Votre guide de la communication asynchrone

Les équipes du monde entier sont désormais bien ancrées dans le concept de travail à distance. Au cours de la dernière année et demie, il y a eu des apprentissages, des frustrations et de grandes percées dans la dynamique d'équipe, la culture organisationnelle et la productivité globale.

Les entreprises ont connu des succès variés dans leur transition vers le travail à distance. Mais les organisations les plus performantes ont réalisé une chose, que le travail à distance n'est pas aussi simple que la mise en place d'une structure qui existait lorsque les équipes étaient colocalisées.

Les équipes distribuées se sentent plus autonomes lorsqu'elles disposent d'une plus grande flexibilité et d'une plus grande autonomie. La possibilité de créer votre propre horaire et de hiérarchiser les différentes tâches d'une journée en fonction de ce qui leur convient le mieux donne aux membres de l'équipe la possibilité de concevoir leur journée et de maximiser leur productivité.

De plus en plus, les avantages du travail asynchrone deviennent évidents. Les organisations créent et mettent en œuvre des structures qui tirent le meilleur parti de tous les avantages du travail asynchrone.

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

Le travail asynchrone se produit lorsque les membres d'une équipe peuvent communiquer entre eux sans avoir à être présents exactement au même moment. Cela se produit lorsque les informations peuvent être échangées indépendamment du temps. Dans la communication asynchrone, les membres de l'équipe présentent généralement certaines informations et il y a un certain délai avant que le destinataire offre sa réponse. En termes simples, le travail asynchrone est toute forme de travail qui ne se produit pas en temps réel et permet aux membres de l'équipe de coordonner leurs efforts sur plusieurs horaires pour travailler ensemble sur un projet.

Le travail asynchrone n'est pas la même chose que le travail à distance

Ces deux termes sont souvent confondus mais en réalité ils sont nettement différents. Certaines entreprises qui sont passées à distance s'attendent toujours à ce que les employés se connectent à une heure précise et restent à leur bureau de 9h à 17h, comme ils le feraient s'ils étaient dans un bureau.

Cependant, le travail asynchrone permet aux employés d'accomplir des tâches à leur propre rythme, ce qui peut être très différent de celui de leurs collègues. Cela suppose que la communication n'est pas censée être immédiate et que les gens peuvent répondre quand cela leur convient. Les hubs en ligne et les outils de collaboration à distance permettent aux équipes d'accéder par elles-mêmes à une ressource commune. Ils accomplissent des tâches et les envoient à leurs collègues qui peuvent ensuite les récupérer au début de leur journée de travail.

Les réunions sont horribles

Les enregistrements interminables, les stand-ups quotidiens et les réunions à main levée peuvent être extrêmement improductifs. Les réunions ont été identifiées comme l'une des plus grandes pertes de temps dans toute organisation. Dans une étude récente menée par la Harvard Business Review, 65 % des managers ont déclaré que les réunions les empêchaient de terminer leur travail, 71 % ont déclaré que les réunions étaient improductives et inefficaces, et 64 % ont déclaré qu'elles constituaient un obstacle à une réflexion approfondie.

Bien que certaines réunions soient inévitables, le travail asynchrone change la façon dont les organisations abordent les réunions en général. Afin de planifier une réunion tout en travaillant de manière asynchrone, vous devez coordonner les horaires de différentes personnes, ce qui garantit que les réunions n'ont lieu que lorsqu'elles sont absolument nécessaires. Cela garantit des agendas clairs et des interactions plus productives.

L'ère du travail en profondeur

Au fur et à mesure que les équipes se répartissent, la valeur que les organisations accordent à la quantité de temps passé au travail a considérablement diminué. La production et la productivité sont devenues les seuls facteurs importants lors de l'évaluation de la performance des employés.

« Les tâches de type logistique non exigeantes sur le plan cognitif sont souvent effectuées en étant distrait. Ces efforts ont tendance à ne pas créer de nouvelle valeur dans le monde et sont faciles à reproduire. »

– Cal Newport

Le travail en profondeur fait référence à notre capacité à travailler dans un état de concentration profonde pendant une longue période de temps, sans distraction ni interruption.

Le travail asynchrone supprime les employés des distractions quotidiennes d'un lieu de travail afin qu'ils puissent consacrer des parties de leur journée à la création d'un résultat productif de grande valeur.

Avantages du travail asynchrone

Plus de flexibilité : le travail asynchrone permet aux employés de devenir maîtres de leur temps. Ils peuvent créer des horaires de travail qui correspondent à leur style de vie, ce qui conduit à un équilibre travail-vie plus épanouissant.

Réponses plus détaillées : lorsque vous travaillez de manière asynchrone, les personnes ne sont pas censées répondre ou répondre immédiatement, ce qui signifie qu'elles peuvent prendre leur temps pour vraiment réfléchir à un problème et l'analyser avant de donner leur réponse ou leur opinion. Cela conduit à des décisions plus réfléchies.

Moins de distractions : travailler de manière asynchrone aide les employés à entrer plus facilement dans un état de flux. En consacrant du temps à une tâche particulière, ils peuvent vraiment s'engager dans une réflexion approfondie sans avoir à craindre d'être interrompus par des collègues pour d'autres tâches sans rapport.

Documentation automatique : la plupart des communications asynchrones sont des communications écrites. Que ce soit par e-mail, chat ou sur un tableau blanc en ligne, il existe généralement un enregistrement de la communication qui a lieu. Vous pouvez toujours revenir en arrière et vous référer à cette communication et elle sert de journal qui évite la redondance des communications.

Aplatit les hiérarchies : il crée un forum ouvert permettant aux employés d'ajouter des suggestions et des réflexions. Cela élimine certains des facteurs intimidants qui pourraient exister lors de réunions ou d'interactions en face à face.

Outils pour une communication asynchrone efficace

E-mail:
La popularité du courrier électronique semble s'estomper avec l'émergence de nombreux outils de communication new-age comme Slack qui prétendent être conçus pour la collaboration à distance. Mais le courrier électronique se traduit toujours très bien en communication asynchrone. Il n'attend pas de réponse immédiate, de sorte que les membres de l'équipe peuvent répondre à leur propre rythme avec des contributions réfléchies et précieuses.

Communication vidéo :
La vidéoconférence a été le moyen de communication par défaut pour remplacer les réunions en face à face. Mais cela ne se traduit pas très bien en travail asynchrone car cela implique de devoir réunir des personnes à un moment commun. Des outils comme Loom corrigent cela et vous permettent de profiter des avantages de la communication verbale grâce aux enregistrements et au partage d'écran.

Tableau blanc en ligne :

Avec des outils comme Creately, vous pouvez visualiser des pensées, des idées et des plans comme vous le feriez dans une salle de conférence. Les membres de l'équipe peuvent ensuite examiner vos visualisations et y ajouter des commentaires, des réflexions et des suggestions à leur propre rythme. Cela crée un espace de travail virtuel flexible et intuitif, idéal pour vos équipes asynchrones.

Conseils pour travailler de manière asynchrone

Concentrez-vous sur les objectifs : de nombreux travailleurs à distance se sentent obligés de "sembler occupés". Mais le travail asynchrone est une question de sortie, pas d'activité. En vous concentrant sur des tâches clairement définies, vous pouvez réduire les discussions d'équipe inutiles, faire un meilleur travail et profiter de votre nouvel équilibre travail-vie personnelle.

Établir des heures de base. Travailler de manière asynchrone ne signifie pas travailler sans routine. Au contraire, cela implique parfois de créer un plan plus structuré et détaillé auquel vous vous en tenez. Il est important de communiquer vos heures de travail principales au reste de l'organisation afin que tout le monde sache qui travaille selon quel horaire.

Définir les attentes en matière de calendrier : lors de la collaboration de manière asynchrone, il est essentiel d'être clair sur les délais. Travailler sur des horaires individuels ne peut ignorer le fait que des délais plus longs doivent être respectés. Il est important de définir des attentes quant à l'échéance de quelque chose pour aider les employés à organiser leur journée de travail afin de prioriser les tâches urgentes en premier.

Asynchrone ne signifie pas asocial. Travailler de manière asynchrone ne signifie pas travailler de manière isolée. Il est toujours important de trouver des moyens pour que les membres de l'équipe se connectent les uns aux autres et s'amusent.
Les organisations doivent donner la priorité aux brise-glace et aux fêtes virtuelles ou pour que les collègues puissent se laisser aller et apprendre à connaître leurs coéquipiers à un niveau personnel.

Parlez-nous de votre expérience de travail asynchrone

Le travail asynchrone à l'échelle de l'organisation est encore un concept relativement nouveau et les équipes essaient toujours de trouver tous les coups de pied. Avez-vous une expérience de travail asynchrone ? Nous aimerions connaître votre opinion à ce sujet, n'hésitez pas à partager vos idées dans les commentaires ci-dessous.