Comment gérer au mieux l'analyse des factures par messagerie pour votre commerce électronique

Les factures de messagerie vous donnent mal à la tête ? Le 20 du mois, vous êtes déjà inquiet de ce qui vous attend ?

Chez ShippyPro, nous vous comprenons parfaitement. La gestion des factures des coursiers est un vrai casse-tête qui revient tous les mois, exactement pareil. C'est une partie de votre travail que ceux qui ne s'occupent pas de l'expédition ne connaissent pas et ne réalisent pas à quel point cela peut être lourd et fatigant.

Toi aussi, au début, quand tu as lancé ton e-commerce , tu ne t'attendais certainement pas à devoir devenir une sorte d'économiste spécialiste des chiffres et des tableaux.

Mais il arrive ensuite que les frais de port ne soient pas ceux attendus et augmentent pour une série de facteurs que nous verrons sous peu. Et puis il faut retrousser ses manches, mettre ses lunettes et essayer d'y voir clair.

Ce n'est pas facile car les factures sont toujours des fichiers CSV remplis de chiffres et de données qui ne correspondent pas. À ce moment-là, la seule chose que vous aimeriez faire est de tout fermer et de sortir vous promener.

Mais tu ne peux pas. Parce que votre e-commerce vous appelle et que vous voulez vérifier chaque facture rapidement et clairement. Ou mieux, vous aimeriez.

Le problème des factures d'expédition concerne de nombreux vendeurs e-commerce , nous avons donc décidé de l'aborder dans cet article, en analysant en détail un problème qui vous fait perdre tant de temps. Lisez la suite et voyons ensemble les causes et les solutions pour une gestion efficace des factures d'expédition.

Des coûts et des problèmes imprévus sont à l'ordre du jour

Comme vous le savez, si vous devez traiter tous les jours avec les coursiers pour l'expédition de vos produits, la fin du mois est le moment où généralement chaque coursier vous envoie la facture avec un récapitulatif des coûts de chaque envoi.

Si vous comptez sur de nombreux coursiers, vous savez que vous devrez gérer beaucoup de maux de tête. Même si celui des factures est un moment important, il est parfois différent de ce à quoi vous vous attendiez.

Par exemple, il peut arriver que dans le contrat initial auquel vous avez souscrit, chaque envoi coûte un certain montant, et dans le récapitulatif plus cher. Pourquoi?

Les causes peuvent être multiples. Voyons ensemble les plus courantes :

• Frais de carburant non compris dans le contrat . Des coûts de carburant inattendus poussent comme des champignons ? Malheureusement, cela arrive, et c'est peut-être la faute à un contrat peu clair, ou un peu retors, où les frais de carburant sont bien cachés.
• Livraison dans les zones incommodes . Si le coursier est obligé de gravir des routes de montagne escarpées, isolé de tout et de tous, cela peut prendre du temps et du carburant qui n'avaient pas été pris en compte.
• Livraison dans les zones à trafic limité . Si le destinataire habite dans une zone à trafic limité, un permis peut être nécessaire pour effectuer la livraison.
• Les taux pondérés peuvent être arrondis . Par exemple, si vous avez envoyé 111 kg de produits mais que vous arrondissez à 115, la différence affecte alors la facture.
• Minimums imposables . Ce sont des seuils de prix minimaux, en dessous desquels le coursier ne peut pas descendre. Le minimum imposable est-il de 50 kg ? Cela signifie que si vous envoyez 40 kg de produits, vous paierez toujours le minimum pour 50 kg de marchandises.
• Mauvaise saisie du poids lors de l'expédition. Avez-vous mal évalué le poids du produit ? Un chiffre manquant a-t-il transformé des kilos en grammes ? Vous pourriez plutôt lire un chiffre supplémentaire sur la facture de votre coursier. Une petite négligence peut coûter cher.
• Saisie incorrecte du volume lors de l'expédition. La même chose s'applique au volume. Vous êtes pressé, peut-être devez-vous expédier des dizaines de produits, et entrez le mauvais volume.

Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses variables et elles peuvent avoir un impact important sur votre revenu net.

Un autre problème consiste justement à lire les factures . Parfois, il semble déchiffrer des papyrus égyptiens pleins de hiéroglyphes.

En effet, les factures arrivent sous forme de fichiers CSV non commandés , ce qui ne permet pas de comparer clairement les coûts prévus et les coûts réels de chaque envoi.

Si vous avez déjà un commerce électronique très développé, il y a beaucoup de factures et d'envois à vérifier et vous n'avez tout simplement pas le temps nécessaire pour vérifier les coûts individuels.

Automatisez la gestion des factures

Ce dont vous avez besoin est un outil pour vous aider à gérer facilement les factures d'expédition pour les coursiers. Un outil qui analyse et résume tous les coûts, afin de savoir immédiatement s'il y a des coûts supplémentaires et s'il est nécessaire de demander des éclaircissements directement au coursier.

De cette façon, vous pouvez gérer une entreprise nécessaire dans les plus brefs délais et vous consacrer au développement de vos produits, au marketing, aux ventes et à tous les autres processus qui vous donneront sûrement plus de satisfaction et développeront votre entreprise .

La solution? Analyse des factures par ShippyPro

Comme vous l'avez vu, chez ShippyPro, nous comprenons bien vos préoccupations et ne voulons pas vous laisser seuls même lorsqu'il s'agit d'analyser les factures des coursiers.

C'est pourquoi nous avons créé un outil qui vous convient et qui vous facilitera la tâche : l'analyse des factures.

Avec l'analyse des factures, vous pouvez :

1. Téléchargez les factures des coursiers sur la plateforme ShippyPro et comprenez rapidement les frais facturés.
2. Ayez clair chaque gain et chaque perte immédiatement . En effet, si le coût facturé est inférieur à celui prévu, la différence sera surlignée en vert ; si le coût facturé est plus élevé, la différence sera rouge.
3. Vérifiez tous les coûts à partir d'un tableau récapitulatif , qui vous permettra d'avoir un aperçu complet des sorties et d'agir en conséquence, en interrompant peut-être les relations avec un coursier ou en vous fiant davantage à ceux qui ne facturent pas de frais cachés.
4. Communiquez vos réclamations directement au coursier , si vous avez dépensé plus que prévu.

Vu? Avec ShippyPro vous pouvez vraiment gagner du temps et ne plus vous demander à quelles dépenses imprévues vous allez devoir faire face.

Ne restez pas éveillé la nuit, tourmenté par les factures de messagerie. Passez une commande pour gérer les factures d'expédition avec ShippyPro Invoice Analysis et retournez dormir profondément.