Congé autorisé des employés : politique, règles et impact (avec des solutions pratiques)

Aucune entreprise n'est à l'abri de la possibilité pour un employé de s'absenter, généralement pour une période prolongée. Un congé est en un sens beaucoup plus problématique que l'attrition, car les entreprises ne peuvent pas embaucher de remplaçants pour ces employés.

Il est crucial que les entreprises gèrent leur politique de congés avec prudence et dans le respect des lois en vigueur. Une politique de congé d'absence défectueuse ou indéfinie pourrait entraîner des inefficacités opérationnelles, une augmentation de l'attrition des employés, un sureffectif ou un sous-effectif.

Les entreprises peuvent faire beaucoup de choses pour planifier et gérer efficacement les absences des employés. Cet article vise à parler de tous les principaux motifs d'absence des employés. Enfin, nous vous informerons également sur la manière dont vous devez rédiger votre politique de congé pour une procédure fluide et pour réduire son impact sur les opérations commerciales.

Avant d'aborder l'énoncé du problème et de la solution, comprenons mieux le congé incertain des employés et en quoi il diffère des autres types de congés.

Qu'est-ce qu'un congé sans solde ?

Un congé autorisé est une interruption de travail approuvée, relativement longue, que les employés prennent en raison de circonstances extraordinaires. Contrairement à d'autres types d'absences d'employés, telles que les vacances, les prises de force ou les jours de maladie, elles sont généralement sans précédent et sont pour la plupart non rémunérées ou partiellement rémunérées. Cependant, dans certains cas, le congé est connu à l'avance et peut être payé en fonction des circonstances et de la nature de l'emploi comme un congé sabbatique.

De plus, le congé peut être volontaire ou involontaire. Les congés volontaires sont généralement pris pour des raisons personnelles, par exemple pour s'occuper des parents ou pour prendre un congé sabbatique prévu de longue date. Les congés involontaires sont ceux imposés par les employeurs, généralement à la suite de circonstances imprévues, comme une enquête en cours ou une mesure disciplinaire.

Comment fonctionne le congé sans solde ?

Le processus de congé d'absence est légèrement différent de celui d'autres congés comme les PTO, car ils nécessitent principalement un examen manuel. Chaque organisation a ses propres politiques et processus pour réglementer les congés des employés.

• Demande de congé : La première étape consiste généralement pour l'employé à demander un congé à son employeur. Cela se fait généralement par courrier ou par le système de gestion des congés (LMS), selon la politique de l'entreprise. La demande doit inclure les dates et le motif de la demande de congé proposée.
• Approbation du gestionnaire/RH : Une fois la demande reçue, l'employeur approuvera ou refusera généralement le congé en fonction des circonstances, de la politique et des antécédents de l'employé. Ils peuvent également se demander s'ils disposent ou non d'effectifs suffisants pour couvrir les tâches des employés absents.
• Sur approbation : Si elle est approuvée, l'employeur travaillera avec l'employé pour déterminer la meilleure façon de couvrir ses tâches pendant son absence. Cela peut impliquer de réaffecter des tâches à d'autres employés, d'embaucher un travailleur temporaire ou simplement de gérer sans personne dans ce rôle jusqu'au retour de l'employé.
• En cas de refus : en cas de refus, l'employeur fournira généralement une raison de sa décision et proposera des alternatives si possible. Par exemple, ils peuvent suggérer que l'employé puisse plutôt travailler à domicile ou échelonner ses jours de congé. Cela garantira qu'ils pourront encore s'absenter du travail sans trop perturber les opérations commerciales.
• Rémunération pendant le congé autorisé : Le fait qu'un employé soit payé pendant son congé dépend généralement entièrement de la politique de l'entreprise. Les employeurs peuvent également tenir compte d'autres circonstances, l'histoire de l'employé, la désignation, l'importance et l'impact de l'employé.
• Communication : Une fois que tout est finalisé, il est important de communiquer ces plans à toutes les parties concernées. Il s'agit notamment des gestionnaires, des collègues et des clients qui peuvent être touchés par le changement de personnel. Il garantit que chaque membre de l'équipe connaît les contraintes à venir et peut adopter une approche proactive pour minimiser les perturbations.

Types de congé autorisé

Il existe plusieurs types de congés, chacun ayant des causes et des impacts différents. Voici un bref aperçu des types de congés les plus courants :

• Complications médicales : Alors que la plupart des entreprises offrent des congés de maladie à chaque employé, les conditions médicales graves, les maladies chroniques et les complications à long terme ne sont pas prises en compte par les organisations. L'employé pourrait être incapable de travailler ou décider de prendre des jours de congé pour une période plus longue, soit pour ses propres conditions médicales, soit pour s'occuper d'un membre de sa famille.
• Congés sabbatiques : Les congés sabbatiques sont généralement pris pour des opportunités de développement personnel ou professionnel telles que des programmes d'études à l'étranger, des projets de recherche ou des stages. Les congés sabbatiques sont généralement partiellement rémunérés, mais peuvent être rémunérés ou non, selon la politique de l'entreprise, les antécédents professionnels et l'accord.
• Congé de maternité/paternité : Le congé de maternité est obligatoire pour chaque organisation et il peut durer entre 6 et 16 semaines payées. La plupart des entreprises proposent également une forme de congé de paternité payé pour permettre aux employés masculins de créer des liens avec leurs enfants.
• Congé de deuil : En cas de décès dans la famille, de nombreux employeurs offrent un congé de deuil pour donner aux employés le temps de faire leur deuil et de planifier.
• Congé de santé mentale : Parfois, les employés ont besoin de s'absenter du travail pour une bonne santé mentale et un bien-être. Ce type de congé peut être volontaire et involontaire et peut être dû à diverses raisons telles que l'anxiété, la dépression, l'épuisement professionnel ou un traumatisme.

Il peut y avoir de nombreuses autres raisons pour un congé autorisé, comme la fonction de juré, le service militaire ou le service communautaire, selon le pays ou l'état dans lequel votre organisation opère.

L'impact des congés sur les entreprises

Des congés sans précédent pourraient avoir un impact à la fois négatif et positif sur votre entreprise. Voici quelques-uns des principaux effets des congés sur les entreprises :

• Opérationnel : Selon le type et la durée du congé, les entreprises peuvent devoir ajuster leurs opérations pour accommoder l'employé. Cela peut inclure l'embauche d'un remplaçant temporaire, la réaffectation de tâches à d'autres employés ou la modification des processus ou des horaires.
• Financier : Si un employé est payé pendant son congé, cela pourrait grever le budget de l'entreprise. Alternativement, si un employé n'est pas payé pendant son congé, il peut prendre du retard sur ses factures ou être incapable de respecter ses obligations financières personnelles.
• Réputation : Dans certains cas, les congés peuvent également avoir une incidence sur la réputation des entreprises. Par exemple, si un employé prend un congé sabbatique pour des opportunités de développement personnel, cela pourrait avoir une incidence positive sur l'entreprise et améliorer sa réputation.

Comment créer une politique de demande de congé pour les employés ?

La politique de demande de congé variera d'une entreprise à l'autre en fonction des besoins et des ressources de l'organisation. Voici quelques éléments clés qui doivent être pris en compte lors de la rédaction d'une politique de demande de congé, tels que :

• But et type de feuilles

L'objectif de la politique de demande de congé doit être clairement énoncé afin que les employés sachent ce que la politique couvre et pourquoi elle existe. Elle devrait couvrir à la fois les circonstances prévues et imprévues qui pourraient survenir dans la vie d'un employé.

Généralement, la plupart des entreprises autorisent un congé pour complications médicales, deuil, congé sabbatique et maternité/paternité.

• Admissibilité

Les critères d'admissibilité pour prendre un congé devraient être décrits dans la politique afin que les employés sachent qui peut et ne peut pas profiter de l'avantage. Cela pourrait inclure la durée de service, le rôle et la performance. Cependant, la plupart des entreprises permettent aux cadres de prendre un congé sabbatique après 5 ans de service.

• Procédure

La procédure de demande de congé doit être clairement établie afin que les employés sachent comment s'y prendre. Cela peut impliquer de soumettre un formulaire ou d'envoyer un e-mail aux RH avec les informations pertinentes. Il est également important de noter le délai dans lequel les employés doivent soumettre leurs demandes en fonction de la nature du congé.

La demande de congé de maternité / paternité doit généralement être soumise 1 à 2 mois avant, tandis que les autres circonstances imprévues sont généralement soumises le jour même. De même, les congés sabbatiques doivent être informés le plus tôt possible, généralement 3 à 6 mois avant le congé.

• Durée

La durée pour laquelle le congé est accordé devrait également être stipulée dans la politique. Ceci est important pour que les employés sachent combien de temps ils peuvent s'absenter du travail et planifient en conséquence.

Généralement, un congé médical ne peut être accordé que pour une période de 6 à 12 semaines. D'autres congés comme les congés de maternité / paternité peuvent aller de 9 à 18 semaines, tandis qu'un congé sabbatique peut être accordé jusqu'à 1 an.

• Compensation

La politique devrait également indiquer si les employés seront payés pendant leur congé. Il pourrait également y avoir des congés conditionnels et partiellement payés en fonction de l'accord avec l'employé.

La plupart des entreprises rémunèrent leurs employés pendant le congé de maternité/paternité, mais certaines peuvent offrir une compensation partielle. Les entreprises peuvent même signer des obligations avec les employés avant d'accepter un congé sabbatique payé, en s'assurant que l'employé travaille pendant une certaine période même après avoir terminé ses études.

• Des lignes directrices

Des directives concernant les congés autorisés devraient également être incluses dans la politique. Cela pourrait couvrir des choses comme si les employés doivent rester en contact avec l'entreprise pendant leur congé. Ou s'ils sont autorisés à travailler pour d'autres organisations pendant leur congé et s'ils sont tenus de rembourser toute somme reçue de l'entreprise pendant leur congé.

Incluez ces éléments clés dans votre politique de demande de congé pour vous assurer que les employeurs et les employés connaissent leurs droits et leurs responsabilités en matière de congé.

Façons de minimiser l'impact des congés autorisés sur les opérations commerciales

L'absentéisme pourrait conduire au chaos dans l'ordre des affaires bien établi. Surtout dans les petites entreprises et les postes de direction, un congé prolongé pourrait avoir un impact significatif sur les opérations d'une entreprise. Chaque organisation doit avoir un plan d'urgence pour couvrir le congé d'un employé.

Les entreprises disposent de plusieurs moyens clés pour minimiser l'impact des congés sur leurs activités.

• Planification à l'avance

Si vous savez qu'un employé prendra un congé, essayez de le planifier à l'avance afin de pouvoir demander à quelqu'un d'autre de s'acquitter de ses fonctions pendant son absence. Cela pourrait impliquer de former un autre membre du personnel pour faire le travail, d'embaucher un remplaçant temporaire ou de réorganiser les horaires de travail afin que d'autres employés puissent prendre le relais.

• Compenser en échange de conseils

Une autre façon de minimiser l'impact d'un congé autorisé est de s'assurer que les employés sont correctement rémunérés et qu'ils sont en contact pendant leur absence du travail. Cela pourrait impliquer de leur verser leur salaire total ou partiel en échange de la gestion et de l'orientation de leurs subordonnés pendant leur absence.

• Construire une équipe multifonctionnelle

Les organisations doivent constituer des équipes dont chaque membre est capable de jouer plusieurs rôles. Les autres membres de l'équipe doivent être en mesure de remplacer les employés absents.

Par exemple, si vous avez une équipe de vente, il devrait y avoir quelqu'un dans l'équipe qui peut gérer les demandes de service client si le représentant client n'est pas disponible.

Comment le logiciel de gestion des congés peut-il vous aider ?

Les congés ont une incidence sur les opérations des entreprises dans tous les secteurs. Il est important d'adopter une approche proactive pour les gérer. L'un des moyens de gérer les congés de manière organisée consiste à utiliser un logiciel.

Le logiciel de gestion des congés des employés (ELMS) vous permet de définir des politiques, d'envoyer des rappels, de suivre les présences et de gérer facilement le processus de congé. ELMS peut vous aider à éviter les problèmes d'absentéisme en suivant les absences, en veillant à ce que les employés reçoivent des congés et en offrant la possibilité d'envoyer des notifications à la direction concernant l'absence d'un employé.

Conclusion

Les congés autorisés ne sont pas rares, chaque organisation passe par là. Les entreprises doivent disposer d'une politique de congé efficace et raisonnable pour gérer les absences des employés et s'assurer que les opérations commerciales sont affectées au minimum. Les employés doivent adopter une approche proactive pour contrer ces congés incertains et préparer des plans d'urgence.

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