Qu'est-ce que la réputation d'e-mail de domaine ? Étapes pour vérifier et améliorer

Vous avez une mauvaise réputation en matière de messagerie électronique ?

Il ne s’agit pas d’un hymne punk courageux chanté par Joan Jett : avoir une mauvaise réputation en matière de domaine de messagerie est une mauvaise nouvelle.

La bonne nouvelle est que vous pouvez le réparer ! Dans cet article, nous vous expliquons comment vérifier et améliorer la réputation de votre domaine avec les conseils d'experts :

• Olivia Carden - Chef de produit chez Cognism (anciennement responsable de l'équipe de support technique et de mise en œuvre)
• Marianne Dupuy - Responsable d'implémentation chez HiBob (anciennement responsable du support chez Cognism )

Allons-y

Qu’est-ce que la réputation de domaine ?

La réputation de domaine est la « santé » globale de votre domaine de marque, basée sur des facteurs tels que l'engagement, les plaintes pour spam, les pièges et les rebonds.

Également connu sous le nom de réputation de l'expéditeur, il s'agit d'un facteur critique utilisé par les ESP (fournisseurs de services de messagerie) pour déterminer si un e-mail doit être envoyé dans la boîte de réception du destinataire ou marqué comme spam. C'est une mesure de la fiabilité et de la fiabilité du domaine d'envoi.

Ou, comme le dit Olivia :

"Il s'agit d'une mesure de vos pratiques d'envoi d'e-mails et de la mesure dans laquelle vous suivez les normes établies par différents serveurs/fournisseurs de boîtes aux lettres tels que Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook, etc."

Comment fonctionne la réputation de domaine de messagerie ?

La réputation de messagerie de votre domaine repose sur dix facteurs :

Premier facteur : les cinq premiers jours

Tout comme votre propre réputation, cela prend du temps à se construire, c'est pourquoi tous les nouveaux domaines de messagerie sont immédiatement considérés comme suspects pendant les cinq premiers jours.

Deuxième facteur : la classification Web

Votre domaine de messagerie bénéficie d'une classification sur le Web qui peut inclure tout ce qui concerne l'éducation, les affaires, la finance ou les rencontres, pour n'en nommer que quelques-uns.

Comprendre la réputation de votre domaine est essentiel pour un marketing par e-mail réussi. Votre fournisseur de services de messagerie surveille de près la façon dont vous utilisez votre domaine et le soumet à une évaluation de 0 à 100.

Pour garantir la confiance, ils vérifieront le score de réputation de votre domaine et analyseront vos messages. Plus votre score est élevé (qui peut être amélioré en utilisant un serveur nu sécurisé et fiable), moins votre e-mail est susceptible d'être rejeté ou marqué comme domaine de spam.

Marianne a dit :

« Les principaux serveurs de messagerie (Gmail, Outlook, Zoho) utilisent des détecteurs de spam pour protéger les expéditeurs et les destinataires du phishing et des comportements malveillants. »

"En tant qu'expéditeur, vous devez donc faire de votre mieux pour éviter cela et vous assurer que votre contenu ne sera pas signalé de manière incorrecte."

Un score plus élevé indique une autorité de réputation qui peut avoir un impact significatif sur la délivrabilité et l'engagement de vos e-mails. Le maintien d’un bon score de réputation de domaine est la clé du placement dans la boîte de réception.

Lorsque votre score est élevé, vos e-mails sont moins susceptibles d'être rejetés ou envoyés vers le redoutable domaine de spam, garantissant ainsi qu'ils atteignent votre public cible.

Il est important de noter :

La réputation du domaine de messagerie n’est pas statique ; il présente de multiples facettes et est adapté aux processus de notation uniques de chaque destinataire d'e-mail, contribuant tous à la réputation globale des e-mails.

Troisième facteur : les rapports de spam

Ils indiquent la fréquence à laquelle vos e-mails sont marqués comme spam. Vous pouvez minimiser les rapports de spam en envoyant du contenu pertinent et précieux à un public ciblé.

Facteur quatre : taux de lecture

Les e-mails lus plus souvent contribuent positivement à la réputation de votre domaine de messagerie. Rédigez un contenu attrayant et des lignes d'objet convaincantes pour améliorer les résultats ici.

Facteur cinq : suppressions d'e-mails

Des taux élevés d'e-mails supprimés que les destinataires ne lisent pas peuvent nuire à la réputation de votre domaine de messagerie. Concentrez-vous sur la création de campagnes par e-mail convaincantes qui encouragent les ouvertures et les lectures.

Facteur six : taux d'ouverture et de clics

Des taux d'ouverture et de clics élevés démontrent l'engagement et influencent positivement la réputation de votre domaine. Personnalisez vos e-mails et utilisez des appels à l'action clairs pour améliorer ces mesures.

Facteur sept : taux de réponse

Les e-mails qui suscitent des réponses et des interactions renforcent le score de réputation de votre domaine. Interagissez avec votre public grâce à un contenu bien conçu et des canaux de communication ouverts pour augmenter les taux de réponse.

Facteur huit : le transfert

Lorsque les destinataires transmettent vos e-mails à d’autres, cela signale la confiance et la pertinence. Pour augmenter le transfert, assurez-vous que vos e-mails contiennent un contenu précieux et partageable.

Facteur neuf : mentions « pas de spam »

Les e-mails marqués comme « Pas de spam » renforcent la confiance et la crédibilité, renforçant ainsi la santé de votre domaine de messagerie.

Facteur dix : rebonds durs

Des taux de rebond élevés peuvent nuire à la réputation de votre domaine. Gardez votre liste de diffusion à jour pour minimiser les rebonds durs.

Pour résumer:

Vous devez vous concentrer sur la fourniture de valeur à vos abonnés et affiner continuellement vos stratégies de messagerie en fonction des données de performances. Si vous faites les choses correctement, le reste suivra, et la mise en œuvre du reste des points que nous avons mentionnés nécessitera peu ou pas d'efforts.

Que se passe-t-il si vous avez une mauvaise réputation en matière de courrier électronique ?

Si votre domaine de messagerie a une mauvaise réputation, vos e-mails iront directement dans les spams.

77 % de la plupart des problèmes de délivrabilité des e-mails résultent d'une mauvaise réputation de domaine.

Les conséquences comprennent :

1. Problèmes de délivrabilité des e-mails

L’impact le plus immédiat et le plus significatif d’une mauvaise réputation de messagerie est la réduction de la délivrabilité des e-mails.

Les fournisseurs de services de messagerie (FSE) sont plus susceptibles de rediriger vos e-mails vers les dossiers spam des destinataires ou, dans certains cas, de les rejeter complètement s'ils soupçonnent que votre domaine a une mauvaise réputation.

Olivia a expliqué :

« Un domaine médiocre commencera à se frayer un chemin dans les filtres anti-spam respectifs au fil du temps et les e-mails n'arriveront plus dans la boîte de réception du destinataire. Vous constaterez peut-être que vous atterrissez dans un filtre anti-spam mais pas dans l’autre, car les fournisseurs de boîtes aux lettres les filtrent différemment à l’aide d’algorithmes uniques.

2. Des taux d'ouverture inférieurs

Lorsque les e-mails se retrouvent dans les dossiers spam des destinataires, ils sont moins susceptibles d'être ouverts. Cela se traduit par des taux d'ouverture plus faibles pour vos campagnes de marketing par e-mail , réduisant ainsi leur efficacité.

3. Taux de clics réduits

Même si certains destinataires trouvent vos e-mails dans leur dossier spam et les ouvrent, ils sont moins susceptibles de cliquer sur les liens contenus dans l'e-mail.

Pensez-y : trouveriez-vous fiable un e-mail marqué comme « spam » ?

4. Augmentation des désabonnements

Les destinataires peuvent être frustrés de recevoir des e-mails indésirables ou non pertinents et se désinscrire de votre liste. En conséquence, vous pouvez rapidement voir votre liste de diffusion rétrécir comme un pull en laine au lavage.

5. Dommages à la réputation de la marque

Une mauvaise réputation de domaine de messagerie peut nuire à votre marque. Les abonnés peuvent percevoir votre organisation comme peu fiable, ce qui affecte la réputation globale de votre marque .

6. Perte de revenus

En fin de compte, une mauvaise réputation de domaine de messagerie peut entraîner des opportunités de vente manquées et une perte de revenus, en particulier pour les entreprises qui s'appuient sur le marketing par courrier électronique pour l'engagement des clients et les conversions de ventes.

Des problèmes persistants de réputation de courrier électronique peuvent conduire les organisations de surveillance du spam et les FAI à mettre sur liste noire votre adresse IP et votre domaine d'envoi. Cela peut entraîner le blocage de vos e-mails pour de nombreux destinataires.

Marianne a dit :

« Il est important de rester vigilant et d'enquêter sur la liste noire pour voir si elle peut être préjudiciable. Vous pouvez vérifier votre domaine et votre IP à l'aide de sites Web tels que MXToolbox.

Reconstruire une réputation positive de domaine de messagerie peut être un processus lent et difficile. Vous devez identifier et traiter les causes profondes de vos problèmes de réputation, suivi d'une période de pratiques de courrier électronique cohérentes et positives pour rétablir la confiance.

Comment vérifier la réputation de votre domaine ?

Suivez ces six étapes pour vérifier la réputation des e-mails du domaine :

1. Utilisez les outils de délivrabilité des e-mails

Il est incroyablement difficile de découvrir le score de votre domaine, car les algorithmes utilisés pour le déterminer sont top secrets. Cela empêche les fraudeurs et autres expéditeurs malveillants d’utiliser ces données à leur avantage.

Cependant, il existe plusieurs outils que vous pouvez essayer pour évaluer la réputation de votre domaine, mais gardez à l'esprit : si vous ne trouvez pas trop d'informations sur votre domaine, c'est probablement une bonne nouvelle pour votre score !

Voici quatre outils qui peuvent vous aider à vérifier votre réputation de messagerie :

1. SenderScore - si vous souhaitez un rapport détaillé, vous devrez vous inscrire, mais vous pouvez voir l'évaluation de votre domaine sans compte.
2. Talos Intelligence - Service Cisco, cet outil peut vous indiquer si votre classement est bon, neutre ou mauvais et si vous avez un classement favorable ou défavorable.
3. BarracudaCentral - régulièrement mis à jour, il s'agit d'un outil très simple qui vous indique si vous êtes sur liste noire ou non, ainsi que dans quelle catégorie appartient actuellement votre domaine.
4. Google Postmaster Tools - utilisés pour vérifier les domaines Google, vous donnant un aperçu détaillé de tout, depuis votre taux de spam et votre réputation de domaine et IP jusqu'aux erreurs de livraison et aux niveaux d'autorité de réputation.

2. Boucles de rétroaction des FAI

Inscrivez-vous aux boucles de rétroaction (FBL) fournies par les principaux fournisseurs de services de messagerie (par exemple, Gmail, Yahoo, Microsoft). Les FBL vous permettent de recevoir des notifications lorsque les destinataires marquent vos e-mails comme spam.

Ils donnent un aperçu de la façon dont vos e-mails sont perçus et vous aident à prendre des mesures correctives.

3. Utilisez des vérificateurs de réputation de domaine en ligne

Plusieurs outils et services en ligne peuvent évaluer votre réputation de messagerie. Ceux-ci peuvent inclure des services tels que les outils de recherche Senderbase, Talos Intelligence et DNSBL (Domain Name System Blacklists).

4. Listes noires anti-spam

Vérifiez si des listes noires de courrier électronique, telles que Spamhaus ou SURBL, répertorient votre domaine.

Être répertorié sur ces listes noires peut avoir un impact négatif sur la réputation de votre domaine de messagerie.

6. Surveillez vos statistiques de courrier électronique

Examinez régulièrement les mesures de marketing par e-mail telles que les taux d'ouverture, les taux de clics, les taux de rebond et les taux de désabonnement. Des changements soudains dans ces mesures peuvent indiquer des problèmes de réputation.

Comment pouvez-vous améliorer la réputation de votre domaine ?

La réputation de votre domaine peut être difficile à restaurer. Tout d’abord, comprenez les principales raisons qui empêchent votre domaine d’atteindre une meilleure réputation :

Olivia a dit :

« Si un domaine atterrit dans le spam, améliorer sa réputation demande du temps et de la patience. Le processus peut être plus simple en fonction du fournisseur de services que vous utilisez, ainsi que des filtres anti-spam que vous utilisez.

Suivez ensuite ces treize bonnes pratiques pour gérer et maintenir de manière proactive une réputation de courrier électronique positive :

1. Engagez des sources fiables pour rétablir la confiance

Rétablir la confiance est souvent la première étape. Commencez par envoyer quelques e-mails à des sources fiables et demandez-leur de marquer vos e-mails comme « Pas de spam » ou de répondre à vos messages.

Cette action signale aux fournisseurs de services de messagerie (ESP) que vos e-mails sont souhaitables.

2. Enrichissez vos listes

Pour maintenir une bonne réputation, examinez régulièrement vos listes de diffusion . Supprimez toute personne qui s'est désabonnée ou celle qui n'interagit plus avec vos e-mails. Portez une attention particulière aux rebonds mous et durs.

Nettoyer votre liste améliore la réputation de votre domaine de messagerie et garantit le respect des exigences légales.

Vous pouvez facilement nettoyer les listes de diffusion avec des outils d'enrichissement de leads. Ils sont conçus pour réduire le temps de prospection en nettoyant les listes existantes intégrées à votre CRM. Cognism est l'un de ces outils : Tharsus l'a utilisé pour enrichir ses bases de données, ce qui a entraîné une augmentation de 2 à 6 % à 60 % des taux d'ouverture.

3. Validez votre domaine

Vous devez vous assurer que vous avez correctement configuré l'authentification de votre domaine. SPF (Sender Policy Framework) est la base qui vérifie votre identité.

De plus, configurez DKIM (DomainKeys Identified Mail) et DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) pour authentifier davantage la légitimité de votre domaine.

4. Augmentez progressivement le volume

Lorsque vous envoyez des e-mails, commencez petit et augmentez progressivement le volume.

Cette approche est particulièrement essentielle pour les nouveaux domaines, car ils peuvent être initialement considérés avec scepticisme par les PSE. Une croissance lente et régulière contribue à bâtir une réputation de domaine positive.

5. Ciblez les acheteurs intéressés

L'envoi massif d'e-mails à froid de prospects qui ne correspondent pas à votre TAM n'est pas efficace pour les ventes B2B et peut devenir un aller simple pour que votre domaine de messagerie soit marqué comme spam.

Au lieu de spammer les destinataires, segmentez votre audience et concentrez-vous sur ceux qui correspondent réellement à votre marché cible.

6. Optez pour des IP dédiées (si possible)

Pour les expéditeurs de gros volumes, une adresse IP dédiée peut changer la donne. Cela évite que votre réputation soit affectée par les actions des autres.

Toutefois, si vous envoyez moins de 10 000 e-mails par jour, une adresse IP partagée peut s’avérer rentable. Assurez-vous que votre fournisseur de services de messagerie maintient la réputation du pool d'adresses IP partagées.

7. Créez un contenu de qualité et respectez les réglementations

Évitez les contenus de courrier électronique criant au « spam ». Utilisez des majuscules appropriées, évitez les points d'exclamation excessifs et évitez les mots déclencheurs tels que « gratuit », « gagner » et « cash ».

Vos e-mails doivent toujours inclure une option de désinscription ; cela garantit le respect des réglementations mondiales.

8. Utiliser les boucles de rétroaction

Si vos e-mails n'arrivent pas dans les boîtes de réception, utilisez les boucles de rétroaction fournies par les ESP. Cet outil précieux vous permet d'identifier rapidement les problèmes de livraison, de les corriger et de protéger votre réputation de messagerie.

9. Garantir des modèles d'envoi cohérents

Il est essentiel de maintenir un calendrier d’envoi d’e-mails prévisible. Des modèles d’envoi d’e-mails irréguliers peuvent éveiller les soupçons des ESP.

Pour favoriser une réputation de courrier électronique positive, assurez-vous que votre fréquence d'envoi correspond aux attentes de vos abonnés.

10. Testez les lignes d'objet

Créez des lignes d'objet informatives et engageantes. Testez A/B les lignes d'objet pour découvrir laquelle résonne le mieux auprès de votre public.

Évitez les lignes d'objet qui pourraient déclencher des filtres anti-spam et nuire à l'autorité de réputation de votre courrier électronique.

11. Vigilance avec les listes noires de courrier électronique

Surveillez les listes noires de courrier électronique pour vérifier que votre domaine reste non répertorié. Être sur une liste noire peut avoir un impact significatif sur la délivrabilité de vos e-mails.

Si vous découvrez que votre domaine est répertorié, résolvez rapidement le problème et demandez sa suppression.

12. Optimisation mobile pour une meilleure livraison des e-mails

Compte tenu de la prolifération des appareils mobiles, assurez-vous que vos e-mails sont adaptés aux appareils mobiles. Les ESP prennent en compte la réactivité mobile lors de l'évaluation du placement des e-mails, un aspect crucial du maintien d'une réputation positive de domaine de messagerie.

13. Réduisez les raccourcisseurs d'URL

Soyez prudent lorsque vous utilisez des raccourcisseurs d'URL dans vos e-mails. Certains raccourcisseurs d'URL sont associés à des spammeurs, ce qui peut nuire aux résultats de la vérification de la réputation de votre domaine de messagerie.

Optez pour des liens complets et descriptifs lorsque cela est possible.

Comment les données peuvent vous aider à éviter une mauvaise réputation de messagerie

Les données peuvent jouer un rôle essentiel en vous aidant à éviter et à corriger une mauvaise réputation de messagerie.

Lorsque vous faites appel à un fournisseur de données soucieux de la qualité et de la conformité, vous réduirez considérablement vos taux de rebond, ne toucherez que ceux qui souhaitent être contactés et mettrez facilement à jour vos bases de données pour en assurer l'exactitude.

Par exemple, Plandek a utilisé le cognisme pour :

• Améliorer la qualité et l'enrichissement des données de 85 %.
• Bénéficiez d’un taux de délivrabilité des e-mails constant de 95 %.

Ils ont dit:

« Avec d'autres logiciels que nous avons testés, ils avaient tous fière allure en apparence, mais je cherchais des employés de mon entreprise, et j'étais trois par exemple, et les détails étaient également incorrects. Donc on a tout de suite vu la différence. »

« On nous a proposé de nombreux modules complémentaires, mais la seule chose dont nous avions besoin était des données fiables. Vous pouvez ajouter tellement de choses, mais si les données ne sont pas à jour et de haute qualité, cela va à l’encontre de l’objectif même. »

Ils peuvent prospecter en toute confiance, sachant que des données erronées n'auront pas d'impact négatif sur la santé de leur domaine de messagerie.

Une autre façon dont les données B2B peuvent avoir un impact sur votre autorité de messagerie consiste à personnaliser et segmenter les listes de diffusion en fonction de divers critères, tels que les données démographiques, l'emplacement, l'historique des achats ou les niveaux d'engagement.

Cela vous permet d'envoyer du contenu ciblé et pertinent à des groupes spécifiques, réduisant ainsi la probabilité que les destinataires marquent vos e-mails comme spam.

De plus, en incluant des données B2B, telles que le nom et le titre du poste d'un prospect, vous pouvez les personnaliser davantage. Les e-mails personnalisés ont des taux d'engagement plus élevés et les destinataires sont moins susceptibles de les marquer comme spam.

Assurez-vous toujours d'avoir le consentement explicite pour envoyer des e-mails à vos destinataires. Il existe plusieurs lois anti-spam, telles que la loi CAN-SPAM et le RGPD, pour fournir aux acheteurs potentiels la garantie qu'ils ne seront pas bombardés de spams.

SmartFrame a été impressionné par le volume de données conformes dont Cognism dispose. Ils ont dit:

« Il est très utile que nous puissions accéder à ces données sans enfreindre les directives du RGPD. »

« Les taux de délivrabilité sont de 93 %, ce qui est exactement ce que Cognism avait promis. Nos taux d'ouverture HTML sont de 25 à 30 %, supérieurs aux normes de l'industrie.

« Avant Cognism, nos taux d'ouverture pour les e-mails en texte brut allaient de 15 à 20 %. Depuis que nous utilisons Cognism, nos taux d'ouverture sont de 40 à 50 % et, dans certains cas, de 70 %.

« Les taux d'engagement sont très bons »

Les données marketing peuvent vous aider à conserver des enregistrements des inscriptions et des préférences, démontrant votre engagement à respecter leurs choix et à réduire les risques que vos e-mails deviennent indésirables.

En exploitant les données pour maintenir une liste de diffusion propre, engagée et bien ciblée et en suivant les meilleures pratiques, vous pouvez éviter une mauvaise réputation en matière de courrier électronique et augmenter l'efficacité de vos efforts de marketing par courrier électronique.

N'oubliez pas qu'une réputation de courrier électronique positive est un effort continu qui nécessite une surveillance et une adaptation constantes basées sur les informations fournies par les données.

Évitez une mauvaise réputation de messagerie avec Cognism

Si vous avez peur de plonger dans les profondeurs du marketing par courrier électronique, pourquoi ne pas demander l'aide d'experts et éviter toute atteinte à votre réputation de courrier électronique pendant que vous y êtes ?

Le guide « Tout sauf basique » du marketing par e-mail contient tout ce que vous devez savoir sur la création et l'envoi d'e-mails qui convertissent et n'aboutissent pas dans le spam.

Allez-y, lisez-le et commencez à toucher les personnes intéressées au bon moment