Guide de démarrage avec les fonctionnalités de Zoho CRM

Si vous êtes intéressé par les ventes, si vous avez le don de vendre absolument n'importe quoi aux gens ou si vous travaillez dans le service des ventes d'une entreprise, vous vous identifierez à avoir ce désir d'être un représentant commercial intelligent au travail.

Gagner le jeu des ventes a beaucoup à voir avec l'utilisation d'un bon système CRM à son plein potentiel. Par exemple, avec les fonctionnalités de Zoho CRM , vos ventes peuvent être entièrement automatisées, ce qui vous permet de vous concentrer entièrement sur l'interaction avec les clients et la conclusion de transactions.

Dans ce blog, nous verrons les fonctionnalités de Zoho CRM qui peuvent vous aider à devenir un représentant commercial efficace qui sait comment améliorer la relation client et avoir une longueur d'avance. Continuez à lire pour voir et comprendre ces fonctionnalités les unes après les autres.

Utiliser l'intégration de Zoho Mail

Les ventes ont beaucoup à voir avec la rapidité avec les clients. Si vous êtes un représentant commercial, vous ne pouvez pas vous permettre de manquer un e-mail important d'un client. Imaginons que vous parcouriez tous vos e-mails et que vous y répondiez simultanément.

Cependant, le soir venu, vous vous rendez compte que vous avez ignoré un e-mail important d'une piste brûlante. Maintenant, la raison probable derrière cela pourrait être une boîte de réception encombrée avec de nombreux e-mails. Manquer cet e-mail important n'est peut-être pas intentionnel, mais le fait est qu'en tant que représentant commercial, vous ne pouvez pas vous permettre quelque chose comme ça pour votre entreprise.

Il est important que le représentant commercial s'occupe de tous les prospects dès que possible et pour faire de même, il doit y avoir une vue filtrée de tous les e-mails des prospects. L'une des intégrations Zoho CRM les plus utilisées , appelée Mail Magnet, vous permet non seulement de recevoir des e-mails, mais également d'obtenir une vue filtrée des e-mails de vos prospects.

Avec cette intégration de messagerie, vous n'aurez pas besoin de vérifier les e-mails tout le temps. Chaque fois que vous recevez un e-mail d'un prospect, vous en êtes averti par l'icône de messagerie qui s'affiche directement sur la page d'accueil de Zoho CRM. N'oubliez pas que MailMagnet sera uniquement disponible avec l'intégration de Zoho Mail. Assurez-vous donc de demander à votre consultant Zoho de l'activer et de configurer le compte de messagerie avec Zoho CRM.

Organiser les e-mails en fonction des priorités de vente

Une autre chose importante à retenir lorsque vous traitez avec les clients est que l'e-mail le plus récent n'est pas toujours le plus important. Si un prospect a envoyé un e-mail demandant le prix d'un produit ou négociant le prix d'un produit, ces e-mails doivent être immédiatement accessibles. Cela peut économiser beaucoup de temps et d'efforts.

Il est naturel que vous organisiez les activités de vente en fonction du pipeline et du niveau de chaque transaction. Ce qui est remarquable, c'est que vous pouvez également organiser vos e-mails de la même manière avec l'utilisation des fonctionnalités de Zoho CRM . À l'aide de SalesInbox, vous pouvez accéder à des colonnes, des filtres, des dossiers et des colonnes qui peuvent afficher vos priorités de vente et vous permettre de rester au top des e-mails importants.

SalesInbox fonctionne intelligemment en organisant tous les e-mails selon la manière dont vous avez configuré votre CRM. Même si les clients de messagerie classiques vous permettent de filtrer les e-mails en fonction de l'adresse d'un expéditeur, SalesInbox vous permet de filtrer les e-mails en fonction de l'adresse e-mail de l'expéditeur et des paramètres de vente.

Par exemple, si vous recevez des e-mails de clients qui vous proposent des offres de plus de 1 lakh, cela peut être spécifié avec le nom Top Leads. L'utilisation de SalesInbox vous permet de créer de nombreux dossiers et de les afficher également à côté des dossiers que vous avez.

En utilisant SalesInbox, vous pouvez également automatiser la création de leads dans votre boîte de réception, recevoir des rappels automatiques et travailler avec des informations utiles.

Surveiller les activités des clients

Pour tous les représentants commerciaux, l'un des aspects les plus critiques pour assurer le succès des ventes sera le timing. SalesSignals vous donne une notification immédiate sur ce que font les prospects. Vous saurez également si le prospect que vous poursuivez a ouvert votre e-mail ou non. Une alerte vous sera envoyée dès l'ouverture de l'email.

Gardez toujours à l'esprit que les prospects et les clients peuvent vous contacter à partir de différents canaux. Ils peuvent visiter votre site Web, répondre à des sondages, générer des tickets d'assistance et publier sur vos réseaux sociaux. Pour améliorer la relation client , vous devrez être cohérent et ponctuel. L'utilisation de SalesSignal vous aide à suivre toutes les activités des clients en les affichant de manière organisée.

SalesSignal vous enverra une invite lorsque vos prospects vous enverront un e-mail, ouvriront l'e-mail que vous avez envoyé, cliqueront sur les liens dans l'e-mail ou lorsque l'e-mail sera rejeté. Vous serez également averti lorsque des appels manqués sont reçus, des enquêtes sont remplies, de nouveaux tickets, commentaires et réponses sont reçus, des chats manqués sont reçus ou les tickets d'assistance sont en retard ou escaladés.

Tirez parti des médias sociaux pour obtenir des prospects

En tant que représentant commercial, vous devez être conscient de tout ce qui intéresse vos prospects, du type de produits ou de services qu'ils recherchent et de ce qu'ils aiment et n'aiment pas. Comme la plupart des gens dans le monde, vos clients potentiels utilisent les réseaux sociaux et publient également régulièrement. Dans ce processus, certains d'entre eux peuvent également parler des prospects qu'ils utilisent, de leurs influenceurs dans la prise de décision et des produits et services qu'ils souhaitent utiliser.

En tant que représentant commercial intelligent, vous devez convertir chaque like, repartage ou commentaire provenant de vos prospects en un atout. Vous pouvez convertir efficacement les conversations sur les réseaux sociaux en prospects exploitables grâce à l'automatisation de la génération de prospects via un flux de travail. Tout ce que vous avez à faire est de configurer correctement votre canal de médias sociaux.

Si quelqu'un tague les réponses de votre organisation à vos publications sur les réseaux sociaux, vous pouvez ajouter cette personne en tant que prospect et attribuer le prospect à un représentant commercial. Chaque fois que quelqu'un vous envoie un message sur les réseaux sociaux ou commente vos publications, vous pouvez également ajouter cette personne comme contact et attribuer ce contact à un autre représentant commercial.

Personnaliser les modèles

Tous les professionnels de la vente n'aiment pas la saisie manuelle des données. Il y a des moments où des journées complètes sont perdues à taper des e-mails tout en ne laissant que peu de temps pour faire ce pour quoi vous êtes réellement embauché et qui se vend. Les modèles d'e-mail sont l'une des fonctionnalités de Zoho CRM qui peuvent vous aider à vous en débarrasser.

Vous pouvez personnaliser les e-mails pour chaque activité et envoyer ces e-mails à des prospects individuels. De plus, vous pouvez également envoyer des e-mails en masse à une liste de prospects. Si vous avez importé des prospects à partir d'études de marché et que vous souhaitez engager des prospects, vous pouvez envoyer des e-mails de remerciement. Tout ce que vous avez à faire est de choisir la liste des prospects et d'envoyer un e-mail en masse.

Pour personnaliser les modèles, vous devez concevoir votre modèle à l'aide de texte, d'images et de tableaux ; fusionnez des champs dans votre modèle et ajoutez des en-têtes et des pieds de page aux modèles.

Suivre les performances des e-mails

Vous pouvez également surveiller les performances de vos e-mails. N'oubliez pas que vous ne pourrez pas envoyer de meilleurs e-mails si vous ne savez pas comment ils ont fonctionné. Par conséquent, un représentant commercial intelligent doit être capable d'envoyer systématiquement des e-mails attrayants qui peuvent attirer l'attention des prospects, les amener à lire et à répondre également.

Des informations intelligentes sont disponibles sur les performances des modèles et, en utilisant ces informations, vous pouvez vous rapprocher de la rédaction d'un meilleur contenu. Les informations sur les e-mails peuvent également vous fournir des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels sur les taux d'ouverture, de clic et de rebond des e-mails. Les tableaux de bord peuvent indiquer quels modèles d'e-mails ont les meilleurs taux d'ouverture et de clics.

Gardez à l'esprit que vous pouvez utiliser les modèles qui ont les taux d'ouverture les plus élevés, mettre à jour le contenu existant et créer également de nouveaux modèles. Dans le cas où le modèle d'e-mail que vous avez envoyé, votre travail est terminé.

Accomplissez les activités de vente en déplacement

Les commerciaux travaillent tout le temps tout en participant aux réunions clients, aux événements et aux conférences. Tout en gérant autant de réunions au total, il doit y avoir quelque chose de pratique pour mettre à jour les activités, garder l'équipe synchronisée et faire des choses importantes en déplacement. Les fonctionnalités de Zoho CRM résolvent ce problème en entrant dans votre poche.

Avec Zoho CRM Mobile, vous pouvez ajouter des leads, créer des tâches, recevoir des notifications par e-mail, trouver des clients, etc. Vous pouvez localiser tous les prospects proches de vous à l'aide de Map View et localiser des leads, des contacts et des prospects dans n'importe quelle zone tout en planifiant des réunions pendant votre voyage. Vous pouvez enregistrer toutes vos visites afin que votre équipe connaisse tous les lieux que vous avez visités.

De plus, vous pouvez également enregistrer efficacement vos plats à emporter d'une réunion récente avec un client. Il n'est pas nécessaire de taper de longues notes, vous pouvez simplement enregistrer les notes vocales lorsque vous marchez et conduisez, associez les fichiers audio aux enregistrements et téléchargez-les pour référence.

Utiliser l'assistant de vente basé sur l'IA

En tant que représentant commercial, vous ne devez pas laisser plusieurs appels sans réponse. Il existe une approche intelligente appelée Zia, un assistant commercial basé sur l'intelligence artificielle qui vous montre les notifications qui vous permettent de savoir si vos prospects, prospects ou clients se sont ouverts et ont répondu à vos e-mails.

Cet assistant garde une trace de l'heure à laquelle les prospects participent aux enquêtes et aux publications sur les réseaux sociaux et, sur la base de ces informations, il vous indique l'heure exacte pour contacter le prospect. Si vous connaissez le meilleur moment pour entrer en contact avec vos clients, vous pourrez obtenir plus de réponses de leur part et au bon moment.

Automatiser les actions

En tant que représentant commercial, vous suivrez un ensemble fixe d'actions tout en contactant des prospects. Par exemple, si vous avez pour objectif de contacter 40 prospects par jour et que 30 de vos appels obtiennent une réponse, vous pouvez laisser un e-mail ou même un message vocal aux dix autres prospects.

Après avoir terminé vos activités quotidiennes, vous mettrez à jour les tâches effectuées. Cependant, il n'est pas nécessaire de suivre manuellement une routine similaire car vous pouvez automatiser ces actions avec des macros. Il vous suffit de choisir les enregistrements et d'exécuter la macro pour que les tâches répétitives soient prises en charge automatiquement.

Les fonctionnalités de Zoho CRM savent qu'une grande partie de votre journée comprend un ensemble régulier d'actions, c'est pourquoi il vous invite automatiquement à suggérer d'exécuter une macro. Si vous appelez un prospect, envoyez-lui un e-mail de suivi et créez une tâche, Zia pourra alors suggérer la même liste d'actions qu'une macro la prochaine fois. Tout ce que vous avez à faire est d'exécuter la macro si cela vous convient.

Utiliser la vue CRM pour les activités

La journée de travail d'un représentant commercial est pleine de multiples événements et activités qui peuvent aller de la visite d'un prospect à des démonstrations, en passant par la création de tâches pour appeler un prospect ou le suivi des clients après avoir visité un site Web. La question principale est la suivante : comment un commercial peut-il savoir quelle tâche doit être effectuée en priorité ?

La vue CRM pour les activités vous permet de hiérarchiser toutes les activités de vente en étant disponible pour les tâches, les appels et les événements dans le module Activités. L'interface utilise une vue qui vous permet de planifier qui doit être suivi ce jour-là. Cette vue est divisée en catégories appelées Clients comprenant toutes les tâches associées aux clients ; Offres en cours comprenant toutes les tâches associées aux offres dans le pipeline, Pistes comprenant toutes les tâches associées aux pistes et aux contacts, et Autres comprenant tous les autres enregistrements.

Rationalisez avec le balisage

Vous aurez besoin d'identifiants spéciaux associés à vos enregistrements CRM qui peuvent vous aider à rechercher, trier, catégoriser, filtrer et également segmenter efficacement les enregistrements. Les balises peuvent vous aider à hiérarchiser clairement tous les enregistrements et à les contacter également. Si vous avez des pistes dans votre compte qui doivent recevoir une priorité élevée, vous pouvez marquer ces pistes comme importantes et également les filtrer toutes facilement des autres pistes du compte Zoho CRM.

Conclusion

Si vous utilisez toutes les fonctionnalités étonnantes de Zoho CRM répertoriées ci-dessus, vous verrez votre productivité augmenter considérablement. Zoho CRM peut être utilisé pour maximiser votre potentiel en tant que représentant commercial, mais pour cela, vous devez connaître toutes les fonctionnalités qu'il offre.

Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire pour la mise en œuvre de Zoho CRM, vous pouvez contacter nos consultants experts Zoho. Ils viennent avec des années d'expérience qui peuvent les amener à vous aider à maximiser votre potentiel.