7 étapes pour élaborer une stratégie de relations publiques événementielle efficace

Il existe de nombreux outils intéressants et variés pour gérer les relations publiques. L'un d'entre eux est souvent sous-estimé, à savoir le marketing événementiel. Mais comment préparer l'événement ? Nous vous montrerons la voie vers une stratégie RP événementielle efficace.

Stratégie efficace de relations publiques événementielles - table des matières :

1. Qu'est-ce que la RP ?
2. Qu'est-ce qu'un ÉVÉNEMENT ?
3. Que dois-je préparer avant l'événement ? – Stratégie RP événementielle
4. Quel rôle joue un événement dans les relations publiques et la communication ?
5. Types d'événements
6. Questions clés

Qu'est-ce que la RP ?

Il existe de nombreuses définitions des relations publiques et chacune d'elles apporte une nouvelle version du concept. En bref, les relations publiques visent à façonner les relations sociales d'une entité opérationnelle avec son environnement . Il s'agit d'un ensemble d'actions et d'activités conscientes, planifiées et à long terme pour mettre en valeur la marque à son meilleur en veillant à la bonne image d'une organisation ou d'une personne.

Qu'est-ce qu'un ÉVÉNEMENT ?

En anglais, un événement désigne une occasion . D'un point de vue théorique, le marketing événementiel est traité, entre autres, par les sciences de la communication et des médias, l'économie et la gestion, le tourisme et les sciences psychologiques concernant le comportement humain lors d'événements de masse. En pratique, le marketing événementiel fonctionne comme l'un des outils des stratégies de marketing des relations publiques. Il s'agit d'une organisation constante de divers types d'événements dont le but est d'avoir un impact direct sur la mise en œuvre des objectifs fixés par les entreprises.

Que dois-je préparer avant l'événement ? – Stratégie RP événementielle

Lors de la planification d'un événement, il convient de prendre en compte plusieurs points importants qui soutiendront notre travail et nous permettront de contrôler diverses situations lors de la réunion. Ceux-ci inclus:

1. Formulation d'une liste d'urgence - liste de contrôle élargie pour inclure les procédures liées à la gestion d'une urgence.
2. Préparer une déclaration d'attente - un modèle de déclaration ou de communiqué de presse, rédigé à l'avance et présentant les informations les plus cruciales et la réponse à une crise.
3. Création d'une liste de contacts et de médias - cette liste doit inclure toutes les informations permettant de contacter les représentants des médias (par exemple, nom, numéro de téléphone, adresse e-mail).
4. Désignation appropriée des représentants des médias.
5. Mise à disposition de la communication – en plus du balisage du matériel de secours et de lutte contre l'incendie et d'un local séparé pour les services chargés de la sécurisation de l'événement, etc.
6. Désignation d'une zone pour les médias – une heure d'entrée différente et une zone séparée des autres participants.
7. Préparez des copies de tous les documents nécessaires.

RAPPELLES TOI!

Pour préparer et organiser un événement réussi, il faut avant tout du bon sens, un agenda détaillé, une sécurité à tous les niveaux, du cyberespace aux polices d'assurance, beaucoup de patience et des efforts constants au quotidien.

Quel rôle joue un événement dans les relations publiques et la communication ?

Les événements peuvent se concentrer sur diverses facettes spécifiques du renforcement d'une entreprise comme l'image, la charité ou les ventes. Ils peuvent promouvoir des produits, des marques, des services ou même des idées particuliers. Pour un organisateur d'événements, la règle des « 5W » sera utile, qui dans le cas de l'organisation d'un événement peut prendre la forme des questions suivantes :

• Qu'est -ce qu'on organise ?
• Pour qui – à qui s'adresse l'événement ?
• Où – où l'organisons-nous ?
• Quand – quelle est l'heure et la date de l'événement ?
• Pourquoi – dans quel but organisons-nous un événement ?

En nous posant ces 5 questions de base, nous soutenons de manière significative l'idée et les hypothèses réalistes sur l'événement organisé.

Lors de l'organisation d'un événement, n'oubliez pas de déterminer l' étendue des activités marketing à prendre et comment canaliser le message :

• ATL ( Above the line ) – une stratégie d'actions marketing qui s'exercent dans les médias traditionnels (radio, télévision, presse, affichage, publicité extérieure),
• BTL ( Below the line ) - activités de marketing destinées aux consommateurs, n'étant pas de la publicité dans les médias de masse.

Types d'événements

Les événements peuvent également être divisés en différents types selon le but et la nature :

• Événements d'entreprise et d'affaires
• Foires et expositions
• Événements récréatifs et de divertissement
• Événements civiques et gouvernementaux
• Evénements marketing
• Conférences et réunions
• Événements sociaux
• Évènements sportifs

Un événement est un complément parfait à une campagne de relations publiques ou de marketing à plusieurs niveaux, par exemple destinée à la vente en ligne d'un produit. C'est aussi une occasion parfaite d' interaction et de conversation directe avec le client et les médias . Les événements sont axés sur la communication et la rencontre avec un destinataire spécifique. Ils établissent des relations, soutiennent les contacts avec les partenaires et les employés, s'intègrent et se connectent.

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Auteur : Zofia Lipska

Avec plus de 10 ans d'expérience en marketing numérique, Sophia connaît non seulement les règles de cette industrie mais sait surtout comment les briser afin d'obtenir des résultats exceptionnels et créatifs.

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