Comment améliorer la communication d'équipe avec la collaboration visuelle

Une chose que toutes les équipes performantes ont en commun est une communication efficace.

Une communication d'équipe efficace est essentielle pour rester productif, éviter les conflits, établir la confiance et finalement atteindre les objectifs organisationnels en temps opportun.

Une équipe qui ne communique pas efficacement les unes avec les autres ouvre la voie au chaos, au stress, aux retards et aux conflits indésirables.

Ce qui nous amène à la question suivante. Comment améliorer la communication d'équipe ? Les stratégies de communication d'équipe sont nombreuses, mais nous n'allons nous concentrer sur aucune d'entre elles aujourd'hui. Au lieu de cela, nous parlerons de la collaboration visuelle et de la manière dont elle peut vous aider à mieux communiquer avec votre équipe, qu'elle soit sur site, à distance ou un mélange des deux.

Vous pouvez vous gratter la tête au début, mais supportez-nous. À la fin de cet article de blog, vous hocherez la tête en signe d'accord.

Creusons.

Qu'est-ce que la collaboration visuelle

La collaboration visuelle implique de travailler ensemble à l'aide de moyens visuels tels qu'une toile ou un tableau blanc, des vidéoconférences, des diagrammes, des symboles, des images, des croquis, etc.

Il est exploité par des équipes colocalisées et distantes à diverses fins, notamment la gestion de réunions, la planification de projets, le prototypage, le brainstorming, la réflexion sur la conception et la planification de sprints.

Pourquoi la collaboration visuelle

Se parler semble assez facile, pourtant, les projets échouent, des erreurs se produisent et les gens sont à la traîne et souvent confus, tout cela à cause d'une communication inefficace.

Alors que de nombreuses équipes sont passées au travail à distance, où les équipes écrivent principalement pour communiquer plutôt que pour parler, les défis de communication se sont multipliés.

Une solution efficace pour surmonter ces défis communs est l'utilisation de visuels, dans votre matériel de communication et lors de la collaboration. Plutôt que de simplement communiquer les uns avec les autres en utilisant des mots (au format parlé ou écrit), joignez des visuels pour l'élaborer davantage.

Il a été prouvé que l'utilisation de visuels améliore la compréhension et aide à traiter les informations mieux et plus rapidement. La recherche montre que les humains peuvent traiter les visuels 60 000 fois plus vite que le texte et qu'ils ont tendance à se souvenir de 80 % de ce qu'ils voient, alors que seulement 20 % de ce qu'ils lisent et 10 % de ce qu'ils entendent. C'est pourquoi accompagner votre message d'un visuel laissera moins de place à la confusion et fera passer le message plus rapidement.

Par exemple, si vous souhaitez expliquer le fonctionnement d'un processus, utilisez un organigramme pour faciliter la compréhension du destinataire.

Exemple de collaboration visuelle

Essayons de comprendre comment la collaboration visuelle peut aider à améliorer la communication avec un exemple.

Remue-méninges en groupe. Cette technique créative est idéale pour rassembler des solutions à un problème ou générer de nouvelles idées innovantes pour des projets, avec votre équipe.

L'un des obstacles à une séance de remue-méninges efficace est de maintenir l'élan et de permettre à chacun de contribuer de manière égale. De plus, lorsque de nombreuses idées sont lancées dans la salle en même temps, certaines peuvent ne jamais figurer sur la liste finale.

La solution; remue-méninges à l'aide d'une carte mentale, un outil visuel pour capturer des idées et les organiser. Si vous utilisez un canevas en ligne qui peut donner à tout le monde (même ceux qui se joignent à distance) un accès au même espace pour collaborer autour de la carte mentale, tous les individus peuvent également contribuer à la construire en ajoutant leurs idées. Ils peuvent également utiliser des images ou des symboles au lieu de mots. La meilleure partie est que personne n'a nécessairement à parler; toutes les idées seront néanmoins communiquées et enregistrées.

La carte mentale finale définira clairement toutes les idées et sous-idées, comment elles sont liées les unes aux autres et comment elles aident à résoudre le problème en question. Vous pouvez également partager le canevas avec vos parties prenantes lorsqu'il est temps d'obtenir leur avis.

Espace de travail visuel en ligne

La plupart des équipes travaillent à distance ces jours-ci, ou du moins ont quelques membres qui le font. Pour permettre à chacun de participer de manière égale à la collaboration et à la communication visuelle des idées, vous avez besoin d'un espace de travail en ligne qui prend en charge l'édition synchrone, la vidéoconférence, les commentaires, le suivi de la souris en temps réel et les aperçus des modifications.

C'est là qu'un outil comme Creately peut vous aider. Il fournit une toile en ligne infinie que les équipes peuvent utiliser pour communiquer et collaborer autour de leurs plans, projets, stratégies et idées. Il offre des fonctionnalités de collaboration en temps réel qui permettent aux équipes de travailler ensemble comme si elles se trouvaient dans la même pièce.

Méthodes de collaboration visuelle pour une communication d'équipe efficace

Maintenant que vous êtes prêt à penser, travailler et communiquer visuellement, il est temps de déterminer par où commencer. Avec une toile infinie, il y a des possibilités infinies, ainsi qu'une confusion quant à l'endroit où commencer. Pour vous aider à le réduire et à générer les meilleurs résultats, nous avons répertorié ci-dessous quelques méthodes ainsi que des modèles.

Planification stratégique

La planification stratégique vous oblige à évaluer où vous en êtes et où vous voulez être et à établir la direction de votre entreprise en conséquence. Sans aucun doute, le processus consiste en de nombreuses communications aller-retour entre les membres de l'équipe et les parties prenantes.

En rassemblant tout et tout le monde sur une seule toile, vous pouvez éviter beaucoup de confusion qui accompagne généralement les méthodes de communication et de collaboration non visuelles telles que les fils de discussion par e-mail, les conférences téléphoniques sans fin, les fils de discussion, etc.

Cartographie du parcours client

La cartographie du parcours client consiste à décrire et à analyser le parcours de vos clients lorsqu'ils interagissent avec votre marque. Il révèle les actions, les émotions, les points faibles et les attentes des clients tout au long de leur parcours.

Vous pouvez efficacement simplifier la communication autour de ce processus en y collaborant visuellement avec votre équipe.

Organiser des réunions

Les réunions impliquent de nombreuses discussions, et pour faire quelque chose de productif de tout ce qui est communiqué, vous devez organiser et enregistrer correctement les idées partagées, les hiérarchiser et créer des plans d'action.

Ce canevas est créé autour des composants de base d'une réunion tels que le brainstorming, la hiérarchisation des idées, la planification des actions, etc. Modifiez ou ajoutez d'autres éléments au canevas si nécessaire pour gérer efficacement votre réunion.

Consultez notre guide pour organiser des réunions efficaces pour en savoir plus.

Planification des sprints

La planification du Sprint implique également de nombreuses discussions visant à définir ce qui peut être fait pendant le Sprint et comment le travail choisi sera effectué. En réunissant tous ces éléments sur une même toile, vous pouvez les regarder côte à côte et avoir un aperçu rapide de tout.

Prêt à essayer la collaboration visuelle pour une communication d'équipe efficace ?

Une image vaut mieux que mille mots. Au lieu de prononcer mille mots pour expliquer des idées uniques dans votre tête, vous pouvez les convertir en quelque chose de visuel et de tangible avec un simple diagramme ou croquis, pour aider les autres à les comprendre mieux et plus rapidement.

Vous pouvez simplement parvenir à une communication d'équipe efficace en incorporant un canevas dans vos réunions quotidiennes, où les participants peuvent partager et développer leurs idées sous une forme visuelle (c'est-à-dire organigramme, carte mentale, infographie, etc.) pour mieux les expliquer aux autres.

Avez-vous des conseils pour améliorer la communication d'équipe ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.