande d'achat et confirme qu'elle est en mesure de fournir le produit avec les spécifications requises.
3. Commande expédiée : La société B expédie ensuite les produits à l'acheteur et accompagne un bon de livraison.Ils envoient également une facture demandant le paiement des marchandises livrées.
4. Commande reçue : la société A utilise le bordereau d'expédition pour s'assurer que la commande est correcte et renvoie le bon de commande, le bordereau d'expédition et la facture pour s'assurer qu'ils concordent.Une fois que tout est en ordre, la facture est traitée pour le paiement.
5. Commande enregistrée : Après avoir accepté les marchandises en stock, la société A saisira ces informations dans son système de gestion des stocks pour conserver des enregistrements exacts.

La société A est un acheteur dans ce scénario, mais elle peut également devenir un vendeur. Lorsqu'un consommateur achète par la suite un produit auprès de la société A, cette société créera son propre bon de livraison à envoyer avec le ou les produits.

Avant l'expédition, la société A confirmera qu'elle expédie le ou les bons articles en comparant le bon de livraison au bon de commande. Cette étape à elle seule évite toute possibilité que la transaction se traduise par une erreur d'expédition.

La société A expédie ensuite au client son produit accompagné d'un bon de livraison. Une fois que le client reçoit le produit, il utilisera alors le bon de livraison pour confirmer son achat.

L'ensemble de ce processus d'achat et de vente peut être effectué manuellement à l'aide de feuilles de calcul ou de documents Word, mais il est sujet aux erreurs et difficile à suivre.

En utilisant le logiciel de gestion des stocks et des entrepôts de SkuVault, vous pouvez gérer de manière plus fiable l'ensemble du processus du début à la fin . Vous pouvez gagner du temps en automatisant les processus et en assurant un inventaire précis tout au long du processus d'achat et de vente.

Questions fréquentes sur les bons de commande, les bons de livraison et les factures

Voici quelques-unes des questions les plus courantes concernant les bons de commande, les bordereaux de marchandises et les factures.

Existe-t-il différents types de bons de commande ?

Oui. Les fournisseurs accepteront les bons de commande standard, tels que ceux générés par SkuVault, mais il peut arriver que vous souhaitiez utiliser différents bons de commande à des fins spécifiques, telles que :

• Contrat : Les bons de commande de contrat sont pour une période déterminée.Vous pouvez, par exemple, avoir un bon de commande pour un fournisseur valable un an. Les détails des commandes spécifiques et les délais peuvent varier.
• Couverture : Les bons de commande généraux sont parfois utilisés pour commander des articles spécifiques sans calendrier de livraison ou pour établir un « compte ouvert » pour commander à nouveau selon un calendrier régulier ou irrégulier selon les besoins.
• Planifié : les bons de commande planifiés sont utilisés lorsque les articles, les quantités et le prix sont connus mais que les dates de livraison sont imprévisibles.

Quelle est la différence entre une facture et une facture ?

Bien que les gens aient tendance à utiliser indifféremment "facture" et "facture", ils ont des significations différentes.

Une facture est une liste simplifiée et demande généralement un paiement immédiat - comme ce que vous obtenez après avoir mangé au restaurant. Une facture est une ventilation plus détaillée des biens ou services que vous avez commandés et précise les conditions et obligations de paiement.

Quelle est la différence entre une facture de vente et un ticket de caisse ?

Une facture est une demande de paiement. Un reçu est la preuve que le paiement a été effectué.

Qu'est-ce qu'une déclaration ?

Une facture est émise en tant que demande de paiement basée sur des expéditions spécifiques ou des marchandises livrées.

Un relevé est émis sous forme de récapitulatif de tous les frais impayés dans le cadre du processus de recouvrement.

Généralement, les factures sont envoyées lorsque les marchandises sont expédiées ou livrées. Les relevés sont généralement envoyés mensuellement pour rappeler toutes les factures impayées et l'activité du compte.

Quelle est la différence entre un bordereau d'expédition et un connaissement ?

Un connaissement (BOL) est un document qui transfère la propriété des articles des vendeurs aux acheteurs. Un BOL est un document légal qui sert de confirmation qu'un envoi de fret a été livré.

Un bon de livraison indique les marchandises réellement livrées dans l'envoi.

Qu'est-ce qu'un bon de commande global ?

Une commande ouverte est un type d'accord à long terme entre un acheteur et un fournisseur, dans lequel l'acheteur s'engage à acheter une certaine quantité de produits ou de services auprès du fournisseur sur une période déterminée.

Ce type d'arrangement peut être avantageux pour les deux parties, car il rationalise le processus d'approvisionnement et fournit au fournisseur un flux de commandes régulier et prévisible.

Conclusion

Lors de la gestion d'une entreprise ou d'un entrepôt, il est très important de connaître les différences et les rôles que ces documents jouent dans le processus d'achat.

Acheter pour une entreprise peut être un processus stressant pour certains. Apprendre à passer et à recevoir correctement des commandes peut être délicat, surtout si vous ne l'avez jamais fait auparavant.

Cependant, c'est quelque chose que vous devez simplement apprendre à faire correctement, et une fois que vous avez compris, l'achat peut être un processus fluide et transparent.

Rappelez-vous ces bases et prenez le contrôle de votre entreprise.