Cinq e-mails grossiers que vous envoyez sans vous en rendre compte
Publié: 2018-01-13Écrire un e-mail qui se présente comme vous le faites en personne est un art
Même les plus sympathiques et les plus bien élevés d'entre nous peuvent encore ressembler à des imbéciles dans un e-mail. Écrire un e-mail qui se présente comme vous le faites en personne est un art.
Au cours d'une conversation, vous ajustez votre ton, votre expression faciale, vos gestes et votre posture afin de vous adapter à l'ambiance de ce que vous transmettez. Vous faites cela parce que les gens ont tendance à être beaucoup plus sensibles à la façon dont vous dites les choses qu'à ce que vous dites réellement.
Le courrier électronique met à nu une conversation. C'est efficace, mais cela transforme des interactions autrement faciles en mauvaises interprétations désordonnées. Sans expressions faciales ni posture corporelle pour guider votre message, les gens considèrent chaque mot que vous tapez comme un indicateur de ton et d'humeur.
La plupart des erreurs que les gens commettent dans leurs e-mails sont totalement évitables. La liste suivante explore ces erreurs subtiles et ces bévues cachées.
Le CC compulsif et répondre à tous
Mettre des personnes en copie tout le temps est l'une des choses les plus ennuyeuses que vous puissiez faire par e-mail. Je dirais que c'est le plus ennuyeux, mais cet honneur est accordé à l'excessif "répondez à tous". Si quelqu'un vous envoie un e-mail à vous et à un groupe d'autres personnes, pensez-vous vraiment que chaque destinataire doit recevoir un autre e-mail de votre part pour lui dire "merci" ? Ils ne le font pas, et quand vous faites cela, cela envoie les gens escalader un mur.
L'astuce pour savoir quand mettre quelqu'un en copie consiste à traiter votre e-mail comme s'il s'agissait d'une réunion en personne. La question devient alors la suivante : « Serait-il nécessaire ou utile que cette personne vienne à la réunion ? Si la réponse est non, alors ne perdez pas son temps avec un e-mail. Quant à répondre à tous, ne le faites pas. Même si quelqu'un d'autre dans le fil répond à tous, vous agacez toujours tout le monde à mort lorsque vous rejoignez la mêlée. Si vous avez quelque chose à dire, il est préférable de l'envoyer directement (et en privé) à l'expéditeur d'origine et de le laisser décider si le groupe doit également en être informé.
Le Way-Too-Bref
Trop souvent, la cause d'un conflit d'e-mails est un déséquilibre entre l'effort dans l'e-mail initial et l'effort dans la réponse à cet e-mail. Lorsque quelqu'un tape un paragraphe détaillé décrivant des questions importantes, il s'attend à ce que vous répondiez avec soin. Renvoyer "Je l'ai" ou "Noté" ne fait tout simplement pas l'affaire. Sans connaissance de votre intention et de votre ton, les réponses brèves semblent apathiques et même sarcastiques pour le destinataire. C'est dommage car c'est rarement l'intention de l'expéditeur.
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La meilleure façon d'éviter d'être mal interprété dans une brève réponse est de partager votre intention. Même répondre par "Je suis un peu occupé mais je devrais pouvoir le lire plus tard cette semaine" est bien meilleur que "J'ai compris", ce que beaucoup de gens interpréteront comme de l'indifférence.
La ligne d'objet "URGENT"
Les lignes d'objet qui disent "URGENT" ou "DÈS QUE POSSIBLE" montrent un mépris total pour le destinataire. Si votre e-mail est si urgent, décrochez le téléphone et appelez la personne. Même dans les rares cas où un e-mail est réellement urgent, l'étiqueter comme tel dans la ligne d'objet est inutile et donne un ton fort et négatif.
La clé pour éviter les lignes d'objet "URGENT" est double. Tout d'abord, s'il est préférable de traiter le problème sous une autre forme que le courrier électronique, c'est ainsi que vous devriez le traiter. Deuxièmement, si ce n'est pas le cas, le problème réside dans votre capacité à créer une ligne d'objet solide. Après tout, les gens consultent fréquemment leurs e-mails, donc tant que votre ligne d'objet attire leur attention, cela fera le travail. Au lieu d'étiqueter l'e-mail comme urgent, demandez-vous pourquoi l'e-mail est urgent. La réponse à cette question est votre nouvelle ligne d'objet. Si un client a besoin d'une réponse aujourd'hui, faites simplement votre ligne d'objet "Le client a besoin d'une réponse aujourd'hui". Cela maintient le sentiment d'urgence sans donner un ton grossier et désespéré.
La Debbie Downer
L'envoi d'e-mails qui disent constamment aux gens ce qu'ils font de mal et ce qu'ils ne devraient pas faire a vraiment un impact. Même si vous essayez d'offrir des critiques constructives, vous devez à tout prix éviter la négativité dans vos e-mails. Étant donné que les gens ne peuvent pas entendre votre ton directement, ils lisent les connotations des mots et créent un ton dans leur tête au fur et à mesure. Les négatifs deviennent particulièrement négatifs sous forme de courrier électronique.
Chaque fois que vous vous retrouvez à utiliser des mots négatifs comme « ne fais pas », « ne peut pas », « ne va pas » ou « ne pourrait pas », transformez-les en termes positifs. Faire ce changement transforme tout le ton du message. Par exemple, au lieu de dire : « Vous ne pourrez plus remplir de rapports comme celui-ci à l'avenir », dites : « La prochaine fois que vous remplirez un rapport, s'il vous plaît… ». Lorsque vous devez fournir des commentaires négatifs, ne le faites pas dans un e-mail. Il suffit de sauter au téléphone ou de marcher dans le couloir.
Le robot
Il est facile de considérer le courrier électronique comme un moyen de faire quelque chose rapidement, mais lorsque vous le faites à l'extrême, vous semblez inhumain. Vous n'iriez pas entrer dans le bureau de quelqu'un et lui remettre un rapport à faire sans le reconnaître d'une manière ou d'une autre. Sauter directement dans le vif du sujet peut sembler être la chose la plus efficace à faire, mais cela laisse une impression négative durable.
La fixation de celui-ci est simple. Prenez juste une seconde supplémentaire pour saluer la personne à qui vous écrivez. Vous n'avez pas à interroger votre destinataire sur son week-end. Une simple reconnaissance de l'individu en tant qu'être humain suffit. Cela garde le ton beaucoup plus respectueux qu'il ne le serait si vous deviez simplement envoyer des devoirs.
Rassembler le tout
La chose la plus délicate à propos de l'envoi d'e-mails est de s'assurer que les gens perçoivent votre message comme vous l'entendez. Vous devez être socialement conscient pour y parvenir. Autrement dit, soyez prêt à prendre le temps d'examiner à quoi ressemblent les choses du point de vue de votre destinataire avant de cliquer sur "envoyer".
A propos de l'auteur
Le Dr Travis Bradberry est le co-auteur primé du best-seller n° 1, Emotional Intelligence 2.0, et le cofondateur de TalentSmart, le premier fournisseur mondial de tests et de formation en intelligence émotionnelle, au service de plus de 75 % des entreprises du Fortune 500. Ses livres à succès ont été traduits en 25 langues et sont disponibles dans plus de 150 pays. Le Dr Bradberry a écrit ou été couvert par Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post et The Harvard Business Review.