8 conseils de gestion des e-mails pour garder votre boîte de réception propre

Avez-vous l'impression que garder votre boîte de réception propre est une bataille perdue d'avance ? Pour vous donner un coup de main, Zoe Devitto, stratège en marketing de contenu, partage ci-dessous quelques conseils de gestion des e-mails.

Dans le monde d'aujourd'hui, apparemment tout le monde et ses perroquets ont un compte de messagerie.

Peut-être avez-vous même plusieurs adresses e-mail à des fins différentes (coupable ici). Mais quel que soit le nombre de comptes de messagerie que j'ai créés, je suis fier de dire que ma boîte de réception est toujours propre et bien rangée.

Mais ça n'a pas toujours été comme ça (oh, non !).

J'y suis également allé. Cet endroit sombre où vous perdez le contrôle de tous les abonnements auxquels vous vous êtes inscrit en échange de ce cadeau irrésistible. Ou lorsque les entonnoirs de messagerie essaient de vous convaincre d'acheter cet article que vous avez abandonné dans votre panier.

Peut-être même ce message important occasionnel d'un client qui se perd parmi l'aubaine ( no bueno ).

Conseils de gestion des e-mails : comment désencombrer votre boîte de réception

Mais ces journées fastidieuses sont maintenant derrière moi. J'ai appris des astuces de gestion des e-mails qui maintiennent régulièrement ma boîte de réception propre avec un minimum d'effort de ma part.

J'aime appeler cela la "méthode Inbox Zero". Un système où j'organise les emails en fichiers pour éviter de perdre du temps. De cette façon, je peux répondre aux e-mails pertinents tout en me débarrassant des indésirables visuels.

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Votre boîte de réception vous semble-t-elle écrasante ? J'ai quelques bons conseils de gestion des e-mails et je les partage ci-dessous.

Commençons.

#1. Créer des comptes de messagerie distincts à des fins spécifiques

Avec de nombreux excellents fournisseurs de messagerie gratuits disponibles, il est rare de trouver quelqu'un de nos jours avec un seul compte de messagerie.

Avoir plusieurs comptes (c'est-à-dire un pour les e-mails professionnels, un autre pour les e-mails personnels et un troisième pour les services en ligne, tels que le téléchargement de cadeaux) facilite l'organisation des e-mails.

Compte de messagerie professionnel

Protégez ce compte des e-mails inutiles à tout prix. Cela signifie ne pas le partager avec vos amis et votre famille. Ne vous abonnez jamais aux newsletters avec ce compte de messagerie.

Compte de messagerie de la famille et des amis

Un compte de messagerie spécial créé uniquement pour vos meilleurs amis et les membres de votre famille proche. Vous pouvez également l'utiliser pour les urgences personnelles et les formulaires de contact.

Compte de messagerie sociale

Ce sera votre compte de messagerie le plus flexible - et très probablement, celui avec le plus d'e-mails non ouverts.

Si vous utilisez différents fournisseurs de messagerie pour chaque compte, il peut être utile d'avoir un client de messagerie. Les clients de messagerie sont des applications Web ou de bureau qui vous permettent de gérer les messages électroniques de différents fournisseurs de services de messagerie.

#2. Séparez vos e-mails en zones

La plupart des fournisseurs de services de messagerie, tels qu'Outlook et Gmail, vous permettent de définir des fonctionnalités qui séparent les e-mails en catégories en fonction de la priorité et de l'urgence.

Des étoiles et des drapeaux

Vous pouvez le faire en configurant des fonctionnalités telles que les étoiles et l'icône de drapeau, qui vous permettent de différencier les e-mails entrants en fonction de critères spécifiés (c.-à-d. urgence faible, moyenne ou élevée).

Gardez votre compte trié afin que vos e-mails suivis apparaissent toujours en haut et ne se perdent pas dans le chaos.

Mais attention aux utilisateurs ! Ne vous laissez pas emporter par le signalement et la mise en vedette de vos e-mails. Lorsque la plupart de votre correspondance est catégorisée, il peut être difficile de déterminer celles qui sont importantes.

Étiquettes et dossiers

Lors de l'organisation de votre compte, votre objectif doit être d'avoir une boîte de réception propre, alors essayez de supprimer autant de messages que possible. La clé ici est de le faire fréquemment pour éviter un effet boule de neige où vous perdez le contrôle.

Mais qu'en est-il de ceux que vous ne pouvez pas supprimer tout de suite ? La solution est plutôt simple : apprenez à organiser facilement vos e-mails à l'aide de fichiers et d'étiquettes.

Les dossiers agissent comme des tiroirs. Vous stockez vos e-mails afin qu'ils ne causent aucune pollution visuelle. Et vous continuez à ce sujet en créant plusieurs fichiers et en consacrant chacun à des e-mails spécifiques.

Les catégories pourraient être :

• e-mails liés au travail
• notifications sur les réseaux sociaux
• ou des e-mails d'amis et de famille.

Votre boîte de réception devrait être le dossier principal avec toutes ces différentes catégories.

Astuce bonus : votre boîte de réception est inondée par des centaines, voire des milliers, de spams ?

J'ai une solution qui ne nécessite pas de créer un autre compte de messagerie.

Créez un fichier et étiquetez-le 'Archivé'. Ensuite, sélectionnez tous les messages de votre boîte de réception et déplacez-les dans ce fichier. De cette façon, votre boîte de réception restera propre et vous ne perdrez ni ne manquerez aucun de vos anciens e-mails.

De même, les étiquettes sont similaires aux dossiers. Lorsque vous sélectionnez un terme, vous verrez tous les e-mails avec cette étiquette. Mais les étiquettes diffèrent des fichiers car elles sont utilisées pour attribuer une catégorie aux e-mails de votre boîte de réception, sans les déplacer vers un fichier spécifique.

De cette façon, un même message peut avoir plusieurs libellés mais n'être présent que dans un seul fichier. C'est une forme de trouver rapidement vos messages lorsque vous en avez besoin en utilisant des mots-clés assignés qui correspondent à son contenu.

#3. Désabonnez-vous des listes de diffusion dont vous n'avez pas besoin

Cela peut sembler une évidence, mais étonnamment, de nombreuses personnes continuent de supprimer régulièrement les e-mails promotionnels, mais ne se déconnectent jamais de ces newsletters.

Pourquoi s'inflige-t-on cela à nous-mêmes ?

Assurez-vous de vous désabonner des listes de diffusion et des e-mails promotionnels que vous n'ouvrez jamais. En outre, désabonnez-vous de toutes les alertes de médias sociaux dont vous n'avez pas besoin.

Alternativement, vous pouvez utiliser un compte de messagerie séparé pour les e-mails promotionnels afin de pouvoir conserver vos e-mails importants dans votre compte principal.

Les abonnements indésirables sont votre non. 1 ennemi lorsque vous essayez d'atteindre Inbox Zero. Des newsletters aux publicités, ces messages peuvent facilement submerger votre boîte de réception et rendre difficile la détection des messages importants.

Lorsque vous cherchez quelque chose à lire dans votre boîte de réception sociale/en masse, ne vous contentez pas de passer à côté des choses inintéressantes. Sortez-les du purgatoire des e-mails et supprimez-les de votre vie pour toujours.

Naturellement, se désabonner des listes de diffusion peut également prendre du temps, alors rappelez-vous que la prévention vaut mieux que tout remède. Ne vous abonnez que si vous savez que vous le voulez dans votre boîte de réception.

Prévoyez une plus longue période de temps une fois par semaine pour effectuer un nettoyage plus approfondi de la boîte de réception, comme créer et utiliser des fichiers et des étiquettes.

#4. Utiliser des groupes ou des listes de distribution

Avez-vous été mis en CC dans une conversation dont vous n'avez pas besoin d'être informé ? Ou vous êtes-vous retrouvé pris dans un fil de discussion par e-mail de réponse à tous ? Eh bien, tout comme avec les messages texte mobiles dans les discussions de groupe, vous avez la possibilité de désactiver ce fil.

Pour ce faire dans Google et Outlook, ouvrez n'importe quel message dans le fil, cliquez sur les trois points vers le haut de l'écran (au-dessus de la ligne d'objet). Sélectionnez « Muet » dans les options déroulantes (dans Gmail) ou « Ignorer » (si vous utilisez Outlook).

Selon votre style de vie, vous pourriez également être submergé d'e-mails d'événements (et de réponses de groupe sans fin) pour des dates de jeu, des réunions de travail et des événements sociaux. Utilisez Google Agenda pour suivre tous vos événements et supprimer les e-mails d'invitation à des événements dès que vous les voyez dans votre agenda.

#5. Utiliser la matrice d'Eisenhower

De nombreux professionnels gaspillent tant d'énergie et de temps à essayer de décider quelle tâche s'attaquer en premier. Et lorsque vous avez beaucoup à faire, il est extrêmement utile de prioriser ce qu'il faut faire (et dans quel ordre).

Mais lorsque votre liste de tâches semble plus longue que le tapis des Grammys, comment pouvez-vous décider quelle tâche prioriser ? En plus de compter sur votre outil de gestion des tâches habituel, il y a une autre astuce que vous pouvez sortir de sous votre manche.

Entrez dans la matrice d'Eisenhower. Un système qui vous permet de comprendre rapidement quelles tâches et quelles décisions aborder en premier. Il s'agit d'un simple outil de prise de décision qui divise les tâches en quatre cases et hiérarchise les tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer en premier et celles que vous devez déléguer ou supprimer.

Ainsi, lorsque vous vous retrouvez dans le doute face à divers e-mails, demandez-vous :

• Est-ce important?
• Ou c'est urgent ?

Ironiquement, les humains ont tendance à prioriser les tâches urgentes mais la surprenante capacité à remettre à plus tard les plus importantes. L'objectif du triage des e-mails est d'identifier les e-mails dont vous savez qu'ils sont urgents, et non ceux dont l'objet est le plus dramatique.

La matrice Eisenhower améliore la productivité en vous apprenant à mieux hiérarchiser. Cette technique vous aide à savoir quelles activités valent votre temps et vos efforts et celles qui ne le valent pas. Et dans un monde où nous nous précipitons tous pour respecter nos horaires, c'est une compétence inestimable.

En utilisant la matrice Eisenhower, vous pouvez séparer vos e-mails en quatre catégories :

• Urgent et important (à faire maintenant)
• Urgent et sans importance (délégué)
• Non urgent et important (différer)
• Non urgent et sans importance (supprimer)

#6. Vérifiez votre e-mail dès le matin

Il s'agit non seulement d'une astuce majeure pour la gestion des e-mails, mais elle vous permettra également d'être plus productif en supprimant les distractions. Étant donné que les e-mails peuvent arriver à tout moment de la journée, il est facile d'être tenté de les consulter, même lorsque vous êtes au milieu de quelque chose.

Vérifier mes e-mails dès que je me réveille m'aide à préparer ma journée. Je peux m'assurer qu'il n'y a pas d'urgences auxquelles je dois faire face - ou les planifier dans ma journée s'il y en a. De plus, je peux rattraper le travail que mes collègues ont fait du jour au lendemain. Particulièrement utile lorsque vous travaillez dans une équipe distante avec des collègues du monde entier.

Je ne réponds généralement pas aux e-mails dès le matin, mais vérifier ma boîte de réception m'aide à me préparer pour la journée à venir.

Lorsque vous effectuez l'une de vos vérifications régulières de votre boîte de réception, ne traitez que les e-mails que vous pouvez traiter rapidement. Si un e-mail nécessite une réponse rapide, ouvrez-le et répondez-y au fur et à mesure que vous parcourez vos messages. Mais si un e-mail entrant a besoin de plus de temps pour répondre, réservez un peu de temps plus tard.

Une bonne façon de continuer à ce sujet est d'utiliser la fonction de répétition pour recevoir l'e-mail à un moment plus opportun (oui, c'est une chose).

Planifiez également des heures de vérification des e-mails pendant la journée

Si vous n'avez pas besoin d'être à l'affût des e-mails ou des annonces importants, prévoyez quelques courtes périodes de temps pendant la journée pour vérifier votre e-mail. Ainsi, plutôt que de lire chaque message dès que vous le recevez, réservez du temps chaque jour pour répondre aux e-mails et faire le ménage.

Vous pouvez le faire le matin, lorsque vous commencez à travailler, pour apaiser cette curiosité dès que vous vous réveillez. Puis, avant et après le déjeuner. Et enfin, en fin de journée.

Le secret ici est de résister à la tentation. Ainsi, chaque fois que vous vous retrouvez au milieu d'une tâche à vouloir jeter un coup d'œil à votre Gmail, dites-vous de résister à l'envie jusqu'à votre prochain créneau horaire, dédié à cela.

En dehors de cela, restez loin de votre boîte aux lettres.

#sept. Utilisez les réponses automatiques si nécessaire

Le nom de l'autorépondeur dit tout. Ce sont des messages qui sont envoyés automatiquement aux abonnés en fonction d'une heure définie ou d'une étiquette d'événement particulière. Et utiliser correctement les répondeurs automatiques peut constituer une stratégie puissante pour une campagne de marketing par e-mail.

Donc, disons que vous n'êtes pas à l'aise de fermer une fenêtre de messagerie parce que vous craignez que quelqu'un vous contacte avec une demande urgente, et votre retard à répondre pourrait affecter votre entreprise.

La solution de contournement ? Configurez un OOO (absence du bureau) ou un message de réponse automatique qui dit quelque chose comme :

"Bonjour à tous,

Merci pour ton e-mail.

Je suis absent du bureau du jj/mm au jj/mm et j'aurai un accès limité à mes e-mails / je n'aurai pas accès à mes e-mails.

Si cela est urgent, veuillez contacter [NOM] au [EMAIL] ou [TÉLÉPHONE]. Je ferai de mon mieux pour répondre rapidement à votre e-mail à mon retour.

Meilleures salutations,

[NOM]"

#8. Vider la poubelle

Considérez le nettoyage en profondeur de votre boîte de réception comme un nettoyage de printemps pour votre vie numérique. L'objectif ici est de revoir l'ensemble de votre stratégie de réorganisation des e-mails et d'éliminer tout encombrement de la boîte de réception qui vous fait perdre du temps.

Et cela signifie également votre poubelle électronique (quelque chose que la plupart des gens ignorent). Les e-mails que vous recevez ne sont pas stockés sur votre ordinateur ou votre téléphone mais sont enregistrés à distance dans le cloud. Même s'il peut sembler y avoir une capacité infinie pour les données, si vous manquez d'espace dans Gmail, c'est une bonne idée de vider le dossier Corbeille de votre compte.

N'oubliez pas non plus de nettoyer vos messages archivés de temps en temps pour libérer de l'espace de stockage. Vous pouvez archiver les messages manuellement ou, alternativement, configurer un nettoyeur de boîte de réception automatique pour supprimer les messages de plus de 30 jours.

Mais soyez prudent et ne supprimez que les messages dont vous êtes sûr à 100% que vous n'en aurez plus besoin. Si vous cliquez sur "Vider la corbeille" ou "Vider la corbeille", vous ne pourrez récupérer aucun message.

Fini est parti. Adios, amigo ! Non seulement vous ne seriez pas en mesure de récupérer le contenu de votre corbeille, mais vous n'auriez aucune indication qu'il y avait quoi que ce soit là-bas pour commencer.

Prenez le contrôle de votre boîte de réception

Gardez votre boîte de réception sous contrôle. Quels que soient vos hacks de gestion des e-mails, parcourez vos e-mails tous les jours pour éviter une boîte de réception sursaturée.

Voici quelques conseils rapides à garder à l'esprit :

1. Parcourez votre courrier à des moments précis et prédéterminés de la journée.

2. Appliquez le principe de Pareto : priorisez 20% de vos emails et différez le reste.

3. Ayez un dossier « Répondre avant XX jour ».

4. Sachez que vous n'avez pas besoin de répondre à chaque e-mail.

5. Soyez impitoyable et appuyez sur le bouton Supprimer. Ne vous attachez pas aux courriers indésirables.

Choisissez vos messages et tâches les plus prioritaires, évitez les distractions et plongez dedans. Et une fois que vous avez apprivoisé votre boîte de réception, n'oubliez pas de vous féliciter.

La gestion des e-mails nécessite la mise en place de règles stratégiques et le maintien de la discipline. Cela peut prendre un certain temps – et c'est parfaitement bien. Apprendre à maîtriser cela, c'est un peu comme développer une nouvelle habitude. Donnez-lui du temps et vous commencerez à trouver le processus plus facile.

N'oubliez pas de ne pas vous soucier de faire tout cela en une seule fois. À vrai dire, organiser et réorganiser une boîte de réception chaotique du jour au lendemain est tout aussi écrasant que de gérer une boîte bondée. Adaptez peu à peu quelques habitudes positives.

Effectuez quelques-unes des actions périodiques, telles que vider la corbeille ou supprimer en bloc les messages envoyés, pour vous aider à sentir que vous progressez.

J'espère que ce guide rapide vous aidera à améliorer votre flux de travail de messagerie et à augmenter votre productivité.

Et rappelez-vous, en cas de doute, archivez-le.

Auteur : Zoe Devitto est stratège en marketing de contenu pour des marques SaaS telles que FollowUpBoss, Mention.com, etc. Sur le plan personnel, Zoe est une passionnée de pho et adore voyager à travers le monde en tant que nomade numérique.