Comment les cabinets d'avocats peuvent bénéficier de l'adoption d'un logiciel de signature électronique dans le cloud

L'industrie du droit est l'un des plus grands utilisateurs de papier en raison des énormes exigences en matière de documentation, d'authentification et de vérification. La rédaction et la signature de documents juridiques est un processus en plusieurs étapes qui nécessite un flux de documents de bas en haut et de haut en bas.

Cela rend non seulement le processus de signature extrêmement lent, mais cela a également des implications financières énormes. C'est là que l'adoption du logiciel Cloud eSignature semble être une option viable pour les cabinets d'avocats. Dans cet article, nous parlerons en détail de la façon dont les cabinets d'avocats peuvent bénéficier d'un logiciel de signature électronique dans le cloud.

Le logiciel eSignature basé sur le cloud est hébergé sur un serveur distant accessible de n'importe où et ne nécessitant aucun matériel spécialisé. Il supprime toutes les limitations géographiques et techniques associées aux processus de signature traditionnels.

L'utilisation d'un logiciel de signature électronique dans le cloud au lieu du processus de documentation traditionnel présente de nombreux avantages pour les cabinets d'avocats. Les cabinets d'avocats peuvent sécuriser les données des clients avec un cryptage fort et rationaliser l'ensemble du processus de documentation.

Avantages du logiciel Cloud eSignature pour les cabinets d'avocats

Les avantages de la signature électronique pour les cabinets d'avocats sont pratiquement illimités.

• Coûts réduits

La dématérialisation présente de nombreux avantages et se concentre principalement sur la réduction des coûts de maintenance, ce qui a un impact positif sur le résultat net. Selon les recherches, les entreprises qui ont adopté le logiciel eSignature ont pu réduire le coût global de traitement des documents de 85 %.

Ils n'ont plus besoin d'effectuer plusieurs impressions et de les stocker sous forme de documents physiques. De plus, pour ceux qui souhaitent faire l'expérience d'une approche organisée, le logiciel eSignature avec un plan d'abonnement bien défini permet aux utilisateurs de planifier facilement à l'avance et de faire les choses en conséquence.

• Amélioration de la communication basée sur le client

Les documents juridiques restent souvent bloqués chez le partenaire ou le client lorsqu'ils sont partagés manuellement. Le logiciel de signature électronique peut être d'une grande aide pour éviter de tels retards dus aux barrières géographiques. Le logiciel aide les cabinets d'avocats à surveiller les demandes de signature en suspens, à garder une trace des documents envoyés/reçus et à modifier les droits d'accès.

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Les documents judiciaires, les accords et les contrats peuvent être signés et partagés instantanément avec le logiciel eSignature. En outre, les entreprises peuvent ajouter des formulaires de type explicites en ligne ou des manuels d'instructions avec les documents juridiques, ce qui permet aux clients d'économiser simultanément beaucoup de temps et d'efforts.

• Protection complète des données des clients

Des problèmes tels que la fraude à la signature et les faux documents sont assez courants avec les documents juridiques, en particulier lorsqu'ils sont gérés manuellement. Heureusement, la plupart des logiciels de signature électronique respectent des mesures de sécurité strictes pour prendre soin des documents juridiques.

Le logiciel de gestion de signature électronique basé sur le cloud CryptoESIGN est un exemple qui met les cybermenaces à distance. Les informations stockées dans le logiciel sont hébergées sur un fournisseur de services cloud de premier plan disposant de la sécurité d'accès, de réseau et de base de données requise. La plate-forme est compatible avec les configurations SSL, en plus d'être cryptée via la technologie de cryptage 256 bits.

• La piste d'audit améliorée augmente la visibilité des documents

La plupart des logiciels de signature électronique sont dotés de capacités de suivi améliorées, ce qui permet aux cabinets 1law d'obtenir plus facilement l'assurance que les documents sont dûment signés par des personnes autorisées. Éliminant ainsi toutes les chances de falsification non autorisée, de falsification de données et d'accès illégal.

CryptoESIGN, avec sa fonction de piste d'audit intégrée, permet aux cabinets d'avocats de remplir facilement leurs documents de manière organisée. Le logiciel empêche tout accès non autorisé aux documents en créant des profils de signataire uniques.

• Empêche les amendes réglementaires

Les cabinets d'avocats sont sujets à des amendes réglementaires en raison de la nature de l'industrie juridique. Les fuites de données et la non-conformité pourraient entraîner de lourdes amendes et pénalités non seulement pour les avocats, mais aussi pour leurs clients.

Le fait que la plupart des documents juridiques fassent l'objet d'un examen plus approfondi les rend plus vulnérables aux amendes et aux sanctions. Le logiciel eSignature aide les cabinets d'avocats à se concentrer au préalable sur des domaines tels que l'exactitude des données, la rapidité d'exécution et les problèmes de conformité. Il empêche toute possibilité d'amendes et de sanctions réglementaires.

• Archives vides

Stocker, gérer et récupérer des documents et des papiers juridiques est une tâche fastidieuse pour les entreprises juridiques. Plus le fonctionnement d'un cabinet d'avocats est important, plus il doit dépenser en stockage, en maintenance et en main-d'œuvre.

Le logiciel de signature numérique basé sur le cloud permet aux entreprises de télécharger chaque document dans la base de données cloud centralisée et sécurisée. Il permet aux cabinets d'avocats d'extraire facilement tout document requis, ce qui permet d'économiser du temps, des coûts de stockage et de la main-d'œuvre.

Tout est stocké dans le cloud, protégé par des mesures de sécurité strictes reconnues à l'échelle internationale et des centres de données hébergés de manière adéquate.

• Améliore la mobilité

L'accès à distance et la signature électronique sont probablement les plus grands avantages du logiciel de signature électronique basé sur le cloud par rapport à la signature traditionnelle. Le logiciel Cloud eSignature offre un accès en ligne, permettant aux avocats et aux clients de visualiser, signer, partager et vérifier des documents juridiques à tout moment et de n'importe où.

Cela accélère le processus de signature, car le signataire peut signer le document de n'importe où avec Internet et un appareil. Il élimine également les coûts d'impression, de numérisation et de messagerie.

Derniers mots

Les cabinets d'avocats se tournent vers des bureaux sans papier à une vitesse incroyable. En effet, le logiciel de signature électronique dans le cloud offre des dizaines d'avantages par rapport aux systèmes de signature traditionnels. Il surmonte également toutes les limitations du système traditionnel, réduisant les coûts et le temps et augmentant l'efficacité et la sécurité.

Bien que l'article parle d'avantage économique, le plus grand avantage de l'utilisation d'un logiciel de signature électronique n'est pas mentionné sur notre liste. C'est parce qu'il sert un objectif plus important que simplement économiser du temps et de l'argent. Sauver des arbres est le plus grand avantage que les logiciels de signature numérique en ligne puissent offrir à l'humanité.

De nos jours, le logiciel de signature électronique basé sur le cloud est une pratique commerciale standard dans le secteur juridique plutôt qu'un simple outil. Chaque cabinet d'avocats doit passer à un logiciel de signature électronique basé sur le cloud pour plus d'efficacité, de croissance, de rentabilité et peut-être même de survie.