Choisir la bonne solution de gestion de projet en 7 étapes faciles

La solution de gestion de projet permet aux organisations de planifier, d'exécuter et de surveiller facilement des projets. L'outil crée un enregistrement transparent de l'activité de l'équipe, aidant les responsables à suivre les ressources en temps réel et à améliorer la livraison des projets. Aujourd'hui, les entreprises s'appuient sur ces outils pour la bonne exécution des fonctions commerciales. On estime que 77 % des équipes performantes tirent parti des outils de gestion de projet. Il est donc plus important de trouver la bonne solution de gestion de projet pour votre entreprise.

Comment choisir la bonne solution de gestion de projet

La solution de gestion de projet qui vous convient est celle qui est adaptée à vos besoins. Chaque plate-forme a ses avantages et ses inconvénients, et cet article vous aidera à trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise.

1. Définissez votre besoin

La première et la plus importante étape consiste à identifier pourquoi votre entreprise a besoin d'un système de gestion de projet et les lacunes de votre équipe actuelle. Chaque entreprise a ses propres raisons d'opter pour la solution de gestion de projet. Par exemple, une entreprise peut suivre les projets de manière fluide via Excel, mais elle a désormais besoin d'une plate-forme automatisée capable de mettre à jour l'avancement d'une tâche par elle-même et d'envoyer un rappel aux membres de l'équipe si une échéance approche.

De même, les cas d'utilisation varieraient d'une entreprise à l'autre, tout comme le besoin d'un outil de gestion de projet. Certains des défis courants rencontrés lors de la gestion de projet manuelle sont :

• Manque de communication interne active entre les équipes
• Trop de réunions avec peu de progrès
• Calendrier de projet désorganisé et délais manqués
• Répartition inégale du travail dans l'équipe
• Faible utilisation des ressources
• Boîte de réception avec des centaines d'e-mails de projet non lus.

Si vous rencontrez l'un de ces problèmes, passez à l'étape suivante pour trouver le bon logiciel de gestion de projet .

2. Recherchez le meilleur outil

Une fois vos besoins identifiés, la prochaine étape évidente consiste à découvrir un système de gestion de projet potentiel. Voici quelques autres façons de trouver le bon logiciel pour votre entreprise :

• Parlez à d'autres chefs de projet de l'entreprise ou de l'industrie
• Demandez à vos collègues ce qu'ils préféraient utiliser dans le passé
• Consultez les sites Web d'évaluation de logiciels
• Découvrez l'outil de gestion de projet recommandé par l'industrie

Les commentaires des membres de votre équipe devraient être votre priorité absolue pour comprendre ce qu'ils ont aimé dans le passé. Comparez les fonctionnalités de chaque logiciel pour voir celui qui couvre la plupart des besoins de votre entreprise. Une fois que vous avez quelques finalistes prêts, c'est toujours une bonne idée d'obtenir des commentaires pour les choix finaux.

3. Prenez-le pour un test

Bien que vous ayez trouvé l'outil de gestion de projet qui pourrait vous convenir le mieux, la prochaine étape logique consiste à tester le logiciel dans des scénarios de travail quotidiens. De nombreuses solutions de gestion de projet populaires sont livrées avec un essai gratuit, et même si ce n'est pas le cas, de nombreuses plateformes seraient heureuses de vous en offrir un si vous le demandez.

Plutôt que d'utiliser simplement le logiciel pour vérifier les fonctionnalités, votre équipe doit utiliser ce système pour un projet en direct afin de vérifier ses fonctionnalités dans des scénarios quotidiens. Cela donne une idée complète de la façon dont le système se comporterait au sein de votre organisation et ses fonctionnalités servent-elles l'objectif dans le cadre de vos besoins ou maintenant.

Lecture suggérée : Un guide complet pour choisir le bon logiciel de gestion de projet

2. Obtenez des commentaires de l'équipe

Une fois l'essai terminé, vous devez demander à l'équipe pilote des commentaires détaillés et en prendre note. Les choses que vous devriez demander lors de la rétroaction sont :

• Le logiciel rendra-t-il leur flux de travail plus efficace ?
• Combien de temps leur a-t-il fallu pour mettre à jour le PMS ?
• Qu'est-ce qui est vraiment génial et vraiment horrible dans le produit ?
• La navigation est-elle facile pour un nouvel utilisateur ?
• Allez-vous le recommander à d'autres utilisateurs ?

Comparez maintenant vos réponses aux points faibles que vous avez notés à l'étape 1. Voyez si vous avez trouvé une solution à la plupart de vos points faibles liés à la gestion de projet.

4. Évaluer le coût

La prochaine étape pour choisir la bonne solution de gestion de projet consiste à évaluer le coût de la plate-forme. Habituellement, ces solutions ont des forfaits payants basés sur le nombre d'utilisateurs. Obtenez une estimation globale de l'outil et voyez comment il se comporte par rapport à votre budget et si vous pouvez justifier le retour sur votre investissement. Découvrez également le mode de paiement qui vous convient le mieux - mensuel, semestriel ou annuel.

6. Acheter et mettre en œuvre le bon outil

Une fois que tout est verrouillé, assurez-vous de le mettre en œuvre au plus tôt. Assurez-vous qu'une structure de mise en œuvre appropriée est en place pour assurer une transition en douceur. Les équipes sont généralement résistantes aux changements, donc un plan bien organisé contribuerait grandement à garantir que tout le monde est à l'aise avec le nouveau système. Tenez compte de ces éléments pour votre plan de mise en œuvre :

• Décidez d'un échéancier. Réfléchissez si vous souhaitez l'accélérer ou le déployer dans le temps pour certaines pratiques commerciales.
• Assurez-vous que votre équipe dispose de suffisamment de temps et d'infrastructure pour se former au nouveau système.
• Identifier les membres qui vont diriger la transition et agir comme point de contact pour l'équipe

7. Analyser l'expérience post-achat

Après la phase de mise en œuvre, la dernière étape consiste à évaluer les progrès du nouveau système de gestion de projet. Identifiez les zones qui ne sont toujours pas desservies par le nouveau système. Analysez également le processus que vous venez de suivre et voyez s'il y avait des angles morts ou des lacunes dans votre processus de sélection et de mise en œuvre. Une fois que vous avez des réponses à toutes ces questions, considérez le retour sur votre investissement pour vous assurer que votre décision a aidé l'entreprise.

Lecture suggérée : cas d'utilisation commerciale d'un logiciel de gestion de projet

Étude de cas sur la mise en œuvre du logiciel PMS

Si vous recherchez une étude de cas parfaite sur une entreprise adoptant un système de gestion de projet, il n'y a rien de mieux que RPI Consultants. Pour surmonter son besoin de gestion de projet, elle a adopté un PMS qui a créé de nouveaux problèmes pour l'entreprise. Cela a conduit l'entreprise à rechercher un nouveau PMS, qui a encore résolu ses problèmes de gestion de projet.

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Conclusion

Le système de gestion de projet est une bénédiction pour les organisations de toutes tailles. Bien qu'il résolve bon nombre de vos problèmes commerciaux, trouver le bon système pour vous-même est certainement une tâche en soi. Choisir parmi des centaines de produits similaires peut être déroutant même pour un expert du domaine, mais si vous suivez ce guide pour choisir la bonne solution de gestion de projet en 7 étapes, vous obtiendrez l'outil qui vous convient parfaitement.