Comment commencer à travailler avec un assistant virtuel ? Conseils utiles

Tout entrepreneur qui veut développer son entreprise dans la durée arrive à un stade où il a besoin d'accompagnement. Cependant, le nombre de tâches n'est pas immédiatement suffisant pour embaucher un travailleur contractuel. Dans de tels cas, la solution idéale est d'utiliser les services d'un assistant virtuel. Aujourd'hui, nous allons nous concentrer sur les assistants virtuels, leur rôle dans l'entreprise, leurs compétences et les moyens de les trouver. Si vous n'avez jamais travaillé avec un, cet article vous aidera certainement à sélectionner le télétravailleur idéal.

Assistant virtuel – table des matières :

1. Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?
2. Que fait un assistant virtuel ?
3. Comment trouver un assistant virtuel ?
4. Comment vérifier les compétences d'un assistant virtuel ?
5. Quelle est la meilleure façon de travailler avec un assistant virtuel ?
6. Sommaire

Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel est un travailleur à distance qui exécute des tâches assignées de n'importe où dans le monde à l'aide d'un ordinateur et d'Internet. C'est une personne qui remplace un employé de bureau standard. Cette personne peut traiter depuis le back office des questions strictement liées à la gestion d'une entreprise, c'est-à-dire émettre des factures, contacter des grossistes ou s'occuper du site Web, mais pas seulement. Le catalogue des services proposés par les assistants virtuels ne cesse de s'étoffer et ce métier devient de plus en plus populaire.

Que fait un assistant virtuel ?

L'étendue des compétences des assistants virtuels, et par conséquent le catalogue de services qu'ils proposent, est extrêmement diversifié. Pourtant, chacun d'eux a sa spécialisation dans laquelle il se sent le plus à l'aise. Parfois il est très complet et fait référence à tout le catalogue de tâches ou parfois il concerne une compétence en particulier. C'est pourquoi lorsque vous recherchez un assistant virtuel, l'étape clé consiste à spécifier les tâches que vous souhaitez accomplir.

De nombreux assistants virtuels commencent par un simple travail de bureau, mais avec le temps, ils entreprennent une formation complémentaire et élargissent leurs compétences. En fin de compte, le client obtient un employé qui effectue toute une gamme de tâches. Il est plus pratique qu'une seule personne soit responsable de l'ensemble du projet. Tant en termes de cohérence que de contrôle des effets.

Pour plus de commodité, vous trouverez ci-dessous une liste d'exemples de tâches que VA peut effectuer :

Tâches administratives typiques

Ce sont des tâches qu'un assistant de bureau traditionnel effectue également. Ceux-ci peuvent inclure la gestion du calendrier, la planification des rendez-vous ou la gestion des e-mails. Les assistants virtuels traitant des questions administratives peuvent également être chargés d' émettre des factures ou de passer des commandes auprès des fabricants. Un tel assistant préparera également pour vous des modèles de documents ou procédera au recrutement initial d'un employé. En un mot, ils vous accompagnent dans toutes les démarches administratives et bureautiques liées à la gestion de votre entreprise.

Assistance commerciale en ligne

Cette catégorie peut en inclure beaucoup. Un assistant virtuel spécialisé dans les problèmes techniques peut être chargé de créer une page de destination pour un nouveau cours en ligne ou de mettre en place une boutique en ligne. Certains assistants se spécialisent dans des programmes spécifiques tels que le montage ou le montage vidéo.

Activités de promotion et de commercialisation

Ce catalogue regroupe toutes les activités qui visent à développer une marque. Cela comprend la création de matériel promotionnel, c'est-à-dire de contenu, de graphiques ou de vidéos, mais également un support complet pour les médias sociaux ou le site Web. Un assistant virtuel peut également se spécialiser dans la création de campagnes publicitaires sur une plateforme donnée ou dans la création de contenu.

Bien entendu, la liste ci-dessus n'est pas exhaustive et n'inclut pas toutes les tâches que vous pouvez déléguer à un assistant. Cette répartition ne signifie pas non plus qu'une personne ne peut pas gérer les médias sociaux et consulter ses e-mails en même temps. Souvent, vous constaterez qu'un assistant virtuel remplacera les employés de plusieurs départements. Cette flexibilité est l'un des plus grands avantages de cette profession et la raison pour laquelle de plus en plus d'entrepreneurs travaillent avec un assistant virtuel.

Bien qu'un assistant virtuel soit exclusivement associé au travail à distance, ce n'est pas toujours le cas. Dans certains cas, les directeurs d'école recherchent quelqu'un qui peut également aider à des tâches sur place telles que la visite du bureau ou l'envoi de documents au bureau de poste.

Comment trouver un assistant virtuel ?

Cette profession devient de plus en plus populaire, mais peu d'entrepreneurs connaissent la possibilité d'une coopération à distance. Même s'ils en ont entendu parler, ils ne savent pas où et comment les trouver. Il existe plusieurs manières de démarrer une coopération.

Sites Internet

De nombreux assistants virtuels ont leurs cartes de visite numériques sous la forme de sites Web. Sur eux, ils présentent leurs portefeuilles, leurs compétences et les commentaires des clients avec lesquels ils ont travaillé. Cependant, il convient de rappeler que les sites les mieux classés apparaissent toujours dans les premiers résultats de recherche.

Des médias sociaux

Comme il s'agit d'un travail à distance, le recrutement se fait également à distance. Rejoindre l'un des groupes Facebook est l'une des méthodes les plus efficaces. Il vous suffit d'ajouter une publication avec une offre d'emploi et une description des tâches, et en réponse, vous recevrez sûrement quelques ou une dizaine d'offres intéressantes. Ces groupes rassemblent des assistants virtuels, vous pouvez donc être sûr que votre offre ira directement aux personnes compétentes. Vous pouvez également ajouter une annonce sur l'un des groupes d'entreprises liés au profil de votre entreprise. Grâce à cela, vous avez une meilleure chance de trouver une personne qui a de l'expérience ou des intérêts liés à votre industrie.

Agences d'assistants virtuels

Certaines agences travaillent avec des assistants virtuels. Cette solution a ses avantages et ses inconvénients. Le plus gros avantage est que la personne responsable se charge de sélectionner le meilleur employé. Il vous appartient uniquement de dresser une liste des tâches spécifiques que vous souhaitez externaliser. Le responsable de l'agence sait exactement avec qui il travaille et à qui il vaut la peine d'attribuer un type de tâche spécifique. De plus, tous les assistants sont passés par un processus de recrutement, ils ont donc dû démontrer leurs compétences.

Dans ces cas, vous signez un contrat avec une agence et non avec un assistant spécifique, ce qui est aussi un plus dans certaines situations. Premièrement, votre responsabilité ne sera pas de contrôler les travaux. Ce qui compte pour vous, c'est le résultat, et le reste est pris en charge par l'agence. L'inconvénient majeur, cependant, est le prix, qui est plus élevé que dans le cas d'une coopération directe. Pourtant, si le budget n'est pas un problème pour vous, allez-y.

Sites web indépendants

Une forme de plus en plus populaire de recherche de différents types de spécialistes consiste à ajouter des annonces sur des sites associant des indépendants tels que Upwork. Ajoutez simplement une offre et décrivez un poste spécifique, et après un certain temps, vous recevrez un tas de réponses du monde entier.

Les recommandations sont également un bon moyen de trouver une assistance virtuelle. C'est une bonne idée de demander à des amis qui travaillent dans des industries similaires ou dirigent leur entreprise s'ils ont utilisé ce type de solution. Les assistants virtuels travaillent souvent avec plusieurs entrepreneurs en même temps, et l'embauche sur recommandation est l'un des meilleurs moyens de trouver l'employé idéal.

Comment vérifier les compétences d'un assistant virtuel ?

Une forme bien connue de vérification initiale des compétences consiste à préparer un questionnaire de recrutement. C'est un bon moyen de sélectionner les meilleurs candidats déjà au stade initial et en même temps une bien meilleure méthode pour apprendre à connaître le candidat.

Des questions correctement sélectionnées révéleront bien plus qu'un CV ou une lettre de motivation. Un complément intéressant au questionnaire de recrutement peut être des questions situationnelles, dans lesquelles vous pouvez décrire des exemples de situations dans lesquelles l'entreprise s'est retrouvée avec une demande de résolution de problème. De telles réponses nous permettent d'évaluer si une personne pense selon des schémas similaires et sur quelles valeurs elle est guidée. Parfois, le questionnaire est également accompagné d'une courte tâche de recrutement, qui consiste à préparer des graphiques dans un programme spécifique ou à rédiger un court texte.

Outre la vérification de base des compétences, de telles enquêtes présentent un autre avantage. Il faut un peu de volonté et d'engagement pour y répondre, vous avez donc plus confiance que la personne qui envoie son offre est intéressée à travailler avec vous et a confiance en ses compétences.

Après une première analyse des offres qui vous sont envoyées, vous devez sélectionner quelques meilleurs candidats. Un entretien vidéo réalisé en ligne avec chacun d'entre eux vous aidera à faire le choix final. Il existe de nombreuses plateformes qui servent cet objectif comme Google Meet ou Zoom.

Quelle est la meilleure façon de travailler avec un assistant virtuel ?

Il n'y a qu'une réponse : ça dépend.

En ce qui concerne le type de contrat lui-même, il s'agit le plus souvent de B2B, car les assistants virtuels gèrent leur entreprise ou travaillent avec des incubateurs d'entreprises ou d'autres types d'entreprises qui vous permettent de leur facturer leur travail. Dans certains cas, cependant, les entrepreneurs préfèrent signer un contrat type de droit civil. Il convient également de rappeler les documents supplémentaires qui doivent être signés si la coopération l'exige, comme un accord de confidentialité.

La coopération avec un assistant virtuel peut être à long terme ou il peut s'agir d'une tâche spécifique à accomplir, par exemple effectuer une recherche pour une commande particulière ou présenter des produits sur un site Web.

En matière de facturation, la situation n'est plus aussi simple. Il y a plusieurs options disponibles. Certains assistants virtuels ont des forfaits horaires qu'un entrepreneur peut acheter. Le forfait peut comprendre 10 voire 40 heures de travail. La plupart du temps, il est valable 30 jours et l'entrepreneur doit décider de la taille du forfait en début de mois.

Une telle méthode fonctionne mieux lorsque la portée de la coopération avec un assistant virtuel est large mais irrégulière, par exemple un entrepreneur a besoin d'aide dans le service client, mais la communauté est si petite qu'il s'agit d'une tâche d'une heure par jour seulement, et les tâches de un assistant virtuel comprend également la création de publications sur les réseaux sociaux. Grâce à cela, elle peut librement allouer son temps à des tâches particulières et le client ne paie que pour les heures réelles travaillées.

Dans le cas où la coopération est basée sur une tâche spécifique, une meilleure forme de règlement peut être un règlement pour l'œuvre créée. Au début de la coopération, vous vous mettrez d'accord sur le montant final, par exemple pour la préparation d'un catalogue publicitaire ou la création d'un ebook. Dans ce cas, peu importe combien de temps votre assistant passera à le préparer. Ce qui compte, c'est l'effet – le produit fini.

Sommaire

Travailler avec un assistant virtuel est une chance de trouver un employé sans s'engager à long terme. C'est idéal pour les entreprises en croissance ou les entreprises qui n'ont besoin d'assistance que de manière saisonnière. L'aspect financier est également un énorme avantage. L'entrepreneur n'encourt des frais que lorsqu'il en a besoin. Il paie pour un travail en temps réel, pas pour s'asseoir dans un bureau ou prendre une pause-café.

Les avantages de l'assistance virtuelle incluent également la polyvalence. D'une part, un entrepreneur peut demander de l'aide pour des choses simples qui lui prennent beaucoup de temps chaque jour et gagner de l'espace pour le travail créatif et le développement. Par contre, il peut compter sur de l'aide pour les questions qui dépassent sa compétence, comme le soutien technique aux programmes. Après tout, un propriétaire d'entreprise n'a pas à tout savoir.

C'est tout ce que vous devez savoir sur le travail avec un assistant virtuel. Lire aussi : 11 raisons d'embaucher un assistant virtuel dans votre entreprise

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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