Comment payer les employés à distance et hors de l'État et rester conforme

Faire les meilleurs choix pour votre entreprise peut signifier embaucher quelqu'un qui vit dans un autre État, accueillir un membre du personnel qui souhaite déménager ou déplacer un employé d'un État à l'autre pour élargir votre clientèle. Pour chaque employé de l'extérieur de l'État sur votre liste de paie, vous devrez faire quelques démarches pour rester en conformité avec les agences fiscales et d'emploi applicables. Le guide ci-dessous peut vous aider à démarrer.

1. Employés W-2 vs entrepreneurs indépendants

Cet article se concentre sur les travailleurs à distance qui sont qualifiés d'employés W-2, et non d'entrepreneurs indépendants, mais c'est une distinction essentielle à faire tout de suite. L'IRS traite généralement les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants s'ils contrôlent comment, quand et où le travail est effectué, et si l'employeur ne dirige que le résultat souhaité du travail. Sinon, ils sont un employé W-2.

Notez qu'il ne s'agit pas d'une définition simple et que le travail à distance peut créer des zones grises. Mais la réponse déterminera si votre entreprise retient l'impôt sur le revenu de l'État et paie la sécurité sociale, l'assurance-maladie et l'impôt sur le chômage. Les entreprises ne sont généralement pas tenues de retenir ou de payer des impôts sur les salaires des entrepreneurs indépendants, mais doivent le faire pour les employés W-2.

La page Entrepreneur indépendant ou employé de l'IRS décrit 3 grandes catégories - contrôle comportemental, contrôle financier et type de relation - pour vous aider à choisir la bonne classification des travailleurs. De plus, les lois des États peuvent avoir un impact sur la façon dont vous classez et rémunérez vos travailleurs. Le projet de loi 5 de l'Assemblée de la Californie (AB5), par exemple, rend plus difficile pour les entreprises de classer les travailleurs en tant qu'entrepreneurs indépendants.

2. État de travail vs État résident pour les travailleurs à distance

Une fois que vous êtes sûr que votre travailleur à distance est qualifié d'employé W-2, il est temps de déterminer où travaille votre employé à distance et où il vit. Un employé distant peut résider dans un État et se rendre au travail dans un autre, mais vous devrez généralement retenir et déclarer des impôts dans l'État où travaille votre employé distant. Si votre entreprise est basée à Washington et a un employé distant qui travaille en Californie et vit au Nevada, par exemple, vous retiendrez l'impôt sur le revenu de l'employé et paierez l'impôt sur le chômage de l'État en Californie.

Vous pouvez baser votre retenue d'impôt sur le lieu de travail déclaré par votre employé si sa réponse est raisonnable. Cependant, il y a quelques exceptions possibles à considérer, y compris les accords réciproques entre les États et les règles de minimis ou d'exemption.

Accords réciproques

Des accords de réciprocité sont conclus entre 2 États voisins qui permettent aux résidents d'un État de demander une exonération de retenue d'impôt dans l'autre État (réciproque). Les accords de réciprocité empêchent les travailleurs de produire plusieurs déclarations de revenus d'État. Si l'État de travail et l'État de résidence de votre employé ont conclu un accord de réciprocité, vous ne retiendrez et ne déclarerez les impôts que dans leur État de résidence.

Cependant, la réciprocité n'est pas un concept automatique. Les employés doivent vous demander de retenir les impôts dans leur État d'origine plutôt que dans leur État de travail. Lorsque votre employé vous fournit son formulaire d'exonération fiscale de l'État, arrêtez les retenues d'impôt pour son état de travail et commencez à retenir les impôts pour son État d'origine. Conservez ces certificats d'exonération fiscale de l'État dans vos dossiers commerciaux au cas où l'état de travail de votre employé auditerait votre entreprise.

Règles de minimis ou d'exemption

Si votre employé dans l'État travaille dans un autre État sur une base très limitée, il se peut qu'il ne soit pas assujetti aux impôts sur le revenu de l'autre État. Les règles de minimis ou d'exemption définissent un seuil (tel qu'un nombre maximum de jours passés à travailler dans l'État ou le montant en dollars du revenu gagné) qui, lorsqu'il est dépassé, oblige un employeur à commencer à retenir les impôts de l'État.

La plupart des employés travaillant à distance dans un État dépassent les seuils de minimis, et les lois peuvent varier considérablement d'une juridiction à l'autre. Il est donc essentiel de contacter le service fiscal de l'État du lieu de travail de votre employé pour obtenir des conseils spécifiques à l'État.

3. Rechercher des conseils professionnels

La gestion de la paie des employés travaillant et vivant ailleurs peut être l'aspect le plus complexe de la constitution d'une équipe à distance. Heureusement, il existe des services professionnels qui peuvent vous aider.

Fournisseurs de paie

Les fournisseurs de services de paie peuvent aider votre entreprise à se conformer aux lois sur les impôts sur les salaires et à produire des déclarations de retenue à la source. L'automatisation de votre processus de paie vous aide également à payer le montant exact des impôts et à éviter de manquer des dates d'échéance importantes. La plupart des fournisseurs de services de paie vous demanderont de vous inscrire auprès du ministère du Travail et d'obtenir votre numéro d'identification fiscale afin qu'ils puissent retenir et verser des impôts en tant que votre représentant.

CPA ou fiscalistes

Le fait qu'un employé travaille régulièrement dans un État suffit souvent à déclencher des règles de lien de «présence physique», bien que les directives puissent varier d'un État à l'autre. Nexus, c'est lorsque votre entreprise a un lien suffisamment fort avec un autre État pour être responsable de ses impôts sur le revenu et de ses ventes.

La visite du site Web du ministère du Revenu dans l'état de travail de votre employé peut apporter des réponses, mais la question de savoir si votre entreprise a ou non un lien est probablement une question complexe, et pourrait inclure la nécessité de s'enregistrer en tant qu'entreprise étrangère et de nommer un agent enregistré dans l'état où votre employé à distance travaille. Rencontrer votre fiscaliste ou CPA peut vous aider à comprendre et à maîtriser vos obligations fiscales et d'enregistrement.

4. Législation locale du travail

Il est également important de se renseigner sur les lois du travail locales dans la juridiction où travaille votre employé à distance, telles que les exigences de salaire minimum et les pauses obligatoires. Le Guide de l'employeur du ministère du Travail est une excellente ressource sur ce sujet.

L'État où travaille votre employé à distance vous obligera probablement à vous inscrire à l'assurance-chômage par le biais du programme d'assurance-chômage de l'État. Ne pas le faire pourrait exposer votre entreprise à des pénalités et à des frais pour non-conformité aux lois sur l'assurance-chômage de l'État.

Presque tous les États exigent que les employeurs aient une assurance contre les accidents du travail, qui protège votre employé en cas de blessure ou de maladie liée au travail. Vous pouvez vous inscrire auprès d'un fournisseur commercial ou du programme d'assurance contre les accidents du travail de votre État. Pour en savoir plus, contactez le responsable de l'indemnisation des accidents du travail dans l'État où votre employé sera au travail.