Comment organiser un événement virtuel réussi : de l'invitation au suivi

Nous avons tous participé à d'innombrables réunions Zoom à ce stade. L'ajout d'un événement virtuel à la liste peut sembler être uneautreréunion virtuelle à s'asseoir et à regarder. Booooooring.

Lancez la tendance et ré-imaginez ce qu'un événement virtuel peut et devrait être ! Vous pouvez toujours donner le sentiment de réseautage, d'engagement et d'éducation qui n'était auparavant atteint qu'en assistant à un événement en personne.

Pour vraiment organiser le meilleur événement virtuel possible, vous devez prendre les caractéristiques d'un événement en personne et les adapter à l'espace numérique.

Comment organiser un événement virtuel réussi

Cela peut sembler un peu intimidant au début, mais j'ai décomposé le processus en activités plus petites, de la planification à l'exécution, pour vous aider à réussir.

1. Envoyer une invitation
2. Gérez vos inscriptions
3. Préparez votre événement
4. Trouvez la bonne plateforme d'hébergement
5. Suivi avec les participants

Plongeons dans les détails de chaque étape et préparez-vous à organiser un événement virtuel réussi !

1. Envoyez une invitation mémorable

L'invitation est le premier point de contact pour les participants potentiels à l'événement. Une invitation attrayante et amusante est plus attrayante que la simple publication d'un lien d'inscription sur un site Web ou un réseau social.

La clé est de rendre une invitation à un événement amusante, réelle, immédiatement informative et personnalisée. Invitez des personnes par leur nom (si vous avez une liste connue comme nous le faisons avec le CRM de HubSpot) et faites la promotion de l'événement de marque avec un design cohérent et engageant.

Donnez aux destinataires un peu de contexte et de valeur dans chaque invitation. L'ajout d'informations clés montre immédiatement à votre public cible que vous avez des informations à partager et crée un buzz pour intéresser les gens. N'oubliez pas que les participants n'obtiendront pas virtuellement toute l'étendue de la marque d'une entreprise, mais une invitation efficace est la première étape pour accroître la notoriété et la familiarité de la marque.

Bien que nous vivions dans le monde numérique du « maintenant », les invitations aux événements virtuels doivent être envoyées des semaines à l'avance. Faites de votre événement un événement que les participants ne veulent pas manquer en faisant la promotion :

• Principaux intervenants ou invités
• De nouvelles compétences à acquérir
• Opportunités de réseautage
• Tendances de l'industrie ou des clients
• Style!

Alors, quel est le meilleur moment pour commencer à envoyer des invitations ? Il y a généralement un pic d'inscription à un événement 2 à 3 semaines avant la date. En d'autres termes, les promotions et les invitations sont plus efficaces pendant cette période . Concentrez vos efforts de marketing sur quelques semaines pour maximiser la fréquentation.

Il existe des centaines de façons de partager les détails d'un événement virtuel, mais il est essentiel que les invitations fournissent tous les détails nécessaires au même endroit.

Créez une page de destination qui fournit le nom de l'événement, la date, comment accéder à l'événement, un CTA pour s'inscrire et toute autre information nécessaire comme un programme ou un prix, le cas échéant. Une fois la page de destination créée, envoyez les invitations via :

• Les publicités. Étendez la portée d'une marque sur les plateformes où les audiences sont déjà actives pour faire connaître l'événement, où trouver des détails et comment s'inscrire.
• Des médias sociaux. Créez des graphiques de compte à rebours, des histoires Instagram ou des teasers vidéo pour susciter l'intérêt avec un lien vers la page de destination.
• E-mail. Demandez à votre équipe d'envoyer des invitations plus personnelles à son réseau pour développer les relations existantes et établir des relations.

2. Favorisez les inscriptions

La liste des inscriptions s'allonge - youpi ! Soyez prudent et gardez ces inscriptions engagées pour être sûr qu'ils se présentent pour assister à l'événement. Si vous ne continuez pas à nourrir et à maintenir l'engagement des personnes qui se sont inscrites, vous pourriez avoir un nombre inférieur à celui prévu une fois l'événement lui-même en ligne.

Le marketing par e-mail est l'un des meilleurs moyens de rester devant les inscriptions pour ajouter de la valeur à l'événement et augmenter le taux de participation. Envoyez des e-mails qui démontrent la valeur de l'événement et suscitent l'enthousiasme d'y assister. Ou, puisez dans le marketing FOMO. Des détails au goutte à goutte comme l'annonce d'un nouveau conférencier ou l'ajout d'un nouveau segment en raison de la demande populaire, pour augmenter davantage les taux d'inscription.

Si les entreprises ont le budget, un ensemble de cadeaux pour les inscriptions est une tendance émergente pour engager les participants et leur donner le sentiment familier d'assister à un événement. Si vous coordonnez un événement avec un budget plus restreint, envisagez de vous associer à un sponsor pour co-marquer des articles afin de connecter les participants, de générer du buzz et d'accroître la notoriété globale de la marque avant et après l'événement.

3. Préparez-vous pour l'événement

Créez un hashtag et montrez la planification et la préparation des coulisses pour engager les participants. À l'approche de la date, encouragez les participants à participer sur les réseaux sociaux avec le hashtag en répondant à leurs préparatifs pour l'événement et à quel point ils sont enthousiastes à l'idée d'y assister.

Prévoyez le pire, mais espérez le meilleur. Créez un plan de support technique et ayez du contenu de sauvegarde au cas où un conférencier ou un hôte aurait des problèmes. Assurez-vous qu'il existe un plan de dépannage technique auquel les participants peuvent se référer s'ils rencontrent eux-mêmes des problèmes. Un support par chat ou un membre de l'équipe dédié au support technique est une bonne solution à mettre en place pour assurer le bon déroulement de l'événement.

4. Héberger sur la bonne plateforme

Assurez-vous de choisir la meilleure plate-forme vidéo qui respecte le budget, dispose du meilleur service de streaming, des capacités d'événement et des fonctionnalités de création de rapports. Définissez des KPI pour les événements virtuels afin de mesurer le retour sur investissement et utilisez les fonctionnalités de suivi pour obtenir les meilleures informations sur les participants.

Sauvegardez ou enregistrez les éléments clés de l'événement à partager avec les participants et les absences par la suite pour créer une ressource utile et poursuivre la conversation.

5. Suivi avec les participants

L'événement n'est pas complètement terminé après la déconnexion de l'hôte. Une stratégie de suivi est nécessaire pour s'assurer que les participants vivent une expérience complète.

• Envoyer un e-mail. Fournissez les diapositives ou la transcription de l'événement ainsi que toutes les ressources mentionnées. Incluez une enquête pour obtenir des commentaires directs des participants afin d'améliorer d'autres événements ultérieurement.
• Publiez sur les réseaux sociaux. Publiez des images, des citations ou de courtes vidéos de l'événement pour entretenir la conversation.
• Blog. Écrivez sur comment les choses se sont passées et comment s'est déroulée l'organisation d'un événement virtuel. Incluez des conseils que d'autres personnes pourront utiliser si elles souhaitent organiser un événement virtuel ; vous pourriez devenir un leader d'opinion dans l'industrie. Encouragez les participants à écrire sur ce qu'ils ont appris sur leur site Web ou si vous avez créé une connexion solide, demandez-leur d'écrire pour votre site Web.

Planifiez à l'avance pour réussir dans l'espace événementiel virtuel

Ouf, c'était beaucoup ! Un événement virtuel réussi demande beaucoup de temps, d'énergie et de planification. Chaque détail, de l'invitation au suivi, compte lors de la création d'un événement virtuel afin que les marques et les participants en tirent le meilleur parti.

Prenez quelques minutes pour débriefer avec votre équipe pour parler de la façon dont les choses se sont passées, de ce qu'il faut améliorer pour la prochaine fois et faire un rapport sur les analyses. Apprenez de l'engagement pour mieux comprendre votre public et prendre des décisions éclairées pour les événements virtuels à venir.