Liste de contrôle pour la planification d'événements : un manuel d'aide pour les débutants

Organiser un événement peut être une expérience passionnante et enrichissante, mais aussi stressante et accablante.

Qu'il s'agisse de planifier un petit rassemblement ou un événement à grande échelle, il y a d'innombrables détails à prendre en compte et des tâches à accomplir pour s'assurer que tout se passe bien.

De la création d'un budget à la sélection d'un lieu, en passant par la gestion des fournisseurs et la coordination de la logistique, la planification d'événements peut être complexe et prendre du temps.

C'est là qu'une liste de contrôle pour la planification d'événements entre en jeu.

Une liste de contrôle complète de l'événement peut vous aider à rester organisé et concentré tout au long du processus de planification, garantissant que rien ne passe entre les mailles du filet et que votre événement réussisse.

Dans ce blog, nous vous fournirons une liste de contrôle détaillée pour la planification d'événements qui couvre tous les éléments cruciaux de la planification d'événements, afin que vous puissiez facilement rester sur la bonne voie et planifier un événement mémorable.

Que comprend une liste de contrôle de planification d'événement ?

Une liste de contrôle de planification est une liste complète de tâches et d'éléments permettant de s'assurer que tous les aspects nécessaires d'un événement sont planifiés, exécutés et terminés avec succès.

Il est essentiel d'avoir une liste de contrôle de l'événement pour s'assurer que tout est pris en charge avant, pendant et après l'événement.

1. Définissez les objectifs de votre événement

Définir les objectifs d'un événement est l'une des étapes critiques de la planification d'un événement.

Les objectifs sont la raison pour laquelle l'événement est organisé et devraient être la base de toutes les autres activités de planification. La première étape dans la définition des objectifs de votre événement consiste à déterminer pourquoi vous organisez l'événement.

L'objectif de l'événement peut être de lancer un nouveau produit, de célébrer une réalisation ou de collecter des fonds pour un organisme de bienfaisance. Il est essentiel de bien comprendre le but de l'événement.

L'étape suivante consiste à identifier votre public cible. Le public cible déterminera le type d'événement à organiser et le message à véhiculer.

Par exemple, si le public cible est composé de jeunes adultes, l'événement doit être planifié en fonction de leurs intérêts et de leurs préférences. La portée de l'événement doit être définie pour s'assurer que les objectifs de l'événement sont réalisables et doivent inclure la taille, le lieu et le type d'événement à organiser.

2. Choisissez une date et un lieu

Le choix d'une date et d'un lieu est une étape cruciale dans la planification d'un événement. Il donne le ton à l'événement et affecte plusieurs aspects du processus de planification.

Tout d'abord, choisir une date qui convient aux principales parties prenantes, telles que les fournisseurs et les participants, est essentiel pour s'assurer que tout le monde est disponible. Cela aidera à garantir que l'événement est bien fréquenté et que tous les fournisseurs nécessaires sont disponibles.

De plus, les données peuvent avoir un impact sur le coût de l'événement, car les prix peuvent varier en fonction de la période de l'année ou du jour de la semaine. Choisir une date en dehors des hautes saisons ou des week-ends peut réduire les coûts.

Deuxièmement, le lieu choisi est essentiel au succès de l'événement. Le lieu doit pouvoir s'adapter à la taille de l'événement et doit également être accessible aux participants.

Il doit également correspondre au thème général de l'événement et fournir des commodités et des services, tels que le stationnement, la technologie et les services de restauration. Le choix d'un lieu qui convient à l'événement et répond aux besoins des participants améliorera l'expérience globale.

3. Configurer les outils d'engagement

Les outils d'engagement de l'événement encouragent les participants à participer, interagir et s'engager avec le contenu de l'événement et les uns avec les autres.

3.1. Mur social

Un mur social est un affichage numérique regroupant les publications sur les réseaux sociaux de diverses plateformes à l'aide d'un hashtag ou d'un mot-clé désigné lié à l'événement.

C'est un excellent outil d'engagement événementiel car il encourage les participants à participer à l'événement et à partager leurs expériences sur les réseaux sociaux, qui peuvent ensuite être affichées sur le mur social pour que tout le monde puisse les voir.

Cela crée un sentiment de communauté parmi les participants et favorise l'interaction et l'engagement.

Les murs sociaux fournissent également des commentaires et des informations en temps réel sur ce que les participants disent de l'événement, ce qui peut aider les organisateurs à apporter les ajustements et améliorations nécessaires.

De plus, les murs sociaux peuvent être personnalisés pour correspondre à la marque de l'événement et peuvent être utilisés pour afficher des messages de sponsors, des annonces ou d'autres informations pertinentes.

Dans l'ensemble, les murs sociaux sont un moyen très efficace d'augmenter l'engagement des participants et d'améliorer l'expérience de l'événement.

3.2. Sondages en direct avec classement

Les sondages en direct avec classements sont un excellent outil d'engagement pour les événements, car ils encouragent les participants à participer en temps réel et à s'affronter pour obtenir le meilleur score.

Cela crée un environnement amusant et compétitif qui motive les participants à participer activement et à s'engager dans l'événement. Les sondages en direct avec des classements sont également un moyen efficace de recueillir les commentaires des participants, car les organisateurs d'événements peuvent concevoir des questions pertinentes pour les objectifs et les buts de l'événement.

Les résultats peuvent être analysés pour comprendre les préférences, les opinions et les attentes des participants, ce qui peut aider les organisateurs à prendre des décisions basées sur les données.

Les sondages en direct avec classements sont un outil d'événement interactif et engageant qui peut améliorer l'expérience des participants et créer une impression durable de l'événement.

3.3. Téléchargement de messages privés avec codes QR

La fonction de téléchargement de publication privée de Taggbox est un excellent outil d'engagement d'événement car elle permet aux participants de partager leur contenu en temps réel pendant l'événement sans se connecter à leurs comptes de médias sociaux.

Cette fonctionnalité permet aux participants de capturer des photos et des vidéos liées à l'événement et de les télécharger directement, qui peuvent être affichées sur des écrans numériques ou projetées sur un mur social.

Cette fonctionnalité encourage les participants à partager leurs expériences et à participer à l'événement, car ils peuvent voir leur contenu affiché devant un large public.

Cela crée également un sentiment de communauté parmi les participants, car ils peuvent voir ce que les autres partagent et se connecter avec des personnes partageant les mêmes idées.

Le téléchargement de publications privées Taggbox fournit également aux organisateurs d'événements un contenu précieux généré par les utilisateurs qui peut être utilisé pour le marketing et la promotion futurs.

3.4. Photomatons en direct

Les photomatons en direct sont un excellent outil d'engagement événementiel car ils offrent aux participants un moyen amusant et interactif de capturer et de partager leurs expériences événementielles.

Ces cabines photo sont généralement équipées d'appareils photo, d'éclairage et d'accessoires de haute qualité qui permettent aux participants de prendre des photos créatives ou des GIF avec leurs amis et collègues.

Les cabines photo en direct sont également un moyen efficace de promouvoir la notoriété et le marketing de la marque, car les organisateurs d'événements peuvent personnaliser la cabine avec leur image de marque et leurs logos.

De plus, les cabines photo en direct peuvent fournir aux organisateurs d'événements un précieux contenu généré par les utilisateurs qui peut être utilisé pour le marketing et la promotion futurs.

4. Rassemblez votre équipe

La constitution de votre équipe événementielle est un aspect crucial de la planification d'événements. Une équipe bien organisée et compétente est nécessaire pour assurer le bon déroulement et le succès de l'événement.

L'équipe de l'événement doit être composée de personnes ayant des compétences et une expertise différentes pour s'assurer que tous les aspects de l'événement sont couverts.

Déterminer les compétences requises pour l'événement est crucial dans la constitution d'une équipe. Cela pourrait inclure la planification d'événements, le marketing, la logistique, la restauration et l'expertise technique. Il est essentiel de déterminer les rôles spécifiques requis pour l'événement afin de s'assurer que tous les membres de l'équipe comprennent leurs responsabilités.

Il est essentiel de s'assurer que les membres de l'équipe possèdent les compétences, l'expérience et la disponibilité nécessaires pour atteindre les objectifs de l'événement.

Une fois les compétences requises identifiées, l'étape suivante consiste à identifier les membres potentiels de l'équipe. Il peut s'agir de collègues, de bénévoles ou de sous-traitants externes.

Enfin, définissez qui sera responsable de tâches spécifiques, fixez des délais et assurez-vous que tous les membres de l'équipe comprennent leur rôle dans l'événement.

5. Analysez le budget de votre événement

L'analyse du budget de votre événement fait référence à l'examen et à l'évaluation des ressources financières dont vous disposez pour un événement particulier.

Cela implique de créer une ventilation détaillée de toutes les dépenses impliquées dans l'organisation de l'événement, telles que la location de la salle, la restauration, le marketing, le personnel et les autres coûts associés.

En analysant le budget de votre événement, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts ou réaffecter les ressources pour mieux répondre à vos besoins.

De plus, l'analyse de votre budget peut vous aider à respecter vos contraintes financières et vous aider à prendre des décisions éclairées sur l'allocation des ressources pour un impact maximal.

En fin de compte, une analyse minutieuse du budget de votre événement peut vous aider à créer un événement plus prospère et plus rentable qui réponde à vos buts et objectifs.

6. Sélectionnez et embauchez des conférenciers

Le choix d'un conférencier invité est l'une des décisions les plus importantes que vous devez prendre lors de la planification d'un événement, et cela peut souvent faire la différence entre le succès et l'échec.

Si vous prenez la bonne décision, votre événement sera le sujet de conversation de la ville. Des conférenciers appropriés augmenteront la crédibilité et l'importance de votre événement, augmenteront le nombre d'inscriptions et garderont le public engagé.

Un conférencier invité idéal captivera le public, le maintiendra engagé et diverti tout au long de l'événement, l'éduquera, l'inspirera pour apporter un changement positif, présentera de nouvelles idées et perspectives et renforcera les thèmes principaux de l'événement.

7. Travailler sur le marketing événementiel et la publicité

Les entreprises doivent plus que jamais se démarquer de la concurrence, et le marketing événementiel est un excellent point de départ. Les données client que vous collectez à partir d'autres sources peuvent vous aider à mieux connaître vos clients avant l'événement, vous permettant de les traiter comme des individus plutôt que comme un simple visage dans la foule.

Le marketing événementiel ne vous offre pas seulement de nouveaux canaux et méthodes pour vous connecter avec des clients potentiels et récurrents. Selon 73% des organisateurs d'événements, "la personnalisation et le marketing basé sur les données sont des priorités pour les événements".

Le marketing événementiel devrait être un élément crucial de votre stratégie de génération de demande, qu'il s'agisse d'organiser un petit webinaire, un salon international de grande envergure ou un événement privé pour les cadres supérieurs.

Raisons de créer une liste de contrôle pour la planification d'événements

La planification d'événements ne doit pas être une tâche difficile et fastidieuse. Planifier un événement peut être agréable et excitant si vous savez comment le rendre simple pour vous-même.

La chose la plus importante que vous puissiez faire pour vous assurer que votre événement est correctement planifié est de créer une liste de contrôle de planification d'événement.

Une liste de contrôle bien planifiée vous permettra de rester organisé, concentré et sur la bonne voie. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles :

1. Cela libère votre esprit

Lors de la planification d'un événement, de nombreux facteurs doivent être pris en compte. Vous serez rapidement submergé si vous essayez de garder vos pensées, vos idées et vos tâches dans votre tête.

Faire une liste de contrôle détaillée et bien organisée vous permettra de tout oublier et de mettre tout sur papier.

La première étape dans la création de votre liste de contrôle devrait être de réfléchir et d'écrire tout ce qui vous vient à l'esprit.

Une fois cette opération terminée, vous pouvez regrouper et organiser vos tâches. La liste de contrôle idéale répertorie toutes vos tâches par ordre d'importance.

2. Garde une trace de tous vos contacts

Les tâches impliquant la communication avec les contacts de l'événement doivent être incluses dans votre liste de contrôle.

Tous vos contacts seront répertoriés quelque part lorsque votre liste de contrôle sera organisée correctement.

Vous n'aurez pas à chercher vos coordonnées ou à vous demander si vous avez contacté tout le monde pour finaliser les plans.

Tout sera sur votre liste de contrôle; vous pouvez le cocher au fur et à mesure que vous le remplissez.

3. Garde une trace de vos finances

Inclure les finances sur votre liste de contrôle est un excellent moyen de suivre combien d'argent vous dépensez lors de la planification de votre événement.

Vous pouvez créer une liste de contrôle qui comprend des estimations financières ou des chiffres exacts.

Lorsque vous effectuez un paiement, vous pouvez le marquer comme terminé en le cochant.

Parce que tout est répertorié et organisé sur une feuille comptable séparée, vous pouvez rapidement transférer toutes les dépenses de la liste de contrôle à la feuille.

Conclusion

Ce guide vous apprendra tout ce que vous devez savoir pour devenir un excellent planificateur d'événements.

Il passe en revue les principes fondamentaux de la planification d'événements, comment obtenir vos premiers clients, comment organiser un événement significatif et de nombreux autres détails que vous n'avez peut-être pas encore pris en compte.

Si vous vous référez à ce guide au fur et à mesure, vous cocherez les cases pour un événement réussi.

Questions fréquemment posées:-