Qui contrôle votre première impression en affaires ?

Dernière mise à jour le 2 mars 2021

Dans toute entreprise où les clients peuvent appeler ou être appelés, il y a une chance de leur offrir une première impression en affaires. Cette impression représente les caractéristiques de votre entreprise à l'avenir. Qu'il s'agisse d'assistance client, d'appels à froid ou d'un premier appel, la voix et l'attitude qui accueillent le client les affectent. Cela construira une relation positive ou endommagera la représentation de l'entreprise avant que la relation ne commence à se construire. Les startups doivent en être conscientes dès le début et s'assurer que la première impression en entreprise est gérée par une réceptionniste formée et expérimentée.

Quelles sont les tâches du poste de réceptionniste ?

La plupart des gens supposent que la seule responsabilité d'une réceptionniste est de répondre au téléphone. La description de poste du réceptionniste ou de l'employé de la réception peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre. Répondre au téléphone ne représente normalement qu'un petit pourcentage de l'énorme liste de tâches quotidiennes que ces employés importants gèrent. Voici quelques exemples de quelques-unes des tâches de la réceptionniste :

Vous l'avez deviné, répondre au téléphone

• Appels sortants
• Commande et gestion des fournitures de bureau
• Gestion d'événements
• Gestion de l'hygiène au bureau
• Surveillance quotidienne de l'appel nominal des employés
• Suivi quotidien des employés
• Formation générale des employés
• Planification des rendez-vous clients
• … trop pour tout énumérer !

Pour le poste de réceptionniste, il n'est normalement pas facile de trouver du temps libre ou parfois même du temps de pause, à moins qu'il n'y ait un plus grand nombre de réceptionnistes qui peuvent couvrir quand on n'est pas disponible. Cependant, pour les entreprises qui n'ont qu'un seul réceptionniste qui s'occupe de la réception et des téléphones, il peut être difficile de remplacer les nombreuses responsabilités qu'elles ont lorsqu'elles sont absentes. Bien que cela puisse sembler être la production, l'équipe est ce qui fait tourner la balle dans une entreprise, cette balle ne gagne jamais ou ne maintient pas son élan sans commencer par l'employé de la réception. Cliquez pour tweeter

Étiquette de la réceptionniste

Comme dit au début de cet article, les réceptionnistes sont la première impression en entreprise. Pour cette raison, l'employé de la réception a besoin de plus qu'une simple caractéristique "vraiment sympa". La réceptionniste doit également être la personne la mieux informée à qui parler du fonctionnement interne de l'entreprise et de ses valeurs. Ils doivent également être formés au téléphone, au courrier électronique et à l'étiquette en face à face lors de conversations avec des clients potentiels et d'autres personnes.

Cela inclut la compréhension de la "bonne façon" d'accueillir les clients lors d'appels téléphoniques, ou comment commencer et terminer un e-mail, selon les normes de l'entreprise. Et, plus important encore, comment représenter l'entreprise lors de rencontres avec des clients et des prospects dans des environnements physiques ou virtuels. L'employé de la réception est un peu le modèle de l'entreprise. Parce que quelles que soient les valeurs qu'ils montrent aux clients, ils correspondent généralement à ce qu'ils peuvent attendre du reste de l'équipe.

C'est pourquoi il est de la plus haute priorité que les réceptionnistes reçoivent une formation de grande valeur dans tous les aspects de l'entreprise. Parce qu'ils répondront à la plupart des questions avant que les clients obtiennent des services ou planifient des réunions, ils doivent comprendre toutes les informations de l'entreprise ou ces mêmes clients ne passeront jamais à l'étape suivante. Le fait d'avoir des employés non formés qui répondent au téléphone ou qui contactent les pistes représente un risque sérieux. Cela peut souvent entraîner la perte du client ou du client potentiel. Tout cela est dû à un manque d'informations ou à une fausse déclaration de l'entreprise. Une réceptionniste formée et expérimentée montrera généralement au client potentiel ce qu'il peut attendre de l'entreprise dès la première impression.

Le marketing numérique ressemble beaucoup à une première impression. Chaque publicité ou élément de contenu est une occasion d'impressionner quelqu'un. Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour ces premières impressions numériques, vous devriez envisager d'utiliser nos services en marque blanche.

Comment faire une bonne première impression en affaires

Bien sûr, il n'y a pas de pratique standard pour créer une bonne première impression en affaires. Chaque entreprise est différente. Ce qu'une entreprise peut accepter comme meilleure pratique pour une impression positive peut ne pas toujours fonctionner pour une autre entreprise. Cependant, il existe quelques suggestions sur ce que vous pouvez faire pour obtenir cette bonne première impression en affaires. Bien que certaines d'entre elles puissent sembler évidentes, de nombreux réceptionnistes passent complètement à côté de certaines de ces suggestions et risquent de nuire à la réputation de leur entreprise à cause de cela. Voici donc quelques suggestions évidentes et peut-être moins évidentes pour obtenir une bonne première impression :

• Ne partagez que les informations que vous comprenez
  Les clients vous appellent pour obtenir des réponses, pas pour deviner. Perdre le temps d'un client potentiel est un moyen sûr de l'empêcher de revenir. Assurez-vous d'en savoir le plus possible sur votre entreprise avant d'essayer de répondre aux questions. Et si vous ne connaissez pas la réponse, n'en restez pas là. Assurez-vous au client que même si vous ne connaissez pas la réponse, vous savez où la trouver et lui offrirez la réponse dès que possible.
• Souriez audiblement
  Même lors d'un appel téléphonique, les gens peuvent généralement identifier votre attitude par votre ton et la structure de vos réponses. Essayez de parler avec un sourire, peu importe comment vous vous sentez à l'intérieur, et l'appel est généralement pris avec un sourire. Ne laissez jamais quelqu'un au téléphone entendre votre stress ou votre frustration, car s'il ne peut pas voir votre visage, il visualisera l'entreprise elle-même comme la voix à l'autre bout de la ligne et cela se traduira par une « entreprise stressée » ou « frustrée ». Compagnie". N'oubliez pas que la réceptionniste est le représentant de l'entreprise lors de ce premier appel. Vos caractéristiques deviendront l'« attitude » de l'entreprise, alors assurez-vous qu'elle est bonne.
• Être habillé correctement
  Si le propriétaire de l'entreprise ne vous l'a pas déjà dit, sachez que la façon dont votre attitude représente votre entreprise va de même avec votre apparence. La plupart ne supposeraient pas qu'une personne avec des trous dans ses chaussures, des taches sur ses vêtements et des cheveux hirsutes vivrait dans un manoir (bien que cela puisse parfois être le cas) et c'est la même chose avec une entreprise. Les clients qui voient la réceptionniste avec une apparence qui représente une apparence indifférente, sale et indésirable verront l'entreprise de la même manière. Les gens auront du mal à croire que vous prendrez soin de leurs biens quand vous ne prendrez pas soin de vous. Bien qu'il ne soit généralement pas nécessaire d'aller trop loin dans la plupart des contextes avec des cravates ou des uniformes, il est toujours important d'exprimer une apparence qui montre que vous vous souciez de vous-même et de votre environnement, ce qui se traduit également par la prise en charge de leurs affaires.

Une bonne réceptionniste qui fait bonne impression permet au client de voir que vous êtes le genre d'entreprise qui croit que vous ne vous contentez pas de faire des promesses, vous les réalisez. Vous établirez une relation de confiance avec un client et il sera plus susceptible de faire appel à vos services.

Ne faites pas de votre première impression en affaires votre dernière

Bien que ce conseil soit important pour toutes les entreprises, il s'agit principalement de la plus haute priorité pour les entreprises en démarrage. Pour les startups, les premières impressions seront tout ce qu'elles auront au début. Même avec un plan d'affaires solide, un capital solide et une main-d'œuvre expérimentée, le simple fait d'avoir une réceptionniste inexpérimentée pour accueillir vos clients potentiels peut arrêter votre croissance avant même qu'elle ne commence.

Il n'est pas difficile de dire que dans la plupart des entreprises qui dépendent de la génération de prospects, la réceptionniste est l'un des atouts les plus précieux de l'entreprise. Cependant, ils peuvent également représenter le plus grand risque s'ils sont mis en première ligne sans formation ni expérience. Il est essentiel que votre réceptionniste ne gâche pas la première impression de votre entreprise. Bien que ce ne soit que la première étape vers votre succès, c'est de loin l'une des plus importantes.

Besoin d'aide pour gérer votre réputation ? Vous devriez envisager nos services de gestion de la réputation en marque blanche. N'hésitez pas à nous contacter et à nous dire ce que vous pensez de cet article. Faites-nous savoir si cela vous a aidé à améliorer vos premières impressions.