« D'un obstacle à un pont » : 6 points à retenir pour une meilleure gestion des subventions issus de notre conversation avec trois Centraide locaux

Depuis des années, Submittable est un fier partenaire de nombreuses organisations locales de Centraide qui utilisent la technologie d'octroi de subventions de Submittable pour gérer leurs investissements dans des organisations à but non lucratif de leur communauté via l'octroi de subventions compétitives.

Nous avons récemment invité trois clients de Centraide à rejoindre Sam Caplan, vice-président de l'impact social de Submittable, pour une conversation avec leurs pairs sur ce qu'ils ont appris en mettant en œuvre des stratégies modernes et centrées sur la communauté avec Submittable.

Si vous cherchez à créer des relations plus solides dans votre communauté grâce à votre subvention, cette conversation est pour vous. Voici les principaux points à retenir, dans leurs propres mots.

Dans la conversation :

• Jeff Howell, directeur des programmes à Centraide du Grand Triangle
• Craig Shoemaker, directeur de la technologie et des opérations à Centraide du comté de Greenville
• Christopher Nicholas, CFO/CTO/COO chez Centraide du comté de Greenville
• Sabra Williams, analyste de systèmes chez United Way of Greater Philadelphia and Southern New Jersey
• Sam Caplan, vice-président de l'impact social chez Submittable

1. N'ayez pas peur de changer la façon dont vous l'avez toujours fait

Centraide existe depuis plus de cent ans. Et même si cette histoire fait de l’organisation un pilier bien établi dans de nombreuses communautés, elle peut aussi conduire à un sentiment d’inertie. Tout effort visant à apporter un changement se heurte au défi de « la façon dont nous l’avons toujours fait ».

Pour Craig Shoemaker, directeur de la technologie et des opérations, et Christopher Nicholas, directeur informatique de United Way of Greenville County, un processus d'octroi de subventions vraiment obsolète était fastidieux pour toutes les personnes impliquées. Ils étaient prêts à tout bouleverser.

Comme l'explique Craig, ils voulaient adopter une nouvelle méthode : audacieuse et simple . Regardez le clip pour en savoir plus.

En simplifiant à la fois l'application elle-même et la technologie d'application avec le passage à Submittable, ils ont pu atteindre leur objectif.

Comme Craig le décrit dans le clip, dans le passé, « le logiciel était maladroit. C'était difficile. Nous avons dû suivre des formations spécifiquement axées uniquement sur le processus de candidature plutôt que de parler du contenu nécessaire ou de ce que nous attendions des candidats. Donc, [pour être] audacieux et simple, nous voulions vraiment un outil qui faciliterait et ne constituerait pas un obstacle au financement comme cela avait été le cas dans le passé .

2. Considérez votre expérience de candidature comme le début de votre relation avec vos bénéficiaires

Pour Jeff Howell, directeur de programme à United Way of the Greater Triangle, au service du triangle de recherche autour de Raleigh, Durham et Chapel Hill en Caroline du Nord, une plateforme de gestion de subventions est plus qu'un simple produit. C'est un outil pour instaurer la confiance. Il explique dans le clip.

Comme Jeff le dit dans le clip : « Je pense que de notre point de vue, investir dans quelque chose comme Submittable, c'est investir dans cette première expérience avec Centraide du Grand Triangle. »

En démarrant cette relation du bon pied, Jeff a appris plus tard que les candidats sont « disposés à travailler avec vous sur d'autres choses et à s'appuyer un peu plus sur cette relation ».

3. Centrez l’humanité de vos candidats

Plus de conseils de Jeff ? Pour construire une véritable relation avec les candidats, plutôt qu’une transaction, concentrez-vous sur leur humanité. Submittable propose des téléchargements de fichiers faciles pour prendre en charge plusieurs types de fichiers vidéo et audio qui peuvent vous aider à le faire. Écoutez Jeff répondre à la question de Sam Caplan à ce sujet dans le clip.

Comme le détaille Jeff, tirer parti des téléchargements de fichiers permet à Centraide du Grand Triangle de :

• Rapprochez-vous du travail du candidat. Comme le dit Jeff : « Nous sommes en mesure de voir à quoi ressemble ce travail, à quoi il ressemble, à quoi il ressemble au quotidien. »
• Faites en sorte que leurs évaluateurs soient de puissants défenseurs. Jeff explique : « Nos évaluateurs constatent qu'ils sont capables de construire une relation personnelle avec l'organisation qui leur permet de devenir un défenseur de leur travail. Je pense qu’au-delà même de notre processus d’octroi de subventions, ils se sentent plus connectés à cet espace.
• Donnez aux organisations à but non lucratif plus d’espace pour se concentrer sur leur travail. Selon les mots de Jeff : « Nous pouvons leur permettre de réaliser cette demande aussi facilement que possible et les laisser revenir à ce qu'ils font vraiment bien et sur quoi nous, en tant que bailleur de fonds dans ce domaine, avons besoin qu'ils se concentrent. C'est une grande victoire pour nous en tant que communauté.

4. Créer une expérience d'évaluateur plus accueillante pour les bénévoles

Sabra Williams, analyste de systèmes pour United Way du Grand Philadelphie et du sud du New Jersey, comme de nombreux autres United Way locaux, pratique l'octroi de subventions participatives. Cela signifie qu'elle invite intentionnellement les bénévoles de sa communauté à participer activement au processus d'examen. Avec cette stratégie, une expérience positive ou négative d'un évaluateur peut avoir des répercussions qui ont un impact sur sa réputation dans la communauté.

Au début de son nouveau cycle d’octroi de subventions, Sabra s’est donc concentrée sur l’amélioration de l’expérience des évaluateurs. Elle savait que cela lui ferait gagner du temps, ainsi qu’à ses évaluateurs. Mais cela a fini par offrir une multitude d’autres avantages. Sabra explique dans le clip.

Comme elle le détaille dans le clip, la plupart des avantages provenaient de la fonction intuitive de révision côte à côte de Submittable, qui a conduit à :

• Moins de temps investi dans les revues de formation. Sabra déclare : « Au cours des années précédentes, vous savez, nous avions proposé plusieurs sessions de formation. Nous avons imprimé toutes sortes de choses. Nous avons réalisé des classeurs avec toutes les candidatures. Nous avons organisé des tables rondes. Pas cette fois."
• Une augmentation de la participation. À l’aide d’un outil facile à utiliser, elle explique : « Dans l’ensemble, nous avons eu une très bonne participation de nos bénévoles. »
• Un processus d’examen plus rapide et ponctuel. Sabra déclare : « Comme le système est vraiment convivial et facile à utiliser, les évaluateurs ont pu terminer leurs tâches à temps, avec très peu de questions ou de problèmes. »
• Réduction de la frustration des évaluateurs. L'examen côte à côte intuitif de Submittable signifiait moins de maux de tête. Comme l'explique Sabra : « Je pense que c'était vraiment la clé pour gagner du temps et réduire la frustration. Je sais que cela avait fait l’objet d’une plainte lors des cycles précédents.

5. Rendre le reporting aussi simple que possible

Submittable ne se contente pas de se présenter à votre processus de candidature et de s'en aller. Il s'agit plutôt d'un outil que vous et votre candidat pouvez utiliser tout au long du cycle complet de subvention pour communiquer facilement et suivre les documents, les visites sur site, les enregistrements verbaux, tout ce qui entre dans un partenariat de subvention.

Pour Sabra, cet outil cohérent tout au long du cycle complet de subvention a conduit à un résultat très satisfaisant en matière de reporting de participation. Écoutez-le dans ses mots dans le clip.

Comme elle l'explique :

« Nous avons été ravis que les cent agences aient soumis leurs rapports . Je ne pense pas que cela nous soit déjà arrivé auparavant. Nous les avons tous accueillis. Et en fait, la plupart sont même arrivés à temps. C’était donc aussi une bonne surprise.

Comment ont-ils fait ?

« Je pense que le fait de disposer d'un système vraiment facile à utiliser, qu'ils connaissaient déjà, nous a vraiment aidé à nous assurer que tout le monde recevait ses rapports », explique Sabra.

6. Restaurez votre réputation en acceptant le changement

De retour à Craig et Christopher de United Way of Greenville County, leur nouvelle philosophie audacieuse et simple a fini par faire bien plus que simplement simplifier les processus. Cela a renforcé leur réputation . Christopher explique dans le clip.

Vous vous demandez peut-être comment l’adaptation d’un nouveau système de gestion des subventions pourrait avoir un tel impact ?

Comme le dit Christopher, il s’agissait de faire passer le processus de subvention lui-même « d’un obstacle à un pont ». Il souhaitait que le processus ne soit plus perçu comme « un obstacle au financement, mais comme un moyen facile d’accéder à des capitaux pouvant être réinvestis dans notre communauté ».

Submittable a également permis à l'équipe de Centraide du comté de Greenville d'avancer beaucoup plus rapidement. Ce qui, pour une organisation à but non lucratif qui espère obtenir un financement, peut faire une grande différence. Dans leur cas, ces changements ont fini par améliorer la réputation de l'organisation. Comme l'explique Christophe,

« Pour certains de nos partenaires, nous sommes une source importante de revenus pendant un an. Et donc, en simplifiant ce processus, cela nous a permis de vraiment les aider à prendre des décisions budgétaires, de les aider à prendre des décisions stratégiques, et ils ont pu les prendre rapidement, ce qui a finalement contribué à notre réputation d'organisateur, de facilitateur, de bailleur de fonds, et pas comme ça, eh bien, nous devons franchir tous ces obstacles et j'espère qu'ils nous accorderont, vous savez, l'argent que nous demandons.

Faites le premier pas vers le changement

De nombreux donateurs se retrouvent dans une situation où ils savent qu’il est temps d’accepter le changement, mais ils ne savent pas comment faire le premier pas. Se tourner vers d'autres organisations qui ont effectué de grandes transitions peut vous aider à développer une stratégie qui a du sens pour votre équipe et votre communauté.

Il y a bien plus de perles de sagesse contenues dans cette conversation d’une heure. Pour entendre Christopher révéler quel outil a aidé à « sauver [son] mariage » (indice : c'est le même que Jeff a dit si jamais nous nous en débarrassons, nous aurons « un soulèvement » entre nos mains), écoutez la conversation complète.

Si vous êtes prêt à en savoir plus sur Submittable, nous serions ravis de vous parler. Contactez notre équipe dès aujourd'hui !