Expliquer les contrôles fiscaux des petites entreprises

Vous vous sentez anxieux quant à la possibilité d’un contrôle fiscal pour les petites entreprises ou vous ne savez pas comment ils fonctionnent ? Tu n'es pas seul. La simple pensée d’un contrôle fiscal peut faire frémir même le propriétaire de petite entreprise le plus expérimenté. Pour soulager certaines de vos inquiétudes, nous avons créé ce guide pour vous présenter les bases d'un audit et comment l'éviter.

Qu’est-ce qu’un contrôle fiscal des entreprises ?

Un contrôle fiscal des petites entreprises est un examen approfondi des dossiers financiers d’une entreprise pour garantir qu’elle a déclaré avec précision ses revenus, ses dépenses et son impôt à payer. Ils examineront les entrées et sorties d’argent et les compareront aux chiffres des années précédentes et à des entreprises similaires pour voir s’il y a des signaux d’alarme.

Pourquoi vous pourriez être signalé pour un audit

Les critères généraux de l'ARC pour une vérification fiscale sont les suivants : « déclarations de revenus considérées comme présentant un risque élevé d'inobservation ». Il s’agit donc de déclarations qui contiennent des erreurs ou qui ne tentent clairement pas de respecter les obligations fiscales. Par exemple, si les informations de votre déclaration ne correspondent pas à celles reçues d'autres sources, comme les feuillets T4, vous êtes plus susceptible de faire l'objet d'une vérification.

Mais il est également possible que le système informatique de l'ARC vous sélectionne au hasard pour une vérification. Cela peut être dû à des facteurs tels que l’augmentation soudaine des revenus ou des dépenses de votre entreprise.

Comment fonctionne un contrôle fiscal pour les petites entreprises

Si vous êtes sélectionné pour une vérification, un vérificateur de l'ARC vous contactera par courrier ou par téléphone. Ils vous indiqueront quelles années sont sélectionnées ainsi que la date, l'heure et le lieu de l'audit. Elles se produisent généralement à votre lieu d'affaires ou dans un bureau de l'ARC. Les auditeurs ne vous demanderont jamais d’envoyer des documents par courrier électronique et vous donneront toujours des reçus détaillés de tous les documents qu’ils doivent examiner.

L'auditeur vous demandera vos dossiers professionnels et personnels. Mais que veulent-ils regarder ?

• Entreprise – Vos grands livres, dossiers de paie, factures, reçus, contrats et relevés bancaires.
• Personnel – Vos relevés bancaires, documents hypothécaires et relevés de carte de crédit pour vous, votre conjoint et votre famille.

Se préparer à un audit

Avant que cela commence, vous devrez confirmer quelles années d'imposition sont vérifiées, quelle entreprise est vérifiée (si vous en avez plusieurs) et quels documents spécifiques l'auditeur souhaite voir.

Si l'audit a lieu à une période chargée de l'année pour votre entreprise et que vous souhaitez être disponible lorsque l'audit a lieu, vous pouvez demander une prolongation. Tant que la demande est raisonnable, elle devrait être accordée.

Le processus d'audit

Lorsque vous traitez avec des auditeurs, n’oubliez pas d’être agréable et courtois. Prévoyez un bureau vide dans un coin calme et essayez de limiter les questions à vous-même et à votre comptable ou comptable. N'hésitez pas à poser des questions si vous avez besoin d'aide pour comprendre ce qu'ils recherchent. Il est toujours préférable de demander plutôt que de donner une réponse incorrecte.

Combien de temps prendra le processus ? Selon un reportage de CBC , une vérification fiscale des petites entreprises prend environ 314 jours une fois que tous les documents ont été collectés et vérifiés. Ne vous inquiétez donc pas si le processus prend plus de temps que prévu.

Que faire si vous n'êtes pas d'accord avec l'évaluation ?

Si vous n'êtes pas d'accord avec l'évaluation de l'auditeur une fois le processus terminé, vous avez le droit de vous y opposer. Déposer une objection signifie que vous n’aurez à payer les taxes supplémentaires qu’une fois le problème résolu. Vous pouvez déposer votre opposition en ligne sur le site Web de l'ARC.

Conseils pour éviter un contrôle fiscal

Le nombre d’entreprises réellement auditées est faible. Selon le reportage de CBC, seules 11 328 entreprises ont été auditées en 2020/2021. Mais quel que soit leur nombre, la plupart des propriétaires d’entreprise aimeraient les éviter complètement.

Bien qu’il n’existe aucun moyen garanti d’y échapper, voici quelques signaux d’alarme à éviter et à réduire vos chances.

1. Soyez précis, minutieux et soigné – Les retours désordonnés et les erreurs mathématiques sont préoccupants, surtout si vous êtes une entreprise qui a beaucoup de liquidités. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité comme QuickBooks donne à votre déclaration un aspect plus professionnel et vous aide à éviter les erreurs. Cela signifie également que si l'ARC vous interroge sur quoi que ce soit dans vos déclarations, vous pourrez prouver plus facilement que vous avez raison.
2. Soyez précis – Évitez les catégories de dépenses professionnelles vagues. Bien que des rubriques comme « Divers » puissent constituer un moyen plus simple et plus rapide de regrouper vos dépenses, elles constituent également un signal d'alarme si vous demandez des déductions importantes dans cette catégorie.
3. N'arrondissez pas les chiffres – Tout comme pour les catégories, vos chiffres doivent également être spécifiques. Il est plus facile d’additionner des totaux avec des chiffres arrondis, mais les incohérences dans l’argent que vous êtes imposé sembleront discutables.
4. Déposer à temps – Le dépôt d'une prolongation est simple, il n'y a donc aucune raison de manquer la date limite initiale. N'oubliez pas que toute somme d'argent que vous devez est toujours due avant la date limite initiale, le temps supplémentaire étant consacré à la paperasse.
5. Assurez-vous de demander la bonne déduction pour bureau à domicile – Il existe deux façons de la demander : la méthode détaillée ou forfaitaire. Bien que la méthode détaillée puisse entraîner une déduction plus importante, vous devrez vous assurer que vous disposez des pièces justificatives et des calculs corrects. Pour en savoir plus, visitez la page Dépenses de bureau à domicile de l'ARC et le calculateur en ligne .
6. Évitez de déclarer l'utilisation d'un véhicule à 100 pour cent à des fins professionnelles – L'ARC sait que la plupart des gens n'utiliseront pas une voiture à des fins professionnelles dans 100 pour cent des cas. Ainsi, si vous utilisez légitimement un véhicule uniquement à des fins professionnelles, tenez un journal de vos kilomètres, des dates auxquelles vous l'utilisez, où vous allez et pourquoi.
7. Dépenses excessives de repas et de divertissement – ​​Si c'est l'année où vous vous consacrez au développement commercial et que vous avez considérablement augmenté vos dépenses en repas et en divertissement, gardez les dates, heures, noms et raisonnements qui y sont attachés.
8. Payez aux membres de votre famille le taux en vigueur – Si votre enfant ou votre conjoint travaille pour l’entreprise familiale, assurez-vous que son salaire correspond aux taux en vigueur. Le trop-payé pour les services et le manque de documents justificatifs sont des signaux d’alarme.
9. Encourir des pertes répétées ? Montrez une attente de profit – De nombreuses entreprises subissent des pertes, surtout au cours des premières années. Mais si vous avez constaté des pertes sur plusieurs années, en particulier si elles ont été utilisées pour compenser d'autres gains ou bénéfices, il vous sera demandé de démontrer une attente raisonnable de profit .
10. Vos déclarations fiscales sont-elles alignées ? – Vous devrez produire une déclaration de TPS/TVP, déclarer vos charges sociales et remplir une déclaration de revenus des sociétés. Avant de les soumettre, assurez-vous que les revenus déclarés sont cohérents dans toutes les déclarations.
11. Modifiez votre déclaration si vous avez remarqué une erreur ou une omission – C'est simple et cela en vaut la peine. N'oubliez pas que l'exactitude et la transparence sont votre meilleure défense pour éviter d'attirer l'attention dont vous ne souhaitez pas.
12. Demandez l’avis d’un professionnel – Pensez à demander l’avis d’un fiscaliste ou d’un comptable pour vous assurer que votre déclaration de revenus est exacte et conforme à la loi.

En résumé

Comprendre le processus d’audit et prendre des mesures pour réduire vos risques est essentiel. En déclarant avec précision vos revenus, en tenant des registres financiers détaillés, en réclamant les déductions pertinentes, en déclarant toutes les activités commerciales et en recherchant des conseils professionnels, vous contribuerez à garantir que votre entreprise se conforme aux lois fiscales.

N'oubliez pas que si vous êtes sélectionné pour une vérification, il est dans votre intérêt de répondre rapidement, de recueillir les renseignements nécessaires et de coopérer avec l'ARC.

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