L’état de conformité des subventions en 2024 : ce que vous devez savoir sur l’évolution des directives uniformes

Un aperçu de l'avenir de l'orientation uniforme se dessine, mais si vous n'avez pas assisté à la formation annuelle avec subventions (AGT) 2024, vous l'avez peut-être manquée. En bref, nous assisterons probablement à une augmentation des seuils d’audit et de dépenses, à moins de jargon et à une détection plus rapide des fraudes. Allons creuser.

Avis de non-responsabilité : le contenu de ce blog sert uniquement à des fins d'information générale et ne doit pas être interprété comme un conseil juridique. Les lecteurs sont encouragés à demander conseil à leur propre conseiller juridique ou conseiller avant de prendre des décisions basées sur les informations contenues dans le présent document. Nous déclinons toute responsabilité pour les actions prises ou non sur la base de cet article.

Note de l'auteur : cet article a été rédigé avant l'annonce du lancement des nouvelles règles de guidage uniforme le jeudi 4 avril. Vous pouvez vous inscrire au webinaire de lancement ici . Nous mettrons à jour cet article avec ce que nous apprenons.

En avril 2023, j'apprenais tout ce que je pouvais sur l'Uniform Guidance for Federal Awards, ou 2 CFR Part 200, qui est un cadre de règles et de réglementations pour l'octroi de fonds fédéraux. Dans le cadre de cet effort, j'ai assisté à l'AGT 2023 de la National Grant Management Association (NGMA).

Si vous étiez là aussi, vous vous souviendrez peut-être d'un moment aussi clairement que moi. Deidre Harrison, contrôleur adjoint du Bureau de la gestion et du budget (OMB), entre sur scène et lance une bombe : l'OMB travaille sur une mise à jour imminente d'Uniform Guidance.

La nouvelle d'Harrison suscite un gémissement collectif.

Littéralement, j'entends les professionnels des subventions tout autour de moi se dégonfler. Les gestionnaires de subventions consacrent des années à maîtriser l’orientation uniforme, en se soumettant souvent à des processus de certification rigoureux. Toute modification de ces directives représente beaucoup de travail pour de nombreuses personnes.

Au fil des mois, nous commençons à avoir une idée plus précise de ce qui va changer. En septembre 2023, l'OMB a publié une partie de la première documentation sur les changements à venir apportés au guidage uniforme. Cela a été très utile, mais ce dont nous avions tous besoin, c'était d'une plongée en profondeur dans le cadre de l'événement AGT.

L'AGT 2024 a fourni cette plongée en profondeur et bien plus encore. Cette année, Harrison nous a donné des détails et j'ai pris beaucoup de notes. Voici ce que nous savons jusqu'à présent.

Pourquoi le guidage uniforme évolue

Lorsque Harrison est montée sur scène cette année, la salle était en effervescence, attendant d'en savoir plus sur ce qu'elle et son équipe avaient prévu. Avec les modifications apportées au guidage uniforme, l'OMB cherche à :

1. Alignez-vous sur les priorités de l’administration en intégrant les exigences statutaires.
2. Réduisez le fardeau grâce à des processus rationalisés pour les agences et les bénéficiaires.
3. Clarifiez et normalisez les sections ambiguës pour garantir une interprétation cohérente.
4. Réécrivez les sections dans un langage simple, en améliorant la fluidité et en corrigeant les incohérences.

Harrison a également présenté le nouveau Conseil d'aide financière fédérale (COFFA), qui a été annoncé l'automne dernier et dont la tâche est de : « veiller à ce que les agences fédérales disposent des outils dont elles ont besoin pour mettre en œuvre les programmes fédéraux d'aide financière de manière efficiente, efficace et équitable. , tout en réduisant également le fardeau administratif des demandeurs et des bénéficiaires de l’aide financière fédérale.

Dans le cadre de cet objectif, COFFA commencera à normaliser la formation et les processus en matière d'orientation uniforme. Pour comprendre comment, nous devons comprendre ce qui change.

Les seuils augmenteront

La salle a applaudi lorsque Harrison a annoncé la proposition d'augmenter le montant de minimis pour les coûts indirects et directs.

• Pour le taux des coûts indirects, le nouveau de minimis proposé est de 15 % (au lieu de 10 %).
• Pour les coûts directs, le nouveau minimis proposé est de 50 000 $ (au lieu de 25 000 $).

De plus, le seuil proposé pour les audits uniques est de 1 million de dollars (au lieu de 750 000 dollars). Ce changement semble bienvenu, car il est susceptible de réduire la charge administrative de nombreux bailleurs de fonds. Nous devrons attendre et voir si cela affecte le nombre total d'audits nécessaires.

Le langage sera plus simple et plus clair

Andrew Victor, Esq pour l'USAID, s'est moqué lors de la séance de clôture de l'AGT 2024 lorsqu'il a déclaré : « Peut-être que vous n'avez pas besoin d'aller voir votre avocat juste pour que [les directives uniformes] vous soient expliquées. » À cette fin, l’OMB vise à rendre les nouvelles directives uniformes plus claires et plus faciles à lire afin d’éviter les interprétations multiples du même langage.

Par exemple, en utilisant « Bénéficiaire » au lieu de « entité non fédérale » et le nom réel d'un système gouvernemental donné (tel que SAM.gov) par rapport au « système à l'échelle du gouvernement désigné par l'OPB », auparavant vague. L'OMB a fourni un document qui montre un exemple des modifications.

L'OMB vise également à normaliser l'avis d'opportunités de financement (NOFO), qui est un avis indiquant qu'une institution fédérale dispose de fonds disponibles pour l'octroi. Actuellement, les NOFO peuvent contenir des centaines de pages, remplies d'un langage de guidage uniforme qui n'a pas besoin d'être présent. À l’avenir, l’OMB vise à réduire les NOFO en tandem avec un langage de guidage uniforme plus simple.

Les divulgations obligatoires peuvent avoir lieu dès que vous avez des preuves

Naturellement, la transparence et la réduction de la fraude sont extrêmement importantes pour l’OMB. Ils modifient donc les délais pour les divulgations obligatoires, c'est-à-dire les notifications d'enquêtes sur la fraude.

En pratique, ces changements sont de petites modifications de formulation qui finissent par avoir un impact important sur le calendrier des divulgations obligatoires. Melissa Prusock, Esq Greenberg Traurig, LLP, a déclaré qu'elle estimait que ce changement de terminologie était le plus grand changement qu'elle constatait dans les nouvelles règles de conformité proposées. Elle a expliqué : « Avec la règle proposée, toute [activité] criminelle est considérée. Il s’agit d’une expansion significative. Cela vous met dans le même bateau que les entrepreneurs. Il dit également que vous devez « être prompt » dans votre divulgation, alors qu'avant, il était écrit « en temps opportun ».

Auparavant, l'interprétation était que les candidats, les destinataires et les sous-récipiendaires devaient divulguer toute activité frauduleuse potentielle une fois qu'ils étaient sûrs qu'il s'agissait d'une fraude. Avec les changements proposés, ces personnes devraient divulguer que l’enquête est en cours dès que vous disposez de preuves crédibles.

Lors de l'AGT 2024, David Clark, directeur général des services spéciaux de l'industrie chez BDO USA, a expliqué : « Dès que vous disposez de preuves crédibles, vous devez leur faire savoir. Il n'est plus nécessaire d'avoir terminé votre enquête. Si vous avez une astuce et pensez qu’elle est réelle, vous devez la divulguer.

Ces nouvelles règles de divulgation, bien que modestes en apparence, constituent un changement important, alors gardez un œil sur elles pour en savoir plus et consultez un conseiller juridique.

Le changement va prendre un peu de temps

Enfin, la chose la plus importante que j’ai apprise, c’est que ces changements n’entreront probablement pas en vigueur de sitôt. Lorsque les dernières mises à jour d'Uniform Guidance seront publiées, Harrison nous a assuré qu'il y aurait suffisamment de temps pour se préparer avant la mise en œuvre.

Donc, pour l’instant, je vous recommande de rester concentrés sur les orientations uniformes que nous avons aujourd’hui et de garder les yeux ouverts sur les changements qui se profilent à l’horizon.

La gestion des subventions est un travail difficile

J'apprécie énormément nos gestionnaires de subventions car ils travaillent sans relâche pour rester en conformité et comprendre ces règles de fond en comble. Pourtant, ils s’éduquent et se forment mutuellement, ainsi que leurs sous-récipiendaires, les OBNL et toutes les bonnes personnes qui font du bon travail. Ce n'est pas une mince affaire.

Si vous recherchez un logiciel de gestion des subventions pour vous aider à décaisser des fonds en toute sécurité et dans le respect des normes, je vous encourage à planifier une démo avec Submittable. Si vous recherchez des consultants pour vous aider à réfléchir à la conformité, contactez nos amis de BDO.