6 conseils pour devenir un communicateur efficace

Être un communicateur efficace est une compétence que les entrepreneurs prospères maîtrisent. Cela a beaucoup de poids dans les relations d'affaires et les entreprises qui font preuve d'une communication efficace ont un taux de roulement du personnel inférieur de 50 %.

Les entreprises qui s'efforcent d'assurer une communication efficace et positive non seulement évitent ces coûts, mais placent ces chiffres dans la colonne des plus en stimulant la motivation et la productivité. En fait, les entreprises dont les dirigeants sont des communicateurs efficaces voient un retour aux actionnaires de 47 % supérieur à celui des entreprises ayant de faibles compétences en communication.

Alors, qu'est-ce qui constitue une bonne communication et comment pouvez-vous vous améliorer ? Voici quelques conseils:

Diffusez des messages clairs et univoques

La clarté est essentielle dans la communication. N'utilisez pas de langage trop compliqué ou de jargon lorsque vous transmettez des informations. Faites votre message court et précis. N'essayez pas de bourrer un message ou une réunion de trop d'idées. Au lieu de cela, pensez à un point central que vous souhaitez communiquer.

Une bonne façon de vous assurer que votre message est clair est de réfléchir à votre objectif. Quelle est la conclusion de votre message ? Est-ce clairement indiqué ? Pourrait-il y avoir place à la confusion ? Si oui, repensez votre formulation.

Ayez des réunions productives en suivant ces trois conseils

Tout le monde a déjà assisté à de mauvaises réunions. Le genre qui traîne inutilement, se transforme en séances de gémissement ou n'a pas d'objectifs clairs ou déclarés. Ces types de réunions sont une perte de temps et peuvent en fait entraîner des conflits et de la frustration parmi le personnel plutôt que de favoriser une communication productive pour aider à atteindre les objectifs à venir.

Organisez de meilleures réunions en :

• Les rendre courts . Une heure est trop longue pour la plupart des réunions. Essayez de réduire à une demi-heure ou même à vingt minutes. Cela vous permet de résoudre efficacement un problème spécifique plutôt que d'essayer de résoudre plusieurs problèmes différents de manière inefficace.

• Utiliser des visuels . Des éléments visuels tels que des photos, des vidéos, des tableaux et des graphiques peuvent aider à faire comprendre un point. Dire à votre équipe que la concurrence est en avance sur les ventes de 200 000 $ a un impact, mais leur montrer à quoi ressemble cette comparaison sur un graphique peut leur faire comprendre l'ampleur de l'écart à combler.

• Utilisez des métriques . Bob Parsons, le fondateur de GoDaddy dit "Tout ce qui est mesuré et observé s'améliore." Le partage de mesures pertinentes aide les employés à comprendre le contexte de leur travail et la valeur de leurs efforts. Cela aide également à la motivation et à l'établissement d'objectifs.

Utiliser les bons outils de communication

La communication peut être améliorée en introduisant différents outils dans le flux quotidien. Assurez-vous simplement d'avoir identifié vos exigences en matière de processus de communication et de trouver les solutions appropriées, celles qui répondent parfaitement à vos besoins. Par exemple:

• Vous avez besoin de partager des maquettes, des organigrammes, des cartes mentales, etc. avec votre équipe et de leur permettre d'accéder aux mêmes informations, quel que soit leur emplacement ? Alors essayez un outil collaboratif qui vous permet de créer des diagrammes que vous pouvez partager avec n'importe qui.

Creately peut être une excellente option - Leurs commentaires et leurs fils de discussion favorisent la constitution d'équipes et aident au développement de projets de groupe.

• Vous avez des membres de l'équipe à distance ou vous ne pouvez pas avoir de réunions en face à face régulièrement pour une raison quelconque. Solution possible : le logiciel de réunion virtuelle qui offre des fonctionnalités telles que le courrier électronique ou les messageries instantanées, offrant au personnel plus de choix quant au moment et à l'endroit où il peut assister aux réunions.

Jetez un œil à GoToMeeting - Il vous permet également de lancer la réunion à partir de Microsoft Office et d'envoyer des enregistrements de la réunion par la suite, afin que tout le monde puisse l'avoir comme référence.

• Besoin de partager immédiatement des documents et fichiers stockés à différents endroits ? Vous souhaitez avoir à la fois des discussions de groupe et des conversations privées en tête-à-tête ? Vous voulez pouvoir extraire instantanément n'importe quel fichier de l'archive ?

Je suppose que la réponse à toutes ces questions est oui. Alors allez-y avec Slack, une solution de travail numérique pour les petites et les grandes entreprises. Cet outil vous permet de fédérer toutes vos conversations, de systématiser les tâches et de rationaliser la communication d'équipe.

• Que vous ayez des travailleurs sur le terrain ou que vous ayez besoin de joindre votre équipe en quelques minutes en cas d'urgence, envisagez l'option de messagerie SMS. La messagerie texte ne nécessite pas de connexion Internet et est idéale pour envoyer des alertes instantanées.

Encouragez votre équipe

Un grand leader qui est un communicateur efficace encourage son équipe à grandir et à apprendre. Les mauvais leaders reprochent à leur équipe de ne pas répondre à leurs attentes. Rendez vos critiques constructives en fournissant des conseils sur la façon d'améliorer les performances.

Cette approche favorise un environnement plus positif et aide à stimuler la productivité plutôt que de causer du stress et de la négativité qui peuvent freiner la productivité et avoir un impact négatif global.

Donnez des commentaires précis et précis

Faites savoir à vos employés comment ils vont en fournissant des commentaires spécifiques. Si vous avez des conseils sur la façon de vous améliorer, rendez-les concrets plutôt que généraux.

Un exemple de rétroaction générale :

"Vous pourriez faire un meilleur travail sur vos rapports."

Un exemple de feedback exploitable :

"J'aimerais voir les données de vos rapports ventilées en chiffres quotidiens plutôt qu'hebdomadaires parce que..."

Améliorez vos compétences en communication écrite

Nous vivons à l'ère de la communication écrite. Les textes sont plus populaires que les appels vocaux. Se connecter sur les réseaux sociaux est plus courant que de voir les gens face à face. La prévalence du travail à distance oblige les chefs d'équipe à maîtriser l'art de la communication écrite pour être efficaces.

En communication écrite, vous souhaitez :

• Donnez des instructions claires . Assurez-vous que les gens peuvent suivre vos instructions, sinon vous courez le risque de perdre un temps et des ressources précieux parce que vous n'avez pas été assez clair.

• Soyez positif . Essayez toujours de donner une tournure positive à votre communication, même s'il s'agit simplement de dire « merci » ou de dire à l'employé qu'il fait un excellent travail.

• Donnez le message qu'il est normal de poser des questions . Laissez la porte ouverte pour que les membres de l'équipe puissent communiquer avec vous en cas de doute. Une simple ligne comme "Faites-moi savoir si vous avez des questions" peut s'en occuper.

• Soyez concis . Ne surchargez pas vos employés avec trop d'informations. Déterminez ce qui est le plus essentiel et le plus pertinent sur lequel ils doivent se concentrer

En améliorant vos compétences en communication, vous améliorez vos capacités de leadership et, en fin de compte, votre entreprise. Utilisez ces conseils pour vous aider à atteindre votre potentiel de communication !

Alexa Lemzy est responsable du service client et rédactrice du blog du service SMS professionnel TextMagic. Elle est passionnée par la communication interne, la productivité au travail et la relation client. Vous pouvez la suivre sur Twitter.