5 étapes essentielles pour discipliner un employé

Quelles sont les principales étapes de la discipline d'un employé ? Les managers doivent discipliner leurs employés de temps en temps et il n'y a aucun moyen de l'éviter - des problèmes de performance et de comportement se produisent tous les jours sur le lieu de travail. Les services des ressources humaines de l'entreprise doivent mettre en place des procédures disciplinaires et les utiliser pour tous les cas de comportement inacceptable. Lisez l'article pour en savoir plus sur le processus de discipline.

Étapes à suivre pour discipliner un employé – table des matières :

1. Raisons de sanctionner un employé
2. Avant de sanctionner un employé
3. Étapes de la discipline d'un employé
4. Sommaire

Raisons de sanctionner un employé

En milieu de travail, il existe plusieurs raisons de discipliner les employés et la plupart d'entre elles sont liées à des problèmes de comportement ou à des indicateurs de performance. Il est important que tous les employés comprennent ce qu'on attend d'eux spécifiquement - ils doivent savoir avec certitude quel type de comportement ne sera pas accepté. Peu importe la qualité de la rédaction de vos politiques, il y aura des raisons de discipliner vos employés. Les raisons les plus notoires de le faire incluent:

• escroquerie , vol, détournement de fonds
• possession ou usage de drogues
• consommation d' alcool
• absentéisme
• faible performance
• mauvaise gestion des biens
• mauvaise utilisation d'internet
• intimidation, harcèlement sexuel, discrimination

Il existe des méthodes pour discipliner un employé, mais dans la situation des infractions les plus graves et des violations graves, la résiliation du contrat peut être la seule option en question.

Avant de sanctionner un employé

Certaines des actions inacceptables se produisent entre employés - cela signifie que leur responsable n'aura peut-être jamais l'occasion d'observer lui-même un comportement inapproprié. Dans de telles situations, l'un des employés dépose généralement une plainte contre un autre sous forme verbale ou écrite.

Il y a des étapes que chaque gestionnaire doit suivre lorsqu'il reçoit une plainte de l'un des employés. L'entreprise doit avoir des procédures pour déposer une plainte, où la forme de la plainte elle-même doit être décrite, ainsi que les méthodes de traitement. Chaque plainte reçue par le responsable doit être traitée de la même manière, sinon l'entreprise peut faire face à des poursuites judiciaires pour discrimination. Les étapes que chaque gestionnaire doit suivre lorsqu'il traite une plainte sont les suivantes :

Examen de la plainte déposée - conformément aux procédures que l'entreprise devrait avoir, le responsable qui a reçu une plainte doit l'examiner en profondeur. Habituellement, la rencontre du spécialiste des ressources humaines et de l'employé est nécessaire pour discuter du problème plus en détail. Cela aide lorsque plus d'une personne est impliquée – elles pourraient avoir à témoigner devant le tribunal à l'avenir.

Enquête – chaque plainte doit faire l'objet d'une enquête approfondie. Toutes les allégations ne doivent pas être véridiques. Le responsable doit parler avec d'autres membres de l'entreprise et trouver des témoins du comportement inacceptable. Le gestionnaire doit recueillir tous les documents pertinents tels que : les formulaires de plainte, les courriels, les notes, les rapports, les témoignages ainsi que : les notes relatives aux avertissements verbaux, les avertissements écrits, les notes des réunions avec les employés et les avis de cessation d'emploi. . Tous les documents pertinents doivent être soigneusement organisés dans un dossier.

Parlez à l'employé des allégations – l'employé dont le comportement fait l'objet d'une enquête a le droit de présenter son point de vue et de répondre à la plainte. A ce stade la médiation entre deux salariés est possible (si seulement la situation le permet). S'il existe une solution au problème, la question doit être réglée à ce stade.

Décision – après l'audition des deux parties, il y a un temps pour prendre une décision. Il peut être nécessaire d'engager des procédures disciplinaires ou d'imposer des sanctions. N'oubliez pas que toutes vos actions ne doivent être révélées qu'aux personnes impliquées, la procédure disciplinaire est une affaire confidentielle dont tout le monde au bureau ne doit pas entendre parler. Tenez le dossier à jour et ajoutez les documents liés à votre décision au dossier.

Étape d'appel – l'employé a le droit de faire appel de votre décision. La forme écrite de l'appel de l'employé doit ensuite être révisée par le service des ressources humaines. Dans certains cas, la peine peut être révoquée ou légèrement modifiée. La décision dépend de nombreux facteurs, mais dans tous les cas, elle doit être rendue par écrit.

Étapes de la discipline d'un employé

Avertissement verbal - la toute première étape pour discipliner un employé est un avertissement verbal. Elle peut être délicate et pleine de tact, mais peut être plus directe et dure, selon la situation et la relation entre l'employé et le manager. Des avertissements verbaux doivent être utilisés chaque fois que l'employé présente un comportement négatif.

Avertissement écrit – lorsque les avertissements verbaux ne fonctionnent pas, une forme écrite est généralement requise. Ces documents doivent être rédigés avec soin, car il peut y avoir des implications juridiques en cas de poursuites ou de poursuites judiciaires. Tous les documents doivent être signés par le gestionnaire, un témoin et un employé. Une copie du document doit être remise à l'employé, tandis que l'ensemble du document doit être conservé au bureau pour référence future. Dans l' avertissement écrit, il doit être clairement indiqué ce que l'employé doit faire pour corriger son comportement et quel sera le résultat si l'employé ne change rien.

Avertissement final - après avoir émis plusieurs avertissements verbaux (il y en a généralement plus d'un) et l'avertissement écrit, il y a un moment pour l'avertissement final. L'avertissement final doit être délivré sous forme écrite, et sa forme est généralement très similaire aux autres avertissements écrits. Tous les cas de mauvais comportement doivent être à nouveau décrits en détail, ainsi que les méthodes d'amélioration. Dans le dernier avertissement, il convient de préciser que le licenciement est possible si rien ne change dans le comportement de l'employé.

Probation - la plupart des employeurs mettent généralement fin à l'emploi après le dernier avertissement, il peut n'y avoir aucun moyen de changer l'approche des employés et un comportement inacceptable persiste. Mais il y a encore des managers qui pourraient souhaiter offrir à leurs employés une autre, dernière chance de changer. Le processus s'appelle la probation et peut inclure des mesures disciplinaires telles que : réduction du salaire, formation exigeante ou surveillance étroite . Tous les éléments peuvent être appliqués simultanément.

Licenciement - la toute dernière étape de la discipline d'un employé est la cessation d'emploi. Toute la documentation recueillie au cours du processus de discipline (avertissements écrits, documents liés à la probation) doit être discutée à nouveau avec l'employé afin qu'il comprenne clairement le motif du licenciement.

Sommaire

Les managers doivent discipliner leurs employés de temps en temps et il n'y a aucun moyen de l'éviter - des problèmes de performance et des problèmes de comportement se produisent tous les jours sur le lieu de travail. Les services des ressources humaines de l'entreprise doivent mettre en place des procédures disciplinaires et les utiliser pour tous les cas de comportement inacceptable.

Il y a plusieurs étapes pour discipliner un employé, elles comprennent : les avertissements verbaux et écrits, l'avertissement final, la probation et la résiliation du contrat. Ces étapes font partie d'un processus disciplinaire et doivent être appliquées de manière ordonnée. Chaque avertissement doit être bien documenté pour référence future en cas de poursuites judiciaires. Une procédure disciplinaire bien organisée et bien menée est la meilleure protection dont dispose l'employeur contre les batailles juridiques liées aux poursuites pour licenciement illégal .

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Auteur : Nicole Mankin

Responsable RH avec une excellente capacité à créer une atmosphère positive et à créer un environnement précieux pour les employés. Elle aime voir le potentiel des personnes talentueuses et les mobiliser pour se développer.

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