Comment créer un wiki moderne et flexible pour votre entreprise

Au fur et à mesure qu'une entreprise grandit, elle accumule une mine de connaissances, de la vision de votre entreprise aux meilleures pratiques à suivre, qui l'aident à orienter et à façonner sa voie de croissance. Et la préservation de ces connaissances n'est rien d'autre qu'essentielle à son progrès.

Cependant, sans un système approprié pour les capturer, ces précieuses réserves d'informations peuvent être dispersées dans l'organisation ou perdues. C'est ici que vous pouvez utiliser un wiki d'entreprise. Il aide à collecter toutes les informations dans un référentiel centralisé, fournissant ainsi une ressource facilement accessible à tous. Dans cet article, nous verrons comment créer un wiki d'entreprise étape par étape.

Qu'est-ce qu'un wiki d'entreprise

Un Wiki d'entreprise (également appelé Wiki interne ou Wiki d'entreprise) est une base de données en ligne utilisée pour centraliser les informations sur l'entreprise et ses processus, employés, projets, clients, etc. Les entreprises le considèrent souvent comme une source unique de vérité pour capturer, organiser et partager les connaissances de l'entreprise en interne. Un wiki d'entreprise permet à chaque membre de l'équipe d'accéder, de créer ou de modifier du contenu.

Un wiki peut inclure des informations telles que,

• Processus importants de l'entreprise
• Culture, valeurs et politiques de l'entreprise
• Feuille de route de l'entreprise
• Documents RH et administratifs
• Documents de projet

Avantages d'un wiki interne

Les wikis facilitent le travail de chacun. Pour les nouveaux employés, c'est le moyen le plus rapide de trouver toutes les informations dont ils pourraient avoir besoin. Et les employés plus établis peuvent s'y référer pour comprendre comment le reste de l'entreprise fonctionne mieux et améliorer encore leur façon de travailler.

• Les wikis internes fournissent un point centralisé pour tous les documents internes, qu'il s'agisse du matériel de formation des employés, des SOP, des livres blancs, des e-mails ou du contenu des webinaires, ce qui facilite la recherche d'informations.
• Ils permettent d'éviter la perte de connaissances et de rationaliser le stockage, la récupération et le partage des connaissances.
• Ils améliorent la collaboration d'équipe en fournissant un espace commun permettant aux équipes de travailler ensemble sur la cartographie des processus et des informations de l'entreprise.

Base de connaissances vs Wiki

Un wiki d'entreprise n'est pas la même chose qu'une base de connaissances interne. Les bases de connaissances sont des ressources faisant autorité avec une équipe dédiée de producteurs et de gestionnaires de contenu.

D'autre part, les wikis sont un outil collaboratif. Non seulement n'importe quel employé peut accéder, créer ou modifier le wiki de l'entreprise à tout moment, mais les équipes peuvent également collaborer sur la population de contenu. Et les modifications sont généralement conçues pour être affichées instantanément après une modification.

Comment créer un wiki d'entreprise

Le wiki de votre entreprise est un endroit pour capturer, organiser et gérer les connaissances organisationnelles. Il est important que vous disposiez d'un processus rationalisé pour garantir une structure productive des informations à l'échelle de l'entreprise. Ici, nous avons répertorié les étapes à suivre pour créer efficacement un wiki d'entreprise.

Décidez de la raison de la création d'un wiki

Qu'il s'agisse de documenter les processus et procédures de l'entreprise, d'intégrer de nouveaux employés ou de créer un manuel d'équipe, définissez l'objectif de votre wiki avant de le créer. CA aidera,

• Identifiez le type d'informations que vous devez inclure
• Définissez le public cible que vous devez prendre en compte (c'est-à-dire les nouveaux employés ou les employés existants ou les deux)
• Accumulez les documents, ressources, rapports et matériels existants que vous pourriez avoir besoin d'intégrer dans le nouveau wiki.
• Identifiez les contributeurs clés tels que les cadres supérieurs ou les chefs d'équipe ayant une connaissance spécialisée du sujet.

Choisissez un logiciel Wiki

La prochaine étape importante consiste à trouver le logiciel qui répond à vos besoins. Puisque vous avez déjà affiné votre objectif, vous avez maintenant une idée précise des fonctionnalités que vous recherchez dans le logiciel.

Voici quelques fonctionnalités importantes que chaque logiciel wiki devrait posséder ;

• Des espaces de travail unifiés pour centraliser vos documents
• Fonctionnalités pour éditer et rechercher facilement du contenu
• Fonctionnalités de collaboration multi-utilisateurs en temps réel telles que les commentaires en ligne, les fils de discussion, le marquage @mention, le suivi de la souris en direct, les notifications intelligentes, la synchronisation hors ligne, etc.
• Un éditeur de texte riche avec la possibilité de créer ou d'ajouter du contenu visuel tel que des diagrammes, des graphiques, des images, etc.
• Dossiers pour organiser les documents à l'intérieur
• Intégrations à d'autres outils de votre flux de travail tels que Slack, GitHub, les équipes MS, les applications Google Suite, etc.
• Capacité à faciliter la communication (procès-verbaux de réunion/mises à jour hebdomadaires), l'apprentissage (instructions d'intégration/manuels) et la gestion de projet (plans de projet/rapports d'avancement)
• Options de téléchargement de documents, y compris les exportations PDF, SVG et PNG

Parmi les logiciels wiki d'entreprise populaires que vous pouvez envisager, citons Google Drive, Confluence et Microsoft SharePoint.

Créer un wiki pour créer votre entreprise

Creately, un logiciel de gestion du travail qui s'exécute sur un canevas visuel intelligent, utilisé par les équipes pour réfléchir, planifier, gérer des projets et capturer des connaissances, sert également de solution logicielle wiki moderne.

Il offre toutes ces fonctionnalités mentionnées ci-dessus et plus encore, y compris l'historique des versions de l'espace de travail, des tableaux personnalisables, des outils de gestion de projet agiles intégrés tels que des tableaux Kanban pour créer des flux de travail, des modèles prêts à l'emploi pour les structures Wiki, des documents de projet et plus de 100 cas d'utilisation couvrant à travers les industries. De plus, Creately propose également des intégrations pour Google Drive et Confluence.

Créer une structure Wiki initiale

Créez une structure de base décrivant la hiérarchie des documents ou des informations du wiki. Cela vous fournira une vue d'ensemble ou un aperçu de ce à quoi ressemblera le wiki, et vous pourrez le conserver comme référence pendant la curation et la création du contenu.

Remplissez-le avec du contenu

Avec la structure de base à portée de main, commencez à écrire du contenu pour chaque section ou titre. C'est là que vous devez importer du contenu d'autres plates-formes pour tout centraliser en un seul endroit.

Dans Creatley, vous pouvez les ajouter en tant que ressources de lien, copier et coller le contenu d'autres sources directement sur les formes Creately, ou même les migrer directement à partir d'applications tierces, y compris les données dans les fichiers CVS, les problèmes GitHub, les feuilles de calcul et Google Sheets.

Voici quelques-unes des meilleures pratiques que vous pouvez suivre pour créer un contenu attrayant ;

• Insérez autant que possible des visuels tels que des images, des diagrammes, des graphiques, des vidéos, etc. pour casser des blocs de texte. Par exemple, vous pouvez utiliser une carte de processus pour décrire les étapes du processus.
• Ajoutez des liens internes pour faciliter la navigation et faciliter la recherche d'informations.
• Incluez des listes à puces ou numérotées, des éléments de liste de contrôle, des paragraphes plus courts, etc. pour rendre le contenu plus lisible.

Gardez votre wiki à jour

Les informations ou les processus de l'entreprise ne resteront pas les mêmes. Au fur et à mesure qu'ils évoluent, votre wiki devrait en faire autant.

Comme les employés comptent sur le wiki de votre entreprise pour obtenir des informations en temps opportun, il est important de consulter régulièrement les principaux contributeurs et d'apporter les modifications nécessaires pour refléter l'état actuel des choses.

Vous pouvez également identifier les domaines à améliorer en surveillant votre équipe. Observez s'ils trouvent les informations utiles ou s'ils sont confus et continuez à poser des questions auxquelles vous pourrez mieux répondre en mettant à jour le contenu.

Dans Creately, l'historique complet des versions est automatiquement suivi pour tous les espaces de travail. Ainsi, chaque modification que vous apportez à votre wiki est enregistrée séparément. Vous pouvez nommer les versions dans l'historique pour garder une trace des points clés de l'évolution du wiki et sortir d'une version antérieure si nécessaire à tout moment.

Meilleures pratiques pour créer efficacement un wiki d'entreprise sur Creately

Un wiki pour les connaissances de votre entreprise peut sembler être un bon endroit pour faciliter la collaboration entre les membres de votre équipe, cependant, il présente des inconvénients qui ne peuvent être ignorés, notamment des fonctions de recherche limitées, un contenu incohérent, des autorisations de modification, etc.

Nous avons répertorié ci-dessous quelques bonnes pratiques que vous pouvez suivre pour surmonter ces défis lorsque vous créez un wiki d'entreprise sur Creately.

Rendez le wiki de votre entreprise plus flexible

L'une des plus grandes plaintes d'un wiki est son manque de flexibilité. Avec plusieurs documents sur des pages et des dossiers, il peut devenir assez difficile d'organiser efficacement le contenu d'un wiki. Cependant, avec un espace de travail hiérarchique approprié ou une structure de dossiers, vous pouvez facilement surmonter cela.

Dans Creately, ce que vous stockez habituellement dans plusieurs pages et dossiers d'un logiciel wiki traditionnel peut être placé dans un seul lieu de travail à l'aide de structures visuelles simples qui ont un sens logique.

Par exemple, vous pouvez créer un organigramme pour les informations sur les employés ou une carte des processus pour contenir la documentation des processus. Chaque forme peut contenir une quantité d'informations allant des pages de contenu, des pièces jointes, des liens, des images, des champs de données pour l'attribution des rôles, des tâches, des estimations, etc. qui peuvent être ajoutés via Shape Data. De cette façon, vous pouvez facilement centraliser les informations contenues dans plusieurs pages dans une seule structure visuelle. De plus, avec la toile infinie de Creately, vous pouvez également placer n'importe quel nombre de ces structures visuelles au même endroit.

Vous pouvez également connecter des formes entre des espaces de travail et des dossiers avec des liens de forme et créer des flux de navigation et des informations de lien. Cliquez sur la forme liée pour zoomer automatiquement sur la forme connectée dans le même espace de travail ou ouvrez l'espace de travail dans lequel se trouve la forme connectée.

Assurer une structure de navigation appropriée

Un inconvénient majeur de la gestion d'un wiki d'entreprise est qu'il peut être fastidieux de localiser des informations parmi les multiples documents que vous y ajoutez en permanence. Cependant, avec un menu de navigation ou des capacités de recherche appropriés, cela peut être éliminé.

La capacité de recherche intelligente de Creately vous permettra de récupérer toutes les informations que vous recherchez dans un espace de travail ou un dossier en quelques secondes ; faites simplement une recherche Cntr + F (ou "Command + F" sur un Mac) pour le mot-clé pour trouver l'information que vous recherchez instantanément. Une fois que vous l'avez sélectionné dans les résultats de la recherche, il vous amènera à l'endroit exact où il se trouve dans l'espace de travail.

Ou vous pouvez créer un menu de navigation à l'aide du panneau de navigation où vous pouvez répertorier les liens vers les éléments de l'espace de travail et l'utiliser pour trouver facilement les informations.

Gardez le contenu cohérent

Avec plusieurs membres d'équipe de différents départements contribuant aux documents wiki, il peut y avoir des incohérences, ce qui peut également entraîner des lacunes dans les connaissances.

Pour éviter que cela ne se produise, assurez-vous qu'il existe des modèles ou un format standard auquel tout le monde peut se référer lorsqu'il rédige du contenu.

Limiter le nombre d'éditeurs

Les wikis permettent la contribution de plusieurs auteurs. Cependant, il n'est pas toujours idéal pour un wiki d'entreprise, d'autant plus que les employés s'y fient pour recueillir des informations fiables sur les processus et les connaissances de l'organisation.

Ainsi, il vous sera utile de n'autoriser qu'un nombre limité d'éditeurs - en particulier des experts en la matière - à écrire, éditer et publier du contenu sur votre Wiki.

Avec Creately, vous pouvez définir des rôles pour l'écriture et l'accessibilité. Il fournit différents niveaux d'accès et rôles pour rationaliser la façon dont vous gérez le partage et les autorisations. Bien que vous puissiez affecter certains membres de l'équipe en tant que propriétaires et éditeurs à un espace de travail, vous pouvez ajouter le reste des employés avec lesquels vous souhaitez uniquement partager les informations en tant que commentateurs ou spectateurs.

De cette façon, vous pouvez également contrôler avec qui vous partagez des informations et séparer les informations privées et publiques.

Une nouvelle façon de wiki

Un wiki, bien que contenant des couches et des couches de documents, n'a pas besoin d'être trop compliqué à créer ou à gérer. Avec le bon logiciel fournissant les bons outils, vous n'avez pas à vous inquiéter autant.

Essayez Creately pour créer votre wiki d'entreprise dès aujourd'hui. Simplifiez le processus avec des outils visuels intelligents et une collaboration avancée en temps réel.

Vous avez plus de conseils sur la façon de créer un wiki d'entreprise ? Partagez vos réflexions et suggestions avec nous dans la section des commentaires ci-dessous.