Comment être un bon membre du conseil d'administration d'un conseil de démarrage
Publié: 2019-03-31Lisez les documents à l'avance
Lisez les feuilles de thé sur la psychologie du PDG / fondateur
Éviter la micro-gestion des articles non essentiels
J'ai écrit une série sur la façon dont les conseils de démarrage sont sélectionnés, qui y siège et ce qu'il faut éviter. J'aborderai également comment s'y préparer, comment rendre la réunion efficace et comment assurer au mieux le suivi pour s'assurer que les gens passent à l'action.
En réponse à un de mes posts, j'ai vu ce super Tweet de Bilal Zuberi et ça a résonné. J'ai commencé cette série en partie pour aider les entrepreneurs, mais aussi pour aider les nouveaux investisseurs, car je sais qu'avec tant de nouvelles entreprises, il y a tellement de nouveaux membres au conseil d'administration et que de nombreuses personnes essaient de comprendre leurs rôles respectifs.
J'ai donc pensé offrir des conseils de haut niveau sur la façon d'être un bon membre du conseil d'administration.
Avant la réunion
Lisez les documents à l'avance
Une très grande partie des administrateurs n'ont manifestement pas lu et traité mentalement les documents avant la réunion du conseil. Vous pouvez l'entendre dans les questions qu'ils posent ou le manque de connaissances qu'ils ont sur l'entreprise.
C'est souvent la faute de la direction, car un long pont et des états financiers qui arrivent la veille d'une réunion du conseil d'administration ne permettent pas aux administrateurs de les examiner correctement. Les matériaux doivent toujours être 72 heures à l'avance.
Mais souvent, le problème est aussi simplement que les réalisateurs pensent qu'ils peuvent « s'envoler », mais en parcourant les documents et en débattant ensuite pendant la réunion. Les meilleurs administrateurs que je connais traitent vraiment l'information et réfléchissent à l'entreprise à l'avance.
Parlez avec le PDG avant la réunion du conseil d'administration
Je suis un ardent défenseur de l'envoi précoce de documents par le PDG et de la planification d'appels avec les administrateurs avant la réunion. Certains trouvent qu'il s'agit d'une couche supplémentaire de processus. Je le considère comme essentiel.
Si une conversation a lieu entre le PDG et chaque administrateur, chaque partie sait ce que nous essayons d'accomplir avec la réunion en personne. Nous pouvons nous mettre d'accord sur des préoccupations mutuelles, nous pouvons convenir d'une portée, nous pouvons discuter de sujets controversés et le réalisateur peut vous faire savoir s'il estime que quelque chose manque à l'ordre du jour.
Un administrateur qui n'a pas eu de conversation préalable avec la direction ne sera pas aussi efficace lors de la réunion du conseil.
Lisez les feuilles de thé sur la psychologie du PDG / fondateur
Le travail de gestion d'une startup est incroyablement stressant et en tant qu'industrie, nous avons commencé à noter l'importance de la santé mentale/du bien-être dans notre industrie. J'essaie toujours d'établir mon sens de la « psychologie des fondateurs » entre les réunions du conseil d'administration.
Parfois, un fondateur semble très confiant et énergique et à d'autres moments, vous pouvez ressentir du stress ou douter de vous-même. Il y a des moments où vous pouvez sentir qu'un fondateur a des problèmes à la maison (avec un conjoint ou un enfant) et quand il ressent la pression des charges financières de la vie de startup. Il y a des signes lorsque les fondateurs se battent et même des signes lorsqu'un fondateur pourrait être aux prises avec la dépression.
En tant que membre du conseil d'administration, il est de votre devoir de le savoir. Vous devez savoir si la carotte ou le bâton est un meilleur facteur de motivation à ce stade ou lorsque le fondateur peut même avoir juste besoin d'un câlin ou d'une oreille amicale pour se défouler. C'est une grande partie du travail d'un membre du conseil d'administration et c'est pourquoi il faut un certain degré de maturité et d'expérience pour être vraiment un excellent membre du conseil d'administration.
Avoir des appels ou des courriels avec d'autres membres du conseil avant la réunion du conseil
De même, je passe beaucoup de temps à discuter avec d'autres membres du conseil d'administration avant la réunion du conseil. Je trouve cela essentiel pour savoir ce qu'ils pensent et comment ils perçoivent les problèmes critiques de l'entreprise. Je trouve également que c'est un moyen essentiel d'établir des relations plus solides avec mes autres administrateurs.
Je pense que les conseils qui fonctionnent le mieux sont des groupes d'individus qui se connaissent tous et se font confiance, même s'ils ne sont pas nécessairement d'accord sur tous les sujets. Il est très sain que les membres du conseil d'administration ne faisant pas partie de la direction parlent directement et les fondateurs devraient encourager cela.
En tant que fondateur, il n'y a pas de meilleur moyen d'amener votre conseil à prendre des décisions difficiles que s'ils entretiennent tous de solides relations de travail. En établissant des relations « en dehors de la réunion du conseil », je trouve que je peux plus facilement résoudre les problèmes difficiles lorsqu'ils surviennent.
Je trouve également cela comme une source inestimable de futurs flux de transactions, de futurs recrutements et de futures décisions sur les personnes avec lesquelles je souhaite co-investir.
Réfléchissez à la gestion du temps avant le début de la réunion
Je regarde souvent le dossier et les finances, réfléchis à l'ordre du jour et réfléchis à "quelles sont les principales choses que nous, en tant que conseil, essayons de réaliser lors de cette réunion ?" Pour une raison quelconque, je trouve que la plupart des conseils d'administration sont mauvais pour prioriser les choses les plus importantes et aussi mauvais pour la gestion du temps.
Si je vois des tonnes de "diapositives de mise à jour" et que je sais que nous n'avons pas de décision importante du conseil d'administration, je pourrais me mordre la langue. D'un autre côté, quand je sais que nous essayons de prendre une décision difficile, j'encourage souvent le PDG à ne pas submerger le conseil d'administration avec trop de temps passé à discuter d'éléments moins critiques.
D'après mon expérience, les conseils d'administration sont souvent précipités sur des décisions critiques parce que trop de temps est perdu à mettre à jour et à la fin de la réunion, tout le monde pense à sa prochaine nomination. Un bon membre du conseil d'administration s'en soucie suffisamment pour intervenir AVANT le début de la réunion.
Je le fais souvent à la fois 1–1 en appelant le PDG et au début de la réunion avec tout le monde dans la salle.
Pendant la réunion
Rangez vos appareils électroniques et soyez présent
Oui, c'est évident. Oui, nous sommes tous coupables de temps en temps. Mais de très nombreux membres du conseil d'administration sont complètement distraits pendant une bonne partie de la réunion. Le meilleur membre du conseil range son téléphone. C'est mieux dans un sac qui est zippé et où vous ne ressentirez pas l'envie de "juste vérifier rapidement" quand vous vous ennuyez avec la section de mise à jour de quelqu'un. Les téléphones sont de mauvaises habitudes comme tous les vices et vous ne serez tout simplement PAS aussi efficace s'ils sortent.
De même, rangez votre ordinateur, votre iPad ou tout autre appareil électronique que vous utilisez à moins qu'il ne soit à 100 % en mode prise de notes et que vous utilisiez un stylet pour écrire. Je sais que de nombreuses personnes aiment utiliser leur ordinateur pour taper des notes et ne seront pas d'accord avec ce conseil.
Le fait est qu'aucune quantité de prise de notes ne vaut la peine par rapport à votre présence réelle et concentrée sur la conversation. Très peu de gens peuvent résister à la tentation de "vérifier rapidement" leurs e-mails dans les moments difficiles. Et surtout, même si vous êtes discipliné, les appareils électroniques deviennent une distraction pour tout le monde.
Personne ne peut sérieusement prétendre qu'une équipe totalement débarrassée de l'électronique, à 100% attentive, à 100% engagée dans le dialogue n'est pas plus efficace qu'une équipe qui ne l'est pas. Je vous promets que l'électronique est le principal frein à la productivité à bord. Et oui, parfois, quand je m'ennuie vraiment à un conseil, j'en suis coupable. J'essaie de ne pas l'être.
Comprendre le rôle d'auditeur, d'enquêteur et de partenaire d'entraînement
Votre travail en tant que membre du conseil est d'écouter, de poser des questions et de débattre, le cas échéant. Vous n'êtes pas obligé de parler à chaque session. Vous n'êtes pas obligé d'avoir une opinion sur chaque sujet. Vous n'avez pas à dire constamment à la direction combien de personnes vous connaissez et à qui vous pouvez les présenter.
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Je suis sûr que c'est vrai, mais envisagez de vous écrire une note et de leur dire après la réunion. Mon conseil est d'écouter attentivement, de réfléchir à ce qu'on vous dit, de poser des questions difficiles lorsque ce qui est dit n'a pas de sens et de ne pas avoir peur de débattre lorsque vous n'êtes pas d'accord.
Ce n'est pas votre travail d'être simplement une pom-pom girl, même si ce rôle semble plus sûr. Notre travail en tant que conseil d'administration consiste à nous assurer que nous réfléchissons vraiment aux décisions les plus difficiles que l'entreprise doit prendre et à nous assurer que la direction dispose d'une caisse de résonance.
Mon ADD prend parfois le dessus lors des réunions du conseil d'administration et je me retrouve également dans le rôle de « gestionnaire du temps » essayant de faire avancer une réunion lorsque nous sommes coincés dans les mauvaises herbes sur quelque chose sans importance. Je sais que cela ne devrait pas être mon rôle en tant que non-exécutif, mais je me retrouve néanmoins à le faire.
Je pense à mon rôle de m'assurer que nous passons ensemble notre temps limité sur les sujets les plus importants.
Éviter la micro-gestion des articles non essentiels
En plus de votre rôle d'auditeur, d'enquêteur et de débatteur, il est important de savoir que votre rôle est celui d'un membre du conseil d'administration et non celui d'un gestionnaire fonctionnel. Si nous parlons d'une stratégie de relations publiques, tout le monde peut avoir une opinion parce que c'est le sujet à traiter.
Si nous débattons des caractéristiques du produit, c'est une invitation à donner votre avis et à apporter des expériences que vous avez vécues ailleurs. En fait, la beauté d'un conseil est de s'assurer que la direction peut apprendre des expériences de personnes qui ne sont pas embourbées dans les détails de vos problèmes commerciaux spécifiques afin que la direction puisse obtenir plus de contexte pour ses décisions.
Mais je trouve souvent des membres du conseil d'administration désireux de se plonger dans les détails d'une entreprise et de « résoudre un problème » chaque détail lorsque cela n'est pas justifié. Si c'est quelque chose qui vous passionne en tant que membre du conseil, envisagez de faire un suivi auprès de la direction après la réunion.
Nous avons tous des expériences qui sont pertinentes pour nos conseils d'administration, donc l'astuce consiste à équilibrer la quantité d'informations à donner et le moment d'arrêter de parler et de dire soit "c'est au PDG de décider en fin de compte" ou "c'est un sujet super important mais je ne Je ne veux pas faire perdre trop de temps à mes collègues réalisateurs, alors je vais en parler 1–1 à une autre occasion.
Pousser pour que les autres parlent
À chaque réunion du conseil d'administration, vous avez des orateurs et des auditeurs. Parfois, vous avez « trop de locuteurs ». Lorsque cette personne est la plus expérimentée et donne également de bons conseils, la salle a tendance à le tolérer. Je trouve également que de nombreuses salles détestent parler même lorsqu'une personne domine une conversation et n'ajoute PAS de valeur.
Je considère parfois que c'est mon rôle d'entraîner d'autres personnes dans la conversation. Parfois, c'est parce que j'apprécie vraiment leurs opinions et que je veux entendre ce qu'ils pensent et parfois, c'est simplement pour m'assurer que la voix de chacun est entendue sur un sujet.
J'essaie de le faire en disant poliment : « Susan, c'est un sujet difficile. Où en êtes-vous ? » ou quelque chose de similaire juste pour amener plus de gens dans la conversation et s'assurer que la pièce n'est pas dominée par quelqu'un simplement parce qu'il est un orateur plus puissant. J'essaie de le faire d'une manière qui ne donne pas l'impression à la personne qui parle trop qu'elle est réduite au silence.
N'auditionnez pas pour la personne la plus intelligente de la pièce
Une chose que je n'aime pas dans les réunions du conseil d'administration, c'est qu'elles se résument souvent à "qui est la personne la plus intelligente dans la salle" ou "qui connaît le plus de gens". Je suppose que c'est un comportement humain. Mais quand cela arrive, je commence à me déconnecter et à penser à d'autres choses et si trop de membres du conseil d'administration ressentent cela, je pense que la direction est perdante.
Lorsque j'ai siégé dans des conseils d'administration qui ressentent cela, j'ai tendance à me taire et à essayer de passer plus de temps avec la direction en dehors de la construction du conseil d'administration.
En dehors de la réunion
Comprenez que la majeure partie de la valeur provient de l'extérieur de la salle de réunion
Si vous pensez à la durée d'un conseil d'administration de plus de 5 ans travaillant avec une entreprise, vous commencez à réaliser qu'une réunion du conseil d'administration n'est pas le véritable moteur de valeur tant que ce qui se passe en dehors de la réunion du conseil d'administration.
- Une réunion du conseil d'administration devrait être le lieu où nous prenons les décisions juridiques dont nous avons déjà discuté et débattu en groupe.
- Une réunion du conseil d'administration devrait être l'endroit où nous bénéficions de la confiance des cerveaux de l'entreprise dans une seule pièce pour avoir un débat complet.
- Une réunion du conseil d'administration doit être un processus par lequel la direction et les non-dirigeants commencent à réfléchir aux performances de la période passée et aux objectifs de la période suivante.
Par processus, j'entends tout le temps passé à préparer la rencontre et les suivis après la rencontre.
Établir des relations solides avec les membres du conseil d'administration, les parties prenantes et les investisseurs clés
J'ai souvent entendu des pilotes discuter de l'apprentissage du vol comme d'heures et d'heures de routine suivies de quelques instants de pure panique. Je pense que c'est une métaphore appropriée pour les conseils. Nous avons des heures et des heures de conversations, puis nous passons par de nombreuses réunions du conseil d'administration sans réelle conséquence pour trouver quelques moments clés de panique absolue.
- Les fondateurs se battent et ne peuvent pas travailler ensemble - comment résoudre cela ?
- Quelqu'un fait une offre d'achat de l'entreprise — devrions-nous vendre?
- Un nouvel investisseur veut financer l'entreprise — est-ce un bon résultat pour l'entreprise ?
- Une plainte a été déposée, comment réagir ?
- Nous manquons d'argent dans 60 jours - quelles sont nos prochaines étapes ?
- Un fondateur veut mettre tout un tas de dettes sur l'entreprise - devrions-nous accepter cela ?
Lorsque des problèmes critiques surviennent, vous vous retrouvez parfois en décalage avec les autres membres du conseil. Cela peut être dû au fait que vous voyez légitimement le monde d'une manière différente ou cela peut se résumer aux différentes incitations que vous avez.
Dans les deux cas, j'ai toujours trouvé qu'en établissant des relations solides avec chaque membre du conseil d'administration, j'ai plus de facilité à résoudre des problèmes complexes. Il y a des moments où nous sommes en désaccord avec véhémence, mais en connaissant l'autre partie, vous pouvez au moins comprendre d'où elle vient et son intention. C'est aussi l'inverse.
Les heures que vous consacrez à connaître les autres membres du conseil d'administration vous donneront le droit de défendre avec plus de force les choses qui vous passionnent, car eux aussi vous comprennent.
J'ai également écrit "parties prenantes" et "investisseurs clés" car en tant que membre du conseil d'administration, vous êtes là pour représenter toutes les parties prenantes - pas seulement la direction et les VC. Connaître et comprendre les anges peut être important s'ils ont la propriété matérielle.
Avoir une relation avec des groupes d'investisseurs qui ne siègent pas au conseil d'administration permet de maintenir des relations solides avec la communauté des investisseurs. La banque de votre entreprise peut sembler être le travail du PDG, mais s'il a prêté de l'argent à l'entreprise, il sera important que vous entreteniez une relation si l'entreprise est en difficulté financière.
Aider l'équipe de direction à établir des priorités et à exécuter
C'est une chose de responsabiliser les équipes de direction sur leurs engagements et leurs résultats, c'en est une autre de se retrousser les manches et de les aider à atteindre leurs objectifs. Nous sommes tous allés à une réunion du conseil d'administration où les investisseurs ont critiqué une plate-forme de collecte de fonds ou une liste d'investisseurs, mais vous devriez être la personne qui assure le suivi et aide.
C'est une chose de dire à une équipe de direction que Sequoia, A16Z ou Greylock sont d'excellents investisseurs et une autre de créer des présentations personnelles aux bons investisseurs pour votre scène/taille/performance. C'est une chose de s'opposer à la rémunération des dirigeants, mais c'en est une autre d'aider aux études comparatives et d'aider à obtenir l'appui du conseil d'administration pour un plan.
Vous pouvez critiquer les structures de bonus ou vous pouvez aider à créer un plan à la fois exagéré et suffisamment réaliste pour ne pas être démotivant. Être un excellent membre du conseil d'administration, c'est souvent faire autant que d'ouvrir votre trou du gâteau.
Apprenez à connaître l'équipe de direction élargie
Il est vraiment difficile de se forger une opinion plus objective sur l'entreprise si votre seul filtre est le PDG ou les co-fondateurs. J'ai écrit un article sur ma conviction que les meilleurs leaders « plongent, mais ne sautent pas » dans les organisations. J'entends par là que les dirigeants puisent dans plusieurs couches profondes de leur organisation pour comprendre la situation des employés de base, mais ils n'essaient pas d'agir à un niveau inférieur - ils agissent par l'intermédiaire de leurs subordonnés directs.
Je pense que c'est la même chose pour les conseils. C'est notre travail de « puiser » dans l'organisation et d'avoir des signaux provenant du produit, de l'ingénierie, des ventes, du support, du marketing, etc. Si nous pensons que nous avons un signal qui n'est pas signalé par le PDG ou l'équipe de direction, nous devrions soulevez-le avec eux, testez leur opinion et, le cas échéant, aidez-les à faire face à la préoccupation.
Le corollaire évident est que si vous apprenez un problème d'un employé, vous ne pouvez pas le graver comme source ou personne ne vous fera jamais confiance. Connaître l'équipe élargie vous aide à être plus utile au PDG et vous aide à être un meilleur mentor ou partenaire de débat.
Savoir quand être proactif
Bon nombre d'administrateurs sont simplement réactifs et attendent d'être engagés par la direction ou de se présenter aux réunions du conseil. Il y a beaucoup de fois où c'est la bonne réponse.
Je crois que vous devriez penser à chaque affectation au conseil d'administration de manière proactive, comme par exemple, "y a-t-il quelque chose que je devrais faire, même si on ne m'a pas encore demandé."
Un exemple comprend la mise en place d'appels avec des administrateurs non exécutifs pour s'aligner sur les problèmes avant une réunion du conseil d'administration. Un autre exemple est l'examen proactif de la rémunération des dirigeants. Vous pourriez évoquer de manière proactive la piste de trésorerie de l'entreprise et la nécessité de commencer la collecte de fonds plus tôt. Vous remarquerez peut-être également une fonction exécutive manquante dans l'entreprise.
Être un bon membre du conseil d'administration, c'est à la fois être réactif lorsqu'on lui demande de l'être et réfléchir de manière proactive aux besoins de l'entreprise, même parfois lorsqu'on ne vous l'a pas demandé.
[Ce message de Mark Suster est apparu en premier sur les deux côtés de la table et a été reproduit avec permission.]