Un guide complet sur l'élaboration d'un plan de formation des employés

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous comprenez probablement que le succès commercial consiste à équilibrer la nécessité d'augmenter la productivité de votre main-d'œuvre avec les exigences de chaque employé.

Maximiser la productivité n'est pas nécessairement simple ou facilement mesurable non plus. Mais il existe certainement un certain nombre d'outils et de processus qui peuvent aider. Il peut s'agir de solutions technologiques, comme l'utilisation de technologies de main-d'œuvre automatisées, ou de solutions plus organisationnelles, comme la conception de programmes de formation des employés.

La plupart des entreprises s'appuieront sur une forme quelconque de programme de formation pour s'assurer que chaque employé est le mieux équipé avec les bonnes compétences et connaissances pour mener à bien son travail. Voici notre guide pratique pour vous aider à en créer un pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un Plan de Formation des Employés ?

La gestion de la formation et du développement professionnel continu des apprenants d'une entreprise devient inévitablement plus compliquée pour les entreprises comptant de nombreux salariés. La formation au service comptabilité sera sans aucun doute très différente de la formation au service marketing.

La création d'un plan de formation pour chaque employé, adapté à ses besoins individuels tout en respectant les normes importantes à l'échelle de l'entreprise, est le moyen le meilleur et le plus efficace de s'assurer que chacun reçoit la formation dont il a besoin.

Les plans de formation doivent être facilement accessibles aux stagiaires et à la direction, afin que chacun puisse se faire une idée de la progression d'un employé.

Pour les personnes formées, une feuille de route claire les aidera à maîtriser les tâches et à savoir ce que l'on attend d'elles. Pour ceux qui supervisent la formation, de bons plans permettent de suivre les progrès individuels et les compétences de l'ensemble de la main-d'œuvre de votre entreprise.

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Concevoir votre programme de formation

Lors de l'élaboration des plans de formation des employés, il y a cinq éléments clés que vous devrez garder à l'esprit.

1. Intégrer les besoins de l'entreprise dans votre plan de formation

La question de savoir ce que votre entreprise attend d'un employé donné aura beaucoup à voir avec son titre de poste et pourquoi son rôle a été créé en premier lieu. Établir ce qui est exigé d'un employé devrait être la première partie de tout plan de formation, car c'est le but ultime de toute formation.

Le secteur d'activité de votre entreprise est un autre facteur clé à prendre en compte. Les besoins d'une marque tech seront très différents des besoins d'une marque de mode, par exemple.

La plupart des entreprises ont généralement recours à une période d'orientation pour aider les nouveaux membres du personnel à se mettre au courant. Ce processus de formation a tendance à être uniforme, sauf si l'employé a un rôle technique, auquel cas la période de formation sera généralement plus longue

Par exemple, si vous embauchez un nouveau chef de projet, l'une des premières choses à faire est de vous assurer qu'il comprend et peut utiliser tous les outils de planification et de planification de projet dont il aura besoin.

En ce qui concerne le développement des compétences des employés préexistants, l'intégration des besoins de l'entreprise dans les plans de formation consiste à peser les ressources de formation disponibles par rapport aux domaines particuliers où les compétences de votre entreprise font défaut.

2. Concevoir un plan pour les besoins personnalisés de vos employés

En plus de comprendre les besoins de votre entreprise, votre plan de formation des employés doit également tenir compte des besoins personnels de chaque employé.

La meilleure façon d'y parvenir est d'impliquer vos employés dans la conception de leurs propres plans de formation. La plupart des employés ont une idée de la meilleure façon d'apprendre, donc cela améliorera la vitesse et l'efficacité de la formation pour les impliquer dès le départ.

En discutant avec chaque employé de son style d'apprentissage et de ses objectifs de carrière, vous pouvez apporter les ajustements nécessaires au plan pour répondre aux besoins des employés.

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Ces besoins peuvent être techniques. Un employé peut dire qu'il a du mal à utiliser le logiciel de réunion en ligne gratuit de votre entreprise, par exemple. Si tel est le cas, des instructions spécifiques pour les outils nécessaires peuvent être intégrées à leur plan de formation.

Les besoins personnels des employés peuvent également être structurels. Les travailleurs à temps partiel auront moins de temps pour se former que les travailleurs à temps plein. Si votre programme de formation professionnelle implique un programme de mentorat, la mise en relation de mentors avec des mentorés est également un aspect important à prendre en compte.

3. Définir les objectifs d'entraînement de chaque plan

Une fois l'objectif de la formation défini, les besoins de l'entreprise et les besoins personnels peuvent être utilisés pour identifier des objectifs de formation spécifiques.

Les objectifs les plus courants sont l'amélioration des compétences nécessaires. Ce qu'ils sont variera d'une entreprise à l'autre et d'un rôle à l'autre. Pour les magasins Shopify, les développeurs et les concepteurs Web devront apprendre les tenants et les aboutissants de la plateforme Shopify, et leur formation devra les tenir à jour avec ce système.

Dans la même entreprise, cependant, les sources de produits peuvent ne pas avoir besoin de ces compétences. Leur formation couvrira probablement la gestion de la chaîne d'approvisionnement, dont les développeurs n'auront pas à se préoccuper.

Il est important de créer un ordre clair dans les plans de formation qui communique la priorité des différents objectifs d'apprentissage à vos employés. Signifiant simplement; sur quels objectifs des éléments de formation devraient-ils se concentrer en premier.

Des plans de formation plus complets menés sur le long terme sont susceptibles d'être divisés en modules et en cours. Comme ceux-ci seront probablement liés les uns aux autres, assurez-vous que l'ordre dans lequel ils sont complétés permet aux apprenants de développer leurs connaissances de manière cumulative. Commencez par des bases solides et dirigez-vous vers des objectifs de formation plus avancés, le cas échéant.

S'il est important de structurer les parcours d'apprentissage dans un ordre logique, trop se concentrer sur un seul sujet à la fois peut entraîner une surcharge d'informations. Évitez cela en mélangeant l'ordre dans lequel les apprenants atteignent leurs objectifs, en leur laissant le temps de digérer le matériel d'autres parties de leur formation avant de revenir au sujet.

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4. Recherche et suivi des indicateurs de réussite

Comment savoir si les plans de formation de vos employés fonctionnent ? Pour les plans de formation et les programmes d'intégration des nouveaux employés, il est courant de mesurer les progrès avec des tests et des examens de fin d'unité. Si les nouveaux employés réussissent les tests et démontrent les compétences qu'ils ont acquises, c'est un signe qu'un programme de formation est efficace.

Pour le développement professionnel continu et la formation, les tests peuvent également jouer un rôle, mais vous souhaiterez également suivre les performances quotidiennes d'un travailleur. Pour ce faire, vous souhaiterez identifier les indicateurs de performance clés (KPI) pour chaque rôle.

Les KPI varieront bien sûr d'un rôle à l'autre. Un employé chargé de la gestion de l'exécution des commandes mesurera probablement ses performances en fonction du taux et de l'efficacité de l'exécution des commandes. Si, après la formation, le pourcentage de commandes exécutées augmente ou si le temps moyen de traitement d'une commande diminue, c'est un signe que la formation a fonctionné.

Dans le cas de la gestion des stocks, en revanche, les KPI seraient différents. Le personnel de ce secteur de votre entreprise peut être mieux évalué en mesurant la fréquence des ruptures de stock ou le gaspillage dans l'entrepôt. Ces choses seront importantes pour eux car ils sont directement touchés par leur propre performance, tout comme la façon dont ils mesurent leur succès.

5. Établir un mécanisme de rétroaction

Les commentaires ne sont pas seulement une procédure d'examen pour les entreprises de commerce électronique vendant sur Amazon, c'est un élément essentiel de tout processus de formation. Lorsque nous recevons des commentaires, cela nous permet de savoir où nous avons bien fait et dans quels domaines nous devons nous améliorer.
La manière dont les commentaires sont fournis peut faire la différence entre un programme de formation de soutien qui encourage les employés à s'améliorer et un programme qui engendre le ressentiment et génère une atmosphère professionnelle toxique.

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Pour motiver tous les travailleurs, les commentaires doivent être généralement positifs. Les commentaires basés sur les résultats des tests peuvent être utilisés pour créer une saine compétition entre collègues, mais il est important de s'assurer que ceux qui n'obtiennent pas les scores les plus élevés n'aient pas l'impression d'avoir perdu.

Même un mauvais résultat de test peut être un bon résultat d'un programme de formation, car il met en évidence les difficultés qu'un employé peut avoir. Une fois mis en évidence, une formation complémentaire peut être organisée, ou si de mauvais résultats sont observés par plusieurs employés, cela pourrait être un signe que le programme doit être amélioré.

Si votre équipe travaille à distance, il est très important de fournir des commentaires détaillés. Mais évitez d'envoyer des rapports de rétroaction sans une certaine forme de communication en face à face pour les compléter. Assurez-vous de prêter une attention particulière aux réponses de vos employés et d'être à l'écoute de toute préoccupation qu'ils pourraient avoir.

Enfin, gardez toujours à l'esprit que le feedback doit être un processus circulaire. Les employés devraient recevoir des commentaires du personnel de formation, qui devrait, à son tour, recevoir des commentaires des stagiaires.

Croissance stable et continue des employés

Tout système de formation de votre main-d'œuvre peut bénéficier de la mise en place de plans de formation efficaces pour les employés. Une équipe de formation interne devrait être responsable de leur création et de leur mise en œuvre afin que la formation soit disponible pour les bonnes personnes au bon moment.

Plutôt qu'un simple cours obligatoire que les nouvelles recrues de votre entreprise doivent suivre, considérez les plans de formation comme un outil de carrière utile qui peut être appliqué de différentes manières pour le personnel à tous les niveaux.

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Il est préférable de considérer la formation comme une arme commerciale à deux volets. D'une part, il s'agit d'un aspect important des opérations commerciales qui peut accroître l'efficacité et la productivité de votre main-d'œuvre. D'autre part, il s'agit d'un investissement rentable dans le développement professionnel à long terme de vos employés qui favorisera l'évolution de leur carrière et les conduira à une plus grande satisfaction au travail.

En fin de compte, des employés heureux et engagés augmenteront votre taux de rétention du personnel et contribueront à une culture de travail saine qui profite à tous. Dans cet esprit, envisagez d'introduire ou d'ajuster vos plans de formation des employés dès aujourd'hui.